Как создать и реализовать план прозрачности проекта за 4 простых шага

Планы коммуникации управления проектом должны предусматривать прозрачность для всех заинтересованных сторон, чтобы обеспечить продвижение проекта в соответствии с планом. Это держит заинтересованные стороны в выполнении задачи, вовремя и в тонусе. Планы прозрачности проекта позволяют вам, как владельцу малого бизнеса или руководителю проекта, привлечь всех к ответственности за соблюдение сроков, чтобы проект мог двигаться вперед.

Фактически, штатные сотрудники и менеджеры проектов предпочитают иметь какое-либо программное обеспечение для совместной работы вместе со своими инструментами управления проектами. Мы изложили эту и другие причины для обеспечения прозрачности проекта в первой части нашей серии статей о том, как сделать прозрачность приоритетом в планировании управления проектами, вместо того, чтобы думать об этом задним числом.

Во второй части мы углубимся в ключевые факторы, которые делают коммуникационные планы управления проектами эффективными, четыре шага для создания эффективного коммуникационного плана и инструменты, которые помогут вам добиться успеха.

Каковы критические факторы в коммуникации управления проектами?

В более широком плане вашей стратегии PM (управления проектами) ваш план коммуникации по управлению проектом должен быть сосредоточен на четырех ключевых компонентах эффективной коммуникации. Четкая коммуникация помогает вашим внутренним командам не отставать от задачи и вовремя, что приводит к успешному завершению проекта.

каналы

Все должны использовать одни и те же каналы связи для обсуждения проектов, имея к ним равный доступ. Для удобства вы можете создавать группы в системах обмена сообщениями и называть их в соответствии с категорией проекта, уровнями заинтересованных сторон (менеджеры, директора, руководители групп), типами задач (исследования и разработки, прототипирование, проектирование) или названиями команд (тигр, лев, утконос).

Например, вы можете настроить группы электронной почты в своей системе, которые отправляют сообщения каждому члену команды для обсуждения. Чтобы упростить общение, множество вариантов программного обеспечения для живого чата позволяют группам общаться одновременно.

Полученные результаты

Каких результатов или целей вы пытаетесь достичь? Каковы конечные цели каждой задачи, которую ваши заинтересованные стороны должны выполнить, чтобы проект продвигался вперед? Общение между заинтересованными сторонами должно относиться к конкретной задаче, чтобы все понимали, на что ссылаются, чтобы достичь целей задачи и получить результаты.

Аудитория

Аудитория, которая видит сообщение, должна максимально просто донести до нее смысл. Это важно, поскольку внутренние заинтересованные стороны и внешние заинтересованные стороны могут иметь разный уровень участия в проекте. Вы можете указать, кто с кем будет связываться, когда будете составлять план коммуникаций по управлению проектом.

Допустим, менеджер проекта встречается с советом директоров клиента раз в месяц. Менеджер должен передавать сообщения, которые он легко поймет, не вдаваясь в подробности, и в то же время иметь возможность говорить о любых письменных отчетах, распространенных в то время.

Сообщение

Сообщения заинтересованным сторонам должны передавать смысл с минимальными трениями и максимально ясным, простым смыслом. Почему? Таким образом, люди, получающие сообщение, могут предпринять соответствующие действия, если это необходимо.

Изучите эти четыре практических шага, чтобы составить план коммуникаций с менеджером по проектам.

Готовы создать прозрачный план коммуникаций для управления проектом?

Рассмотрите возможность использования гибкой методологии и интегрированных методов управления проектами. У каждого руководителя проекта свой подход к управлению жизненным циклом проекта. В нашем опросе ^[*] мы обнаружили, что только 17% менеджеров полагаются исключительно на гибкие методы, тогда как 51% верят в интегрированные методы управления проектами. Сочетание обоих дает лучшие результаты.

Существует множество вариантов программного обеспечения для управления проектами. Имея более 1350 доступных, вы можете выбрать тот, который соответствует вашим потребностям, если у вас его еще нет. Правильное программное обеспечение упрощает совместную работу благодаря простым каналам связи и системам оповещения.

Программное обеспечение PM с комплексными платформами обеспечивает автоматизацию, которая может автоматически перемещать временные рамки вперед после завершения задач, отслеживая время выполнения задач и проектов. Выберите тот, который прост в использовании и имеет возможности отчетности.

Каждый в проекте должен понимать роль каждого члена команды в системе управления проектом. Вы можете изложить это в документе планирования, который все просматривают во время встречи с заинтересованными сторонами, чтобы начать проект. Цель встречи — чтобы люди задавали такие вопросы, как «Кому я должен сообщить, если X произойдет?» Проводите регулярные встречи после первоначального запуска для вопросов и ответов, потому что вы никогда не знаете, кому они могут понадобиться.

Дуайт Эйзенхауэр ^[1] однажды сказал: «Планы бесполезны, но планирование необходимо».

Как бы хорошо вы ни излагали свои планы, что-то пойдет не так или, по крайней мере, подскажет другой образ действий. Вот почему вам необходимо планировать переменные и гибкость в рамках проекта. Сроки должны быть соблюдены в максимально возможной степени, но оставьте некоторое пространство для маневра на протяжении всего проекта на случай непредвиденных обстоятельств, таких как уход людей из компании или отказ клиентов/заказчиков.

В дополнение к регулярным встречам, проводите встречи по обновлению, когда команды достигают определенных этапов. Важно сообщить об этом всем заинтересованным сторонам, чтобы убедиться, что все знают, каковы следующие шаги и что должно произойти дальше.

Выберите правильные инструменты управления проектами для обеспечения прозрачности и коммуникации

Цифровые инструменты могут сделать ваш план коммуникации по управлению проектом практичным, позволяя людям, в том числе удаленным командам, общаться в чате, отправлять документы, вносить изменения, устанавливать сроки и отправлять отчеты.

Ищите полностью интегрированные платформы управления проектами с общими календарями, которые могут видеть все, чат-порталы для групповых обсуждений, возможности видеоконференций, обмен файлами и автоматические оповещения о выполнении задач.

Ваша прозрачность окупается, когда все находятся в одном проекте и на одной странице. Взгляните на наши пять лучших решений для управления проектами для визуализации проектов в качестве одного из возможных вариантов.

Использование правильных инструментов и четырех практических шагов, упомянутых выше, позволит вам добиться прозрачности для заинтересованных сторон от начала до конца. Ваша команда завершит проекты вовремя, оправдав или превзойдя ожидания, а более высокий уровень удовлетворенности клиентов поможет вам и вашей компании добиться большего успеха и продолжить рост.

Методология опроса

* Опрос пользователей по управлению проектами Capterra был проведен в марте 2021 года среди 422 менеджеров проектов в США. Квалифицированные респонденты являются лицами, принимающими решения, или принимают активное участие в повседневном управлении проектами в своей организации. Мы сформулировали вопросы таким образом, чтобы каждый респондент полностью понял смысл и тему.

Источники

1. Цитата Дуайта Эйзенхауэра, Goodreads