Что такое прозрачный план проекта и зачем он вам нужен?

Вы только что получили крупный контракт, который мог бы достаться вашему крупнейшему конкуренту. Но вы недооценили крупную рыбу в пруду, пообещав скорость, ловкость и навыки для завершения проекта в срок и в соответствии с параметрами заказчика.

Как владелец бизнеса, вы не беспокоитесь о способностях и навыках вашей маркетинговой команды, чтобы удивить клиента. Тем не менее, со всеми изменениями карьеры, происходящими в последнее время, вы не хотите, чтобы важные детали проекта просочились к вашим конкурентам в высококонкурентной области для открытия нового бизнеса в вашей отрасли. Вы хотите, чтобы ваша команда также преуспела в собственном маркетинге с помощью внутренних проектов.

Но вы также хотите расширить возможности своей команды на каждом этапе проекта, потому что им нужны все возможные преимущества, чтобы превзойти ожидания клиента. Приоритет прозрачности в общении по управлению проектами является жизненно важным аспектом, необходимым для достижения успеха.

Прозрачный план начинается с открытой коммуникации управления проектом, чтобы обеспечить доступ всех заинтересованных сторон к необходимой им информации. Им может потребоваться доступ к документам, электронной почте, встречам, обучению или цифровым и физическим активам. Эти элементы должны быть эффективными и легкодоступными, а интеграция программного обеспечения для совместной работы представляет собой еще один жизненно важный элемент, который вы можете привнести в управление проектами.

Вам нужно, чтобы все были на одной волне, когда дело доходит до проекта в целом, но вы также должны убедиться, что каждый человек знает, кто выполняет каждую задачу. Руководители проектов также должны иметь быстрый и простой способ доступа к документам, заметкам и сообщениям между заинтересованными сторонами, чтобы обеспечить выполнение проекта в соответствии с графиком.

Прозрачность помогает членам команды продолжать выполнение задачи в рамках сроков проекта, устранять проблемы по мере их возникновения и продвигать проект вперед, чтобы достичь поставленных целей вовремя.

На самом деле, люди, которые используют программное обеспечение для управления проектами, предпочитают, чтобы оно имело функции совместной работы, согласно опросу 243 отраслевых профессионалов, которые еженедельно используют программное обеспечение для управления проектами (PM). По данным Software Advice, в общей сложности 54 % респондентов предпочли интегрированные инструменты для совместной работы и общения, а 13 % предпочли автономный инструмент для совместной работы. ^[1] Функции совместной работы помогают владельцам и менеджерам поддерживать связь и прозрачность управления проектами внутри команды.

В эпоху удаленной работы общение и совместная работа еще более важны для малого бизнеса. Сотрудники гибридных малых предприятий, то есть они работают лично и удаленно в течение части рабочей недели, говорят, что две главные проблемы гибридной модели работы включают поддержание производительности (40%) и эффективное общение и сотрудничество (35%) во время проекта. , согласно опросу GetApp, проведенному в 2021 году ^[*] среди 503 руководителей и 488 штатных сотрудников малых предприятий США. Поскольку гибридная модель была принята в большинстве этих компаний, две постоянные проблемы включают управление производительностью и поддержание эффективной коммуникации и совместной работы в проектной группе. Ваши инструменты управления проектами жизненно важны для постоянного общения с удаленными командами.

Как владелец проекта или бизнеса, вы можете быть сдержанны в отношении полной прозрачности со всеми в компании. Не всем нужно знать стоимость контракта или детали контракта. Однако у вас есть обходные пути, если менеджеры и члены команды беспокоятся о прибыльности. Вместо того, чтобы определять, сколько стоит контракт, продемонстрируйте максимальное количество часов, необходимых каждому сотруднику для работы над конкретной задачей. Затем внушите им, что становится более прибыльным, если команды могут выполнить проект быстрее.

Владельцы и менеджеры по-прежнему могут четко определять аспекты проекта, не разглашая его финансовые показатели.

Сроки имеют решающее значение для продвижения проекта и его своевременного завершения. У каждого должен быть способ отслеживать время, потраченное на проект, чтобы знать, достигают ли они своих целей. Каждая цель в рамках проекта должна быть ясной и иметь четкие сроки.

Заинтересованные стороны должны точно знать, какие задачи они должны выполнять на протяжении всего проекта. Несмотря на то, что в случае отсутствия сотрудников или если кому-то нужна помощь, могут возникать совпадения, четкое распределение ролей поможет всем выполнять задачу без дублирования усилий.

Каждому нужны инструменты и ресурсы для достижения своих целей в отведенные сроки. Расширьте возможности участников проекта, убедившись, что в их распоряжении есть нужные инструменты, продукты и услуги. Коммуникация по управлению проектом здесь жизненно важна, потому что лидеры команд должны спрашивать своих товарищей по команде, что им нужно для достижения успеха.

Любой проект, большой или маленький, может пойти не так по нескольким причинам. Важно выявлять проблемы по мере их возникновения, потому что их легче исправить сразу, чем ждать, пока в будущем сложность перерастет в нечто большее.

Внутреннее недопонимание среди сотрудников может задержать этапы проекта. Отсутствие коммуникации со стороны клиента также может привести к срыву сроков, даже если это не вина вашей команды. Создайте измененные временные рамки на случай, если что-то пойдет не так.

По данным нашего опроса 422 менеджеров проектов, четверть проектов имеют менее 50% шансов получить результаты вовремя. ^[**] Это способствует снижению ценности бизнеса для клиентов и большей вероятности превышения бюджета и превышения первоначальных сроков завершения.

Быть в курсе неразберихи и осознавать, что что-то пойдет не по плану, — это ключ к эффективному решению проблем.

Наличие четко определенного плана проекта помогает всем, кто работает над ним, и самому проекту. Все понимают ожидания и сроки, видят общую картину и мелкие детали и продвигают проект к завершению.

5.1 Оптимизирует командную работу

Когда все знают, какие роли играют все остальные, люди лучше понимают функции своей команды в более широком масштабе проекта. Знание этих вещей улучшает коммуникацию в управлении проектами, подотчетность и возможность обратиться за помощью (при необходимости).

5.2 Снимает головную боль

Некоторые задачи не могут быть запущены, пока не будут выполнены другие задачи. Когда случаются задержки, руководители проектов и члены команды могут определить, как избежать дальнейших задержек. Он также служит учебным пособием, помогающим всей команде понять важность соблюдения сроков.

5.3 Мотивирует сотрудников

Прозрачные сроки и четкая коммуникация при управлении проектами мотивируют сотрудников, привлекая каждого к ответственности за свои действия. Люди могут точно видеть, какое влияние их задачи оказывают на всех остальных, когда они отслеживают проект.

Некоторые быстрые приемы и решения, которые могут повысить прозрачность плана проекта, включают:

Делитесь календарями/графиками всех заинтересованных сторон. Просто зная, когда другие задачи завершены, особенно когда есть зависимости, можно продвигать проект в нужном темпе.

Проводите собрания для мозгового штурма и обновления статуса. Здесь уместны еженедельные проверки команды, а затем ежемесячные обновления статуса. Индивидуальные проверки - хорошая идея, чтобы спросить, нужна ли кому-то помощь.

Используйте цифровые инструменты, такие как программное обеспечение для управления проектами , программное обеспечение для управления рабочими процессами и инструменты для совместной работы. Они могут сократить повседневные задачи, улучшая общение со всеми участниками.

Отмечайте успехи в достижении целей! Даже если проект не доведен до конца, переход на новый уровень дает повод для радости.

Оставайтесь с нами во второй части этой серии, где мы обсудим пошаговые инструкции по созданию прозрачного плана проекта.

Методологии опроса

* Опрос GetApp Hybrid Work Survey был проведен в апреле 2021 года среди 503 лиц, принимающих решения, и 488 штатных сотрудников малых предприятий в США, в которых работает от 2 до 250 сотрудников. Целью этого опроса было узнать о проблемах, предпочтениях и результатах, связанных с гибридной моделью работы.

** Опрос пользователей управления проектами Capterra был проведен в марте 2021 года среди 422 менеджеров проектов в США, 367 из которых являются пользователями программного обеспечения для управления проектами, чтобы выяснить, кто использует программное обеспечение для управления проектами, какие функции они используют или не используют, какие из них они хотели бы, чтобы они использовали, и какие результаты они видели от своих инвестиций. Квалифицированные респонденты являются лицами, принимающими решения, или принимают активное участие в повседневном управлении проектами в своей организации. Мы сформулировали вопросы таким образом, чтобы каждый респондент полностью понял смысл и тему.

Источники

1. Что команды хотят от инструментов для совместной работы, консультации по программному обеспечению