Как правильно запустить свой проект

Опубликовано: 2022-03-21

Если бы мы сравнили запуск проекта с началом футбольного матча, то отсутствие стартовой встречи было бы равносильно отсутствию тактической стратегии. Без плана все, что вы можете делать, — это импровизировать, и хотя временами это может быть весело, чаще всего это приводит к потере времени, потере денег и подорванному доверию. Звучит как рецепт катастрофы, верно?

#hackyourkickoff — идеальная процедура взлета

Хотя каждый проект уникален, процедура запуска обычно очень похожа и основана на одних и тех же принципах . Чтобы оптимизировать свои усилия, стоит создать шаблонный чек-лист, включающий все «обязательные», и либо сократить, либо обогатить его дополнительными необязательными пунктами, в зависимости от потребностей проекта. Таким образом, вам не нужно будет изобретать колесо каждый раз, когда вы погружаетесь в новый проект, и улучшится согласованность вашего процесса в разных проектах.

Разделение тем, которые вы хотите осветить, на несколько областей, безусловно, поможет вам соблюдать порядок . Разбивка может быть основана на фазах, через которые последовательно проходит проект (предварительная подготовка, проектирование, производство и т. д.), или, например, на железном треугольнике управления проектом: объем, время, стоимость (и все, что между ними). ). Независимо от того, какой из них вам больше подходит, убедитесь, что вы точно охватили все области, особенно самые спорные.

Получите максимальную отдачу от своей идеи с помощью наших услуг по стратегии продукта

Учить больше

Итак, как вы ведете процесс? Давайте посмотрим поближе.

Краткое введение

Установите сцену: просмотрите предысторию и цель проекта — вам нужна четкая, измеримая и вдохновляющая цель, к которой нужно стремиться, а не чрезмерно амбициозная.
Установите ожидания , обсудите техническое задание, подведите итоги по фреймворкам и технологиям.
Подготовьте правила безопасности , определитесь с доступом и хранилищем учетных данных, выберите правильный инструмент для хранения проектной документации в одном централизованном месте для совместной работы.
Объявите роли и поручения внутри команды. Сообщите клиенту о возможных изменениях в команде и о том, насколько члены команды будут вовлечены.
Согласуйте матрицу RACI со всеми обязанностями и зависимостями, а также примите решение о процессе утверждения.
Настройте удобное рабочее время , особенно если вы работаете в разных часовых поясах.
Обсудите каналы связи (например, групповой чат для специальных контактов и электронные письма для официальной переписки) и частоту.
Составьте матрицу циклических совещаний и убедитесь, что каждый соответствующий человек получает необходимые приглашения для участия в них (вся команда не обязана участвовать в каждом совещании).
Установите кодекс поведения , т. е. общий командный кодекс, для которого каждый может предложить правила и которому будет следовать вся команда для поддержания уважительного сотрудничества.

Совет для профессионалов: вся информация должна быть легко найдена на плакате проекта, если он у вас есть.

Объем проекта

Подготовьте список результатов и требований в виде черновика невыполненной работы.
Выделите основные приоритеты проекта – может оказаться полезным проведение анализа MoSCoW.
Сосредоточьтесь на ограничениях , таких как строгий бюджет или сроки для достижения консенсуса по объему (открыто предлагайте возможные сокращения).
Запишите определение слова «готово» и определение «готово» .
Не забывайте о таксономии — глоссарии, связанном с проектом, чтобы избежать недоразумений или путаницы.

Сроки реализации проекта

Познакомить клиента с процессом компании и настроить его под нужды проекта, уточнить рабочий процесс в команде.
Подготовьте дорожную карту с четкими сроками и договоритесь о возможных пределах погрешности.
Установите вехи и временные рамки , определяемые жизненным циклом проекта: релизы, регрессии, продолжительность спринта и т. д.
Не забудьте сосредоточиться на всех этапах проекта, к которым относится сотрудничество (инициирование, планирование, выполнение, мониторинг и/или закрытие).

Бюджет проекта

Утвердить бюджет и согласовать возможные отклонения.
Убедитесь, что вы и ваш клиент одинаково понимаете утвержденный способ выставления счетов. Дважды проверьте, ясны ли различия между моделями T&M и моделями с фиксированной ценой.
Выясните, как справляться с ошибками, запросами на изменение и проверками кода .
Определите препятствия и риски , подготовьте стратегию смягчения последствий и вовлеките всех в создание регулярно обновляемого журнала изменений.
Возьмите на себя ответственность за отслеживание прогресса и своевременное предоставление отчетов о состоянии проекта.

Время зажечь предохранитель

Настал день твоего разоблачения! Теперь, когда у вас все готово, сама встреча должна быть просто приятной формальностью. С помощью этих нескольких шагов вы обязательно получите максимальную отдачу от него:

Обсудите новые идеи с командой экспертов

Смотрите наши семинары

Предоставьте повестку дня собрания заранее , чтобы каждый участник просмотреть все необходимые детали проекта и подготовиться к встрече. Подчеркните основные темы, по которым вы требуете каких-либо специальных действий от кого-либо.
Делайте заметки, а затем делитесь кратким описанием встречи с вашей командой . Это лучший из неформальных способов придать всему, о чем договорились во время встречи, официальный статус. Более того, если все на борту, вы можете записать сеанс и получить возможность вернуться к нему в будущем.
Убедитесь, что надлежащее исполнение возможно позже, обеспечив столь же активное участие и заинтересованность во всей команде . Поэтому встреча должна проходить в форме диалога, а не трансляции. Имейте в рукаве несколько идей для привлечения формул, например: каждый представляет себя сам (имя, роль, как ему нравится работать в проекте). Бонусные баллы за выделение времени на короткий ледокол и вопросы и ответы.
Обсудите следующие шаги . Вероятно, именно так вы заканчиваете ежедневные встречи, и именно так и должно быть в данном случае. Было бы хорошо, если бы следующие шаги также были включены в резюме стартовой встречи.

Проведите эту встречу удобным для вас способом, но оставайтесь организованными, и вы ничего не пропустите.

Помните: играйте в Капитана Очевидность

Даже если некоторые вещи кажутся вам очевидными, потому что вы делали их определенным образом в прошлых проектах, они не обязательно должны быть такими же ясными для вашего клиента и остальной команды . Объяснение того, что трава зеленая, кажется вам излишним? Пока вы не придете работать с дальтоником, может быть.

Произнося очевидное вслух и записывая его, вы снижаете риск любого несоответствия в интерпретации и гарантируете, что вы все идете в одном направлении.

То же самое касается вещей, которые могут повлиять на проект. Здесь не нужно ничего скрывать — прозрачность — одна из важнейших составляющих успешного и искреннего сотрудничества . Взаимное доверие необходимо для бесперебойной работы команды. Его очень трудно построить и очень легко потерять.

Если вы не уверены, стоит ли что-то упоминать, значит, так оно и есть. Здесь нет места догадкам, так как невысказанные проблемы могут обостриться в самый неожиданный момент. Как руководитель проекта вы, вероятно, уже знакомы с законом Мерфи…

Резюме

Стартовая встреча — это возможность вместе обсудить, как привести проект к успеху. При надлежащей подготовке вы сможете ограничить количество сюрпризов и предотвратить неудачи в будущем. Удачи!

Нужна помощь, чтобы убедиться, что идея вашего продукта движется в правильном направлении? Не стесняйтесь обращаться к нам!