Что такое прогнозирование в управлении проектами?

Если вы когда-либо руководили проектом, вы, вероятно, уже знаете, насколько напряженным может быть управление проектом от начала до конца. Помимо обеспечения достаточного финансирования и ресурсов для каждого этапа проекта, вам также необходимо избегать перерасхода бюджета и задержек — и это может держать вас на грани неопределенности до завершения проекта.

Однако так быть не должно.

Если вы не хотите лезть из кожи вон, чтобы увидеть, как проект реализуется, все, что вам нужно сделать, это сделать прогноз управления проектом.

Но что такое прогноз управления проектом и как именно он работает? Читайте дальше, потому что мы собираемся раскрыть все, что вам нужно знать о прогнозировании в управлении проектами — от его основных элементов до тщательно подобранных советов, которые помогут вам успешно реализовать проектное прогнозирование, независимо от продолжительности вашего проекта.

В этой записи блога вы:

• Узнайте больше об основах проектного прогнозирования,
• Узнайте об элементах прогнозирования в управлении проектами и
• Откройте для себя 7 советов, которые помогут вам успешно выполнять прогнозирование проекта.

Что такое проектное прогнозирование?

Прогнозирование в управлении проектами — это процесс прогнозирования возможных будущих результатов текущего проекта. Эти оценки, однако, не основаны на подбрасывании монеты, а должны основываться на тщательном наблюдении и анализе текущих данных из текущего проекта.

На самом деле прогнозирование проекта следует начинать, когда 20% проекта уже завершено, чтобы у вас было достаточно информации, чтобы делать прогнозы на основе собранных данных. Кроме того, по мере выполнения проекта вам иногда потребуется обновлять свой прогноз, особенно если вам часто приходится реагировать на непредвиденные события.

Проще говоря, если вы хотите спрогнозировать результаты своего проекта, вам нужно будет использовать всю информацию и знания, которые у вас есть после того, как вы завершите около одной трети своего проекта, и сделать прогнозы относительно конечной точки вашего проекта.

Каковы наиболее важные элементы прогнозирования проекта?

Прежде чем вы начнете делать прогноз проекта, вам необходимо принять во внимание три важных элемента, если вы хотите, чтобы ваш проект работал как можно более гладко. Подумайте о своем проекте:

• Продолжительность,
• Стоимость и
• Качество.

Элемент № 1: Продолжительность проекта

Прежде чем вы даже подумаете о реализации проекта, начните с вопроса:

Сколько времени займет проект?

Если вы хотите сделать точный прогноз проекта, вы должны сначала определить, сколько времени вам потребуется для всего проекта. Затем попробуйте разделить свой проект на более мелкие задачи, этапы или шаги, чтобы вы могли оценить, сколько времени займет каждая из ваших задач.

Менеджеры проектов часто используют программное обеспечение для планирования проектов, чтобы автоматизировать процесс планирования проектов и повысить точность прогнозов. Этот тип инструмента может дополнительно помочь вам в отслеживании времени каждой задачи и помочь вам собрать важные данные — все они хранятся в одном месте и могут помочь вам делать прогнозы на будущее.

Элемент № 2: Стоимость проекта

После того, как вы определили приблизительную продолжительность вашего проекта, продолжайте делать оценку стоимости вашего проекта.

Несмотря на то, что создание наиболее точного прогноза расходов не всегда является самой простой задачей, отслеживание ваших расходов может значительно упростить этот процесс и помочь вам получить наиболее точные цифры для включения в ваши расчеты.

Поскольку вы, вероятно, захотите, чтобы ваш предполагаемый бюджет был как можно ближе к окончательной стоимости вашего проекта, не забудьте включить как заработную плату ваших сотрудников, так и инструменты, которые они используют на протяжении всего проекта.

Элемент № 3: Качество проекта

В тот момент, когда вы решаете запустить проект, вы, вероятно, хотите получить результаты высшего качества. Тем не менее, высокое качество исполнения идет рука об руку с большим бюджетом.

Итак, если ваш бюджет ограничен, вы можете оценить свои приоритеты и решить, готовы ли вы пожертвовать качеством, чтобы иметь возможность завершить свой проект без увеличения затрат.

Поскольку вы, возможно, не сможете платить наиболее квалифицированным сотрудникам или закупать материалы самого высокого качества при ограниченном бюджете, подумайте о том, как ограниченные ресурсы повлияют на ваш конечный результат, и включите свои выводы в прогноз проекта.

Кроме того, имейте в виду, что если вы решите выбрать более качественный проект, этот выбор также может повлиять на продолжительность вашего проекта, поскольку вам потребуется больше времени, чтобы найти и выбрать наиболее квалифицированных людей для работы или получить первоклассные материалы. .

Пример прогнозирования в управлении проектами

Предположим, вы управляете маркетинговой компанией, и клиент просит вас создать для него стратегию в социальных сетях. После того, как вся информация будет собрана и 20% вашего проекта завершено, вы можете начать делать прогнозы проекта.

Для точного прогнозирования проекта вам необходимо учитывать:

• Время, которое займет каждый шаг, задача и весь проект (включая дополнительное время, если это необходимо или если клиент запрашивает срочную доставку),
• Работа, которая будет выполняться во время проекта (включая разработку стратегии, выбор дизайна, написание контента, планирование публикаций в профилях и т. д.), и
• Сотрудники, которые будут вовлечены в этот проект от начала до конца, и их заработная плата (включая проверку того, нужно ли вам нанимать дополнительных сотрудников, достаточно ли квалифицированы ваши нынешние сотрудники, есть ли у вас запасной план на случай чрезвычайной ситуации). , и так далее).

Почему прогнозирование важно в управлении проектами?

Прогнозирование в управлении проектами помогает:

• Оценивая возможные результаты,
• Снижение рисков реализации проекта и
• Увеличение шансов на успех проекта.

Однако не всегда легко предсказать окончательный результат проекта, особенно в начале, когда у вас нет всей информации. Поэтому очень важно определить все возможные результаты и определить, каких результатов вы хотите достичь. Прогнозирование в управлении проектами может помочь вам предвидеть все возможные результаты и определить, какой из них наиболее выгоден для вашей компании.

Кроме того, прогнозирование проекта может помочь вам подготовиться ко всем изменениям, которые могут произойти в ходе выполнения проекта, а также рассчитать и снизить риски. Снижая риски, вы получаете больший контроль над своим проектом и увеличиваете свои шансы на успех.

Поскольку управление проектами заключается в использовании ваших навыков и знаний для принятия мудрых решений, обеспечивающих успех проекта, прогнозирование проекта становится удобным инструментом, помогающим принимать обоснованные решения на основе максимально точных прогнозов. Поэтому, делая точные прогнозы, вы увеличиваете шансы на успех своего проекта.

Кроме того, утверждение проектов часто зависит от прогнозируемых результатов — если результат будет неблагоприятным, проект может быть даже отклонен.

7 советов по успешному прогнозированию в управлении проектами

Прогнозирование в управлении проектами — сложный процесс, поскольку он требует учета множества факторов, таких как:

• Время,
• Расходы,
• Качество,
• Ресурсы,
• Персонал и так далее.

Однако, чтобы помочь вам не чувствовать себя перегруженным слишком большим количеством задач на вашей тарелке, мы собрали несколько советов, которые помогут вам обеспечить бесперебойную работу прогнозирования управления проектами.

Совет № 1: создавайте несколько прогнозов

Каким бы точным ни был прогноз, всегда существует риск непредсказуемых событий, которые изменят конечный результат вашего проекта. Поэтому вместо того, чтобы полагаться на прогноз одного проекта и надеяться на лучшее, гораздо лучше попробовать сделать пару подробных прогнозов. Вы будете намного ближе к предсказанию фактического результата, если включите различные мнения и возможности и создадите несколько прогнозов. Как говорится: «Не кладите все яйца в одну корзину».

Совет № 2: Будьте организованы

Отличные организаторские способности — одно из важнейших качеств, которыми должен обладать руководитель проекта. Отслеживание всех шагов и знание ролей каждого члена команды имеет решающее значение для эффективного управления проектом, и именно здесь может пригодиться отслеживание хода выполнения проекта на каждом этапе пути. Полагаясь на инструмент, который может помочь вам увидеть, сколько времени ваша команда тратит на каждую задачу, вы сможете получить расписания, которые можно использовать для прогнозирования во время выполнения проекта.

Совет № 3: Используйте инструменты прогнозирования

Вы можете многому научиться, наблюдая за данными проекта и делая из них выводы. Тем не менее, чтобы получить наилучшие прогнозы, попробуйте внедрить в свой бизнес программное обеспечение для управления проектами, такое как Plaky, которое принесет много преимуществ вашему проекту.

С Plaky вы можете:

• Иметь самые точные статистические данные о времени, затраченном на каждую задачу,
• Получите всю важную информацию, необходимую для точного прогнозирования проекта, у вас под рукой,
• Иметь четкий обзор всех мероприятий проекта, таких как ход проекта и сроки,
• Ставьте задачи сотрудникам, чтобы все знали, что делать,
• Разделите проекты на этапы или задачи,
• Оставляйте комментарии и отзывы,
• Получайте уведомления, когда кто-то дает вам задание, когда есть обновление или кто-то упоминает вас,
• Иметь визуальное представление о графике вашего проекта, и
• Иметь возможность быстро и автоматически вносить изменения в свои проекты, чтобы вам не приходилось тратить время на это вручную и т. д.

Как только вы начнете использовать Plaky, вы заметите, насколько проще и быстрее вы можете организовывать членов своей команды и задачи. У вас будет четкий обзор всего проекта и всех его задач, чтобы вы могли лучше прогнозировать результаты проекта.

Совет № 4. Запланируйте дополнительное время для задач (на всякий случай)

Непредсказуемые события и задержки проекта могут произойти, несмотря на все ваши усилия и самые современные инструменты прогнозирования и управления. Вы никогда не знаете, когда сотрудник может заболеть или ему потребуется больше времени, чем ожидалось, для выполнения задачи. Вот почему это всегда безопасная возможность запланировать дополнительное время для каждой задачи.

Кроме того, попробуйте следить за ходом вашего проекта на каждом этапе. Если вы заметили, что некоторые действия или задачи занимают больше времени, чем ожидалось, во время выполнения проекта, вы можете отредактировать их и добавить необходимое время.

Чтобы делать более точные прогнозы по проекту во время выполнения вашего текущего проекта, вы можете использовать приложение для отслеживания задач, которое поможет вам вести журнал перерасхода времени, чтобы вы точно знали, какая задача требует больше времени. В результате вы можете использовать это в качестве справочного материала в будущем, чтобы лучше структурировать свои предстоящие проекты и убедиться, что у вас меньше перерасходов и задержек.

Совет № 5: Четко представляйте прогнозы вашего проекта

Иногда даже не всех ваших данных, квалифицированных сотрудников или безупречных прогнозов может быть недостаточно для успеха проекта. Как только ваш прогноз будет разработан и задокументирован, вы должны четко представить его членам вашей команды, чтобы каждый знал о своих обязанностях.

Чтобы убедиться, что все этапы и задачи проекта четко представлены, вы можете использовать программное обеспечение для планирования сотрудников, которое позволяет вашей команде получить четкий обзор всех их задач и действий и точно знать, что они должны делать для достижения желаемого. результат проекта.

Совет № 6: Отслеживайте эффективность вашего проекта

Имейте в виду, что прогнозирование проекта — это всего лишь предсказание, которое может измениться из-за внешних или внутренних факторов, поэтому вам необходимо отслеживать свой проект на всех этапах его выполнения.

Например, отслеживая эффективность, вы можете заметить, что у вас ограниченный бюджет. Информация о дефиците бюджета может помочь вам внести необходимые изменения и вовремя решить проблему. Например, вы можете перенаправить средства из других филиалов или сообщить клиенту об изменении цены. Следовательно, ваши прогнозы изменятся, и у вас будет более точный прогноз.

Кроме того, отслеживание эффективности проекта гарантирует, что вы заметите неожиданные изменения, потенциально сможете выяснить, как их решить, и должным образом вовремя сообщить о них своим клиентам.

Совет № 7: Просмотрите каждый проект и проверьте, были ли прогнозы верны

После завершения проекта вы должны просмотреть результаты, чтобы увидеть, насколько они соответствуют вашим прогнозам, поскольку успех проекта можно измерить тем, насколько близко он соответствует первоначальным оценкам.

Например, если были внесены какие-либо изменения с точки зрения времени или стоимости, вы можете включить их в будущие прогнозы для аналогичных проектов. Понимание того, чего не хватало в предыдущих прогнозах, может помочь вам улучшить прогнозирование будущих проектов.

Вывод: увеличьте свои шансы на успех проекта с помощью прогнозирования проекта

Как вы, наверное, уже поняли, эффективное прогнозирование проекта — это то, что отличает хорошо выполненный проект от проекта, который пошел не так.

В этой статье мы объяснили, что требуется для прогнозирования в управлении проектами. Мы также включили несколько советов по прогнозированию, которые пригодятся вам, если вы решите начать делать прогнозы по проекту.

Тем не менее, имейте в виду, что прогнозирование проекта — сложный процесс, требующий большой подготовки и тщательного обдумывания.

Вы должны попытаться запланировать дополнительное время для задач, отслеживать эффективность вашего проекта и использовать инструмент прогнозирования для получения более точных данных.

Хороший результат проекта не может быть гарантирован прогнозом проекта, поскольку он зависит от многих факторов, но он сделает вас на один шаг ближе к успеху.

️ Прогнозирование в управлении проектами — полезный процесс, который позволяет вам контролировать свой проект. Есть ли у вас ценные советы о том, как улучшить прогнозирование проекта? Напишите нам по адресу [email protected], чтобы получить возможность быть представленным в одной из наших будущих статей. Кроме того, если вам понравилась эта статья, поделитесь ею с кем-то из ваших знакомых, кому она будет интересна.