Управление стоимостью проекта: основы, этапы и основные цели

Когда ваш бизнес берется за новый проект, успех или провал вашей работы зависит от эффективности ваших усилий по управлению проектами, а наиболее важным элементом ваших усилий по управлению проектами является управление затратами на управление проектом.

Более того, неточная оценка стоимости проекта может быть одной из основных причин, по которой проекты превышают бюджет или полностью проваливаются.

Чтобы иметь возможность успешно завершить свой проект, вы должны иметь возможность более точно контролировать, анализировать и прогнозировать затраты и предотвращать плохие результаты.

Чтобы помочь вам не выходить за рамки бюджета проекта, мы объясним следующее:

• Определение управления стоимостью проекта,
• Основные цели управления стоимостью проекта,
• Способ расчета затрат на управление проектом и
• 4 шага в управлении стоимостью проекта.

Мы также рассмотрим некоторые часто задаваемые вопросы об управлении стоимостью проекта, так что оставайтесь с нами.

Что такое управление стоимостью проекта?

Управление стоимостью проекта — это процесс, включающий оценку и распределение бюджета проекта и последующих затрат, а также контроль стоимости проекта.

Управление стоимостью проекта позволяет вам иметь четкое представление о финансовом состоянии вашего проекта. Это помогает руководителям проектов прогнозировать будущие расходы и действовать соответственно.

Некоторые из преимуществ управления стоимостью проекта:

• Снижение расходов,
• Повышение эффективности и
• Отслеживание прогресса.

Важные условия управления стоимостью проекта

Чтобы вам было легче понять некоторые важные термины, связанные с управлением стоимостью проекта, мы объясним их более подробно.

В этом разделе мы объясним следующие термины:

• Стоимость проекта и
• Бюджет проекта.

Что такое стоимость проекта?

В целом затраты по проекту — это общие средства, необходимые для денежного покрытия и завершения бизнес-операции или рабочего проекта.

Стоимость проекта включает в себя:

1. Прямые затраты . Прямые затраты напрямую связаны с проектом и необходимы для завершения указанного проекта.
2. Косвенные затраты . Косвенные затраты на проект — это затраты, которые не ведут непосредственно к завершению проекта, но по-прежнему имеют жизненно важное значение для компании или отдельного лица, работающего над указанным проектом. Как таковые, они являются частью затрат на отдельные проекты.

К прямым затратам относятся расходы на:

• Профессионалы, работающие над проектом — т.е. сотрудники компании или аутсорсинговые подрядчики и фрилансеры.
• Оборудование — то есть инструменты и машины, которые сотрудники, подрядчики или фрилансеры используют для завершения проекта.
• Материалы — т.е. физические материалы (которые не являются инструментами или машинами), необходимые для завершения проекта.
• Задачи управления проектом — т. е. все задачи, предназначенные для облегчения завершения проекта до определенного времени и в соответствии с конкретными требованиями.
• Инженерные задачи (при необходимости) — т.е. все исследования, проектные работы и монтаж оборудования, выполненные для завершения проекта.
• Транспорт (если есть) — т. е. таможенные тарифы, доставка готовой продукции розничным продавцам и т. д.

К косвенным затратам относятся расходы на:

• Операционные накладные расходы — например, аренда офиса, коммунальные услуги, страхование, общее офисное оборудование и материалы.
• Целевая годовая заработная плата — т. е. чистая прибыль, которую компания или частное лицо хочет получить, в дополнение к деньгам, необходимым для покрытия накладных и других расходов.

Управление прямыми и косвенными затратами и удержание их в рамках бюджета имеет важное значение для беспрепятственного управления стоимостью проекта.

Каков бюджет проекта?

Бюджет проекта — это общая сумма денег, запланированная и выделенная для выполнения проекта в течение определенного периода времени (крайнего срока).

Бюджет проекта основывается на первоначальной оценке стоимости проекта и обычно зависит от эффективности контроля над стоимостью проекта. Существует 4 основных метода управления бюджетом проекта:

1. Инкрементальный — вы отслеживаете время выполнения своих задач в рамках проекта и получаете представление о фактическом времени, которое вам потребуется для завершения указанных задач в будущем.
2. На основе деятельности — вы рассчитываете свой идеальный доход , учитываете, над сколькими проектами вам нужно работать в течение года и их цены, чтобы достичь указанного дохода, и определяете бюджет каждого отдельного проекта путем расчета затрат на этот проект.
3. Ценностное предложение — вы добавляете элементы в свой бюджет в зависимости от ценности, которую они приносят вашему проекту. Если элемент/задача/специалист важны для проекта, они добавляются в запланированный бюджет.
4. Zero-based — этот метод управления бюджетом аналогичен ценностному предложению. Отличие (и условие включения статьи в бюджет) в том, что статья должна быть обоснована и доказана полезность для каждого нового периода деятельности, а не только для одного проекта. Все статьи, важные для нового периода времени, утверждаются в бюджете.

Чтобы узнать больше о лучших способах управления всеми затратами, связанными с бюджетом проекта, ознакомьтесь с этими методами управления бюджетными затратами.

Методы управления бюджетными затратами

Чтобы убедиться, что вы придерживаетесь бюджета (и по возможности сокращаете расходы), вам следует:

• Обучайте сотрудников эффективно использовать свое время . Следование правильным советам по управлению временем и развитие правильных навыков управления временем помогут вашей команде более эффективно использовать время, что, в свою очередь, поможет вам сократить расходы.
• Используйте новейшие технологии. Помимо инструмента управления проектами, попробуйте внедрить другие бизнес-инструменты, которые помогут автоматизировать работу сотрудников с минимальными затратами.
• Аутсорсинг задач — найм авторитетного профессионала извне для выполнения части вашей работы (связанной с бизнесом или проектом) поможет вам сократить расходы.
• Сократите свои накладные расходы . Страхование — это необоротные накладные расходы, но есть некоторые накладные расходы, без которых вы могли бы работать (и жить). Примеры включают стильный офис в центре города для вашей внештатной работы или модные, но малополезные утилиты. Сократите все, что можете, чтобы максимально использовать свой бюджет.

Важность управления затратами в проектах и ​​перечисленных методов управления затратами почти очевидна — когда вы стремитесь управлять своими затратами, чтобы придерживаться установленного бюджета проекта, вы, по сути, позволяете установленному бюджету управлять вашими решениями.

Если вы не стремитесь управлять затратами на проект, они, скорее всего, выйдут из-под контроля, и весь ваш проект может развалиться из-за неправильного управления.

Каковы основные цели управления стоимостью проекта?

Преимущества надлежащего управления стоимостью проекта вытекают из основных целей управления стоимостью проекта , которые включают:

• Сосредоточение внимания на реализации проекта на основе критериев ценности, установленных в начале проекта,
• Мониторинг и документирование всех транзакций, платежей и изменений, связанных с проектом, и
• Прилагать усилия для снижения издержек бизнеса в целом.

В общем, основная цель надлежащего управления стоимостью проекта состоит в том, чтобы помочь менеджерам проекта успешно завершить проект, а также сократить ненужные расходы по проекту. Проект может быть по-настоящему успешным только в том случае, если вы отслеживаете расходы и не выходите за рамки бюджета проекта.

Как рассчитать затраты на управление проектом

При определении вознаграждения за управление проектами своих крупных объектов Северо-Западный университет придерживался следующего принципа — чем больше проект, тем ниже стоимость управления проектом по сравнению с общей стоимостью самого проекта.

Чтобы увидеть, как они рассчитали свои расходы на управление проектами в зависимости от размера своих проектов, взгляните на таблицу ниже.

По мере того, как проекты становятся дороже и крупнее, затраты на управление проектами постепенно снижаются — в соответствии с используемой системой дифференцированной оплаты за управление проектами.

Их гонорар основан на бюджете проекта, который был определен в начале самого проекта, и он также должен оставаться неизменным на протяжении всего указанного проекта.

По сути, ваши расходы на управление проектом будут зависеть от размера вашего проекта, но они также будут зависеть от цены программного обеспечения для управления проектами, которое вы решите использовать, которое также должно быть включено в бюджет.

Каковы 4 шага в управлении стоимостью проекта?

Чтобы наилучшим образом управлять затратами на проект, выполните следующие 4 простых шага:

• Планируйте ресурсы,
• Оценить стоимость,
• Определить бюджет затрат и
• Контролируйте расходы.

Шаг 1. Планируйте ресурсы

Планирование ресурсов включает в себя рассмотрение объема проекта, а затем определение будущих ресурсов — эти ресурсы необходимы для завершения проекта. Объем проекта — это план проекта, определяющий все аспекты работы, которые необходимо выполнить для завершения проекта.

Ресурсы для проекта могут включать:

• Люди, которые необходимы для выполнения проекта,
• Оборудование и инструменты, а также
• Время, необходимое для каждой задачи.

Все, что позволяет вам успешно завершить проект, считается ресурсом.

Чтобы создать комплексный план ресурсов, необходимо определить:

• Сколько человек потребуется для проекта,
• Каким опытом они должны обладать,
• Какое оборудование потребуется и
• Каковы точные сроки для каждого из мероприятий.

Однако, независимо от усилий, которые вы приложили к планированию ресурсов, всегда существует возможность возникновения некоторых неизбежных препятствий. В этом случае необходимо учитывать возможность того, что определенные ресурсы станут недоступными.

Также важно отслеживать распределение ресурсов. Отслеживание распределения ресурсов дает руководителям проектов четкое представление о том, что необходимо сделать, и помогает им облегчить делегирование задач.

Как только у нас будет полная инвентаризация всех необходимых нам ресурсов, мы сможем оценить затраты, как мы увидим на следующем шаге.

Шаг № 2: Оцените стоимость ресурсов

Как только вы закончите разработку своего плана ресурсов, вам нужно будет оценить все затраты на ранее выделенные ресурсы.

Определение стоимости каждого ресурса и учет переменных факторов жизненно важны для каждого процесса принятия решений, который касается расходных материалов, инструментов и общего бюджета проекта.

После того, как вы соберете всю необходимую информацию о ценах, вы получите приблизительный расчет своих расходов.

Чтобы убедиться, что вы получили наиболее точные цифры, вы можете:

• Отслеживайте время и расходы вашего проекта,
• Контролировать деятельность всех участников проекта и
• Получите возможность видеть, куда уходят деньги в режиме реального времени.

Чтобы узнать больше о бюджете затрат, давайте перейдем к третьему шагу.

Шаг № 3: Определите бюджет затрат

Определение бюджета затрат является основой управления стоимостью проекта.

Проще говоря, бюджет затрат — это сумма всех затрат, необходимых для выполнения всех задач и этапов, которые должен выполнить проект. Знание бюджета затрат поможет вам управлять фактическими расходами по сравнению с предполагаемыми.

Определение бюджета затрат сильно зависит от графика проекта. Кроме того, знание продолжительности задач и контрольных точек упрощает отслеживание сроков выполнения проектов.

Наличие стратегии составления бюджета также позволяет руководителям проектов более точно оценивать бюджет будущих этапов или, возможно, даже предотвращать перерасход средств.

Шаг № 4: Контролируйте расходы

Контроль затрат означает отслеживание всех затрат по ходу проекта и их запись.

Этот процесс позволяет предпринимать соответствующие действия при определенных корректировках, таких как изменение цен на материалы или услуги. Контроль затрат важен, потому что он помогает вам сократить затраты и гарантирует, что ваш проект останется прибыльным.

Чтобы наилучшим образом контролировать расходы, вот что вам нужно сделать:

• Убедитесь, что проект остается в рамках,
• Сотрудничать с заинтересованными сторонами,
• Следуйте расписанию и управляйте своим временем, и
• Используйте программное обеспечение для управления проектами.

Часто задаваемые вопросы об управлении стоимостью проекта

Если у вас все еще есть сомнения по поводу управления стоимостью проекта, давайте рассмотрим некоторые часто задаваемые вопросы и рассмотрим все, о чем вам нужно знать:

• Программное обеспечение для управления проектами и
• Оценка стоимости проекта.

Вам нужно программное обеспечение для управления проектами?

Одним из наиболее важных расходов на проект в управлении проектами является программное обеспечение для управления проектами, а один из наиболее важных вопросов управления проектами связан со стоимостью программного обеспечения для управления проектами.

Конечно, вся цель использования программного обеспечения для управления проектами состоит в том, чтобы ускорить процесс управления проектами и сделать его более:

• Точный,
• Точный и
• Экономически эффективным.

Таким образом, используя такое программное обеспечение, вы существенно экономите деньги в долгосрочной перспективе.

Существует множество инструментов управления проектами, доступных для планирования проектов, но поиск подходящего программного обеспечения для управления проектами, которое также легко использовать, может упростить процесс отслеживания проекта.

Например, в инструменте управления проектами, таком как Plaky, вы можете:

• Сотрудничайте с товарищами по команде,
• Храните все задачи в одном месте и
• Отслеживайте ход ваших проектов.

Хотя вы должны включить стоимость программного обеспечения для управления стоимостью проекта в планирование проекта, есть и другие варианты, такие как Plaky, где вы можете использовать большое количество функций, и все это бесплатно.

Что такое оценка стоимости проекта?

Оценка стоимости проекта – это процесс прогнозирования:

• Расходы,
• Количество и
• Стоимость всех ресурсов, необходимых для завершения проекта.

Однако, учитывая, что оценка производится до завершения проекта (это означает, что она не может учитывать непредвиденные расходы и изменения), она часто является неопределенной и служит только отправной точкой для определения бюджета проекта и управления затратами.

При оценке стоимости проекта обязательно учтите следующее:

• Будьте точны — старайтесь не переоценивать и не занижать свои затраты. Сделайте оценку относительно того, чего вы хотите достичь, ваших ресурсов и периода времени.
• Будьте точны . Хотя ваши консультанты, рабочие и фрилансеры необходимы для успеха вашего проекта, наиболее важным элементом в оценке вашего проекта является время, которое вы потратите на него. Итак, важно, чтобы вы отслеживали время на всех ваших проектах. Таким образом, вы получите точное количество часов для каждого типа проекта, поэтому вам будет проще оценить время, необходимое для завершения проектов в будущем.
• Поймите требования (и ограничения) проекта . Будьте осторожны и не недооценивайте время, количество членов команды и денежные ресурсы, необходимые в целом для завершения проекта.

Разные профессионалы подходят к оценке проекта по-разному, поэтому давайте посмотрим, какие типы оценок затрат вы можете использовать для управления своим проектом.

Виды смет в управлении проектами

Существует несколько эффективных видов оценки затрат в управлении проектами:

1. Экспертная оценка — эта оценка больше всего подходит для опытных специалистов, поскольку она основана на предыдущих знаниях и опыте оценщика.
2. Стоимость качества — эта оценка основана на деньгах, потраченных на управление потенциальными сбоями и предотвращение низкого качества проекта. Это поможет вам минимизировать потери и проанализировать, где вы можете сэкономить деньги.
3. Анализ предложений поставщиков . Эта оценка в основном используется на публичных проектных тендерах, поскольку она требует от вас анализа ваших конкурентов и угадывания их ставок, прежде чем делать свои собственные.
4. Использование программного обеспечения для оценки проекта . Эта оценка основана на числах, предоставленных специализированным программным обеспечением для оценки проекта.
5. Анализ резервов — эта оценка используется для учета потенциальных рисков проекта и резервных ресурсов, которые необходимо обеспечить для учета указанных рисков.
6. Трехточечные оценки — эта оценка включает среднюю оценку наиболее вероятной оценки (A), оптимистическую оценку (B) и пессимистическую оценку (C). Например: А = 60 000 долларов, В = 55 000 долларов, С = 80 000 долларов. Согласно формуле (B + 4A + C)/6, оценка по трем точкам для примерных оценок составляет 62 000 долларов США.
7. Аналоговая оценка — эта оценка основана на данных, собранных из предыдущих подобных проектов. Обычно используется на ранних стадиях нового проекта.
8. Параметрическая оценка . Этот метод аналогичен аналогичному методу оценки с той разницей, что используемые исторические данные основаны на взаимосвязи между различными переменными проекта.
9. Восходящая оценка — эта оценка рассчитывается путем сравнения текущего проекта с уже установленными рабочими пакетами. После этого вы составляете смету на текущий проект.

Как лучше оценить проект — пример

Мы покажем вам, как оценить проект на примере оценки стоимости проекта . В этом примере учитываются:

• Специалисты, работающие над проектом,
• Их почасовые ставки,
• Материалы, которые они используют, а также
• Время, необходимое им для завершения конкретных задач.

Вот что вам нужно сделать, если вы хотите оценить свой проект:

1. Перечислите всех специалистов,
2. Перечислите их соответствующие почасовые ставки,
3. Перечислите все физические ресурсы, которые вам понадобятся, включая все оборудование и материалы,
4. Оцените время, необходимое для завершения проекта, и
5. Рассчитать окончательную цену.

Теперь вы оценили, что члены вашей команды потратят в общей сложности 300 часов на задачи, связанные с проектом, которые им были назначены, а именно:

• Лиза Джонсон (почасовая ставка: 45 долларов) потратит 30 часов на задачу 1.
• Джон Батиста (почасовая ставка: 45 долларов) потратит 70 часов на задачу 2.
• Кэти Старк (почасовая ставка: 50 долларов) потратит 50 часов на задание 3.
• Остин Уайт (почасовая ставка: 40 долларов) потратит 120 часов на задачу 4.
• Томас Кларк (почасовая ставка: 50 долларов) потратит 30 часов на задание 5.

Вот формула для оценочных 300 часов:

Почасовая ставка x время, затраченное на работу (для каждого сотрудника)

Вот как выглядит уравнение:

45 x 30 + 45 x 70 + 50 x 50 + 40 x 120 + 50 x 30 = 13 300 долларов

Как мы уже упоминали, помимо включения ваших сотрудников, вам также необходимо учитывать чистую стоимость ваших материалов и оборудования. Когда дело доходит до материалов, вам нужно будет указать количество единиц, а также цену за единицу.

Более того, когда вы сравните запланированный бюджет с вашими фактическими расходами, вы увидите разницу между ними.

Наконец, если вы отслеживаете свой прогресс, вы сможете изменить свое расписание, чтобы выделить больше времени для определенных задач, и отслеживать, когда запланированный бюджет вот-вот достигнет предела.

Вывод: для успешного проекта необходимо правильное управление стоимостью проекта!

В конце концов, ваше предполагаемое время, ресурсы и расходы определяют ваш бюджет.

Ваш бюджет и размер проекта, с другой стороны, определяют ваши затраты на управление проектом и стоимость вашего программного обеспечения для управления проектами.

Принимая во внимание все обстоятельства, ваши решения, связанные с проектом, должны определяться предполагаемым бюджетом проекта.

Если общие затраты по проекту не превышают бюджет, можно сделать вывод, что управление затратами по проекту прошло успешно.

️ Вы когда-нибудь пробовали управлять затратами на проект раньше? Возможно, вы уже нашли правильный метод управления стоимостью проекта, который помог вам успешно управлять бюджетом проекта. Дайте нам знать по адресу [email protected], чтобы мы могли опробовать вашу технику в следующий раз. И если вам понравился этот пост в блоге, поделитесь им с кем-то, кто, по вашему мнению, будет заинтересован в его прочтении.