Полное руководство по бухгалтерскому учету проекта: определение, важность и советы

Учет проектов является чрезвычайно ценным аспектом управления проектами. Это помогает владельцам бизнеса и руководителям проектов:

• Строить планы,
• Контроль и
• Оценивайте финансовые аспекты каждого проекта.

Отслеживание финансов имеет решающее значение для успеха любого проекта, поэтому необходимо больше узнать о бухгалтерском учете проекта!

В этом сообщении блога мы рассмотрим информацию об учете проекта, которую должен знать каждый менеджер проекта, в том числе:

• Что такое проектный учет,
• В чем его преимущества,
• Этапы учета проекта,
• Советы по успешному учету проектов и
• Как найти хорошее программное обеспечение для учета проектов.

Что такое проектный учет?

Учет проекта — это процесс, который включает в себя отслеживание финансов проекта и использование этой информации для эффективного управления этим проектом. Проще говоря, это особая форма учета, которая используется для отслеживания финансового прогресса определенного проекта.

Даже более короткие проекты состоят из нескольких этапов и могут быть довольно сложными. Таким образом, бывает сложно уследить за всеми изменениями и расходами, связанными с ними. К счастью, бухгалтерский учет по проектам помогает лучше организовать работу.

Учет проекта фиксирует все затраты, связанные с конкретным проектом. Эти расходы включают:

• Материалы,
• Труд и
• Все остальные расходы, которые могут быть связаны с этим.

Информация, собранная из бухгалтерского учета, затем используется для обеспечения того, чтобы проект оставался в рамках бюджета.

Более того, учет проектов чрезвычайно полезен, когда речь идет об оценке расходов на будущие проекты. Это позволяет владельцам бизнеса и менеджерам проектов легко создавать отчеты и делать прогнозы, а также информировать соответствующие заинтересованные стороны.

Учет проекта обычно состоит из:

• Создание системы учета проекта,
• Указание ключевых показателей эффективности (KPI),
• Отслеживание каждой транзакции,
• Управление информацией о ресурсах, от доступных материалов и оборудования до затраченного времени,
• Регулярное обновление информации о расходах и
• Прогнозирование на основе полученной информации.

Кто использует проектный учет?

Любой, кто разбирается в финансах проекта, может извлечь выгоду из учета проекта. Наиболее частыми пользователями проектного учета являются:

• Руководители проекта,
• Бухгалтеры и
• Владельцы бизнеса.

Система может быть полезна в проектах любого типа, где необходимо отслеживать расходы и доходы, бюджет и этапы. Вот почему отрасли, в которых проектный учет имеет важное значение, это:

• Строительство,
• Инжиниринг,
• Производство,
• Это и
• Консалтинг.

Что является примером проектного учета в ИТ-индустрии?

Учет проекта можно использовать для любого проекта в ИТ-индустрии, о котором вы только можете подумать.

Допустим, некая ИТ-компания использует проектный учет для проекта разработки программного обеспечения для нового приложения.

Менеджер этого проекта будет использовать учет проекта для:

• Отслеживайте бюджет проекта,
• Контролировать расходы и доходы,
• Регистрируйте расходы на найм разработчиков,
• Покупка лицензий на программное обеспечение,
• Аренда офисных помещений, а также
• Отслеживайте доход от продажи готового приложения.

Чтобы упростить этот процесс, менеджер проекта или бухгалтер могут использовать трекер времени проекта, чтобы создать список задач, необходимых для завершения проекта. Затем они могут связать затраты с каждой задачей, так как это даст им четкую финансовую картину всего проекта.

Четкое представление о финансах помогает руководителям проектов следить за тем, чтобы проект не выходил за рамки бюджета.

Кроме того, бухгалтерский учет позволит им определить, должны ли менеджеры проекта вносить какие-либо финансовые коррективы в план, чтобы поддерживать проект в нужном русле. Это может включать в себя поиск способов увеличения доходов, чтобы компенсировать любые излишки в бюджете, или переговоры о сокращении затрат на разработку.

Различия между распространенными видами бухгалтерского учета

Если вы только сейчас знакомитесь с термином «учет проекта», вы можете начать путать его с другими похожими терминами. Давайте разберем самые популярные виды учета и их отличия от проектного учета.

Бухгалтерский учет проекта против обычного бухгалтерского учета

Проектный учет является специализированной формой регулярного учета.

Регулярный учет относится к общим финансовым вопросам бизнеса. Обычно это включает в себя отслеживание доходов и расходов бизнеса в целом. Напротив, учет проекта сосредоточен на финансовых аспектах конкретного проекта и включает в себя отслеживание затрат и доходов, связанных с этим проектом.

Еще одним ключевым отличием учета проекта от обычного учета является уровень детализации. Учет проекта часто включает в себя отслеживание затрат на очень детальном уровне, например, отслеживание стоимости отдельных материалов или рабочих часов.

С другой стороны, регулярный учет обычно включает в себя отслеживание расходов и доходов на более высоком уровне, включая общие затраты отдела или бизнес-подразделения.

Учет проекта против управленческого учета

Основное различие между проектным и управленческим учетом заключается в том, что в центре внимания этих двух дисциплин.

Учет проекта сосредоточен на финансовых аспектах конкретного проекта и включает в себя отслеживание затрат и доходов, связанных с этим проектом.

Напротив, управленческий учет ориентирован на предоставление информации, которую менеджеры могут использовать для принятия обоснованных решений о деятельности бизнеса. Обычно это включает анализ финансовых данных на более высоком уровне, например, отслеживание общей производительности бизнес-подразделения или отдела.

Учет проекта и учет затрат

Учет затрат — это тип учета, который определяет стоимость, связанную с услугой или производственным процессом продукта, путем изучения всех расходов в цепочке поставок. Так что это не связано с конкретным проектом, но может быть.

Основываясь на этом определении, мы можем сделать вывод, что учет проектов является формой учета затрат. Таким образом, вы можете рассматривать учет затрат как более широкий термин, включающий расходы, выходящие за рамки учета проекта.

Основные преимущества проектного учета

Учет проектов — ценный инструмент, который может помочь руководителям проектов и владельцам бизнеса более эффективно управлять своими проектами и принимать более обоснованные решения. Вот основные причины, по которым вам следует использовать проектный учет для вашего следующего проекта.

Преимущество № 1: Учет проекта позволяет контролировать затраты по проекту

Бухгалтерский учет и управление проектами идут рука об руку! Во время работы над проектом вы можете использовать проектный учет, чтобы получать точную и актуальную информацию о финансовом состоянии вашего текущего проекта.

Кроме того, вы можете использовать учет проекта для проверки хода проекта на каждом этапе. Руководители проектов могут использовать полученную информацию для определения потенциальной экономии средств и внесения корректировок в бюджет проекта на ходу.

Кроме того, возможность задержек и то, что они означают для конечных расходов по проекту, легче понять и контролировать при тщательном учете проекта.

Преимущество № 2: учет проекта информирует вас о потенциальных расходах и помогает подготовиться к будущим проектам.

Учет проектов предоставляет руководителям проектов финансовую информацию, необходимую им для принятия обоснованных решений по своим проектам. Затем руководители проектов могут оценить осуществимость различных вариантов проекта и определить наилучший план действий.

Более того, преимущества проектного учета не заканчиваются после завершения проекта. Прогнозирование является важным аспектом любого бизнеса и важно для прогнозирования будущих расходов, а также продолжительности аналогичных проектов в будущем. При проектном учете финансовые данные одного проекта можно использовать в качестве справочных данных для аналогичных проектов в будущем.

Преимущество № 3. Учет проекта помогает создавать подробные отчеты по проекту.

Имея четкую финансовую картину проекта, менеджеры проектов могут легко создавать отчеты и информировать своих заинтересованных лиц о его ходе.

Кроме того, учетные данные проекта содержат важную информацию, которая должна быть включена в окончательный отчет по проекту для:

• Инвесторы,
• Управление и
• Заинтересованные стороны.

Учет проекта значительно упрощает создание окончательных отчетов по проекту, так как все данные уже зарегистрированы и отслеживаются!

4 Основные этапы учета проекта

Количество этапов, через которые будет проходить процесс учета проекта, зависит от руководителя проекта или отдела бухгалтерии. Тем не менее, в бухгалтерском учете проекта есть четыре этапа, которые необходимы для тщательного финансового обзора конкретного проекта:

• Планирование и бюджетирование,
• Отслеживание и мониторинг,
• Отчетность и
• Закрытие.

Мы объясним каждую фазу подробно в следующих строках.

Фаза 1: Планирование и бюджетирование

Этап планирования и составления бюджета начинается до начала проекта. Этот этап представляет собой решающий шаг для успешного учета проекта, поскольку он позволяет предвидеть потенциальные затраты и устанавливать этапы, которые необходимо выполнить.

Этап планирования и составления бюджета состоит из оценки всех затрат, которые понесет проект, включая:

• Труд, работа,
• Часы,
• Оборудование,
• Транспорт,
• Материалы и
• Накладные расходы.

Кроме того, руководители проектов составляют график проекта и определяют все задачи, которые необходимо выполнить, чтобы проект был успешным.

Фаза № 2: Отслеживание и мониторинг

После начала проекта необходимо внимательно следить за его ходом и бюджетом.

На этом этапе наличие программного обеспечения для учета проекта или наем бухгалтера проекта имеет решающее значение для успеха проекта. Это связано с тем, что учет проекта включает в себя регулярное сравнение фактических доходов и расходов с предполагаемым бюджетом. Регулярно отслеживая ситуацию с затратами, руководители проектов могут без промедления вносить коррективы или запрашивать увеличение бюджета.

Хорошее программное обеспечение для управления проектами, такое как Clockify, позволяет вам легко отслеживать ход проекта. Вы можете регистрировать все задачи, их продолжительность, а также все расходы, связанные с ними.

Затем вы также можете сравнить отслеженное время и расчетное время для проектов и задач.

Например, на снимке экрана выше мы видим, что расчетное время задачи разработки больше, чем отслеживаемое время.

Этап № 3: Отчетность

Учет проекта значительно упрощает создание отчетов по проекту, поскольку они отслеживают все мелкие и крупные расходы, которые должен пройти проект. Руководители проектов могут использовать данные, собранные в ходе учета проектов, для создания отчетов и представления их заинтересованным сторонам и инвесторам.

Важным аспектом учета проекта является то, что он осуществляется во время выполнения проекта. Таким образом, руководители проектов могут регулярно информировать всех вовлеченных заинтересованных сторон и предоставлять отчеты на каждом этапе проекта.

Фаза № 4: Закрытие

На этом заключительном этапе руководители проектов заполняют финансовые отчеты проекта и закрывают все непогашенные счета.

Это может включать сверку финансовых отчетов проекта с основной системой бухгалтерского учета организации или заполнение любых необходимых налоговых форм или форм соответствия. После закрытия проекта учетные записи проекта можно заархивировать для дальнейшего использования.

4 ключевых совета для успешного учета проекта

Наличие бухгалтера проекта или инвестирование в бухгалтерское программное обеспечение не принесет вам много пользы, если вы не убедитесь, что вы охватили все основы для успешного отслеживания проекта. Вот несколько советов, которые помогут вам максимально эффективно использовать имеющиеся у вас навыки или инструменты учета проектов!

Совет №1: Установите бюджет проекта

Согласно исследованиям, почти 30 % организаций называют плохое управление ресурсами огромной проблемой для успеха своих проектов. Управление ресурсами относится к использованию имеющихся ресурсов, таких как время, оборудование, люди и средства, наиболее эффективным образом. Руководители проектов всегда должны составлять бюджет, в котором указывается, что можно сделать с имеющимися ресурсами.

Определив свои ожидаемые расходы и доходы с самого начала, вы получите четкую точку отсчета, относительно которой вы сможете измерять свои фактические расходы и доходы по мере продвижения проекта. Таким образом, вы сможете легко отслеживать любые изменения в затратах, а также следить за ходом проекта с помощью учета проекта.

Кроме того, вы будете лучше подготовлены к неожиданным расходам и изменениям в плане проекта.

Вы можете начать с составления списка всех ожидаемых расходов, например:

• Материалы,
• Труд и
• Накладные расходы.

Не забудьте включить некоторое пространство для маневра на случай непредвиденных обстоятельств. Получив полное представление о прогнозируемых расходах и доходах, вы сможете в полной мере использовать проектный учет.

Совет № 2: тщательно отслеживайте расходы

Не забывайте внимательно следить за своими фактическими расходами и доходами. Точно отслеживая эти показатели, вы сможете определить потенциальные проблемы или области для улучшения и внести необходимые коррективы в свой проект.

Отслеживая расходы по проекту, вы также с большей вероятностью не уложитесь в бюджет. Более того, вы можете поймать любой перерасход до того, как он станет серьезной проблемой.

Вы всегда должны вести подробный учет всех ваших расходов и доходов, а также рабочего времени сотрудников. Эти расходы могут включать квитанции, счета-фактуры и другие документы, которые показывают, сколько вы тратите и сколько зарабатываете. Обязательно регулярно обновляйте свои записи и сравнивайте их с первоначальным бюджетом, чтобы увидеть, как у вас дела.

Совет № 3: регулярно создавайте финансовые отчеты

Наличие регулярных финансовых отчетов имеет важное значение для всех руководителей проектов. Отчеты содержат подробную информацию о финансовом состоянии вашего проекта. Они помогут вам общаться с заинтересованными сторонами, такими как инвесторы или исполнительное руководство.

Первым шагом к созданию хорошего финансового отчета является сбор всех соответствующих финансовых данных, таких как квитанции, счета-фактуры и другие документы, которые показывают, сколько вы тратите и зарабатываете. Затем вы должны организовать эти данные в четкий и краткий отчет, который представляет наиболее важную информацию в удобном для понимания формате.

Успешный бухгалтерский отчет по проекту должен включать:

• Резюме,
• Ключевые показатели эффективности,
• Графики и диаграммы для облегчения понимания,
• Интерпретация данных,
• Достигнутые цели и
• Прогнозы.

Кроме того, имея всю необходимую информацию о финансах проекта в одном месте, вы легко сможете увидеть, находитесь ли вы на пути к достижению своих финансовых целей. Вы также увидите, как на самом деле складываются ваши расходы и доходы. Таким образом, вы будете лучше подготовлены для определения областей, в которых вы можете сэкономить время, деньги или ресурсы. Это может помочь вам оптимизировать ваш проект и сделать его более эффективным в целом.

Совет № 4: Определите потенциальные проблемы и исправьте их

Бухгалтерский учет проекта позволяет вам иметь четкое представление о полном объеме финансовых вопросов вашего проекта. Но для вас это мало что даст, если вы не готовы регулярно пересматривать финансы и менять все, что можно сделать лучше.

Кроме того, если вы обнаружите какие-либо потенциальные проблемы с вашим проектом, очень важно немедленно принять меры. Это может означать корректировку графика проекта, изменение масштаба проекта или реализацию других стратегий, чтобы все шло гладко.

Решая потенциальные проблемы на раннем этапе, вы можете предотвратить серьезные неудачи и обеспечить, чтобы ваш проект не сбивался с пути. Кроме того, вы можете использовать уроки этого проекта для любого подобного проекта в будущем. Таким образом, тщательный мониторинг финансов и выявление проблем, которые вы можете исправить, могут иметь решающее значение для успеха вашего проекта!

Как найти хорошее программное обеспечение для учета проектов

Надеюсь, теперь вы понимаете, насколько важен учет проекта. Инвестиции в хорошее программное обеспечение для учета проектов могут значительно упростить учет проектов и, безусловно, сэкономят вам много времени в долгосрочной перспективе.

Но с таким количеством различных вариантов программного обеспечения может быть трудно понять, с чего начать. Вот почему важно уделить время изучению вариантов и сравнению функций и возможностей каждой программы. Выполнив домашнее задание, вы сможете найти идеальное программное обеспечение для учета проектов для вашего бизнеса!

Вот наши советы, которые помогут вам сделать правильный выбор.

Совет № 1: определите потребности в бухгалтерском учете вашего проекта

Прежде чем приступить к поиску программного обеспечения, подумайте, что вам нужно от системы учета проекта. Сосредоточившись на программном обеспечении, адаптированном к вашим потребностям, вы сможете не тратить время и деньги на системы, которые не соответствуют вашим требованиям. Итак, как понять, что вам нужно от системы учета проекта?

Вы можете начать с составления списка ваших конкретных требований, таких как:

• Типы задач, которые необходимо отслеживать, например проектирование, разработка и маркетинг,
• Количество пользователей, которым потребуется доступ к системе, и
• Любые другие необходимые вам функции, такие как отслеживание времени, оплачиваемые часы, возможность управления несколькими проектами, выставление счетов и т. д.

Затем вы можете сузить круг вариантов и сосредоточиться на программном обеспечении, адаптированном к вашим конкретным потребностям.

Совет № 2: Изучите качество функций

Как только вы определите, какие функции вам нужны от программного обеспечения для управления проектами для бухгалтеров, менеджеров проектов и владельцев бизнеса, пришло время изучить качество указанных функций. К счастью, Интернет предлагает множество способов убедиться, что вы делаете правильный выбор.

Вы можете просмотреть популярные варианты и создать список тех, которые вам нужны. Затем вы должны изучить, как эти функции на самом деле работают. Вы можете читать обзоры, запрашивать рекомендации у других компаний и даже использовать бесплатные пробные версии, чтобы увидеть, как программное обеспечение работает на практике.

Совет № 3: обратите внимание на интерфейс

Программное обеспечение для учета проектов — это продвинутый инструмент, предназначенный для решения сложных задач. Но это не значит, что вы должны быть всемирно известным экспертом по бухгалтерскому учету, чтобы использовать его!

Итак, вам следует искать программное обеспечение с удобным интерфейсом. Обзоры, рекомендации и пробные версии помогут вам найти простую в использовании программу с отличными функциями.

Совет № 4: учитывайте цену

Программное обеспечение для управления бухгалтерским учетом проекта может быть дорогим. Следовательно, вы хотите убедиться, что вы получаете хорошее соотношение цены и качества. Вот почему вы должны искать программу, которая предлагает хороший баланс функций и не заставит вас выйти за рамки бюджета.

Вывод: Учет проекта является важным инструментом для успешного проекта.

Важность, которую вы придаете учету проекта, может решить судьбу проекта! Вот почему важно, чтобы вы понимали, что такое бухгалтерский учет проекта и как извлечь из него максимальную пользу.

В этой статье вы узнали больше об учете проектов и его многочисленных применениях.

Кроме того, теперь вы знакомы со всеми его преимуществами, такими как контроль затрат и подготовка к будущим проектам, а также этапы учета проекта, необходимые для успешного проекта.

Более того, вы всегда можете положиться на программное обеспечение для учета проектов, которое значительно упростит процесс отслеживания ваших затрат! Вы должны использовать советы из этой статьи, чтобы найти лучший вариант на рынке. Например, если вы посвятите некоторое время изучению и анализу функций и цен, которые соответствуют вашим потребностям, это будет иметь большое значение в этом процессе.

Мы надеемся, что этот пост в блоге поможет вам следить за своими проектами и максимально эффективно вести учет проектов.

️ Насколько важен проектный учет для вас и ваших проектов? Есть ли у вас какие-либо советы о том, как максимально эффективно вести учет проекта? Не стесняйтесь поделиться с нами своим опытом по адресу [email protected]. Также, если вам понравилась эта статья, обязательно расскажите об этом своим друзьям и коллегам!