Примеры и советы профессиональных отзывов

Термин «обратная связь» широко используется в бизнесе, его часто запрашивают и предоставляют как клиентам, так и сотрудникам . Это один из наиболее ценных ресурсов для повышения производительности, качества работы и повышения общей удовлетворенности внутри компании. Обратная связь не ограничивается вопросами, касающимися деловой деятельности организации; он также включает в себя мнение отдельных лиц о компании.

В организационной среде обратная связь может исходить от руководителей групп и других специалистов и требоваться от них. Это может происходить на личном уровне среди небольшой группы людей или в более широком масштабе как часть бизнес-стратегии с участием многочисленных заинтересованных сторон. Действительно, многие организации регулярно ищут и предлагают обратную связь своим разным специалистам, чтобы оценить траекторию развития организации и улучшить различные аспекты.

Независимо от того, являетесь ли вы профессионалом, желающим дать или получить обратную связь коллеге или руководителю группы, или вы представляете компанию, желающую применить ее ко всей своей команде или клиентам, ниже приведены 9 советов, которые помогут вам давать и получать конструктивную обратную связь и улучшить свой бизнес.

Предоставление и получение обратной связи: 9 золотых правил

Следующие 9 правил взяты из познавательной книги «Умная обратная связь» Джейн и Розы Родригес дель Тронко и Ноэми Вико Гарсиа.

1. Опишите факты

Обратная связь будет более конструктивной и воспринятой лучше, если вы воздержитесь от личных оценок и сосредоточитесь исключительно на предоставлении объективной информации . Поэтому полезно подчеркивать факты.

Например, вместо того, чтобы заявлять: «Вы не очень дотошны в выполнении своей работы», эффективнее сказать: «Я нашел несколько ошибок в вашей работе».

Отличие факта от мнения состоит в том, что последнее представляет собой интерпретацию факта, которая может быть субъективной, тогда как первое может быть проверено и обосновано .

Представление своего мнения часто приводит к еще большему конфликту и сопротивлению. И наоборот, реальность труднее оспаривать, когда ей представлены поддающиеся проверке факты, что делает объективные данные более приемлемыми .

2. Будьте краткими

Обратная связь, которую вы даете человеку, должна быть конкретной, то есть она не должна оставлять места для интерпретации или возможности того, что другой человек поймет что-то отличное от того, что вы на самом деле имеете в виду.

Это правда, что мы несем ответственность за свои слова, а не за то, как их интерпретируют люди . Однако мы можем приложить усилия, чтобы наше послание было понято как можно яснее.

Краткость помогает не только обеспечить четкое понимание, но и предотвратить неправильное толкование или преувеличение предоставленной обратной связи.

Крайне важно избегать общих фраз и использования слишком широких прилагательных. Например, вместо того, чтобы говорить: «Вам нужно улучшить свои навыки публичных выступлений», более эффективно указать области действий, которые можно улучшить, например: «Выступая публично, сосредоточьтесь на передвижении по сцене, четкой формулировке формулировок и поддержании зрительного контакта с собеседником». аудитории, а не читать по заметкам или слайдам».

Более того, высказывание негативной обратной связи полезно начинать с позитивной ноты, чтобы воодушевить человека и повысить восприимчивость к менее позитивным моментам .

Кроме того, негативные отзывы лучше всего оставлять в приватной обстановке , чтобы не вызвать у получателя смущения или дискомфорта.

3. Будьте прямыми

Чтобы обеспечить четкое понимание, очень важно донести сообщение напрямую, без ненужных подробностей. Будьте кратки и избегайте ходить вокруг да около , так как это может ослабить значимость и влияние центральной обратной связи.

Стремитесь сосредоточить свою конструктивную критику не более чем на двух-трех ключевых аспектах , демонстрируя избирательность. Предоставление слишком большого количества информации одновременно может перегрузить получателя и помешать ему эффективно обрабатывать обратную связь.

Также полезно посвятить время исключительно предоставлению обратной связи, а не включать ее в другие обсуждения. Такой подход позволяет сосредоточить внимание на обратной связи и повышает ее эффективность.

4. Делайте это своевременно

Нет смысла высказывать конструктивную критику слишком поздно, когда другой человек больше не может ничего улучшить или когда детали и перспектива того, что было сделано, забыты.

Чем ближе отзыв к проблеме, которую вы хотите обсудить, тем лучше . В идеале, сделайте это в течение 24 часов, чтобы это имело максимально возможный эффект, поскольку у человека этот опыт будет свежим в памяти, и у него будет больше мотивации заняться им.

Кроме того, лучше не говорить от имени третьих лиц; всегда предпочтительнее говорить от первого лица и о поведении, которое вы наблюдали сами . В противном случае другой человек может почувствовать себя некомфортно, зная, что вы говорите о нем за его спиной.

5. Предлагайте предложения и вопросы

Обратная связь должна оставаться открытой для обсуждения и решения проблем. После предоставления обратной связи очень важно побудить получателя поделиться своей точкой зрения и задать любые вопросы, которые могут у него возникнуть . Ваша собственная точка зрения может измениться после диалога с ними.

Кроме того, в процессе обратной связи полезно задавать вопросы, которые побуждают к размышлению, например: «Согласны ли вы с моей оценкой?» или «Что вы думаете по этому поводу?»

Кроме того, желательно избегать чрезмерной настойчивости или категоричности в своих отзывах и предлагаемых решениях.

6. Сохраняйте открытость

Переходя к получению обратной связи, важно отбросить свое эго и подойти к нему с искренней готовностью выслушать точки зрения, которые могут отличаться от вашей собственной , а также быть открытыми для возможности изменений.

Этот аспект имеет решающее значение для того, чтобы конструктивная критика принесла результаты. Независимо от того, насколько эффективно передается или понимается обратная связь, если получатель не восприимчив к изменениям или не желает признавать реальность, прогресс становится трудным.

Это подчеркивает тот факт, что обратная связь представляет собой взаимный обмен, требующий активного участия как от дающего, так и от получающего .

7. Работайте над уверенностью в себе

Получая конструктивную критику, очень полезно проявить сострадание к себе и осознать, что мы не идеальны и можем совершать ошибки. Мы должны принимать конструктивную критику такой, какая она есть, комментарий, который направлен на то, чтобы быть конструктивным, а не личным нападением.

Ошибка может быть равна обучению, а критика не определяет, кто вы ; это просто комментарий о том, как вы выполнили конкретную задачу.

Например, если вам говорят: «Вы забыли сообщить мне об этом сообщении от клиента», не следует интерпретировать это как «вы очень забывчивый человек».

Этот принцип применим не только к отрицательным, но и к положительным отзывам. Получая положительные отзывы, вполне естественно испытывать чувство гордости, но важно сохранять смирение.

По сути, независимо от того, получаете ли вы отрицательную или положительную обратную связь, очень важно не принимать ее на свой счет. Негативная обратная связь не должна восприниматься как отражение вашей ценности, а положительная обратная связь не должна раздувать ваше эго до такой степени, что вы почувствуете превосходство над другими. Вместо этого жизненно важно иметь четкое представление о себе и не полагаться исключительно на внешние оценки для подтверждения.

8. Управляйте своими эмоциями

Тесно связанное с предыдущим пунктом, то, что также поможет вам лучше воспринимать конструктивную критику, — это научиться управлять своими эмоциями.

Получая отрицательный отзыв, вполне естественно испытывать чувство дискомфорта, печали или уныния. Вместо того, чтобы пытаться подавить эти эмоции, важно признать их, понять их источник и дать себе время их обработать . Этот период размышлений может дать ценную информацию о себе и помочь снять напряжение.

При личной встрече с конструктивной критикой полезной стратегией будет практиковать медленное и глубокое дыхание и считать до 5 или 10, прежде чем ответить . Эта короткая пауза позволяет дать сдержанный и вдумчивый ответ. Оказавшись в одиночестве, воспользуйтесь возможностью для дальнейшего анализа своей эмоциональной реакции и ее основных причин.

Точно так же положительная обратная связь также может вызывать сильные эмоции. Полезно относиться к этим чувствам с такой же внимательностью, не подавляя их и не позволяя им подавлять вас.

Речь идет о достижении баланса : не подавлять свои эмоции, но и не позволять им доминировать над вашими мыслями и действиями.

9. Развивайте устойчивость

Устойчивость, способность адаптироваться и преодолевать трудности, варьируется у разных людей , но ее можно развивать , и она неоценима при получении конструктивной критики.

Те, кто обладает устойчивостью, склонны переключать свое внимание с проблемы на потенциальные решения , извлекая из обратной связи больше положительного, чем отрицательного. В конечном счете, устойчивость предполагает изменение точки зрения, рассматривая себя как активного агента, способного формировать свою реальность.

Принятие невзгод как естественной части жизни, признание личных ограничений, обращение за помощью, когда это необходимо, воздержание от принятия обратной связи на свой счет и оттачивание навыков активного слушания – все это способствует повышению устойчивости. Эти практики способствуют активному, а не пассивному реагированию на невзгоды.