Как отслеживание времени может сделать вас более продуктивным, работая из дома

Работая из дома, вы можете пользоваться привилегиями этой рабочей среды, такими как отсутствие поездок на работу, возможность поспать немного дольше или приготовление домашней еды на обед.

Тем не менее, есть некоторые проблемы удаленной работы, такие как отвлекающие факторы дома, отсутствие рутины или менее продуктивная работа, чем в офисе. Как вы уже знаете, когда вы неэффективны, вы обычно тратите больше времени на работу, чтобы закончить все свои задачи.

Согласно новому опросу, проведенному Chubb, некоторые сотрудники в США на самом деле проводят больше времени, работая удаленно. Точнее:

• 37% участников работают дольше, и
• 17% тратят более 10 дополнительных часов в неделю.

Теперь ключом к предотвращению переутомления является поиск правильных методов восстановления продуктивности, таких как учет рабочего времени. Мы собрали список из 7 способов отслеживания времени, которые могут повысить вашу продуктивность при работе из дома.

Благодаря отслеживанию времени вы научитесь вырабатывать следующие привычки:

• организуйте свой день в соответствии с пиками продуктивности,
• работа в заранее оговоренные промежутки времени,
• лучше управлять своей рабочей нагрузкой,
• отслеживать повторяющиеся задачи и
• установить границы между рабочим временем и временем отдыха.

Также тайм-трекинг поможет вам:

• избегать прокрастинации,
• избегать многозадачности.

Прежде чем мы покажем вам, как повысить вашу производительность, регистрируя время при работе из дома, давайте рассмотрим другие важные преимущества отслеживания времени.

Преимущества отслеживания времени при работе из дома

Одно из основных преимуществ учета рабочего времени при удаленной работе заключается в том, что вы научитесь работать более эффективно. Помимо этого, есть и другие положительные аспекты регистрации вашего времени, такие как:

• Прозрачность вашей работы . Ваш менеджер и ваш босс хотят знать, над чем вы работаете в течение дня. Если вы ведете учет каждой выполненной задачи и времени, необходимого для ее завершения, вы получите четкое представление о своем рабочем дне. Затем вы можете поделиться этим обзором со своими руководителями.
• Отслеживание вашего заработка. Если вы фрилансер, вам необходимо вести учет точного количества времени, потраченного на работу над проектом. Эти отчеты гарантируют, что вам будут платить должным образом, независимо от того, какой способ оплаты вы используете.
• Наличие доказательств вашей сверхурочной работы. Всякий раз, когда ваша работа требует, чтобы вы сжигали масло в полночь, обязательно записывайте эти дополнительные часы. Затем позже вы можете сообщить своему менеджеру о сверхурочной работе.
• Наблюдая за вашим прогрессом. Отслеживая время, которое вы тратите на все задачи, вы сможете следить за ходом своей работы, что может быть бесценной информацией, особенно при удаленной работе.

Когда дело доходит до методов отслеживания времени, вы можете использовать электронную таблицу или ручку и бумагу, чтобы следить за своим временем. Если вы выберете программное обеспечение для отслеживания времени, вы можете отслеживать свое время либо с помощью таймера, добавляя свои часы вручную, либо с помощью расписания. Попробуйте это с нашим тайм-трекером, зарегистрировавшись здесь.

7 способов отслеживания времени, которые могут повысить вашу продуктивность при работе из дома

Теперь давайте подробнее рассмотрим, как отслеживание времени может повысить вашу продуктивность при работе из дома. Это может помочь вам:

1. организуйте свой день в соответствии с пиками продуктивности,
2. работа в заранее оговоренные промежутки времени,
3. лучше управлять своей рабочей нагрузкой,
4. отслеживать повторяющиеся задачи,
5. установить границы между рабочим временем и временем отдыха,
6. свести к минимуму прокрастинацию и
7. постарайтесь не работать в режиме многозадачности.

1. Организуйте свой день в соответствии с пиками продуктивности

В течение дня вы можете заметить, что ваша продуктивность возрастает в определенное время. С другой стороны, бывают периоды, когда вы не можете сосредоточиться на работе и неэффективны. Это происходит из-за вашего биологического прайм-тайма, термин, придуманный Сэмом Карпентером.

Ваше биологическое прайм-тайм включает в себя самые продуктивные часы в день. Эти часы зависят от ваших ультрадианных ритмов — циклов, через которые проходит ваше тело в течение дня.

У каждого есть свой собственный биологический прайм-тайм. Вот почему некоторым людям легче работать по утрам, например, генеральному директору Twitter Джеку Дорси, который процветает в ранние утренние часы. С другой стороны, некоторые люди предпочитают выполнять свои задачи ближе к вечеру или ночью.

Как отслеживание времени может помочь вам организовать свой день?

Если вы хотите рассчитать свой биологический прайм-тайм, вам нужно отслеживать уровень энергии в течение 3 недель. И лучший способ сделать это — отслеживать свое время и всю рабочую деятельность. Вот как вы можете рассчитать свое продуктивное время:

• Запишите свое рабочее время за 3 недели, включая все ваши задачи.
• Затем проанализируйте свои результаты. Взгляните на одни и те же задачи, которые у вас были каждую неделю, и сравните время, необходимое для их выполнения. Вот пример повторяющейся задачи «Составление еженедельного отчета».

Первая неделя : В течение первой недели задание было выполнено через полтора часа. Задание выполнялось утром, с 9 до 10.30.

Вторая неделя : В течение второй недели задание было выполнено за три часа. Задание было выполнено во второй половине дня, с 14 до 17 часов.

Третья неделя : на третьей неделе задание было выполнено через два с половиной часа. Задание было выполнено в первой половине дня, с 12 до 14.30.

Если проанализировать эти три результата, то можно сделать вывод, что самое короткое время было полтора часа утром. Следовательно, человек, выполнявший задание, был наиболее продуктивным в ранние часы, а это означает, что его биологическое лучшее время приходится на утренние часы.

• Как только вы узнаете о своем биологическом прайм-тайме, эти данные станут бесценными. Вы сможете выбрать свою самую важную и самую срочную задачу и работать над ней в первую очередь, в свое самое лучшее время. В то же время вы оставите эти менее важные задачи на другое время в течение дня.

Подводя итог, можно сказать, что отслеживание времени помогает вам определить свое собственное биологическое прайм-тайм, что дает вам возможность лучше управлять своим временем и повышать производительность.

2. Работа в заранее оговоренные промежутки ️

В традиционной рабочей обстановке наиболее распространенными офисными отвлекающими факторами являются болтливые коллеги, встречи поблизости и даже посторонние шумы. Но при работе из дома вас могут беспокоить ваши дети, домашние животные или соседи по комнате. Таким образом, привлечение внимания к вашим заданиям может показаться невыполнимой задачей.

Если вы ищете способ полностью сосредоточиться на работе, но время от времени делать короткие перерывы, обязательно попробуйте работать в заранее запланированные промежутки времени. Правила просты: нужно выбрать длину рабочих интервалов и придерживаться ее.

Мы предлагаем использовать технику тайм-менеджмента Pomodoro. Этот метод поможет вам:

• повысить свою эффективность, сосредоточив все свое внимание на своих задачах во время рабочих сессий, и
• перезагрузите свой мозг, делая регулярные перерывы.

Как отслеживание времени может помочь вам с техникой Pomodoro?

Чтобы использовать технику Pomodoro, вам нужно записывать свое время с помощью таймера или секундомера. Каждая рабочая сессия/цикл называется Pomodoro. Вот как выглядит процесс:

• Установите таймер на 25 минут — это ваша первая рабочая сессия.
• Сосредоточьтесь на работе в течение этих 25 минут и не позволяйте никому отвлекать вас.
• Когда сработает будильник, прекратите работу.
• Сделайте 5-минутный перерыв. Сейчас самое время перекусить здоровой пищей или пообщаться с соседями по комнате.
• Когда перерыв закончится, продолжайте работать еще 25 минут. Затем сделайте еще один небольшой перерыв.
• После завершения четырех циклов (четырех Помидоров) пришло время сделать более длительный 20-минутный перерыв. Этот перерыв идеально подходит для обеда с семьей или звонка другу.
• Повторяйте эту процедуру, пока не закончите свои задачи или пока не закончится рабочий день.

Отслеживание рабочего времени с помощью техники Pomodoro улучшит вашу концентрацию и уровень производительности. Кроме того, вы с меньшей вероятностью будете работать дольше, чем нужно, если будете отслеживать каждую минуту. Так вы избежите выгорания и сможете наслаждаться свободным временем.

Помимо этих 25-минутных сеансов, вы также можете попробовать работать с более длительными интервалами. Кроме того, ваши задачи иногда требуют более длительных сеансов.

Тони Шварц, обозреватель продуктивности New York Times, рекомендует использовать этот метод: работать в течение 90 минут, а затем делать более длительный перерыв, около 15 минут. Его идея соответствует вышеупомянутому ультрадианному ритму.

Кроме того, в своей статье для HuffPost Шварц упоминает Натана Клейтмана, исследователя сна. Клейтман известен открытием основного цикла активности-отдыха (BRAC). Этот цикл происходит, когда мы спим, и длится от 85 до 90 минут (у взрослых) и 55–60 минут (у младенцев). В течение этих 90 минут наш мозг проходит пять стадий сна (включая фазы отдыха и активности).

Теперь Шварц указывает, что Клейтман также утверждал, что наши тела испытывают эти 90-минутные циклы в течение дня, когда мы бодрствуем. Поэтому Шварц считает, что работа в течение 60-90 минут непрерывной концентрации является ключом к повышению производительности.

3. Научитесь лучше управлять своей рабочей нагрузкой

Поскольку удаленная работа предполагает работу в одиночку, без физических менеджеров и боссов, вы будете чувствовать себя более расслабленно во время работы. Это здорово, но не расслабляйтесь. Вы по-прежнему отвечаете за свою работу. Кроме того, вам нужно найти способ обеспечить такое же качество работы, как если бы вы работали в офисе. Кроме того, вам решать, справляться ли вы со своей рабочей нагрузкой и выполнять задачи до истечения срока.

Как вы уже знаете, не все ежедневные задания одинаковы. Эти сложные задачи обычно требуют больше времени и энергии для выполнения. Поэтому вам нужно правильно организовать свою рабочую нагрузку, чтобы вы могли выполнить все задачи.

Как отслеживание времени может помочь вам в управлении задачами?

Чтобы вовремя выполнять все ежедневные задания, обязательно следите за своим временем и записывайте каждое задание. Отслеживая свое время, вы будете знать:

️Сколько времени вам понадобилось, чтобы закончить каждое задание,

️какие задачи вы уже выполнили за день, и

️какие задачи вам еще нужно выполнить к концу дня.

Наличие такого обзора имеет одно большое преимущество — вы сможете составить список дел накануне вечером. Итак, утром вам нужно только начать проверять пункты из списка.

Как видите, отслеживание времени помогает вам лучше управлять своей рабочей нагрузкой, что также повышает вашу производительность.

4. Отслеживайте повторяющиеся задачи

Повторяющиеся задачи — это те задания, которые вы обычно повторяете часто, ежедневно, еженедельно или ежемесячно. Например, вы должны посещать несколько встреч в неделю. Или вы должны проверять свою электронную почту каждый день.

Хотя эти задачи кажутся тривиальными, иногда мы тратим на них слишком много времени.

Как отслеживание времени может помочь вам отслеживать повторяющиеся задачи?

Если вы не знаете, почему ваша продуктивность страдает при удаленной работе, начните регистрировать повторяющиеся задачи. Вы можете обнаружить, что тратите слишком много времени на эти виды деятельности.

Например, вот обзор рабочего дня. Мы видим много разных задач, для разных проектов.

Одним из них является «ответ на электронную почту», действие, отслеживаемое в начале и в конце рабочего дня. Мы также можем увидеть здесь задачу «встреча», действие, которое происходит раз в неделю.

Вот общее количество времени, потраченного на эти две повторяющиеся задачи.

Итак, этот человек посвящает полтора часа электронной почте и встречам. Может показаться, что на повторяющуюся задачу тратится слишком много времени, особенно в загруженный день.

Отслеживание повторяющихся заданий поможет вам определить, сколько часов вы посвящаете этим занятиям в день. Затем вы сможете ограничить эти задачи, автоматизировав некоторые из них или делегировав их другим коллегам. Меньшее количество повторяющихся задач означает, что вы сможете сосредоточить свое внимание на более важных задачах и повысить свою продуктивность.

• Дополнительный совет: всякий раз, когда вы чувствуете отсутствие мотивации для выполнения повторяющихся задач, побалуйте себя успокаивающими битами. Кроме того, определенные типы музыки могут повысить вашу продуктивность. Например, веселая музыка без слов поможет повысить эффективность при выполнении повторяющихся задач. Если вы предпочитаете слушать увлекательные разговоры, а не музыку, вы можете выбрать мотивационный подкаст по вашему выбору.

5. Установите границы между рабочим временем и временем отдыха

Когда ваша гостиная — это место, где вы работаете, установить границы между рабочим временем и свободным временем может быть непросто. Но вы не одиноки.

Как указано в ранее упомянутом исследовании Чабба, только 43% служащих в США считают, что им удается разделять работу и семейные дела. Борьба с этой проблемой часто означает, что вы тратите на работу больше часов, чем необходимо.

Итак, продуктивны ли мы, работая дольше? Не совсем. Согласно стэнфордскому исследованию, когда мы работаем 48 часов в неделю или меньше, наша «производительность, как правило, пропорциональна количеству отработанных часов в неделю». Однако когда мы работаем более 48 часов в неделю, наша продуктивность начинает снижаться.

Как учет рабочего времени может помочь вам разделить рабочее и свободное время?

Итак, если вы не можете перестать работать в конце дня, начните следить за своим временем. Отслеживая свое время, вы будете точно знать, когда ваши рабочие часы начались и когда вы должны закончить. Как только вы это поймете, у вас появится веская причина закончить рабочий день и переключиться с работы на личные дела.

Еще один полезный совет — поставить будильник за час до окончания смены. Это напомнит вам, что ваш рабочий день почти закончился. Кроме того, вы можете использовать свой последний час, чтобы закончить свои задачи, а затем создать список дел на следующий день. Затем, следуя списку, вы сможете проверить свои оценки и внести изменения, если это необходимо.

6. Сведите к минимуму прокрастинацию

Все мы иногда склонны откладывать дела на потом. На самом деле результаты опроса о прокрастинации показывают, что большинство участников, а именно 88%, прокрастинируют не менее одного часа в день. Теперь, работая из дома, вы можете легко отвлечься и, таким образом, решить начать работу над новым проектом позже или завтра. Следующее, что вы знаете, ваш рабочий день прошел, и вы не были очень продуктивны.

Как отслеживание времени может помочь вам с прокастрацией?

Чтобы положить конец прокрастинации, начните записывать свое время с помощью приложения-таймера, такого как Clockify.

Вот как использовать это приложение:

• Завести аккаунт.
• Запустите таймер, когда начнете работать над задачей. Не забудьте добавить описание задачи, которую вы сейчас выполняете.

• Остановите таймер, когда закончите свою задачу.
• Повторите этот процесс для других ваших заданий.

Когда дело доходит до прокрастинации, использование таймера имеет решающее значение, потому что видя, как работает таймер, вы не упустите ни одного драгоценного момента. Поэтому вместо того, чтобы откладывать свои дела на потом, вы будете заниматься ими в этот момент, что также улучшит ваши навыки тайм-менеджмента. Наконец, вы восстановите свою продуктивность и завершите свой день успешно.

7. Старайтесь не работать в режиме многозадачности

Совместное использование домашнего офиса с детьми иногда означает необходимость уделять пристальное внимание тому, делают ли они домашнюю работу, а самому решать рабочие вопросы. Или, может быть, вы не совмещаете работу и личную деятельность, но у вас есть привычка отвечать на электронные письма во время посещения онлайн-встречи.

Вы можете подумать, что можете справиться с обеими задачами одновременно. Но у большинства людей нет когнитивной способности переключаться между проектами и задачами без ошибок, за исключением суперзадачников. Только около 2,5% населения занимаются сверхзадачей, и для них многозадачность приводит к повышению производительности.

Однако, если у вас нет этих сверхспособностей (и это нормально), мы предлагаем вам держаться подальше от многозадачности.

Как отслеживание времени может помочь вам избавиться от многозадачности?

Самый удобный способ перестать жонглировать двумя делами одновременно — начать отслеживать свое рабочее время. При регистрации своего времени вам нужно будет ввести описание вашей задачи. Поэтому вы не сможете записать два задания одновременно. Поэтому тайм-трекинг поможет вам:

️нацеливайте свое внимание на одну задачу за раз, и

️ иметь точный обзор своего рабочего дня.

В конечном итоге ваша производительность также улучшится.

Вывод

Если вам сложно сосредоточиться на работе и оставаться продуктивным при удаленной работе, начните отслеживать свое рабочее время. В этом сообщении блога мы собрали список лучших способов, с помощью которых отслеживание времени может повысить вашу продуктивность. Эти техники покажут вам, как приобрести новые конструктивные привычки, например, работать через заранее определенные промежутки времени. Кроме того, эти методы побуждают вас положить конец вредной рутине, такой как прокрастинация.