Преодоление ошибки планирования и ее негативных последствий

Вы когда-нибудь недооценивали количество времени, которое вам потребуется для выполнения задачи или проекта? Или закончилось тем, что вы превысили свой первоначальный бюджет?

Весьма вероятно, что да, даже если ваши навыки тайм-менеджмента, организации и планирования находятся на высоте.

Более того, кажется, что все мы это делаем — систематически и неоднократно.

Конечно, мы всегда можем обвинить в этом закон Мерфи и не нести ответственности за неверные прогнозы.

Однако истина кроется в самой структуре нашего мозга , а именно в одном типе когнитивной предвзятости, называемой ошибкой планирования.

В этой статье мы доберемся до сути, затронув следующие темы:

• В чем ошибка планирования,
• Как распознать когнитивные искажения,
• Шаги к тому, чтобы стать более объективным и
• Важность отслеживания времени в развитии здоровых привычек и мониторинге прогресса.

Мы также приведем примеры из реальной жизни, а также поделимся некоторыми ценными советами и рекомендациями, которые помогут вам преодолеть проблему ошибки планирования, так что читайте дальше.

Феномен ошибки планирования

Давайте начнем с определения феномена, который виноват в нашем принятии желаемого за действительное и установлении нереалистичных ожиданий и сроков.

Термин «ошибка планирования» был введен в 1977 году Даниэлем Канеманом и Амосом Тверски, психологами, которые пытались объяснить эту тенденцию у людей.

Они сформулировали определение явления, сказав, что ошибка планирования заключается в следующем:

« Склонность недооценивать время, необходимое для завершения проекта, зная, что в прошлом аналогичные проекты обычно занимали больше времени. Таким образом, это сочетание оптимистического прогноза относительно конкретного случая перед лицом более общих знаний, которые предполагают обратное. ”

Проще говоря, ошибка планирования относится к феномену предсказания и нереалистичному оптимизму в оценке времени, необходимого для выполнения будущих задач.

Звучит слишком знакомо? Вы не должны корить себя за это, как это случается с лучшими из нас.

И, к счастью, существуют стратегии, которые позволяют более реалистично планировать заранее .

Но прежде чем мы перейдем к шагам по преодолению ошибки планирования, давайте рассмотрим, почему это явление вообще происходит.

Почему люди склонны поддаваться ошибке планирования?

Есть несколько причин, по которым люди продолжают быть самоуверенными в своих прогнозах (даже если они ошибаются каждый раз), например:

• Склонность к оптимизму,
• Настоящее предубеждение,
• Мотивация и
• Социальное давление.

Говоря с поведенческой точки зрения, ошибка планирования влияет на 2 жизненно важных аспекта человеческого поведения:

• Критическое мышление и
• Процессы принятия решений .

Когда два аспекта нарушены, мы с меньшей вероятностью предвидим последствия и делаем правильные предположения, что делает нас менее рациональными и менее склонными смотреть на задачу с разных точек зрения .

Более того, наши организационные навыки и навыки управления временем в значительной степени зависят как от критического мышления, так и от принятия решений, что еще больше увеличивает вероятность вредного воздействия.

Кроме того, есть множество более личных причин, которые каждый из нас может добавить к приведенному выше списку, например, наша неспособность разбить задачи на более мелкие компоненты. В основном это будет зависеть от конкретных задач и того, как мы относимся к их выполнению.

Теперь давайте объясним связь между ошибкой планирования и ключевыми причинами из списка выше.

Причина № 1: склонность к оптимизму

Склонность к оптимизму глубоко укоренилась в нашем мозгу и, по сути, относится к тенденции всегда видеть стакан наполовину полным.

Люди во всем мире склонны иметь эту иллюзию, поэтому чрезмерный оптимизм не является культурным явлением, как объясняет когнитивный нейробиолог Тали Шарот в своей книге «Предвзятость оптимизма: путешествие по иррационально позитивному мозгу» .

Еще один важный ключевой момент из той же книги заключается в том, что наше восприятие мира часто зависит от позитивных ожиданий результата , что не так уж и плохо.

Мы просто должны иметь в виду, что результаты не всегда будут такими же желательными, как мы ожидали , и, таким образом, рассмотреть варианты «что, если».

Интересно, что исследование склонности к оптимизму сообщает, что склонность к оптимизму встречается и у других видов, таких как птицы и крысы, что указывает на то, что это глубоко укоренившийся эволюционный феномен.

С другой стороны, у людей, страдающих депрессией, можно заметить отсутствие оптимистичных тенденций. Согласно Диагностическому и статистическому руководству по психическим расстройствам, пессимизм является ключевым симптомом целого ряда депрессивных расстройств.

Итак, что мы можем заключить о связи между ошибкой планирования и оптимизмом?

Оптимизм — это здоровый мозговой механизм , который помогает нам быть счастливее и увереннее справляться с трудностями, которые бросает нам жизнь.

Однако, если мы хотим воспользоваться его преимуществами и избежать ошибки планирования, мы должны полностью осознавать свою предвзятость . Только так можно не недооценивать риски и добиваться успеха в мире неопределенности.

Причина № 2: текущая предвзятость

Еще одно предубеждение, которое формирует наши процессы принятия решений и, таким образом, способствует возникновению ошибки планирования, — это предубеждение настоящего.

Отношения между нашим прошлым, настоящим и будущим «я » часто сводятся к поиску немедленной награды — выгодной для настоящего «я», — даже если мы знаем, что будущее «я» пожалеет о принятом решении.

В контексте ошибки планирования предвзятость к настоящему мешает быть объективным в отношении будущих событий. Чтобы оправдать удовлетворение нашего настоящего «я », мы создадим идеальный сценарий выполнения задачи, не считаясь ни с какими препятствиями или прерываниями.

Или, говоря словами одного из наших любимых мультяшных героев:

— Это проблема для будущего Гомера! Чувак, я не завидую этому парню!»

Причина № 3: Мотивация

Есть 2 типа мотивации — внутренняя и внешняя — и они оба играют роль в существовании ошибки планирования.

Внутренняя мотивация — это то, что движет нами внутренне, те случаи, когда наше собственное удовлетворение — это само вознаграждение. С другой стороны, внешняя мотивация вращается вокруг внешних факторов вознаграждения, таких как деньги, похвала и т. д.

Связь с ошибкой планирования здесь совершенно очевидна — низкая мотивация может помешать нам действовать, но мы не можем предвидеть, насколько мотивированными мы будем себя чувствовать в будущем .

Кроме того, наши начальные уровни мотивации обычно самые высокие на этапе, когда задача или проект еще абстрактны. Это момент, когда мы знаем о преимуществах, но еще не знаем о таких проблемах, как:

• Препятствия, с которыми мы можем столкнуться,
• Прокрастинация и ее негативные последствия
• Реализация задач нам неприятна.

Поэтому мы создаем план или график, убежденные в том, что указанные уровни останутся такими же высокими, что, к сожалению, часто не так.

Причина № 4: Социальное давление

Люди по своей природе социальные существа — наша жизнь формируется социальными нормами , а также нашими отношениями и взаимодействием с другими людьми.

Мы растем в семьях, работаем в командах, завязываем дружеские и романтические отношения, поэтому вполне естественно, что люди вокруг нас влияют на наше поведение.

Однако это влияние может превратиться в давление, чтобы соответствовать определенному стандарту .

Такой тип давления называется социальным давлением .

Рассмотрим следующий сценарий:

Сегодня понедельник, и вы разговариваете со своим деловым партнером. Вы двое обсуждаете график и обязанности на следующую неделю, так что вы оба полностью осознаете, что нужно сделать.

В какой-то момент вы делаете уверенное заявление, например: «Считай, что это будет сделано к концу недели!»

А затем возникает неожиданное препятствие, и вам приходится брать больничный. Проходит неделя, а вы успеваете выполнить только 70% запланированных дел. Теперь вам нужно просить о продлении срока, и, скорее всего, вы чувствуете себя плохо из-за этого.

Вполне естественно, что мы все хотим произвести хорошее впечатление на других людей , верно? Вот где срабатывает социальное давление, наряду с тенденцией к чрезмерному оптимизму и, возможно, излишней уверенности в себе в будущем.

Однако на самом деле, хотя мы хотим произвести впечатление на других и показать им, насколько мы способны, снова происходит ошибка планирования, как объясняет Дайедра К.С. Моррисси в своей докторской диссертации в Оксфордском университете.

Причин много: от незапланированного больничного до самой сути ошибки планирования — недооценки времени, необходимого для выполнения задачи.

Негативные последствия ошибки планирования

Нереалистичные прогнозы могут быть опасны как в личной, так и в профессиональной сферах жизни.

В индивидуальном масштабе, для начала, это приведет к тому, что мы сорвем сроки и нанесем ущерб нашей репутации или отношениям, выставив нас ненадежными. Более того, это может иметь финансовые последствия и привести к ухудшению психического здоровья.

Но есть и общая картина, такая как мировая экономика и изменение климата.

Вот (не очень) забавный факт : несколько экономистов и нейробиологов, в том числе вышеупомянутая Тали Шарот, утверждают, что склонность к оптимизму, а значит, и неявная ошибка планирования, является « одной из основных причин финансового краха в 2008 году ».

Теперь давайте посмотрим на некоторые другие примеры негативных последствий ошибки планирования.

Отрицательный эффект № 1: неоптимальные результаты проекта

Мы уже упоминали, что ошибка планирования негативно влияет на наше критическое мышление и процессы принятия решений. Итак, давайте рассмотрим влияние постановки нереалистичных целей и сроков в бизнес-среде, особенно для планирования и реализации проектов.

Когда дело доходит до управления проектами, некоторые распространенные последствия ошибки планирования:

• Неоптимальные результаты в отношении качества,
• Пропущенные сроки и
• Финансовые убытки.

Причина в том, что когда мы недооцениваем время, необходимое для выполнения задачи, есть два дополнительных фактора, которые мы не учитываем . Указанные факторы:

• Негативные последствия неправильного принятия решений и
• Финансовые затраты, возникающие из-за задержек в запланированном графике или неточных оценок.

Таким образом, чем сложнее проект, тем более разрушительными могут быть последствия. Вот несколько примеров:

• Неудовлетворенность сотрудников и текучесть кадров,
• Возможность судебных исков и
• Банкротство.

Это касается не только отдельных проектов, но и деловой репутации компании или организации в целом.

Отрицательный эффект № 2: снижение производительности и эффективности

Осознание того, что мы отстаем от запланированного графика, просто расстраивает.

Мы устанавливаем определенные ожидания относительно наших собственных способностей и суждений, и когда эти ожидания не оправдываются, вполне естественно, что мы чувствуем себя обескураженными или даже разочарованными в себе.

Именно тогда уровень нашего стресса повышается, и вместо того, чтобы быть в данный момент, мы склонны беспокоиться о будущем результате.

Эти негативные чувства влияют на нашу мотивацию и, как следствие, снижают уровень нашей производительности и эффективности.

Таким образом, помимо того, что мы уже не на правильном пути, увеличивается предел погрешности, и мы с большей вероятностью будем откладывать и слишком много думать.

Вместо того, чтобы снова винить себя, мы должны напомнить себе, что первоначальный план был ошибочным и неоправданно оптимистичным. Принятие этого факта — первый шаг к преодолению ошибки планирования в будущем.

В конце концов, только если мы знаем о проблеме, мы можем записать и позже проанализировать данные, чтобы предотвратить повторение подобной проблемы и лучше делать точные оценки.

Отрицательный эффект № 3: Плохая самооценка и психологическое благополучие

Как мы упоминали выше, неспособность оправдать наши ожидания напрямую ведет к разочарованию, переутомлению и стрессу.

Без должного понимания роли ошибки планирования мы возложим вину на себя и начнем чувствовать себя подавленными и неадекватными и даже испытаем синдром самозванца.

Как объясняет Чики Дэвис из Berkley Well-Being Institute, такие чувства напрямую связаны с низкой самооценкой и неуверенностью в себе.

Вслед за этим одно из исследований самооценки указывает на то, что самооценка тесно связана с нашим психологическим благополучием и является важным его предиктором.

Что интересно, это прямо противоположно тому, что происходит, когда мы создаем такую ​​же нереалистичную временную шкалу. Таким образом, в отличие от чрезмерного энтузиазма, мы в конечном итоге испытываем снижение мотивации, за которым следует сомнение в наших знаниях и способностях.

Отрицательный эффект № 4: испорченные межличностные отношения

Помимо того, что вы подводите себя, ошибка планирования приводит к разочарованию других людей. Когда срыв сроков и невыполнение обещаний становятся обычным явлением, все вовлеченные или затронутые вами люди будут воспринимать вас как ненадежного и ненадежного человека.

Ваша честность и репутация будут скомпрометированы , поскольку вас будут воспринимать как человека, чьи действия не соответствуют вашим словам и обещаниям .

С точки зрения личной жизни, например, вы можете оказаться тем человеком, от которого все всегда ожидают, что он опоздает на семейные собрания.

С другой стороны, как мы упоминали выше, последствия ошибки планирования в бизнесе могут подорвать доверие к вам и даже привести к краху вашей компании.

Одна из причин заключается в том, что задействовано больше зависимостей, поэтому одна задержка влияет на каждый следующий шаг.

Как следствие, ваши клиенты и деловые партнеры будут считать вас непрофессионалом, с которым нежелательно работать и сотрудничать .

7 полезных стратегий, чтобы справиться с ошибкой планирования

Теперь, когда мы рассмотрели основы, давайте посмотрим, что мы можем сделать, чтобы преодолеть проблему ошибки планирования . К сожалению, не существует волшебной формулы, которая всегда будет работать, но полезные стратегии и методы существуют.

Вот 7 хороших примеров и идей, которые вы можете использовать, чтобы заметить ошибку планирования и бороться с ней.

Стратегия № 1: непрерывные исследования, анализ данных и размышления

Давайте начнем с, пожалуй, самого важного шага — использования данных и предыдущего опыта в своих интересах . Как мы уже объясняли, ошибка планирования возникает из-за предположений и следования нашей интуиции, верно?

Поэтому вместо этого мы должны попытаться быть более объективными и создавать будущие оценки на основе фактических данных. Вот почему отслеживание времени, затрачиваемого на различные задачи и действия, жизненно важно для преодоления ошибки планирования.

Программные решения могут упростить этот процесс, поскольку многие из них предлагают функции отчетов и прогнозирования.

Это чрезвычайно полезно, так как данные для всех членов команды и всех проектов будут учитываться для будущих оценок.

Как вы можете видеть на снимке экрана выше, таким образом вы сможете визуализировать прогресс и сравнить ожидаемое и фактическое время завершения. Кроме того, отчеты и прогнозы проекта помогут найти закономерности, если они есть.

Так, например, вы сможете точно определить, когда происходят задержки или сбои, и таким образом принять меры, чтобы предотвратить их в будущем.

И последнее, но не менее важное: вы можете даже установить некоторые конкретные проблемы, которые можно легко решить или справиться с ними.

Например, в вашем сводном отчете может быть указано, что:

• Один из членов команды постоянно срывает сроки, что всегда приводит к дальнейшим задержкам и продлению всего проекта,
• Внешние поставки от конкретной компании часто опаздывают, и тому подобное.

Стратегия № 2: Отслеживание команды и бюджета для проектов

Мы уже указывали на некоторые негативные последствия ошибки планирования, возникающей при реализации проекта. Теперь давайте посмотрим, что мы можем сделать, чтобы быстро определить, если что-то идет не так, и избежать разрушительных последствий.

Во-первых, важно отслеживать и записывать время, а также любой другой ресурс, используемый чаще, чем вы думаете, что вам нужно.

Чем больше этапов вы определите в дорожной карте проекта, тем больше у вас будет возможностей заметить и отреагировать на сбой или возможные задержки.

Кроме того, для проектов борьба с ошибками планирования должна быть коллективной работой, и поэтому для этой цели лучше всего использовать приложение для отслеживания команды. Таким образом, каждый может следить за ходом проекта и видеть, кто над чем работает.

К счастью, полезных инструментов больше, чем когда-либо — вот пример отслеживания команды и бюджета в Clockify.

Стратегия № 3: Разбивайте сложные задачи на более мелкие и более управляемые

Твердый процесс разбивки конкретных задач проекта может иметь большое значение и значительно снизить опасность ошибок планирования.

Ваша способность правильно определять задачи создаст основу для более подробного расписания и временной шкалы с большим количеством контрольных точек . Эта способность называется микропродуктивностью и служит для того, чтобы заставить нас использовать пошаговую стратегию.

Почему это важно?

Во-первых, более мелкие задачи становятся более выполнимыми, и мы воспринимаем их как более выполнимые , что дополнительно повышает мотивацию к выполнению задачи.

Во-вторых, отслеживание времени, которое вы выделяете на более мелкие задачи, предоставит вам более актуальную и точную информацию обо всем процессе.

И третья существенная причина заключается в том, что просто легче точно определить и оперативно отреагировать на меньшую задержку .

Например, вместо того, чтобы считать, что выполнение задачи «написать ежемесячный отчет» займет 4 дня, попробуйте разбить ее на составляющие.

После разбивки у вас будет несколько более мелких задач (сбор данных, создание визуальных изображений, написание электронного письма и т. д.) с меньшими затратами времени, что позволит лучше понять, какой шаг на самом деле занял больше времени, чем ожидалось .

Таким образом, в следующий раз, когда ваш план будет включать тот же шаг, вы сделаете более точную оценку.

Стратегия № 4: Постоянное совершенствование навыков тайм-менеджмента

Помимо точной оценки времени, необходимого для выполнения задачи, вы также должны сосредоточиться на поиске способа выполнить свои задачи за меньшее время.

И, в конце концов, наши основные навыки тайм-менеджмента включают в себя:

• Планирование,
• Планирование,
• Организация и
• Расстановка приоритетов.

Именно здесь важность тайм-менеджмента становится очевидной в связи с ошибкой планирования.

Вы не только значительно снизите вероятность возникновения ошибки планирования, но и шаги по улучшению набора навыков также будут способствовать органичному развитию здоровых привычек.

Стратегия № 5: трехбалльная оценка для установления более реалистичных сроков

При создании временной шкалы и оценке времени для конкретных задач использование метода оценки по трем точкам поможет вам стать более объективным.

Сам процесс заставляет как минимум рассмотреть наихудший из возможных исходов , наряду с другими исходами, так как используются следующие 3 метрики:

• Самая оптимистичная оценка,
• Наиболее вероятный сценарий, и
• Самая пессимистичная оценка.

Скорее всего, при составлении самой пессимистичной оценки вы уже обнаружите некоторые факторы, которые могут негативно повлиять на выполнение проекта.

Весь смысл в том, чтобы установить более реалистичные сроки, поэтому сам факт того, что вы принимаете эти факторы во внимание, означает, что вы находитесь на правильном пути к преодолению ошибки планирования.

Стратегия № 6: Консультации с внешними сторонами

Как мы упоминали в начале, ошибка планирования возникает из-за того, что наши мозги работают, то есть это внутренняя проблема.

К счастью, можно предотвратить убеждение себя, что мы выполним задачу вовремя, а затем постоянные неудачи.

Чтобы не отправлять свой чрезмерно оптимистичный план, важно запросить обратную связь со стороны и услышать чье-то мнение, прежде чем делать это.

Представление вашего плана коллеге или другу поможет вам дистанцироваться от подхода, ориентированного на интуицию .

Кроме того, мнение непредвзятой третьей стороны может помочь вам так, как вы даже не ожидали, и вы можете услышать несколько отличных советов.

Стратегия № 7: учиться на своих ошибках

И последнее, но не менее важное: имейте в виду, что у нас есть возможность предотвратить ряд негативных чувств, о которых мы упоминали выше, и, в конечном итоге, ухудшение нашего психического здоровья.

Как?

Во-первых, мы должны принять тот факт, что иногда мы откусываем больше, чем можем прожевать .

Более того, признайте, что это случается со всеми.

Таким образом, вместо того, чтобы корить себя, мы действительно можем чему-то научиться на своих ошибках и учесть это знание в следующий раз .

Человеку свойственно ошибаться, а иногда и вовсе терпеть неудачи. Самое важное — это наше восприятие таких событий, поэтому мы должны рассматривать их как возможности для роста и развития .

Поскольку наш мозг на самом деле не настроен на «позитивную» работу с ошибками, мы должны действовать упреждающе и брать дело в свои руки.

Подведение итогов: планируйте незапланированное и избавьтесь от ошибки планирования

Как вы можете заключить из статьи, простого и универсального подхода к устранению ошибки планирования не существует.

Кроме того, нет никаких сомнений в том, что преодоление проблемы, связанной с нашим собственным мозгом, является сложной задачей и требует активных и постоянных усилий. Это не невозможно, но тем не менее, если его не лечить, это становится проблемой, которая мешает успеху.

Итак, суть в том, что проблему ошибки планирования можно решить. Требуется только стратегический подход и небольшая помощь правильных инструментов.

️ Как вы справляетесь с ошибкой планирования? Есть ли у вас какие-либо предложения, идеи, советы или приемы, которыми можно поделиться? Напишите нам по адресу [email protected], и у вас будет шанс быть представленным в этой или в одной из наших будущих статей. И, если вам понравился этот пост и вы сочли его полезным, поделитесь им с кем-то, кто, по вашему мнению, получит от него пользу.