Как планировать свой день и оставаться организованным

Возникли проблемы с выполнением ваших планов? Может быть, повторяете одни и те же ошибки снова и снова, и вы не знаете, как это исправить? Или вы хотите начать планирование, но не знаете, с чего начать?

Что ж, это руководство охватывает ежедневное планирование, которое направлено на то, чтобы вы были последовательными и мотивированными для достижения своих целей. Отбросьте срочность и сжатые сроки в окно и посмотрите, как вы можете стать самой продуктивной версией себя, просто сосредоточившись на себе .

Мы обсудим искусство управления временем, почему важны долгосрочные мечты и как творческий подход к ведению дневника, среди прочего, может выявить в вас лучшее.

Почему долгосрочные цели необходимы для ежедневных планов

Допустим, в воскресенье вечером вы решили начать планировать всю неделю. Обычно наши мысли сразу же обращаются к нашему любимому приложению, календарю или записной книжке и начинаются с понедельника.

НЕПРАВИЛЬНЫЙ. /вставьте сюда звук зуммера/

Конечно, вы, вероятно, знаете, какой у вас текущий проект на работе, поэтому вы можете разбить свои задачи. Или вы просто решили, что хотите сбросить 10 фунтов. Но начиная с самой маленькой единицы — задачи — вы только заставите себя крутиться по кругу. Фактически, ваш ежедневный план может провалиться в первый же день.

Почему? Потому что отсутствует направление.

И именно поэтому вам нужна граница, всеобъемлющая цель, которую вы хотите достичь. Имея это в виду, вы сразу же придумаете более целенаправленные задачи и выполнимые планы.

Вот как.

Начните планирование с создания конкретных долгосрочных целей

Большая часть нашей продуктивности и мотивации к завершению задач зависит от знания того, куда мы движемся и чего мы хотим достичь.

Когда вы ставите перед собой долгосрочные цели, планировать отдельные дни становится проще простого. И это по двум простым причинам:

1. Гораздо легче сохранять мотивацию, когда цели видны, всегда присутствуют в глубине вашего сознания и
2. Планирование становится намного проще, так как задачи более прямолинейны.

Например, если вы говорите, что хотите стать здоровее через шесть месяцев, и останавливаетесь на этом, вместо того, чтобы говорить, что вы хотите стать здоровее, употребляя больше овощей.

В первом случае вы не будете точно знать, как планировать свой день:

• Начать с нескольких сырых овощей в день?
• Исключить фаст-фуд?
• Отказаться от фаст-фуда, есть немного сырых овощей и больше готовить?

В последнем случае, когда вы указываете, что хотите больше овощей, чтобы стать здоровее, ваше планирование сразу упрощается:

• Может быть, вы решите готовить три раза в неделю.
• Составьте список продуктов, который должен включать как минимум четыре-пять овощей.
• Потратьте час на поиск простых рецептов для начала.

Это уже более осязаемые, легко выполнимые ежедневные задачи, которые также можно расширить до еженедельных вех.

Ставьте цели на месяц

Установите вехи на каждый месяц и укажите цель или результат.

Если мы используем приведенный выше пример, вы можете сузить цель есть больше овощей, выполнив следующие действия:

Чем самодостаточнее и управляемее ваши цели, тем больше вероятность, что вы добьетесь их. А что касается ежедневного планирования, вы на шаг ближе к составлению надежных планов на каждый день.

Составляйте еженедельные планы на основе ежемесячных целей

Теперь, если ваша месячная цель на апрель — приготовить 12 вегетарианских приемов пищи, вы уже установили свою недельную цель на весь период — готовить три вегетарианских приема пищи в неделю.

Сразу же вы можете проявить больше творчества — либо съедать по одному вегетарианскому завтраку, обеду и ужину каждую неделю, либо просто попробовать вегетарианские завтраки или ужины… в зависимости от того, что вы предпочитаете. Сделайте это простым или сложным для себя.

Составляйте ежедневные планы как ступеньки для достижения вех

И когда вы составите ежедневный план, связанный с вашей диетой, пришло время разбить недельную цель на маленькие шаги. Например, на трехразовое питание можно делать:

Воскресенье — определите дни вегетарианского питания, найдите рецепты и составьте список продуктов

Понедельник – за продуктами

Вторник — яйца и сыр на тосте на завтрак (может быть, в этот раз попробуйте овсяное молоко)

Среда – /

Четверг – вегетарианская пицца на обед

Пятница – /

Суббота – рис с мускатным орехом, луком-пореем и шпинатом на ужин.

Воскресенье — записывайте впечатления, ищите новые рецепты, составляйте список продуктов

Тот же принцип можно применить к чему угодно — завершению проекта, выработке новой привычки или продвижению вперед в карьере. Более того, метод планирования от большей цели к мельчайшим шагам делает ежедневные задачи более управляемыми и приносящими удовлетворение.

Методы планирования своего дня

Ежедневное планирование — настолько субъективная деятельность, что это никогда не просто «заполнение календаря задачами». Нет двух людей, которые работают одинаково, и то, как они обрабатывают важную информацию, и то, как они тратят свою энергию в течение дня, будет различаться.

В этом разделе мы рассмотрим различные методы, которые вы можете использовать для организации своих задач.

Положитесь на свое «приложение для внутреннего планирования»

Вы не хотите быть привязанным к организационному или продуктивному приложению. Потому что что происходит, когда он исчезает или больше не обновляется? Вам придется пересмотреть свои привычки планирования с нуля.

Вместо этого специалист по тайм-менеджменту Майк Варди советует лучше использовать свое «внутреннее приложение». То есть создание более организованного мышления, которое не будет полагаться только на цифровые приложения (такие как календари, списки дел и т. д.). Эти инструменты здесь, чтобы быть просто инструментами. Однако со временем мы стали чрезмерно зависимы от них.

Варди утверждает, что, как только вы разберетесь с «внутренним приложением», вы обнаружите, что переключаться между приложениями очень просто, без риска провала вашего ежедневного планирования.

Метод управления временем Майка Варди

В кратком выступлении для Prod Con в 2019 году Варди объясняет, почему он считает, что время — это концепция, созданная человеком. Что вместо того, чтобы отслеживать каждый час нашего времени, нам нужно в первую очередь смотреть на важность задач. Он утверждает, что переход к такой точке зрения дает нам возможность составлять свои собственные графики, основываясь на важности задач, а не на их срочности.

Здесь мы собираемся более подробно рассмотреть, как планирование времени значительно упрощает ежедневное, еженедельное или ежемесячное планирование.

1. Не зацикливайтесь на себе

Прямо у ворот Варди предупреждает не планировать каждый час своего дня. Это только усложнит задачу, если ваш день пойдет под откос. Например, чрезвычайная ситуация в семье, срочная встреча или внезапный сдвиг сроков.

Плотный график очень похож на карточный домик. И если какое-то одно событие угрожает его опрокинуть, становится еще более напряжённым снова планировать те же самые вещи, распределяя ресурсы, время и энергию. Так же, как перестроить карточный домик так быстро, как вы можете.

Вот где Варди советует меньше сосредотачиваться на строгих временных ограничениях и пробовать дневную тематику.

2. Метод дневной тематики

В статье на productistist.com Варди написал о своем собственном открытии тематики дня. Тематика дня основана на ограничении ваших возможностей (и, таким образом, упрощении) процесса планирования. Цель состоит в том, чтобы избавить ваш мозг от стресса, связанного с планированием, путем назначения определенных задач в определенные дни.

Варди сначала выписывал свои задачи, а затем распределял их по отдельным категориям. Затем, основываясь на этих категориях, он выводил, какие темы он будет назначать на каждый день. Темы, которые он сделал, были (начиная с понедельника):

Оптимизация, видео, аудио, обучение, глубокая работа, семья/работа по дому, планирование

Примерно так же для кого-то темы могут выглядеть так:

Образование, Семья/Домашние дела, Письмо, Общение (социальные сети, электронная почта и т. д.), Клиенты, Планирование

Все зависит от направления работы каждого человека, его образа жизни и уровня энергии. Некоторые люди могут даже оставить один из своих дней без темы, чтобы сделать перерыв в еженедельной рабочей нагрузке. Как мы уже упоминали, планирование — очень субъективная вещь, которая требует от вас создания структуры, которая будет работать на вас.

3. Вертикальная и горизонтальная тематика

Вертикальное тематическое оформление — это процесс тематического оформления дня из предыдущего, при котором определенные задачи будут приходиться на определенный день. В случае с Варди расписание выглядело так:

Горизонтальные темы — это задачи, которые необходимо повторять ежедневно — например, проверка электронной почты, медитация, важные звонки и т. д. В календаре или расписании они обычно выглядят так, отсюда и название:

В сочетании вертикальная и горизонтальная тематика делает вас мастером планирования.

Почему?

Потому что вертикальная тематика позволяет вам выделить дни для конкретных задач, важных для достижения ваших целей. Это не строгие сроки, а просто схема, которая помогает вашему мозгу лучше сосредоточиться. А горизонтальная тематика — это метод планирования, разработанный для тех задач, которые вам нужно выполнять каждый день.

Естественно, вы не будете делать «тренировочный день» темой, а будете ходить в спортзал только по вторникам. Тема слишком узкая и гораздо лучше работает как часть головоломки в горизонтальной теме.

4. 5 режимов для категоризации ваших задач

Чтобы получить преимущество при распределении ваших задач по темам, Варди составил краткое руководство по 5 категориям работы на основе режима. Эти режимы:

1. На основе темы: задачи, объединенные в группы на основе аналогичной классификации.
   Например: семейный режим, глубокая работа, письмо и т. д.
2. На основе ресурсов: задачи группируются в зависимости от необходимых вам инструментов или мест, где вы их заканчиваете.
   Пример: режим документа Word
3. На основе энергии: задачи группируются вместе в зависимости от количества необходимой энергии.
   Пример: высокий, средний, низкоэнергетический режим.
4. Основанные на деятельности: Варди также называет их основанными на глаголах. Они тесно связаны с вашими долгосрочными целями.
   Например: выполнение поручений, обучение, обучение и т. д.
5. На основе времени: наиболее знакомые — задачи, объединенные в группы в зависимости от того, сколько времени требуется для их выполнения.
   Пример: 5-минутный режим, 25-минутный режим и т. д.

Отличный пример того, как режимы работают с ежедневными планами и как они связаны с вашими общими целями, взят из собственной презентации Варди.

Источник: themorningeffect.com

Здесь задача ответа на счет относится к режиму электронной почты (поскольку он классифицировал ее на основе необходимых ему инструментов), попадает в его ежемесячный коучинговый проект (как более крупная цель) и запланирована на то время дня, когда он делает его электронные письма.

Хотя такое планирование кажется немного сложным, Варди заверяет в своем выступлении на ProdCon , что просто требуется некоторое время и небольшие шаги, чтобы быстро понять, как работают категории времени и режимов. Изучение их обеспечивает отличный самодостаточный инструмент для создания собственной структуры, которая почти не будет полагаться на временные ограничения и вместо этого сосредоточится на том, что важно для вас.

Метод пакетной обработки задач

Еще один распространенный метод планирования дня называется группированием задач. Это менее сложно, чем создание времени, но отражает ту же суть. Так что это может быть хорошей отправной точкой.

При пакетировании своих задач вы просто группируете похожие задачи вместе — например, утром вы обрабатываете всю электронную переписку. Это включает в себя счета, отзывы, организацию встреч и т. д. Во второй половине дня вы сосредотачиваетесь на важных рабочих задачах и оставляете любые другие проблемы с электронной почтой на следующий день.

Группирование задач в течение дня предотвращает переключение контекста — момент, когда вашему мозгу становится труднее сосредоточиться на новой задаче, потому что она сильно отличается от той, которую вы только что выполняли.

Например, при организации встречи вы: составляли список людей, уведомляли их об этом и теме, корректировали приглашение, и через 30 минут вы вдруг переключаетесь на написание отзыва дизайнеру для новой главной страницы. дизайн.

Нашему мозгу требуется 20 минут, чтобы полностью сосредоточиться на новой задаче, если она не имеет ничего общего с тем, что мы делали раньше.

Таким образом, группирование задач помогает вашему разуму оставаться в правильном направлении и оставаться продуктивным, не прилагая дополнительных усилий.

Метод геймификации

Такие приложения, как Habitica, LifeRPG и EpicWin, относятся к ежедневным расписаниям как к видеоиграм. Для тех, кто не видит себя привязанным к строгому расписанию и минималистскому пользовательскому интерфейсу или журналам, геймифицированное планирование может стать решением.

Источник: androidauthority.net

Эти приложения спроектированы так, чтобы дать вам свободу называть и маркировать каждую задачу и назначать им определенное количество очков опыта (сокращенно EXP). И когда вы заканчиваете каждое из них, вы получаете установленное количество опыта, повышая себя (или своего персонажа), чтобы стать более сильным. Это отличное наглядное пособие для тех, кому трудно увидеть какой-либо прогресс в выполнении своих задач.

Точно так же энтузиасты пера и бумаги делают журналы в форме книг по ролевым играм. Райдер Кэрролл, создатель Bullet Journal , сделал отличную запись в блоге, в которой рассказал о своем методе ежедневного планирования RPG.

Источник: Bulletjournal.com

Независимо от того, выбираете ли вы цифровое приложение или создаете собственную книгу квестов, геймификация ежедневного планирования — вполне жизнеспособный метод. Это делает путь к достижению целей более интересным и делает повседневную жизнь немного веселее.

Как убедиться, что ваши планы на день остаются в силе

Теперь, когда мы обсудили методы составления ежедневных планов, как вы можете убедиться, что придерживаетесь их? Мы обсудим три способа управления задачами, чтобы ваше ежедневное планирование не пропало даром.

Делайте задачи как можно меньше

В этот момент даже маленькие птички знают, что чем меньше ваши задачи, тем больше вероятность, что вы их закончите.

Всякий раз, когда вы начинаете планировать, убедитесь, что задачи не занимают у вас больше часа.

Используйте метод решения задач, который вам подходит

Если вы хотите оставаться в курсе своих задач, есть множество методов управления временем на выбор, в зависимости от того, как вы справляетесь с работой. Некоторые из наиболее известных включают в себя:

• Матрица Эйзенхауэра

Сортировка задач по четырем разным категориям в зависимости от их срочности и важности ;

• Блокировка времени

Разделите свой день на блоки времени, предназначенные для разных задач (в зависимости от времени);

• Съешь эту лягушку

Составление списка дел на основе важности задач – самые важные идут первыми;

• Биологическое прайм-тайм или (циркадный ритм)

Составление графика на основе уровня вашей энергии в течение дня;

Проявите творческий подход к ведению журнала

В последние несколько лет мы наблюдаем бум ведения журнала пуль. Pinterest наполнен креативными идеями для отслеживания привычек, записи мыслей или планирования карьерного роста.

Некоторых привлекает эстетический подход и почти медитативное ощущение процесса. Для некоторых это чувство выполненного долга, когда они заполняют флажки маркерами. И со временем они могут размышлять о красочном путешествии, которое они совершили. Креативное ведение дневника делает ежедневное планирование чем-то захватывающим.

Источник: fruitfullive.com

Если вы считаете себя более визуальным типом и в то же время ищете хорошее новое практическое хобби, пулевой журнал может быть для вас. Как мотиватор и постоянный отчет о ваших достижениях, это отличное место для начала.

Пересмотрите и попробуйте еще раз

Последняя, ​​но, пожалуй, самая важная часть ежедневного планирования — это пересмотр. Нужно взять за привычку отслеживать их время и впечатления, пересматривать, анализировать данные и переделывать свое расписание.

Потому что без достаточного самоанализа и обучения на ошибках человек, скорее всего, вообще откажется от планирования. Итак, как вы должны пересматривать, чтобы извлечь из этого максимальную пользу?

Отслеживайте время, чтобы получать точные данные

Ключевым игроком в вашем планировании и пересмотре является тайм-трекер. Хотя вам не нужно ограничивать себя дедлайнами, если вы решите этого не делать, единственный реальный способ узнать, сколько продуктивного или потерянного времени у вас есть, — это отслеживать каждое действие.

Теперь может быть скучно рассматривать другое приложение для использования только для отслеживания времени. Но такие приложения, как Clockify, например, были созданы для беспрепятственной интеграции в любой браузер, основные платформы и приложения. Вы можете включить его в свой ежедневник в Календаре Google или Todoist и нажать всего одну кнопку, чтобы запустить таймер.

И с минимальными усилиями вы получите подробный отчет о том, как прошел ваш день и куда ушло время.

Напишите свои впечатления

Каждый раз, когда происходит что-то, что влияет на ваши планы либо положительно, либо отрицательно — записывайте это. Внезапно возникла встреча, и это разрушило ваше внимание? Запиши это. Задача заняла у вас на удивление меньше времени, чем вы думали? Запиши это. Совет коллеги дал вам пищу для размышлений? Запишите это, чтобы обдумать позже.

Превратите это в привычку и используйте стикеры, чтобы легче вспоминать. Вы удивитесь, как мало информации мы можем запомнить в течение дня.

А в конце дня вы можете провести 10-минутный ритуал, чтобы объединить все свои ежедневные записи для более крупного еженедельного обзора.

Делайте еженедельный или двухмесячный обзор

Независимо от того, выделяете ли вы тематический день для планирования или выделяете для него временной блок, хорошо иметь привычку просматривать все собранные данные и анализировать их. Вы можете легко заметить, что вас больше всего отвлекает, как колеблется уровень вашей энергии, или если сами задачи сформулированы недостаточно хорошо.

Удивительно, что вы можете узнать, просто отслеживая свой прогресс. Пересматривая время от времени, вы обязательно будете напоминать себе о том, каковы конечные цели и как их достичь быстрее. Без него вы с большей вероятностью повторите те же ошибки или упустите возможности улучшить свою производительность и рабочий процесс.

Вывод

Начните с постановки долгосрочных целей, а затем разбейте их на ежемесячные, еженедельные и ежедневные этапы, чтобы убедиться, что ваши задачи целеустремленны. А избавившись от нехватки времени и срочности, вы сможете начать ценить эти задачи и их цель.

Планирование дня — это больше, чем просто заполнение календаря задачами. Речь идет об активном взаимодействии с вашими долгосрочными целями и о том, как вы хотите улучшить определенные аспекты своей жизни. Более того, если мы сосредоточимся на важности задач, а не уложимся в максимальное количество вещей за 24 часа, планирование может сделать нашу жизнь богаче.