Разбивка на 5 этапов управления проектами
Опубликовано: 2022-06-12Каждый проект состоит из пяти отдельных этапов. Узнайте о них все, чтобы реализовать успешные проекты.
Вы когда-нибудь задумывались, почему одни проекты терпят неудачу, а другие добиваются успеха? Что отличает хороший проект от плохого? Ответ заключается в эффективности управления проектом, на которую влияют этапы управления проектом.
Хорошо управляемый проект состоит из пяти отдельных фаз: инициация, планирование, выполнение, мониторинг и закрытие. Они относятся к различным этапам, через которые проходит проект от начала до конца. Поэтапное управление проектом — проверенный способ обеспечить своевременное завершение в рамках бюджета и объема.
Каждый этап имеет определенную цель, и пять этапов должны быть выполнены по порядку. Неаккуратное управление этапами проекта может привести к срыву сроков, раздутому бюджету или провалу проекта.
Если вы руководитель проекта и хотите эффективно управлять проектами и избегать ловушек, этот блог для вас. Мы объясняем различные наборы возможностей, которые предоставляет каждая фаза, и различные цели, которые каждая из них имеет. Но сначала давайте разберемся с основами этапов управления проектами и их важностью.
Почему вы должны сосредоточиться на фазах проекта?
Этапы проекта позволяют отслеживать ход выполнения и выявлять потенциальные проблемы на раннем этапе, разбивая проект на более мелкие и более управляемые части. Это помогает избежать дорогостоящих ошибок и задержек, которые могут отклонить ваш проект от предполагаемого бюджета и графика.
Кроме того, этапы управления проектом помогают улучшить взаимодействие между членами команды за счет уточнения ролей и обязанностей. Четко определенные задачи и цели помогают членам вашей проектной группы не сбиться с пути и эффективно работать вместе.
Фаза 1: Инициация проекта
Первый этап проекта посвящен началу работы. На этапе инициации вы получаете четкое представление о целях, масштабах и задачах проекта. Настало время собрать команду и начать принимать решения о том, как будет выполняться работа.
Этап инициации проекта включает в себя принятие решения о методологии управления проектом, создание бюджета и получение необходимых одобрений от заинтересованных сторон для продвижения проекта вперед. Инициация проекта — самый важный этап, так как он задает тон и направление для всего проекта. На этом этапе вам необходимо получить четкое представление о целях, масштабах и целях проекта. А для этого нужен устав проекта.
Устав проекта - это заявление о масштабах проекта, целях, результатах и участниках. Вы должны создать его, чтобы найти ответы на такие вопросы, как: Какова цель проекта? Почему вам стоит заняться этим проектом? Кто будет задействован на протяжении всего жизненного цикла проекта? Устав обеспечит четкое видение проекта и обеспечит его соответствие вашим бизнес-целям.
Лучшие практики, чтобы максимально использовать этап инициации проекта:
- Обязательно вовлеките всех заинтересованных сторон проекта на этом этапе.
- Используйте программное обеспечение для управления проектами, чтобы разработать четкий и краткий устав проекта, в котором излагаются цель, задачи и задачи проекта.
- Создайте расписание проекта, в котором подробно описаны все задачи проекта, которые необходимо выполнить, и сроки их выполнения.
- Соберите команду квалифицированных специалистов, обладающих навыками и опытом для выполнения проектной работы.
- Разработайте бюджет и получите одобрение от всех необходимых сторон.
- Создайте план управления рисками для выявления и снижения потенциальных рисков проекта.
- Запланируйте совещание по запуску проекта в конце фазы инициации, чтобы убедиться, что все находятся на одной странице с самого начала, и избежать неожиданностей в дальнейшем.
Этап 2: Планирование проекта
Второй этап посвящен планированию вашего проекта. Это когда вы берете всю информацию, собранную на этапе инициации, и используете ее для создания подробного плана действий для достижения целей проекта. Этап планирования включает в себя постановку задач, разработку планов коммуникации и определение результатов или целей проекта.
Убедитесь, что ваши цели достижимы, используя метод «Конкретный, измеримый, достижимый, актуальный и своевременный» (SMART). Такой подход поможет вам создать осязаемые цели, измеримые, достижимые, соответствующие целям вашей компании и ограниченные во времени.
ЧИСТЫЙ, что означает «совместный, ограниченный, эмоциональный, заметный и уточняемый», — это еще один метод постановки целей, ориентированный на результат, который вы можете использовать. Этот подход гарантирует, что ваши цели являются совместными (разделяемыми командой), ограниченными по масштабу, эмоциональными (мотивирующими), ощутимыми и могут быть уточнены по мере необходимости.
Передовой опыт, позволяющий максимально эффективно использовать этап планирования проекта:
- Создайте подробный план проекта, определяющий все задачи, сроки и ответственных лиц.
- Назначайте задачи членам команды проекта и предоставляйте им ресурсы, необходимые для выполнения их работы.
- Разработайте четкий и краткий план коммуникации, чтобы держать всех в курсе хода проекта.
- Следите за ходом проекта в режиме реального времени и при необходимости вносите коррективы в план проекта.
- Используйте программное обеспечение для планирования проектов, чтобы создать хорошо продуманный план проекта. Программное обеспечение упростит мониторинг хода проекта и поможет выявить потенциальные проблемы до их возникновения.
Фаза 3: Реализация проекта
На этом этапе основное внимание уделяется воплощению плана проекта в жизнь и выполнению работы. Это когда члены команды начинают работать над поставленными задачами и начинают продвигаться к целям проекта. Ваша роль на этом этапе состоит в том, чтобы разумно делегировать задачи, оказывать поддержку и направлять вашу команду, а также отслеживать прогресс, чтобы проект не сбивался с пути.
Чтобы задачи выполнялись эффективно, делегируйте их нужным людям. Убедитесь, что вы назначаете задачи на основе навыков, опыта и доступности каждого человека. Кроме того, предоставьте четкие инструкции о том, что необходимо сделать и как это должно быть сделано. Это поможет избежать путаницы и обеспечить выполнение задач так, как вы хотите.
Лучшие практики, чтобы максимально использовать этап выполнения проекта:
- Регулярно связывайтесь с членами команды, чтобы оказать поддержку и ответить на вопросы, которые у них могут возникнуть.
- Держите открытый канал связи с заинтересованными сторонами проекта, чтобы информировать их о прогрессе.
- Будьте готовы корректировать план проекта по мере необходимости, основываясь на отзывах и новой информации.
- Отслеживайте ход выполнения и вехи, чтобы проект не сбивался с пути.
- Используйте программное обеспечение для отслеживания проектов, чтобы точно отслеживать прогресс и этапы.
- Оставайтесь гибкими. Вещи, которые вы не планировали, неизбежно всплывут, поэтому важно уметь адаптироваться и вносить изменения по мере необходимости.
Фаза 4: Мониторинг и контроль проекта
Четвертый этап заключается в регулярном мониторинге проекта, чтобы убедиться, что он не сбивается с курса. Это когда вы внимательно следите за прогрессом и производительностью команды проекта и сравниваете его с первоначальным планом.
Чтобы убедиться, что вы придерживаетесь первоначального плана, определите критические факторы успеха вашего проекта (CSF), т. е. факторы, критически важные для определения успеха вашего проекта, а также ключевые показатели эффективности (KPI), т. е. метрики, используемые для оценки эффективности проекта.
CSF — это набор условий, которые должны быть соблюдены, чтобы проект был успешным, тогда как KPI — это метрики, которые измеряют, выполняются ли CSF или нет. Например, CSF для проекта разработки веб-сайта может запускать сайт вовремя, а его KPI может выполнять определенное количество задач в неделю.
Лучшие практики, чтобы максимально использовать этап мониторинга проекта:
- Проводите регулярные собрания команды, чтобы отслеживать прогресс и выявлять любые проблемы, которые необходимо решить.
- Проводите регулярные встречи с заинтересованными сторонами, чтобы держать их в курсе прогресса и решать любые проблемы, которые у них могут возникнуть.
- Регулярно анализируйте данные проекта, чтобы убедиться, что ваш проект идет по плану.
- Постоянно обновляйте проектную документацию, чтобы при необходимости можно было легко вернуться к ней. Это также поможет вам, когда придет время написать окончательный отчет по проекту.
- Документируйте уроки, извлеченные на протяжении всего проекта, чтобы улучшить процессы для будущих проектов.
Этап 5: Закрытие проекта
Пятая и последняя фаза — это не что иное, как завершение проекта и подведение итогов. На этом этапе вы создадите окончательный отчет, документирующий весь проект от начала до конца. Этот отчет должен включать подробную информацию о целях проекта, результатах, извлеченных уроках и любую другую соответствующую информацию.
Лучшие практики, чтобы максимально использовать фазу закрытия проекта:
- Сравните цели проекта с результатами, чтобы убедиться, что они достигнуты.
- Определите любые уроки, извлеченные в ходе проекта, и задокументируйте их для дальнейшего использования.
- Проведите собрание команды, чтобы подвести итоги проекта и поблагодарить членов команды.
- Не забудьте отпраздновать успехи и достижения проекта с вашей командой, как только проект будет завершен. Это поможет повысить моральный дух и мотивацию для будущих проектов.
Эффективно управляйте этапами проекта, чтобы обеспечить успех
Эффективное управление проектами необходимо для любого бизнеса, большого или малого. Эти пять этапов управления проектами помогут обеспечить хорошую организацию ваших проектов, соблюдение графика и бесперебойную работу от начала до конца.
Просто не забывайте быть гибкими и адаптируемыми, так как вещи, которые вы не планировали (например, изменения в требованиях к проекту, бюджете или любые другие непредвиденные проблемы), могут возникнуть в любое время. И самое главное, не забудьте отпраздновать успех, как только проект будет завершен.
Краткие советы по эффективному управлению этапами проекта
- Определите объем проекта и создайте подробный план. Без четкого понимания того, что влечет за собой ваш проект и что необходимо сделать, будет сложно обеспечить успех проекта. Создание подробного плана поможет вам отслеживать прогресс и обеспечивать своевременное выполнение всех необходимых задач.
- Соберите сильную и целеустремленную команду. Достижение успеха требует усилий сильной и решительной команды. Поэтому соберите команду, которая готова принять вызов и обладает необходимыми навыками и знаниями для завершения проекта.
- Делегируйте задачи и обязанности в соответствии с сильными сторонами каждого члена команды. Чтобы максимально использовать сильные стороны вашей команды, соответствующим образом делегируйте задачи и обязанности. Это поможет обеспечить эффективное выполнение всех задач.
- Ставьте четкие цели и этапы и отслеживайте прогресс на протяжении всего жизненного цикла управления проектом. Без четких целей будет сложно оценить успех вашего проекта. Обязательно устанавливайте контрольные точки и отслеживайте прогресс, чтобы в процессе можно было вносить необходимые коррективы.
- Будьте готовы адаптировать и корректировать свой план по мере развития проекта: По мере продвижения вашего проекта будьте готовы адаптировать и корректировать свой план управления проектом. Эта гибкость поможет вам справиться с неожиданными проблемами и обеспечить успех вашего проекта.
При управлении различными этапами проекта вы можете столкнуться с несколькими рисками. Вот некоторые ресурсы по управлению рисками проекта, которые помогут справиться с этими рисками:
|