Как личное хронометраж помогает оставаться в курсе дел

Отслеживание ваших личных проектов и достижение личных целей может быть таким же трудным и трудоемким, как и работа; это часто требует такого же уровня самоотверженности.

Чтобы успевать все, нужны хорошие навыки тайм-менеджмента и организаторские способности. Хронометраж — хороший способ сделать весь процесс более плавным.

В этой статье мы рассмотрим все, что вам нужно знать о личном хронометраже — что это такое, почему это важно и как отслеживать личное время.

Что такое хронометраж?

Согласно словарю, хронометраж означает «запись времени, учет часов, отработанных сотрудниками».

Хронометраж чаще всего используется в деловом мире, потому что, как гласит известная поговорка, «время – деньги». Предприятия и фрилансеры отслеживают свое рабочее время, чтобы они могли точно выставлять счета, быть прозрачными, проще планировать проекты, оптимизировать рабочие процессы и улучшать управление работой.

(Очень) краткая история хронометража

Люди пытались отслеживать время с самого начала цивилизации.

Одним из самых первых инструментов были теневые часы. Они состояли из вертикально вкопанной в землю палки, которая образовывала тень, и маркеров на пути тени, которые делили день на сегменты.

Даже в древних обществах было важно измерять время, чтобы рабочим можно было точно платить. Забавный факт: согласно этой статье из DailyMail, поскольку экономика была основана на перераспределении товаров, рабочие из Месопотамии и Египта получали пиво в качестве зарплаты, помимо другой еды.

Поскольку солнечные часы бесполезны, когда солнце не светит, нам нужно было что-то другое; технология перешла к механическим устройствам (водяные часы, часы со свечой и песочные часы, среди прочего). В 17 веке она продвинулась еще дальше, когда были изобретены маятниковые часы. Все-таки вращение Земли было самыми важными «часами».

Технологии хронометража получили дальнейшее развитие после промышленной революции, когда отношения между работодателем и работниками стали определяться старым добрым принципом «время – деньги», о котором мы уже упоминали.

Считается, что первые часы для отслеживания посещаемости были созданы в 1888 году Уиллардом Ле Гранд Банди, ювелиром из Нью-Йорка. В его патенте о механических регистраторах рабочего времени говорится таким образом, что подразумевается, что более ранние регистраторы уже существовали; однако он внес некоторые улучшения, например, у каждого сотрудника был свой ключ.

Через год эти часы начали производиться серийно. Однако, как и остальная техника того времени, они были громоздкими и сложными в использовании.

В настоящее время все делается в цифровом виде, а технологии настолько развиты, что даже если вы не занимаетесь бизнесом, вы можете быстро и легко отслеживать свое время для своих личных проектов и целей.

Почему важен хронометраж?

Вот самые важные преимущества хронометража, а также причины, по которым вам следует подумать о том, чтобы включить его в свою повседневную жизнь и при работе над своими личными проектами.

Как хронометраж повышает вашу продуктивность

Одним из самых больших преимуществ отслеживания времени является то, что оно повышает вашу производительность. Вот как:

Психологический способ повышения производительности

Вы когда-нибудь слышали об эффекте Хоторна?

Эффект Хоторна — это термин, относящийся к тенденции работать усерднее и работать лучше, когда вы знаете, что за вами наблюдают и/или оценивают.

Он был назван в честь исследования, проведенного на заводе Hawthorne Western Electric (отсюда и название) в Иллинойсе, США, в 1920-х годах.

Первоначально он был проведен для изучения влияния освещения на производительность труда. Когда улучшилось освещение, выросла и производительность. Однако производительность снова улучшилась, когда освещение было уменьшено, хотя ожидалось, что оно ухудшится. Исследователи были в недоумении.

Производительность рабочих повышалась всякий раз, когда менялись условия труда (к лучшему или к худшему), будь то освещение, рабочее время или перерывы на отдых.

Оказалось, что не переменные рабочей среды изменили поведение, а тот факт, что за ними наблюдают. По мнению многих, эффект Хоторна неизбежен в исследованиях и исследованиях, в которых люди используются в качестве субъектов.

Как это может помочь вам и вашей продуктивности?

Когда вы начнете вести хронометраж, не будет таинственной сущности Большого брата, наблюдающей и оценивающей вас, не волнуйтесь. Наш мозг работает таким образом, что когда мы знаем, что то, что мы делаем, оценивается, мы подсознательно стараемся больше и, следовательно, работаем лучше. Используйте нашу врожденную психологическую особенность в своих интересах: измеряйте собственное время.

Практический способ повысить производительность

Промедление часто является самым большим врагом продуктивности, и отслеживание времени может помочь в этом.

Наблюдение за работающим таймером, т. е. визуальное представление каждой прошедшей секунды, не позволит вам тратить ценные моменты впустую — это побудит вас немедленно заняться задачей. Кроме того, знание того, что если вы прокручиваете Instagram в течение часа, вам придется записать это, вам немного легче сопротивляться желанию перейти в социальные сети.

Или, как мы продолжаем говорить себе: «Я просто проверю свои социальные сети на минутку, а затем сразу же вернусь к работе».

Еще одна проблема — многозадачность: даже если вы стремитесь сделать больше за меньшее время, в конечном итоге вы теряете концентрацию и фактически достигаете меньшего.
При использовании приложений для отслеживания времени вы не можете вводить две записи одновременно, что вынуждает вас сосредотачиваться на одной задаче за раз. Выполнение задач по одному делает вас более эффективным. Когда вы переключаетесь с одной задачи на другую, вашему мозгу нужно некоторое время, чтобы привыкнуть к другому способу мышления, из-за чего вы теряете концентрацию и становитесь менее продуктивными.

Вы делаете дела быстрее и лучше, когда не работаете в режиме многозадачности.

Николас Барон, который работал SEO-менеджером и консультантом по развитию в таких компаниях, как Grammarly, Ticketmaster и Honey, сказал в статье, опубликованной inc.com:

«Вместо того, чтобы отвечать на звонки, проверять электронную почту, а затем переключаться между несколькими незавершенными задачами, отслеживание времени фактически побуждает меня сосредоточиться на одном деле в течение длительного периода времени, чтобы улучшить свою концентрацию и производительность. Кроме того, отслеживание времени — отличный способ напомнить мне вставать и двигаться каждые 50 минут, чтобы проветрить голову и освежить свои взгляды».

Качество жизни улучшается

Когда вы начнете отслеживать свое время, у вас будет доступ к данным, которые показывают, как именно вы его тратите. Вы можете столкнуться с болезненным осознанием того, что тратите слишком много времени на вещи, которые на самом деле не имеют значения. Как бы неприятно это ни было поначалу, вы можете использовать это как возможность внести изменения и начать тратить больше времени на то, что вам дорого.

На что вы тратите слишком много времени? На что вы не тратите достаточно времени? Отражает ли ваш график ваши ценности и цели, которых вы пытаетесь достичь? Если нет, то что вы можете изменить?

Если вы ответите на эти вопросы и осуществите необходимые изменения, качество вашей жизни улучшится, поскольку вы будете вкладывать свое время и энергию в то, что имеет значение и приносит вам удовлетворение.

Наличие баланса между работой и личной жизнью

До сих пор мы говорили о том, как хронометраж помогает вам:

• Знайте, сколько времени занимает каждая из ваших задач,
• Знайте, каковы ваши приоритеты,
• Выявление второстепенных и трудоемких задач,
• Сосредоточьтесь на своей работе,
• Свести к минимуму прокрастинацию,
• Избегайте многозадачности.

Все это направит вас на правильный путь, чтобы составить расписание, которое позволит вам иметь здоровый баланс между работой и личной жизнью. Это позволяет вам лучше организоваться и уделять достаточно времени всему важному, включая здоровье, сон и социальную жизнь, а не только работу 24/7.

Дополнительный совет при составлении графика: учитывайте время дня, когда вы наиболее продуктивны — для кого-то это может быть раннее утро, а для кого-то — поздняя ночь. Если вы приспособите свой график к своему естественному ритму, вы будете более сосредоточены и будете выполнять дела быстрее. Работай умом, а не силой!

Как отслеживать личное время?

Вы решили, что хотите начать отслеживать свое время, но не знаете, как это сделать? На самом деле это проще, чем вы думаете. Ни один из методов не требует больше, чем несколько простых шагов.

Выберите метод хронометража

Первый шаг – выбор метода. Вы можете использовать ручку и бумагу или электронную таблицу, но это самое быстрое и простое в использовании программное обеспечение для отслеживания времени. Даже в программном обеспечении для хронометража есть различные варианты, которые вы можете выбрать в соответствии с вашими предпочтениями.

Отслеживание времени с помощью таймера является простым и очень полезным, если вы хотите или должны быть точными при отслеживании.

Все, что вам нужно сделать, это

1. запустить таймер,
2. укажите, над каким проектом или задачей вы работаете, и
3. остановите таймер, когда закончите работу над этим проектом.

Расписания — это быстрый способ добавить сразу много записей.

1. Выберите проект, над которым вы работаете,
2. Напишите, сколько вы работали над этой задачей,
3. Добавьте строку для каждой задачи/проекта, над которым вы работали в этот день.

Ручное отслеживание времени идеально подходит для отслеживания всех ваших задач за один раз. Он позволяет добавлять записи времени одну за другой, указывать время начала и окончания, а также дату.

Автоматический трекер времени отлично подходит, если вы хотите отслеживать что-то, что делается на компьютере. Вам не нужно ничего делать, он автоматически записывает время, которое вы проводите за компьютером. Это самый быстрый метод из всех, но его нельзя использовать для задач и действий, которые не являются цифровыми.

Вы также можете использовать технику блокировки времени, используя представление календаря, если вы визуальный человек. Вы определяете определенные временные блоки для задач, событий и действий в своей жизни, а затем добавляете их в свой календарь.

Делайте еженедельные обзоры

Каждую неделю или около того проверяйте свою панель инструментов и подробный или еженедельный отчет о своем приложении для отслеживания времени. Это важно сделать, чтобы вы могли оценить, как вы тратите свое время, и если вам нужно внести какие-либо изменения в свой график.
Когда вы начнете вести хронометраж, вы, естественно, станете лучше понимать, куда уходит ваше время, но просмотр всех данных поможет вам получить полную картину. Это облегчит планирование и позволит увидеть недостатки вашего графика, а также оптимальный способ его улучшить.

Вывод

Хронометраж — это отличная практика для достижения ваших личных целей по целому ряду причин, наиболее важной из которых является то, что она повышает вашу производительность и помогает вам тратить время на то, что вы цените и что важно для вас, тем самым улучшая качество вашей жизни.

Самый простой вариант — получить приложение для отслеживания времени и использовать его так, как вам удобно, независимо от того, решите ли вы заполнять табели учета рабочего времени, записывать время или использовать какой-либо другой метод.

Что бы вы ни выбрали, это будет шагом вперед к правильному управлению временем и выполнению ваших личных проектов.