Полное руководство по переводу вашей АТС на VoIP

«Мы хотим делать все медленно, с множеством технических проблем, тратя часы на ответы на звонки клиентов или решение их основных проблем».

… сказал, что никаких дел, никогда.

Когда клиенты доверяют вашему бизнесу и вкладывают деньги, они ожидают прямо противоположного. И это то, что великие компании – как малые предприятия, так и предприятия – стремятся им дать.

Но то, как эти предприятия работают сегодня — часто сочетая работу в офисе с удаленными и гибридными подходами, — действительно бросает вызов стороне делового общения.

Как вы можете обеспечить бесперебойную коммуникацию внутри компании и с клиентами и эффективное решение проблем?

С помощью обычной телефонной АТС это невозможно. Но с облачной АТС нет предела, потому что вы можете настроить ее в соответствии с потребностями вашего бизнеса и стиля работы.

Если вы подумываете о замене вашей УАТС на телефонную систему VoIP, это руководство для вас.

Почему предприятия заменяют системы АТС

Частная телефонная станция ( АТС ) работает во внутренней телефонной сети компании. Это мощно. Он обрабатывает входящие и исходящие звонки из внешнего мира и предоставляет такие функции, как индивидуальное приветствие и маршрутизация вызовов.

Однако настройка АТС имеет существенные ограничения. Чем более динамичным, гибким и современным вы являетесь, тем большим барьером становится традиционная АТС.

Вот что создает проблемы в вашей локальной телефонной системе:

• Высокая стоимость установки. Оборудование, установка и помещение, например серверная, требуют значительных затрат. Установка АТС стоит около 1000 долларов США на каждого пользователя плюс затраты на оборудование.
• Проблемы с обслуживанием. Для устранения любых неполадок вам понадобится выездной или штатный ИТ-специалист. Текущие затраты на систему УАТС могут составлять до 100 долларов в месяц на каждого пользователя.
• Ограниченная масштабируемость, гибкость и возможности обновления: каждому новому пользователю требуется добавить новую физическую телефонную линию, а открытие новых офисов или офисов является большим и дорогостоящим мероприятием.
• Зависимость от физической инфраструктуры. Многие изменения, которые вы хотите внести в свою телефонную систему УАТС, требуют присутствия эксперта, а также потенциального простоя.
• Отсутствие интеграции с современными бизнес-инструментами. Хотите интегрироваться с CRM, инструментом для вебинаров или приложением для командного чата? Везет, как утопленнику.

Лучший способ? Подход к унифицированным коммуникациям , который позволяет делать все — рабочий телефон, электронную почту, видео и совместную работу — в одном месте и на любом устройстве.

Преимущества выбора услуги VoIP-телефонии

Переход на облачный путь делает все в вашей деловой телефонной системе лучше, в том числе:

Масштабируемость и гибкость

Меняются ли со временем потребности вашего бизнеса в телефонных линиях? Подумайте: добавьте новые телефонные линии для новых сотрудников, расширите возможности вашего колл-центра во время праздников и сократите их после, или откройте новые временные или постоянные места и офисы.

С облачной АТС вам не нужна дополнительная физическая инфраструктура, новые медные провода или консультант в вашем регионе. Все, что для этого нужно, — это настроить панель администратора вашей телефонной системы, чтобы вы могли масштабировать свою телефонную систему за часы, а не недели.

Экономия затрат

Первоначальные затраты на размещенную АТС практически отсутствуют, поскольку единственное оборудование, которое вам нужно, — это интернет-маршрутизатор и подключенные к Интернету устройства, такие как ноутбуки и смартфоны, а не огромные серверные комнаты или аналоговые телефоны. Использование IP-телефонов в вашей системе может быть полезным, но это необязательно.

Кроме того, вы платите стабильную, предсказуемую ежемесячную подписку, которая может стоить всего 25 долларов в месяц на пользователя, а ваш провайдер VoIP берет на себя любое необходимое обслуживание. Это несложно и экономически эффективно.

Связанная статья

Сколько будет стоить VoIP для бизнеса в 2023 году?

Расширенные функции и интеграции

Возможно, до сих пор вас устраивали базовые телефонные звонки, но VoIP дополняет их такими функциями звонков, как голосовая почта на электронную почту, автосекретарь, запись звонков, расширенное управление вызовами, маршрутизация и многое другое. Также есть дополнительные каналы, такие как видеоконференции и обмен SMS-сообщениями.

Оно также позволяет интегрировать вашу телефонию с уже используемыми вами мощными инструментами, такими как платформа службы поддержки, инструмент CRM или платформа для совместной работы. Вместо того, чтобы переходить от одного инструмента к другому для регистрации разговоров с клиентами, все происходит автоматически.

Мобильность и удаленная работа

Есть ли у вас сотрудники, которые работают из дома или регулярно путешествуют? VoIP позволяет любому сотруднику вашего бизнеса получить доступ к вашей телефонной системе, где бы у него ни было подключение к Интернету.

Это стало возможным благодаря программному телефону : мобильному приложению, которое позволяет совершать и принимать звонки с рабочего номера телефона.

Таким образом, вы можете продолжать общаться с клиентами или сотрудничать внутри компании без каких-либо разногласий.

Надежность и время безотказной работы

Облачная телефония безопасна и надежна. Например, сеть Nextiva опирается на несколько центров обработки данных операторского уровня — если в одном из них возникает проблема, другие находятся там, поэтому ваша телефонная система может продолжать работать бесперебойно, несмотря ни на что.

Шифрование вызовов, самые высокие стандарты безопасности и круглосуточный мониторинг — вот что гарантирует бесперебойную работу на уровне 99,999%. Благодаря VoIP вы никогда не упустите ни малейшей детали со своими клиентами.

Полный контрольный список для миграции АТС

Успешный план замены АТС состоит из четырех этапов:

• Этап 1: Предварительное планирование миграции
• Этап 2: Техническая подготовка
• Этап 3: Миграция
• Этап 4: Пост-миграция

Мы рассмотрим каждый шаг, который вам необходимо предпринять на каждом этапе, чтобы плавно перейти от вашей телефонной системы УАТС к облачной системе передачи голоса по IP.

Этап 1. Планирование телефонной системы перед миграцией

На этапе планирования вам предстоит выполнить три основные задачи. Возможно, у вас уже есть преимущество в модернизации телекоммуникационной системы вашей компании.

Перечислите требования, которые вам нужны для вашей телефонной системы

Чтобы выбрать подходящую для вас услугу бизнес-телефонии , начните со списка того, что вам нужно, чтобы позже вы могли сопоставить его с поставщиком, предлагающим эти функции.

• Количество линий и расширений: сколько у вас сотрудников, которым нужна собственная телефонная линия? А как насчет отделов и конкретных телефонных номеров для каждого?
• Обязательные функции связи: рассмотрите национальные и международные минуты, телефонные звонки HD, автосекретарь, маршрутизацию вызовов, функции голосовой почты, фильтрацию и запись вызовов, переадресацию вызовов и пользовательскую музыку в режиме ожидания.
• Интеграция бизнес-инструментов. Перечислите типы инструментов и конкретных поставщиков, которых вы хотите интегрировать с вашей новой телефонной системой. Например, если вам нужна интеграция с CRM, обратите внимание, является ли это Salesforce, HubSpot или чем-то другим. Используйте тот же подход с инструментами службы поддержки, повышения производительности и совместной работы.

Определите свой бюджет и расходы, которые вы понесете

Переход на облачную телефонную систему, то есть сама установка, не потребует больших затрат. Вам не нужны часы времени технического специалиста. Для большинства провайдеров все, что вам нужно, это ваш поставщик, который предоставит вам данные вашей учетной записи и либо перенесет существующие номера, либо создаст новые.

Если у вас их еще нет, вот что может увеличить ваши расходы на VoIP : качественное широкополосное соединение, порты Ethernet, адаптеры и IP-телефоны (если они вам нужны).

На этом этапе потратьте некоторое время, чтобы оценить, сколько вы уже платите на постоянной основе за свою телефонную систему УАТС, возможно, около 100 долларов за пользователя каждый месяц, плюс любое регулярное обслуживание и оборудование, которое вам необходимо будет заменить с течением времени.

Сравните это с тем, что большинство поставщиков услуг VoIP взимают с вас ежемесячно за пользователя, обычно от 30 до 50 долларов за богатый набор функций.

Используйте эту информацию, чтобы оценить первоначальные затраты и необходимый вам ежемесячный бюджет.

Изучите и выберите идеального поставщика услуг

Проведите исследование, чтобы найти поставщика, который соответствует вашим потребностям и бюджету.

Лучшие варианты на рынке — это обзорные сайты, такие как GetVoIP, G2 и Trustpilot. Проанализируйте веб-сайт каждого поставщика и обратите внимание на:

• Предлагаемые функции: включая основные функции и дополнительные дополнения.
• Цена: как она меняется в зависимости от необходимых вам функций, выбранной вами частоты платежей и количества пользователей, которые у вас будут.
• Существующий номер телефона: переносят ли они ваш текущий номер, чтобы вы могли продолжать им пользоваться без перерывов.
• SLA: соглашение об уровне обслуживания провайдера и среднее время безотказной работы.

Наконец, проанализируйте отзывы клиентов, похожих на вас — из той же отрасли, аналогичного размера и с потребностями, сопоставимыми с вашими, — чтобы сузить выбор провайдера VoIP.

Связанная статья

Обзоры Nextiva: что говорят более 8400 проверенных отзывов клиентов

Этап 2. Подготовка сети и среды.

Вот что важно на этапе технической подготовки:

Проведите оценку сети

Ваша телефонная система VoIP не будет работать без подключения к Интернету. И не просто любое — вам нужно высокоскоростное широкополосное соединение со скоростью не менее 100 Кбит / с для каждой телефонной линии, загрузки и скачивания.

Для большинства качественных интернет-провайдеров это должно быть несложно, но потратьте некоторое время, чтобы уточнить у своего оператора связи количество телефонных линий, которые вам нужны прямо сейчас, и количество, которое вы можете увеличить в будущем.

Кроме того, обязательно внедрите качество обслуживания (QoS), которое определяет приоритет сетевого трафика, проходящего через маршрутизатор. VoIP может страдать от перегрузки сети и дрожания , создавая эхо, задержки и прерывания вызовов.

Вам нужно, чтобы в ваших настройках был установлен приоритет голосового трафика. Вот что вам нужно знать:

Примите соответствующие меры безопасности

Каждый телефонный разговор, будь то с клиентом или коллегой, должен быть зашифрован. В противном случае вы потенциально подвергаете свой бизнес риску утечки данных, фишинга, спама и вредоносного ПО, а также падения доверия клиентов.

Ключевые меры безопасности VoIP включают соответствие SOC 2 (для конфиденциальности, безопасности, доступности и целостности данных), соответствие PCI (для карточных платежей) и ISO/IEC 20071 (для угроз безопасности).

Вам также необходимо шифрование вызовов с использованием таких стандартов, как безопасность транспортного уровня и безопасный транспортный протокол реального времени, которые защищают все ваши вызовы от перехвата.

А если вы работаете с особенно конфиденциальными данными, такими как информация о пациентах, убедитесь, что выбранный вами поставщик соответствует требованиям HIPAA.

Протестируйте каждую интеграцию, которую хотите использовать.

На этапе планирования вы определили инструменты, с которыми хотите интегрировать свою услугу VoIP. Теперь пришло время проверить эту интеграцию.

Например, если вы интегрируете свою телефонную службу с CRM, такой как HubSpot, проверьте, беспрепятственно ли информация от вашего провайдера VoIP поступает в HubSpot и наоборот. Если нет, поговорите со своим провайдером, чтобы изучить исправления и выяснить, может ли это стать проблемой в долгосрочной перспективе.

Вы хотите убедиться, что все идет гладко, чтобы вы могли положиться на своего поставщика услуг на долгие годы вперед.

Этап 3. Настройка телефонной системы

Технически этап миграции не входит в ваш список дел — это шаги, которые ваш поставщик услуг выполнит за вас.

Тем не менее, стоит знать, что ждет впереди; эти ключевые процессы будут происходить на этом этапе замены вашей УАТС.

Создайте резервную копию всех конфигураций вашей АТС, голосовой почты и всех соответствующих данных.

Вы не хотите начинать с нуля свою новую систему связи.

Нет ничего хуже, чем знать, что номер телефона, заметка, голосовая почта, настройки уже установлены, только чтобы понять, что у вас их больше нет.

Такой сценарий замедляет вашу работу, заставляет ваших клиентов дольше ждать вашей поддержки и расстраивает всех участников.

Задокументируйте существующую конфигурацию УАТС как можно лучше, чтобы потом не гадать. Вот почему надежный поставщик гарантирует, что вы сможете начать работу именно с того места, на котором вы остановились при предыдущей настройке УАТС.

Перенесите существующие телефонные номера в новую телефонную службу.

Перенос номера — это процесс переноса существующих телефонных номеров между предыдущим оператором связи и поставщиком услуг на нового.

Для вас это означает, что вам придется доказать, что вы являетесь владельцем номеров, которые хотите перенести. Затем специалисты по портированию вашего провайдера будут работать с операторами связи, чтобы убедиться, что все происходит правильно.

Поговорите со своим провайдером, чтобы протестировать существующие номера после их переноса, чтобы убедиться, что они функциональны и работают безупречно — вы хотите, чтобы ваши клиенты не зашли в тупик при обращении к вам.

Связанная статья

Что такое прямой внутренний набор номера (DID) и нужен ли он мне?

Настройте конфигурацию системы в соответствии с вашими потребностями и рабочими процессами.

Дважды проверьте, как настроена ваша телефонная система и соответствует ли она тому, что вам нужно.

Это может включать в себя:

• Схема внутренней нумерации для каждого местоположения или отдела.
• Бесплатные номера для иногородних клиентов в ключевых геолокациях.
• Расширенная маршрутизация вызовов и потоки вызовов на основе рабочих часов, меню, внутренних номеров или отделов.
• Ящики голосовой почты, включая приветствия, переадресацию, преобразование голосовой почты в электронную почту и голосовую почту в текст.
• Пользовательская музыка для абонентов на удержании, в очереди или при переводе.

Так вы сможете начать работу с первого дня установки новой телефонной системы — без сбоев и разочарования клиентов.

Обучайте и расширяйте возможности своих сотрудников

Лучший бизнес-инструмент — это тот, который вы используете регулярно.

Вот почему вам необходимо убедиться, что все сотрудники подключены к вашей новой телефонной системе и чувствуют себя комфортно.

Есть два основных способа обеспечить это:

• Проводите целенаправленные учебные занятия , на которых будут освещены важнейшие функции и возможности ваших новых телефонов и приложений. Когда сотрудники узнают, на что способна ваша система, они смогут максимально эффективно использовать ее и работать эффективно.
• Предоставьте доступ к базе знаний с ресурсами, руководствами и учебными пособиями для дальнейшего использования. Положитесь в этом на своего провайдера — например, центр поддержки Nextiva наполнен видеороликами и руководствами для различных функций, устройств и целей.

Этап 4. Запуск системы VoIP-телефонии после миграции

Вот ваши последние задачи после завершения миграции АТС:

Тщательно протестируйте функции управления вызовами

Проведите тщательное тестирование всего, что для вас важно, с помощью новой телефонной услуги.

Это может включать в себя:

• Одновременные телефонные звонки для обеспечения четкого и качественного звука даже в периоды повышенной занятости.
• Вызов разных добавочных номеров и телефонных номеров в разное время, чтобы убедиться, что поток вызовов работает должным образом.
• Проверка того, что интеграция бизнес-инструментов работает в обоих направлениях.
• Оставляем тестовые голосовые сообщения, чтобы убедиться, что ваш почтовый ящик и переадресация работают.
• Тестовая маршрутизация вызовов, чтобы убедиться, что она работает правильно.

Мониторинг производительности системы и оптимизация при необходимости

Регулярно проводите тесты производительности, например тест скорости, чтобы создать оптимальные условия для высококачественных голосовых вызовов. Любые проблемы с сетью, более низкая пропускная способность, чем ожидалось, или неидеальные настройки сети могут повлиять на качество обслуживания клиентов.

С помощью Nextiva Speed ​​Test вы можете проверить:

• Задержка
• Скорость загрузки и выгрузки
• Потеря пакетов
• Джиттер

Если вы видите скорость менее 100 кбит/с для каждой телефонной линии, потерю пакетов более 0 %, пинг более 70 мс или дрожание более 70 мс, стоит обратиться к своему интернет-провайдеру. Также может оказаться полезным просмотреть конфигурацию QoS.

Соберите отзывы о новой системе от сотрудников

Активно добивайтесь отзывов сотрудников о новой системе и их опыте ее использования.

Отправьте опрос с такими вопросами, как:

• Какие функции вы уже использовали?
• Какие функции вы используете ежедневно?
• Возникли ли у вас какие-либо проблемы или проблемы с новой телефонной системой?
  • Если да, смогли ли вы решить эту проблему самостоятельно и/или с помощью службы поддержки провайдера?
• Вам не хватает каких-либо возможностей телефонной системы, существовавших до миграции?
• Способны ли вы осуществлять эффективное и бесперебойное общение на регулярной основе?

Используйте эти ответы для разработки потенциальных улучшений и создания будущих опросов, когда пройдет больше времени.

Обеспечьте постоянную поддержку со стороны вашего поставщика всем сотрудникам.

Ваш бизнес-провайдер VoIP должен предлагать настолько хорошую поддержку, чтобы вам никогда не приходилось беспокоиться об отдельных сотрудниках, которые столкнулись с проблемой обслуживания.

Во время обучения и на постоянной основе четко информируйте свою команду о лучших способах получения поддержки и стандартах, которых от нее можно ожидать.

Лучшие провайдеры заботятся о том, чтобы вы всегда были довольны их услугами, а не только во время установки и подключения — их служба поддержки клиентов должна это отражать.

Подход Nextiva к поддержке клиентов называется Amazing Service — мы следим за тем, чтобы наши технологии просто работали. Но если вам понадобится обратиться к нам, мы обо всем позаботимся.

Постоянное обслуживание «в белых перчатках» — это то, как наши клиенты могут выигрывать снова и снова.

Контрольный список для перехода от АТС к VoIP

Этап 1. Планирование миграции АТС

• Перечислите все, что вам нужно из вашей телефонной системы
• Определите свой бюджет и расходы, которые вы понесете
• Изучите и выберите идеального поставщика услуг

Этап 2. Подготовка сети и среды

• Проведите оценку сети
• Примите соответствующие меры безопасности
• Протестируйте каждую интеграцию, которую хотите использовать.

Этап 3. Настройка телефонной системы

• Создайте резервную копию всех конфигураций вашей АТС, голосовой почты и всех соответствующих данных.
• Перенесите существующий номер телефона в новую телефонную службу
• Настройте конфигурацию системы таким образом, чтобы она соответствовала вашим потребностям и рабочим процессам.
• Обучайте и расширяйте возможности членов вашей команды

Этап 4. Запуск системы VoIP-телефонии

• Тщательно протестируйте каждую функцию управления вызовами
• Мониторинг производительности системы и оптимизация при необходимости
• Соберите отзывы о новой системе от сотрудников
• Обеспечьте постоянную поддержку со стороны вашего провайдера

Миграция в сфере телекоммуникаций стала проще с Nextiva

Умные и амбициозные компании знают, что время их старой УАТС истекает. Им нужна современная, гибкая телефонная связь, которая растет и адаптируется к их потребностям.

Возьмите пример с компании Shelby American, когда они перенесли свою телефонную систему АТС в облако. Они хотели улучшить качество обслуживания клиентов, улучшить взаимодействие в команде и упростить общие функции администрирования.

Миграция АТС компании прошла быстро и без проблем, а звонки, от которых они в значительной степени полагались для поддержания работы своего бизнеса, продолжали осуществляться гладко — даже на фоне растущего потребительского спроса.

Это ключ: выбор провайдера, который поможет вам заменить вашу УАТС, сопровождая вас на каждом этапе этого процесса.

Вы получите это, выбрав услугу бизнес-телефонии Nextiva. Вы оставите проблемы с АТС в прошлом и станете общаться эффективнее в настоящем и будущем.