Я попробовал анализ Парето, чтобы узнать больше об эффективности

Честно говоря, я немного беспокоился о включении анализа Парето в свою повседневную работу. Не то чтобы это меня не заинтриговало — заинтриговало, поэтому я и решил попробовать — но мысль о том, чтобы разобраться в экономической терминологии и жаргоне, вызывала у меня некоторое беспокойство.

Чтобы разобраться в этом загадочном принципе, я думал, что мне придется преодолеть некоторые экономические парадоксы и давно забытые секреты торговли.

Что ж, после глубокого изучения темы и пары дружеских бесед на работе я понял, что принцип Парето — это метод тайм-менеджмента, который можно легко освоить, использовать и применять в разных областях.

Как и все писатели, я часто борюсь с ментальными блоками и отсутствием вдохновения, поэтому я подумал, что это может быть просто методом, который мне поможет:

• Выявление проблем на работе,
• Отследить корни моих проблем и
• Организуйте мою рабочую нагрузку лучше.

Итак, я проверил принцип Парето, и вот описание того, как все разворачивалось.

В этом сообщении в блоге я расскажу:

• Что такое анализ Парето?
• Почему я решил попробовать?
• Мой отчет о том, как разворачивался анализ.
• Плюсы и минусы, и
• Общий рейтинг анализа Парето.

Что такое анализ Парето?

Достаточно сказать, что я был сбит с толку, когда впервые услышал об анализе Парето. На первый взгляд определение звучало достаточно просто: « Статистический анализ принятия решений, обычно используемый для выявления и привлечения внимания к основным причинам проблем».

Теперь, в чем подвох?

Что ж, анализ Парето также утверждает, что большинство проблем в рамках проекта часто можно проследить до 20% причин .

Другими словами, сосредоточив внимание на важнейших 20 % причин проблем, вы впоследствии сможете справиться с 80 % проблем, которые вытекают из них.

Истоки анализа Парето

Итальянский экономист и философ Вильфредо Парето впервые наблюдал этот принцип в конце XIX века и назвал его правилом 80/20 .

А именно, Парето заметил, что 80% земли во всей Италии принадлежит 20% населения.

После углубленного исследования Парето понял, что распределение 80/20 можно наблюдать в области экономики при условии: « Ни один человек не может улучшить свое положение, не ухудшив хотя бы одного человека или критерий предпочтений».

После того, как его исследования и работа были адаптированы Джозефом М. Джураном, консультантом по менеджменту, родились принцип и анализ Парето.

Для чего используется анализ Парето?

Итак, для чего используется анализ Парето?

Ну, общий ответ на этот вопрос — принятие решений. Тем не менее, это еще не все.

Более краткий ответ будет состоять из пошагового процесса определения важных проблем и изучения способов их решения. Вы обращаетесь к тем 20%, которые принесут 80% выгоды от проекта.

Основные шаги правила 80/20 выглядят следующим образом:

• Составьте список общих проблем и разместите их на оси X в порядке убывания их появления.
• Подсчитайте частоту их появления и отобразите их в соответствующих процентах по оси Y.
• Добавьте на диаграмму кумулятивную процентную кривую — эта кривая равна (частота вхождений) / (сумма общих вхождений) * 100.
• Нарисуйте линию с правой стороны, которая начинается на отметке 80%, пока не пересечет кривую.
• Все, что слева, будет вашими жизненно важными проблемами, а правая сторона представляет 80% более тривиальных причин.

Если у вас возникли проблемы с пониманием этого процесса, не волнуйтесь — у меня тоже, пока я не изложил все это на бумаге и не попробовал. Все станет намного яснее, когда вы ознакомитесь с моим примером.

Почему я решил попробовать анализ Парето?

Во время написания вы не можете думать обо всех тонкостях процесса.

На самом деле, когда приходит вдохновение, писатель способен без проблем писать огромные блоки текста.

Однако, как только пришло время просмотреть текст и вычитать его, выявляются все детали, такие как:

• Орфографические ошибки,
• Сыпь,
• Структурные ошибки,
• Неправильное использование знаков препинания и
• Многие другие детали, о которых вы не обязательно думаете во время первоначального прилива вдохновения.

Поэтому, пытаясь быть более эффективным, я искал в Интернете способ изолировать свои критические ошибки и устранить их, чтобы улучшить свое письмо. Именно тогда я наткнулся на анализ Парето и решил попробовать его.

Вот как прошел весь процесс, когда я начал анализировать свои модели письма.

Пробуем анализ Парето: личный кабинет

Прочитав кучу статей и расшифровав кучу экономической чепухи, я решил записать все, что мне нужно, чтобы начать с анализа Парето.

Однако вскоре возникла первая проблема — как я буду тестировать эту технику?

Как писатель, у меня не было возможности задокументировать каждую ошибку, которую я сделал, особенно если я сделал это в процессе написания. Если бы я тратил слишком много времени на документирование каждой ошибки и проблемы, это мешало бы моему письму.

Кроме того, весь процесс займет не менее недели написания.

Итак, я решил написать сообщение в блоге, как обычно, пусть редактор и корректор просматривают текст и находят ошибки для меня. Таким образом, у меня будет практически вся информация, необходимая для пошагового анализа Парето.

Итак, я сделал это, получил результаты и начал записывать важную информацию, начиная с проблем — то есть причин моей неэффективности письма.

Шаг № 1: Сбор проблем и подсчет их частоты

Как я упоминал ранее, первым шагом в проведении анализа является формирование списка наиболее распространенных проблем, с которыми вы сталкиваетесь.

В моем случае я ждал, пока редактор тщательно просмотрит текст, который я ранее написал, и использовал результаты корректуры для анализа.

Как только я избавился от стыда за просмотр своих ошибок, я классифицировал их и разбил на 7 отдельных групп, которые буду использовать для своего анализа.

Группы, которые я создал, были следующими:

• Длинные предложения,
• Проблемы со ссылками,
• Непонятные фразы,
• Непонятные заголовки,
• Неадекватные источники,
• Знаки препинания,
• Структурные ошибки и
• Проблемы с визуалом.

Как только передо мной появились мои ошибки в маркированном списке, пришло время перейти к подсчету их частоты (и чувствовать себя еще хуже).

Чтобы избавить вас от подробностей просеивания множества чисел, я перейду прямо к сути проблемы.

После того, как я подсчитал ошибки и расположил их в порядке убывания, маркированный список выглядел следующим образом:

• Знаки препинания,
• Длинные предложения,
• Непонятные фразы,
• Проблемы со ссылками,
• Неадекватные источники,
• Непонятные заголовки,
• Структурные ошибки и
• Визуальные ошибки.

Чтобы упростить задачу, я преобразовал количество ошибок в проценты, а затем решил визуализировать их с помощью графика.

Шаг № 2: Создание кривой Парето

Теперь самое сложное — основной момент анализа.

Кривая Парето используется для визуального представления связи между общим количеством проблем и их частотой.

Точная формула выглядит следующим образом:

{ Частота вхождений } / { сумма вхождений } * 100

Вот как преобразование будет выглядеть в электронной таблице:

К счастью, общая сумма ошибок, которые у меня были, составила 99, и, поскольку я считаю проценты, они не сильно отличались от частоты.

Как видите, большинство проблем, с которыми я столкнулся при исправлении ошибок, были связаны со знаками препинания — ночным кошмаром многих писателей.

Шаг № 3: Завершение диаграммы Парето

Теперь пришло время завершить диаграмму, создав ось Y с правой стороны и нарисовав прямую горизонтальную линию слева. Линия начиналась на отметке 80% и растягивалась, пока не достигла точки, где она коснулась кривой.

Затем я нарисовал прямую линию, параллельную оси Y, которая создала разделение между левой и правой сторонами — то есть результаты.

Согласно анализу Парето, все, что слева, представляло собой 20% от суммы всех вопросов, которые были ключевыми.

С другой стороны, правая сторона представляла 80%, которые не считались решающими.

Окончательное представление выглядело так:

Шаг № 4: Анализ результатов

Первая мысль, которая пришла мне в голову, была — это было и ожидаемо, и неожиданно.

Я знал, что знаки препинания часто доставляют мне проблемы при письме. Но я понятия не имел, что длинные предложения и запутанные фразы так сильно присутствуют в моей работе.

Это заставило меня просмотреть некоторые из моих предыдущих текстов и комментарии, которые оставили к ним корректоры. Неудивительно, что была закономерность, совпадающая с моим анализом Парето.

Еще один интересный момент заключается в том, что большинство мелких и незначительных проблем можно проследить до жизненно важных — первых 20%.

Например, если я пишу в спешке, я делаю структурные ошибки, что приводит к одной или двум SEO-ошибкам, что еще больше влияет на качество моей работы.

В общем, есть, что улучшать, и диаграмма Парето была отправной точкой.

Плюсы анализа Парето

Непосредственный плюс, который приходит на ум, — это эффективность, с которой вы сможете выполнять свою работу после того, как установите свои 20%. Анализ Парето основан на подсчете цифр и поиске проблем, которые каждый день замедляют вашу работу.

Например, люди, которые действительно могут извлечь выгоду из этого типа анализа, — это те, кто работает над множеством задач еженедельно и часто сталкивается с ошибками, которые мешают им работать на оптимальном уровне.

Кодировщики, разработчики и менеджеры проектов — это те, кто первым делом приходит на ум, когда речь заходит об анализе Парето. Но, видимо, и писатели могут найти много пользы в таком анализе своих произведений и ошибок.

Кроме того, как только вы освоитесь, анализ Парето станет отличным инструментом, который поможет вам определить, на чем вам следует сосредоточить больше усилий, особенно в период биологического прайм-тайма.

Минусы анализа Парето

Если исключить время, которое мне понадобилось, чтобы разобраться с этим принципом, то все равно у меня ушло пару часов, пока я смог сформировать полный список всех ошибок и расчетов, необходимых для создания диаграммы.

Достаточно сказать, что анализ Парето — это довольно трудоемкий метод, и на него действительно не имеет смысла полагаться, если вы не выполняете одни и те же задачи и проекты каждый день.

Тем не менее, результат основан на статистике, которая в дальнейшем поможет вам принимать более эффективные решения и приведет к более эффективному использованию вашего времени.

Лично у меня не так много разных задач еженедельно, но обязательно попробую Парето и в разных проектах.

Моя общая оценка анализа Парето

Хотя мне потребовалось немало времени, чтобы понять это, я должен признать, что эта техника действительно работает.

Писатели иногда склонны спорить, когда дело доходит до их работы, но цифры не лгут. Оглянувшись назад, я понял, что решающие 20% проблем, на которые указал Парето, были теми, с которыми я боролся больше всего.

С другой стороны, анализ Парето может потребовать немного больше времени и усилий, поэтому моя оценка этой методике такова:

ОКОНЧАТЕЛЬНЫЙ РЕЙТИНГ :

Заключение: Заключительные мысли об анализе Парето

Парето великолепен, эффективен и действительно заставляет задуматься — как я не понял этого раньше?

Я определенно рекомендую его своим коллегам и всем, кто борется с определением причин, усложняющих их рабочий день.

Анализ Парето хорошо структурирован, организован и, несомненно, является уникальным методом повышения вашей эффективности.

️ Наша команда Clockify исследует множество методов управления временем, которые мы часто пробуем сами и о которых честно высказываем свое мнение. Если у вас есть какие-либо мысли или рекомендации, обязательно сообщите нам об этом по адресу [email protected], и мы можем включить ваш вклад в одну из ваших следующих записей в блоге. Если вам понравилось читать эту статью, пожалуйста, поделитесь ею с кем-нибудь, кому она может быть полезна.