Параметрическая оценка в управлении проектами

Сколько раз вы пытались предсказать продолжительность своего проекта, только чтобы обнаружить, что ваша оценка совершенно не соответствует действительности?

Как насчет оценки бюджета вашего проекта или количества людей, необходимых от начала до конца?

Если ваши оценки не всегда соответствуют действительности, или вы просто новичок в управлении проектами, вы попали по адресу. Мы собираемся погрузиться в один из наиболее часто используемых методов оценки управления проектами, который может просто спасти вас, — параметрическую оценку .

Но что такое параметрическая оценка и, что более важно, как ее применять на практике?

Что ж, продолжайте читать, потому что в этой записи блога мы:

• Познакомить вас с определением параметрической оценки (+ пример параметрической оценки),
• Позвольте вам узнать о разнице между параметрической и аналогичной оценкой,
• Пролить свет на основные преимущества использования параметрической оценки в управлении проектами и
• Проведет вас через 4 шага к использованию параметрической оценки в ваших проектах, чтобы вы точно знали, что делать, если хотите начать использовать этот метод прямо сейчас.

Что такое параметрическая оценка?

Параметрическая оценка является одним из наиболее точных статистических методов оценки общей суммы:

• Время,
• Деньги и
• Ресурсы, необходимые для конкретного проекта.

Согласно PMBOK, параметрическая оценка — это «метод оценки, в котором алгоритм используется для расчета стоимости или продолжительности на основе исторических данных и параметров проекта».

Таким образом, только путем объединения статистических и исторических данных руководитель проекта сможет найти статистическую корреляцию между соответствующими переменными и получить наиболее точные оценки своего текущего проекта.

Однако важно помнить, что параметрическая оценка обычно используется на этапе планирования проекта, задолго до фактического выполнения проекта.

Но если вы все еще немного сбиты с толку этим методом оценки, давайте подробнее рассмотрим, как на самом деле работает параметрическая оценка.

Пример и формула параметрической оценки

Это формула, которую вам нужно использовать для параметрической оценки:

E_parametric = (A_old / P_old) x P_curr

Приведенная выше формула параметрической оценки включает следующие элементы:

• E_parametric — параметрическая оценка ,
• A_old — историческая сумма затрат или времени ,
• P_old — историческое значение параметра, а
• P_curr — это значение параметра в вашем будущем проекте.

Теперь давайте посмотрим, как на самом деле работает этот расчет.

Допустим, вы хотите предсказать, сколько времени потребуется вашему дизайнеру, чтобы закончить 20 иллюстраций. Прежде чем вы приступите к расчету, вам сначала нужно получить все исторические значения.

Итак, в вашем предыдущем проекте участвовал 1 человек, отвечающий за дизайн 15 иллюстраций, и на все у них ушло 70 часов. Имея это в виду, вот как будут складываться ваши юниты:

• A_old , историческое время прошлой задачи 70 часов,
• P_old , историческое значение параметра составляет 15 иллюстраций , и
• P_curr , значение параметра в вашем будущем проекте 20 иллюстраций .

Теперь, когда вы получили эту информацию, вы можете использовать ее для получения новой оценки:

E_parametric = (70/15) x 20

Как видно из приведенной выше формулы, сначала вы вычисляете время, необходимое для завершения одной иллюстрации:

70/15 = 4,66

Затем, после получения точного количества часов, вы умножаете эту единицу на значение параметра в будущем проекте:

4,66 часа х 20

Наконец, вы получаете параметрическую оценку, которая в данном случае равна 93,3.

Учитывая все обстоятельства, можно с уверенностью сказать, что ваш дизайнер закончит 20 иллюстраций за 93,3 часа.

Параметрическая оценка по сравнению с аналогичной оценкой

Если вы когда-либо сталкивались с методами оценки в управлении проектами, то должны были заметить, что параметрическая оценка часто идет рука об руку с аналогичной оценкой.

Но почему это так? Это одни и те же методы?

Ну, не совсем так.

Несмотря на то, что аналогичная оценка требует использования доступных данных из ваших предыдущих проектов, как в случае с параметрическим методом, эти два метода различаются как по точности, так и по объему .

Другими словами, вы получите аналогичную оценку на основе исторических данных, но вам не нужно будет вдаваться в подробности, как при параметрическом методе оценки. Вам просто нужно вспомнить прошлый проект аналогичного масштаба, взглянуть на продолжительность/стоимость/бюджет этого проекта и сделать свою оценку на основе аналогии.

Итак, если вы собираетесь инициировать проект, в котором ваш дизайнер создает 20 иллюстраций, и вы хотите точно узнать, сколько времени займет новый проект, вот как вы можете предсказать продолжительность вашего проекта на основе аналогичного метод оценки:

Поскольку вы уже отвечали за аналогичный проект раньше, вы знаете, что в последний раз, когда ваш дизайнер брался за аналогичную задачу, ему потребовалось 70 часов, чтобы закончить ее. Исходя из этого, вы прогнозируете, что ваш новый проект займет около 80 часов, плюс-минус.

Параметрическая оценка, с другой стороны, учитывает разницу между старым и новым проектом на уровне единицы. Это означает, что вместо того, чтобы основывать свой прогноз на сходстве, вам сначала нужно рассчитать количество часов, которое требуется дизайнеру, чтобы закончить одну иллюстрацию. Затем, только после умножения продукта на количество иллюстраций, которые необходимо выполнить сейчас, вы получите оценку времени, которую искали.

Основные преимущества использования параметрической оценки

Несмотря на то, что существует множество методов оценки проекта, которые вы можете использовать, чтобы контролировать свои цифры, параметрическая оценка имеет несколько преимуществ, которые могут изменить способ прогнозирования вашего проекта.

Давайте рассмотрим некоторые из наиболее распространенных из них.

Преимущество № 1: параметрическая оценка помогает получить точные цифры

По сравнению с другими методами оценки управления проектами параметрическая оценка кажется универсальным методом для точного прогнозирования. В то время как другие методы, такие как PERT, полагаются на «что, если», параметрическая оценка помогает предсказать:

• Бюджет,
• Ресурсы и
• Продолжительность вашего проекта на основе прошлых данных.

Поскольку данные, на которые вы полагаетесь, являются неопровержимыми доказательствами (в конце концов, именно так развивался ваш проект), при применении формулы параметрической оценки вы сможете с точностью предсказать каждый аспект проекта.

Кроме того, чтобы в первую очередь приступить к процессу расчета, вам необходимо просмотреть отдельные элементы ваших предыдущих проектов, что поможет повысить точность окончательной оценки.

Преимущество № 2: Параметрическая оценка позволяет ставить достижимые цели

Как только вы закончите с окончательной оценкой, вы сможете точно определить, где вам нужно внести изменения, чтобы вы могли завершить свои ключевые результаты проекта.

Иногда вы сможете расширить возможности своей команды или увеличить бюджет. В других случаях вам нужно немного отклониться от желаемого результата.

Что бы это ни было, использование параметрической оценки может помочь вам установить цель проекта, которую вы и ваша команда действительно сможете достичь.

Сам метод требует от вас более глубокого изучения предыдущих данных для более точной оценки. Таким образом, поставленные вами цели в конечном итоге станут более управляемыми, поскольку вы точно увидите, какой аспект вашего проекта может быть камнем преткновения, и соответствующим образом скорректируете свои цели.

Преимущество № 3. Параметрическая оценка помогает сократить количество повторяющихся задач.

Несмотря на то, что не существует двух абсолютно одинаковых проектов, некоторые шаги, как правило, повторяют проект и проект.

Возьмем, к примеру, бюджетирование. Сколько раз вам приходилось намечать базовый план затрат на этапе планирования проекта? И сколько этапов планирования проекта вы прошли до этого момента?

Если ваш ответ состоит из числа больше 1, вы, должно быть, заметили, что иногда вы просто тратите время на многократное повторение определенных аспектов проекта при планировании.

Например, рабочая нагрузка вашей контент-команды состоит из 20 статей в неделю, и она остается неизменной на протяжении десятков проектов.

Таким образом, вместо того, чтобы раз за разом оценивать каждую задачу по отдельности, вы можете просто полагаться на параметрическую оценку, которую вы делаете один раз, и повторно использовать эту информацию всякий раз, когда вы собираетесь оценить бюджет или продолжительность производства контента.

Однако имейте в виду, что если возникнут определенные изменения, касающиеся возможностей, рабочей нагрузки или бюджета вашей контент-команды, вам также потребуется скорректировать значения параметров, то есть повторить расчет, используя ту же формулу, что и выше.

4 шага по использованию параметрической оценки в управлении проектами

Теперь, когда мы рассмотрели все детали метода параметрической оценки, вам может быть интересно, а как именно я могу заставить параметрическую оценку работать?

Чтобы максимально упростить анализ цифр, мы разбили выполнение параметрической оценки на 4 простых шага.

Давайте посмотрим на каждый из них.

Шаг 1. Узнайте, какие части проекта подлежат оценке

Еще до того, как вы начнете просматривать данные из более ранних проектов, вам необходимо точно определить, где следует использовать параметрическую оценку.

Другими словами, вам сначала нужно взглянуть на свой проект и разделить его на несколько этапов. Для этой цели вы можете использовать структурную декомпозицию работ (WBS) и разбить весь проект на более мелкие, более управляемые фрагменты.

Затем, после того как вы решили, хотите ли вы предсказать бюджет, продолжительность, ресурсы или все вышеперечисленное на этапе проекта, встает вопрос о точности и данных.

Поскольку точность вашей оценки неразрывно связана с количеством доступных ранее данных, прежде чем вы даже подумаете о том, чтобы углубиться в расчеты, задайте себе эти три важных вопроса:

1. Насколько точной должна быть моя оценка?
2. Сколько данных у меня под рукой?
3. Связан ли мой параметр с историческими значениями?

Итак, предположим, вы все еще ищете способ точно оценить, сколько времени ваш дизайнер будет работать над этими 20 иллюстрациями. Это означало бы, что вы хотели бы измерить время. Поскольку у вас достаточно данных из предыдущего аналогичного проекта, вы сравните этот параметр со временем, которое потребовалось им, чтобы закончить 15 иллюстраций.

Но в случае, если вы не совсем удовлетворены ответами, которые вы даете на вопросы, упомянутые выше, вы можете пересмотреть использование этого метода, поскольку он может не привести к самым точным прогнозам.

Шаг № 2: Получите исторические данные

После того, как вы выбрали точные этапы проекта, к которым вам нужно применить параметрическую оценку, и решили, подходит ли вам этот метод, самое время перейти к историческим данным.

Если ваша команда отслеживала всю свою деятельность, связанную с проектом, вы, вероятно, сможете быстро получить самую подробную информацию о своих предыдущих проектах.

Например, приложение для отслеживания времени и расходов может хранить данные о расходах ваших предыдущих проектов и помогать вам всякий раз, когда вам нужно оценить бюджет вашего будущего проекта.

Тем не менее, если вы не уделяли особого внимания хранению информации о вашем проекте или просто не работали над подобным проектом раньше, у вас все еще есть способы использовать метод параметрической оценки.

Вы можете просмотреть общедоступные базы данных по вашей отрасли и посмотреть, насколько полученные оттуда данные соответствуют параметрам вашего текущего проекта.

Шаг № 3: проверьте правильность ваших параметров

После того, как все ваши исторические данные собраны, на поверхность выходит важность вопроса номер 3 — связан ли ваш параметр с историческими значениями.

Теперь вам нужно оценить свои параметры и посмотреть, как они соотносятся с полученными вами историческими данными.

Например, вы можете заметить, что количество иллюстраций каким-то образом связано со временем, которое дизайнеру нужно для их завершения. Это означает, что вы сможете включить в свой расчет как единицу измерения (15 иллюстраций), так и время (70 часов), умножить их на свой параметр (20 иллюстраций) и получить действительную параметрическую оценку.

Однако имейте в виду, что приведенный выше пример является упрощенной иллюстрацией того, как на практике выглядит тестирование параметров. Если вы имеете дело с более сложным проектом, вам может даже понадобиться обратиться за помощью к аналитикам данных и/или статистическим инструментам.

Шаг № 4: Рассчитайте параметрическую оценку

Теперь, когда вы оценили достоверность своего параметра, получение параметрической оценки становится делом нескольких секунд.

Просто примените формулу к действию, умножив единицы, полученные из исторических данных, и разделив произведение на текущий параметр.

Чтобы помочь вам избежать ненужной прокрутки, мы также оставим здесь формулу параметрической оценки:

E_parametric = (A_old / P_old) x P_curr

Подведение итогов: следите за своими проектами и попробуйте параметрическую оценку

Не секрет, что оценка проекта требует времени.

Однако правильный метод оценки проекта может сэкономить вам пару недель в долгосрочной перспективе.

Параметрическая оценка, по сути, позволяет вам сделать именно это.

Подталкивая вас к переосмыслению целей вашего проекта и побуждая к автоматизации повторяющихся задач, этот метод оценки проекта помогает вам максимально эффективно использовать каждую минуту на этапе выполнения вашего проекта.

Тем не менее, чтобы успешно применить параметрическую оценку на практике, вам необходимо уделять пристальное внимание каждому из ваших проектов и тщательно документировать каждый процесс.

Тогда, имея под рукой большую базу данных и формулу параметрической оценки, ничто не помешает вам получить максимально точную оценку проекта.

(За исключением того, что ваши переменные не коррелируют с вашими параметрами, но это не то, что не может решить немного статистики.)

️ Вы когда-нибудь использовали параметрическую оценку на этапе планирования проекта? Насколько близка была ваша оценка к окончательному результату проекта? Дайте нам знать по адресу [email protected], чтобы получить возможность быть представленным в этой или одной из наших будущих статей. Кроме того, если вам понравилась эта статья, поделитесь ею с кем-то, кто, по вашему мнению, может найти ее полезной.