10 причин отдать техническое написание на аутсорсинг

Технические писатели — важные члены вашей команды. Они рассказывают миру о ваших продуктах, сообщая о функциях и возможностях всем, от вашей маркетинговой команды до конечного пользователя. Они незаменимы, но нанимать их на полный рабочий день может быть дорого и отнимать много времени. Кроме того, вашей писательской команде не всегда нужен постоянный штат сотрудников.

Решение состоит в том, чтобы передать проекты технического написания на аутсорсинг. Аутсорсинг — это экономически эффективное решение, которое дает вам доступ к первоклассным писателям без необходимости нанимать их на полный рабочий день. Рассмотрите эти 10 преимуществ для вашей компании, клиентов и прибыли.

1. Экономическая эффективность аутсорсинга

Наем профессионального технического писателя на полный рабочий день может оказаться дорогостоящим. Заработная плата сильно зависит от местоположения, но средняя зарплата технического писателя в 2024 году составит более 80 000 долларов.

В некоторых штатах штатный технический писатель обойдется вам более чем в 100 000 долларов, не считая высоких затрат на найм. По данным Общества управления человеческими ресурсами (SHRM), эта цена может в три-четыре раза превышать зарплату на должности.

Аутсорсинг сокращает эти затраты и другие «добавленные затраты» при найме на полный рабочий день. Авторы, привлеченные на аутсорсинг, являются подрядчиками, а не сотрудниками, поэтому вы не платите за льготы. Вы платите за время и усилия, которые они вкладывают.

2. Доступ к специализированной экспертизе

Технический контент требует от автора знания отрасли и технологий, о которых он пишет. Поиск кандидата с нужной специализацией может занять чрезвычайно много времени, особенно для компаний в нишевых отраслях.

Сопоставление навыков становится все более трудным по мере того, как требования к вашему проекту становятся все более разнообразными. Если бы вы нанимали сотрудников на полный рабочий день, вы столкнулись бы с необходимостью решать все эти задачи с помощью нескольких членов команды. Эти члены команды также должны быть в состоянии справиться со всеми проектами, которые находятся в стадии реализации.

Благодаря аутсорсингу вы можете найти специализированного писателя для каждого проекта. Вы можете нанять человека, который преуспевает в написании технических документов, и вам не придется беспокоиться, сможет ли он написать документацию по интерфейсу прикладного программирования (API). Если вам нужен документ API, вы можете нанять автора для этого проекта. Вы платите по проекту, поэтому не нужно все делать одному человеку.

3. Улучшенное качество и согласованность

Найм в рамках проекта не требует нового человека для каждой задачи. Аутсорсинг позволяет вам наладить отношения с авторами, работающими по контракту, и узнать, что у них хорошо получается. Вы можете нанимать одного и того же человека несколько раз для нескольких проектов или перейти к другому, если ваш автор не подходит вам лучше всего.

Эта гибкая кадровая модель позволяет вам установить более высокие стандарты качества проекта. Вы не взяли на полный рабочий день сотрудника, плохую работу которого вам нужно будет задокументировать, прежде чем его уволить. Автор, работающий по контракту, представляет свою лучшую работу, и вы решаете, использовать ли его снова, основываясь на этой работе.

Подрядчики понимают, что их работа говорит сама за себя, поэтому умные и успешные из них делают все возможное. Услуги такие же. В Compose.ly мы добиваемся успеха, когда вы это делаете, поэтому мы работаем только с первоклассными авторами, которые, по нашему мнению, идеально вам подойдут.

4. Повышенное внимание к основной деятельности

Подумайте, сколько времени и денег ваш бизнес сэкономит, отдав техническое написание на аутсорсинг. Какие отделы и основные функции получат выгоду?

Большинство технических писателей сотрудничают с несколькими людьми из разных отделов, включая специалистов по разработке продуктов, дизайнеров пользовательского опыта (UX), менеджеров по работе с клиентами, а также команды по маркетингу и продажам. Благодаря надежной системе аутсорсинга писателей эти ценные профессионалы могут тратить меньше времени на управление результатами менее квалифицированных писателей. Команды могут тратить больше времени и энергии на основные задачи, повышающие прибыль.

5. Масштабируемость для различных потребностей проекта

Потребности в технической документации меняются в зависимости от проектов, находящихся в разработке. У вас может быть куча документации в первом квартале, несколько отчетов во втором квартале и еще один поток руководств и руководств в третьем квартале. Если вы полагаетесь исключительно на штатных авторов, вам придется изо всех сил стараться избегать чрезмерного или недостаточного использования этих сотрудников.

Техническое написание на аутсорсе адаптируется к меняющимся потребностям. Если у вас много проектов в месяц или квартал, вы можете заключить контракт с большим количеством авторов, чтобы удовлетворить эти потребности. Если в следующем периоде проектов будет меньше, не беда — вы не заключаете никаких контрактов.

Эта система значительно лучше для ваших финансов. Вместо того, чтобы платить зарплату, чтобы люди были доступны по требованию, вы платите за работу, когда она появляется. Если работы нет, вы можете отложить эти деньги на следующий всплеск спроса.

6. Более быстрые сроки выполнения работ

Масштабируемость технического письма на аутсорсинге означает, что вы можете сделать больше за меньшее время. Штат сотрудников с фиксированным количеством авторов имеет фиксированную производительность. При аутсорсинге вы можете выполнить больше технических писательских задач за тот же промежуток времени, просто наняв больше писателей.

Например, предположим, что у вас есть шесть руководств пользователя для шести новых продуктов. Вам нужна документация как можно скорее, чтобы вам не пришлось переносить даты выпуска.

Если вы полагаетесь на собственные таланты, у вас есть два менее желательных варианта: потенциально перегрузить команду или попытаться нанять сотрудников вовремя, чтобы уложиться в сроки. Или вы могли бы передать написание этих шести руководств на аутсорсинг, выбирая, сколько авторов нанять в зависимости от установленного вами срока.

Если для того, чтобы вовремя написать шесть руководств, потребуется три писателя, вы нанимаете троих. Если потребуется шестеро, вы наймете шестерых. Обычно вы платите одинаковую сумму, потому что заказываете одинаковый объем работы, хотя у вас, вероятно, будет возможность потратить немного больше, чтобы ускорить процесс. Затраты могут оказаться оправданными, особенно если это единоразовые затраты.

7. Расширенные стандарты документации

Может показаться, что самостоятельное написание текста обеспечивает больше контроля, но подумайте обо всем остальном, на чем должны сосредоточиться ваши команды. Даже когда они могут уделить все свое внимание проверке документов, у них есть другие области знаний.

Поставщики технических текстов являются экспертами в технической документации. Они понимают принятые стандарты для каждого типа технической документации, от форматирования до принятых методов указания источника. Самое главное, они вкладывают время и ресурсы в то, чтобы идти в ногу с меняющимися стандартами.

Аутсорсинг позволяет вам извлечь выгоду из этого опыта, не тратя время и деньги на обучение своей команды. Это гарантирует, что ваша документация будет соответствовать самым высоким стандартам, и вы сможете сосредоточиться на своем бизнесе.

8. Гибкость в распределении ресурсов

Проекты технического письма — это лишь часть задач, которые вам предстоит выполнить. Аутсорсинг позволяет вам перераспределять ресурсы в документацию или из нее по мере необходимости, чтобы вы не перерасходовали или не недорасходовали. Такая гибкость дает вам больше контроля над своим бюджетом.

9. Свежие перспективы и идеи

Аутсорсинг услуг по техническому написанию открывает канал связи с опытными и проницательными профессионалами. Эти профессионалы работали над многими проектами, подобными вашему, и видели, как работает множество разных предприятий. В отличие от штатного писателя, который знает только то, как вы что-то делаете, подрядчик может предложить ценную новую информацию.

Например, предположим, что вам нужно создать документацию для нового продукта. Вы использовали свой хорошо зарекомендовавший себя процесс документирования и руководство по стилю, но кажется, что эти фрагменты не подходят друг другу. Но затем ваш технический писатель предлагает идею.

Они работали над аналогичным руководством вместе с конкурентом и обнаружили, что другой тип диаграммы более эффективно передает эти функции. Опробование их идеи требует отклонений от вашей нормы, но ваши профильные эксперты и конечные пользователи в восторге от ясности вашего нового руководства.

Возможно, вы не подумали бы об этом новом подходе без стороннего взгляда.

10. Снижение рисков в документации

Техническая документация влияет на то, как люди взаимодействуют с вашими продуктами и используют их. Это связано с множеством рисков, но знающая команда авторов может справиться с этими рисками.

Например, что произойдет, если кто-то воспользуется вашим продуктом неправильно из-за неясных инструкций? Неверные интерпретации могут расстраивать пользователей и потенциально опасны, в зависимости от типа используемой технологии.

Некоторая документация рискует раскрыть частную собственность, особенно если технология защищена интеллектуальной собственностью. Передача необходимой информации при одновременной защите конфиденциальной информации требует высокого уровня навыков.

Наконец, если вы работаете в регулируемой отрасли, вам может потребоваться документация о соответствии нормативным требованиям для соблюдения закона. Аутсорсинговые отношения могут помочь в этом процессе, избавив вас от необходимости выделять на него ресурсы.

Распространенные болевые точки при найме технических писателей и советы по их преодолению

Специализированные квалификации

Работа в области технических коммуникаций часто требует глубоких знаний конкретной отрасли или ниши. Может быть сложно найти кандидатов, которые полностью разбираются в вашей области, особенно если вам также нужен человек, обладающий первоклассными навыками технического письма. Чем сложнее ваши потребности, тем сложнее становится процесс найма.

Решение: воспользуйтесь услугой написания с предварительно проверенной командой технических писателей. Такие сервисы, как Compose.ly, имеют ресурсы и возможности для поиска писателей с разнообразными навыками. Мы выполнили свою работу, поэтому все, что вам нужно сделать, это позвонить.

Расширенные процессы собеседования

Наем технического писателя включает в себя несколько раундов собеседований, часто включая домашние задания. Для компании по найму это означает, что сотрудники тратят много часов на общение с кандидатами, рассмотрение заданий и участие в групповых собеседованиях. Это часы, которые ваша команда не потратит на работу над клиентскими проектами.

Решение: поручить найм и написание статей на аутсорсинг. Вместо того, чтобы размещать объявления на досках вакансий фрилансеров и просматривать кандидатов, как если бы вы нанимали сотрудников на работу, заключите контракт со службой, которая уже выполнила всю всю работу.

Конкурс на лучшие таланты

Если вы хотите добиться наилучших результатов, вам нужны лучшие люди. Однако конкуренция за лучшие таланты жестче, чем когда-либо. Вы можете легко разорить свой бюджет, привлекая суперзвезд технических писателей с помощью бренд-маркетинга, конкурентоспособных зарплат и льгот высшего уровня.

Решение: аутсорсинг услуг решает и эту проблему. Вместо того, чтобы искать отдельных авторов, чьи работы вы не знаете, обратитесь к писателю из компании, которая знает свою команду. Вы получите лучшее совпадение и избежите разочарования.

Как Compose.ly может помочь вам найти лучших технических писателей

В Compose.ly мы понимаем потребность в техническом писателе, который разбирается в вашей отрасли. Мы набираем и проверяем ведущих технических писателей с опытом работы в различных технологических областях, чтобы вы получили идеального писателя для своей ниши.

Наши писатели — опытные рассказчики, которые фокусируются на потребностях вашей аудитории. Они переводят жаргон на понятный человеческий язык, улучшая ваш пользовательский опыт и укрепляя ценные связи.

Узнайте больше об аутсорсинговых услугах Compose.ly по написанию технических статей уже сегодня. Наши авторы всегда готовы помочь вам охватить вашу аудиторию, где бы она ни находилась.