Outlook для деловой электронной почты | Настройка, альтернативы и сравнение

В наш информационный век, несмотря на появление приложений для обмена сообщениями, электронная почта по-прежнему остается предпочтительным выбором для многих людей. Электронная почта остается невероятно эффективным инструментом для общения компаний с коллегами и клиентами, независимо от их размера. Электронная почта — самая популярная форма профессионального общения. Поскольку во всем мире насчитывается 4 миллиарда пользователей электронной почты, деловая электронная почта необходима для повышения узнаваемости бренда.

На рынке представлено множество систем электронной почты, и Microsoft Outlook — одна из них. Деловая электронная почта Outlook имеет множество преимуществ. В этом блоге вы узнаете о функциях Outlook для малого бизнеса , о том, как его настроить и о некоторых его альтернативах.

Что такое деловая электронная почта Outlook?

Outlook — мощное программное обеспечение для управления личной информацией от Microsoft. Нет необходимости использовать несколько платформ для ваших операций, поскольку они предлагают комплексные возможности электронной почты, интегрированные календари, списки задач и многое другое. Это делает его универсальным решением для делового общения и организации.

Он предоставляет возможность интеграции с несколькими платформами, продуманные функции, такие как защита от программ-вымогателей, а также инструмент для написания предложений. Кроме того, вы также можете использовать сторонние почтовые службы, такие как Gmail, с Outlook.

Сколько стоит деловая электронная почта Outlook?

Чтобы использовать Outlook для деловой электронной почты, вам необходима подписка на Microsoft 365. Стоимость варьируется в зависимости от выбранного вами плана. Даже базовый план Microsoft 365 Business Basic предоставляет вам доступ к Outlook и другим важным приложениям, таким как Word, Excel и PowerPoint.

План Mircosoft 365 Family Home (99,99 долларов в год или 9,99 долларов в месяц) может подойти индивидуальным предпринимателям. Однако бизнес-план рекомендуется использовать, если вы хотите использовать его для бизнес-планирования, использовать Outlook в масштабах всей организации или сотрудничать с командами.

План подписки Microsoft 365 и функции для Outlook

Все бизнес-планы Microsoft 365 включают веб-версии и мобильные версии Outlook. Однако для настольных приложений вам понадобится план «Стандарт» или «Премиум». Вот краткий обзор:

Как настроить деловую электронную почту Outlook с помощью подписки Microsoft 365?

Вы можете подписаться на план Microsoft 365 или Outlook. Мы обсудим оба метода. Настроить Outlook для деловой электронной почты очень просто. Вы можете выполнить следующие шаги:

Шаг 1. Выберите план Microsoft 365.

Перейдите на официальный веб-сайт Microsoft 365, чтобы выбрать доступный план для вашего бизнеса.

• Чтобы найти планы с деловой электронной почтой Outlook, нажмите «Microsoft 365» вверху страницы.
• Далее выберите кнопку «Бизнес».
• Если у вас есть инструменты, необходимые вашему бизнесу, нажмите кнопку «Купить сейчас».
• Вам будет предложено заполнить необходимую информацию, включая данные платежа.

Шаг 2. Подключите свой домен (или купите новый).

На следующем шаге выберите, хотите ли вы использовать уже существующее доменное имя компании или приобрести новое для настройки деловой электронной почты Outlook.

• Если у вас есть собственный домен, выберите «Использовать уже принадлежащее вам доменное имя».

Источник

• Затем введите свое доменное имя в строку ниже и нажмите «подтвердить право собственности», чтобы начать процесс проверки домена. Проверка продолжится после добавления настроек DNS вашего домена.

Источник

• Если у вас нет собственного домена, вы можете приобрести его у Microsoft.

Шаг 3. Создайте свой адрес электронной почты.

• Затем вы должны добавить свой идентификатор пользователя электронной почты и создать подтвержденный пароль, чтобы завершить процесс настройки деловой электронной почты Outlook.
• Ваш идентификатор пользователя — это имя пользователя, которое вы хотите использовать для своего адреса электронной почты (например, ваше имя@вашдомен.com).
• После заполнения желаемого адреса электронной почты и пароля нажмите кнопку «Зарегистрироваться».

Шаг 4. Завершите покупку.

Последний шаг — добавить платежные и платежные данные в деловую электронную почту Outlook.

• Перед выставлением счета вам будет предложено выбрать количество аккаунтов, которые вы хотите приобрести. Здесь вы можете добавить больше пользователей для своего бизнеса в рамках того же плана.
• После ввода количества аккаунтов для покупки нажмите кнопку «Далее» и введите свои платежные данные.
• Теперь снова нажмите «Далее» и введите платежную информацию.
• После завершения платежа вы сможете получить доступ к своей вновь созданной учетной записи, используя корпоративную электронную почту Outlook.

Как настроить бизнес-аккаунт Outlook без покупки Microsoft 365?

Поскольку Outlook — это отдельная платформа электронной почты в Microsoft 365 Suite, ее можно приобрести и использовать как отдельное приложение. Вот шаги, которые необходимо выполнить для настройки учетной записи Outlook:

Шаг 1. Выберите свой план.

• Выбирайте любой из доступных бизнес-планов.
• Добавьте соответствующие данные, чтобы приобрести подписку.

Источник

Шаг 2: Добавьте свой домен.

• Как и при покупке Microsoft 365, вы можете добавить существующий домен или приобрести новый.
• Проверьте свою систему доменных имен (DNS).

Шаг 3. Настройте адрес электронной почты и пароль.

• Вы также можете добавить других пользователей и псевдонимы для удобства управления.

Использование деловой электронной почты Outlook

После настройки электронной почты Outlook для бизнеса пользоваться ею будет легко:

• Откройте Outlook и добавьте учетные данные своей учетной записи электронной почты.
• Создавайте новые электронные письма, организуйте свой почтовый ящик с помощью папок и правил, а также управляйте несколькими учетными записями электронной почты.
• Настраивайте свой вид, отмечайте важные электронные письма и соблюдайте график с помощью интегрированных календарей и задач.

6 способов использовать электронную почту Microsoft Outlook как профессионал

Вот 6 проверенных способов, которым должна следовать каждая отрасль для создания эффективной электронной почты Outlook для бизнеса:

1. Организуйте свой почтовый ящик эффективно.

Не позволяйте вашему почтовому ящику превратиться в беспорядок! Используйте систему папок Outlook, чтобы классифицировать электронные письма по важности, проектам или отправителям. Создавайте правила для сортировки входящих сообщений по папкам, автоматически сохраняя порядок в вашем почтовом ящике.

2. Овладейте искусством вспоминания электронных писем.

Outlook позволяет отзывать или отменять отправку электронных писем при условии, что получатель также использует Outlook. Откройте отправленное электронное письмо, найдите раскрывающееся меню «Действия» и выберите «Отозвать это сообщение».

3. Введите небольшую задержку.

Рассмотрите возможность установки небольшой задержки для исходящих писем, чтобы избежать случайной отправки. Таким образом, вы сможете обнаружить ошибки или внести изменения в последнюю минуту, прежде чем электронное письмо покинет ваш почтовый ящик. Опция Outlook «Отложенная доставка» упрощает эту задачу.

4. Установите автоматические ответы об отсутствии на работе.

Вы собираетесь в отпуск или планируете отсутствовать на рабочем месте в течение длительного периода времени? Сообщите своим контактам об этом, настроив автоматический ответ об отсутствии на работе. Этот простой шаг гарантирует, что люди узнают о вашей недоступности и смогут перенаправить срочные дела кому-то другому.

5. Очистите свой почтовый ящик одним щелчком мыши.

Если вы не хотите видеть несколько писем из одного разговора, вам пригодится функция «Очистка» Outlook! Он удаляет лишние сообщения, оставляя вам чистую цепочку писем для каждого разговора.

6. Создавайте многоразовые шаблоны электронной почты

Если вы неоднократно вводите одно и то же содержимое электронного письма, сэкономьте время, создав шаблоны многократного использования. Функции Outlook «Ouick Parts» позволяют сохранять часто используемые фрагменты текста, которые можно вставлять в новые электронные письма всего несколькими щелчками мыши.

2 лучшие альтернативы электронной почты Outlook для использования в бизнесе

Microsoft Outlook обладает первоклассными функциями, но может подойти не всем. Если вы все еще не уверены, мы выделили четыре лучшие альтернативы деловой электронной почте Outlook: Neo и Google Workspace. У каждого есть свои плюсы и минусы, которые помогут вам сделать лучший выбор.

1. Нео

Neo — отличная платформа для хостинга электронной почты , предназначенная для бизнеса и предпринимателей. Его цель — связать этих бизнес-профессионалов с их целевой аудиторией посредством эффективных кампаний по электронной почте и оптимизированных функций управления. Кроме того, он предлагает бесплатную пробную версию с ограниченным периодом, доступные платные планы и несколько обновленных функций.

Ключевые особенности Нео

• Smart Write для составления электронных писем с помощью искусственного интеллекта
• Дополнительное создание одностраничного веб-сайта с адресом электронной почты Нео в качестве домена веб-сайта.
• Прочтите квитанции, чтобы получить представление о показателях открытия электронных писем.
• Предварительно разработанные шаблоны электронной почты для легкого создания кампаний.
• Функции конструктора подписей, бронирования встреч и правил электронной почты.

Плюсы Нео

• Профессиональные адреса электронной почты с бесплатными пользовательскими доменами
• Бесплатный одностраничный веб-сайт для расширения вашего присутствия в Интернете.
• Надежная производительность и круглосуточная поддержка клиентов.
• Современная защита от спама и вирусов.
• Шаблоны электронных писем для эффективных маркетинговых кампаний по электронной почте

Минусы Нео

• Ограниченный бесплатный пробный период
• Бесплатный домен имеет только расширение .co.site.
• Место для хранения на самом высоком уровне составляет всего 100 ГБ на аккаунт.

2. Google Рабочая область

Многофункциональная деловая электронная почта Outlook может оказаться сложной задачей для новичков. Если ваша команда уже привыкла к Google Suite, использование Gmail для бизнеса (часть Google Workspace) может оказаться более удобным вариантом для новичков. Google Workspace, ранее G Suite, — это платформа электронной почты, интегрированная со Службами Google, которая помогает обеспечить бесперебойную работу.

Ключевые особенности Google Workspace

• 15 ГБ бесплатного хранилища для электронной почты
• Почти 99% защита от спама
• Текстовые предложения для более быстрого составления электронных писем
• Возможность отменить отправку писем
• Доступность на всех устройствах и в браузерах

Плюсы Google Workspace

• Широкие возможности интеграции сторонних приложений
• Удобный интерфейс и функции совместной работы
• Бесплатная версия с достаточным объемом памяти и функциями.
• Работает на всех операционных системах
• Бесшовная интеграция с приложениями Google.

Минусы Google Workspace

• Ограниченные возможности поддержки клиентов
• Встроенных возможностей настройки меньше по сравнению с Outlook.

Быстрое сравнение и наши рейтинги

Мы сравним различные функции Outlook с его альтернативами. Мы выберем рейтинг на основе нескольких факторов этих платформ, включая их простоту использования, уникальные функции и способность соответствовать общим требованиям.

Подведение итогов

В современном мире, где миллиарды людей используют электронную почту, для привлечения внимания людей стала необходима уникальная маркетинговая стратегия. Каждая организация теперь проводит профессиональные переговоры и официальный обмен информацией по электронной почте.

Microsoft Outlook может стать вашим идеальным партнером в ваших усилиях по расширению масштабов. Он может делать гораздо больше, чем просто хранить контактную информацию, отправлять напоминания и организовывать календарь со списками задач. Хотя Microsoft Outlook для бизнеса является популярным выбором, он может подойти не всем.

Такие платформы, как Neo, стоит рассмотреть тем, кто ищет более удобное для новичков или экономически эффективное решение. Если вы хотите повысить присутствие своего бренда с помощью эффективных маркетинговых кампаний по электронной почте, одновременно пользуясь профессиональными возможностями электронной почты, Neo станет главным претендентом.

Не забывайте, что тестирование нескольких вариантов — лучший способ определить, какой поставщик услуг электронной почты является лучшей альтернативой деловой электронной почты Outlook для нужд вашего бизнеса. Итак, выберите свой план и зарегистрируйтесь сегодня, чтобы развивать свой бизнес и укреплять свой бренд!

Часто задаваемые вопросы

1. Как создать электронную почту Outlook Business, купив план Microsoft 365?

Настроить деловую электронную почту Outlook очень просто. Вот шаги, которые вы можете выполнить:

• Посетите веб-сайт Microsoft 365.
• Выберите план.
• Подключите свой домен (или купите новый).
• Создайте свой адрес электронной почты.
• Завершите покупку.

2. Каковы некоторые ключевые функции Outlook для бизнеса?

Ниже приведены ключевые функции Outlook для бизнеса:

• Интуитивный поиск,
• Планирование и настройка электронной почты,
• Повышенная безопасность,
• Эффективное управление электронной почтой и
• Возможности автоматизации задач/рабочих процессов.

3. Могу ли я отозвать или отменить отправку электронного письма в Outlook?

Outlook позволяет отзывать или отменять отправку электронных писем при условии, что получатель также использует Outlook. Откройте отправленное сообщение, перейдите в меню «Действия» и выберите «Отозвать это сообщение».

4. Предлагает ли Outlook шаблоны электронной почты?

Функции Outlook «Быстрые части» позволяют сохранять часто используемые фрагменты текста и вставлять их в новые электронные письма в качестве шаблонов многократного использования. Это поможет вам сэкономить время за счет автоматизации ваших задач.