Как организовать себя и свое время фрилансеру

Фриланс — это больше, чем просто четкое расписание на день, контроль контактов и ресурсов, высокая продуктивность и начало рабочего дня в 8 утра. Знание того, как организовать себя в качестве фрилансера, также позволяет научиться использовать свое время и ресурсы как инструменты, чтобы стать продуктивным и довольным этим образом жизни.

В этой статье мы обсудим, как справиться с тремя важными факторами в жизни каждого фрилансера: временем, ресурсами и разумом. Как только вы познакомитесь со всеми тремя, вам будет легче составить собственное расписание. Вы даже можете обнаружить новые вещи, о которых вы не знали, что их нужно решать в своем ежедневном рабочем процессе.

Организуйте свое время, чтобы быть в курсе всего

Естественно, сначала мы захотим выяснить, как организовать свое время.

Потому что время всегда имеет значение, и нам нужно его больше, верно? Ниже приведены несколько советов о том, как лучше организовать свой день.

Отслеживайте свое время, чтобы найти временные раковины

В основе организации рабочего времени лежит дисциплина.

Придерживаться графика — одна из самых сложных привычек, потому что мы склонны отвлекаться. Будь то прокрастинация из-за нашего обезьяньего мозга или внешних факторов, таких как дети, забота о близких, поручения и так далее.

Вот почему, как бы утомительно это ни казалось, нам нужно начать отслеживать свое время. Еще до того, как составить расписание, потратьте неделю на то, чтобы записывать каждое занятие, на которое вы тратите время. Отслеживайте даже самые распространенные отвлекающие факторы, такие как Facebook или Instagram, общение с друзьями и коллегами или просто рассеянное внимание.

Как только вы сможете суммировать это время в конце дня, у вас будет более четкое представление о том, как избежать этих ошибок. В результате ваш график станет более организованным и целеустремленным.

Главное придерживаться графика

Мы все работаем по-разному. Некоторые люди работают лучше утром, в то время как другие могут достигать своих пиковых часов только к вечеру.

Поэтому очень важно знать, когда вы наиболее продуктивны, чтобы составить для себя наилучшее расписание.

В противном случае вы слепо организуете свое время. Важные задачи могут приходиться на временные интервалы, когда ваша энергия ниже, в то время как тривиальные получают часы пик. Достаточно скоро вы отстаете и смотрите вниз на бочку долгих часов работы и сверхурочных.

Важно знать, что это не означает, что вам нужно начинать рабочий день в 8 утра. Начиная с 11:00 так же действует. Это не работает одинаково для всех.

Это структура, которая имеет значение.

Организуйте свои долгосрочные цели, а затем работайте над достижением более мелких

Ваши организаторские способности значительно улучшатся, если вы попытаетесь спланировать дела на месяцы вперед, затем на недели, а затем переключитесь на повседневные задачи.

И вот почему.

Ставьте перед собой долгосрочные цели

Друг-фрилансер однажды дал мне отличную пищу для размышлений: выделите время для планирования ваших долгосрочных целей. Особенно, если фриланс — это ваша основная работа.

И при этом он не имел в виду «закончить проект А за две недели». Это было больше связано с вопросами:

Где я хочу быть через два месяца?

Сколько новых клиентов я хочу приобрести в течение следующих шести месяцев?

Как попасть в сообщество фрилансеров?

Ваша дорожная карта может выглядеть так:

Представление вашей карьеры фрилансера через несколько месяцев или даже лет даст вам прочную основу. Вы прокладываете для себя путь, и знание того, в каком направлении вы движетесь, делает все ваши планы и выбор ресурсов более целенаправленными.

Ставьте свои краткосрочные цели

Из приведенной выше таблицы становится яснее, как вы можете планировать свои недели и дни. Вы будете не просто работать изо дня в день над краткосрочными целями, но будете работать над чем-то конкретным.

Сроки становятся более жесткими и имеют больше смысла. Кроме того, вы меньше беспокоитесь о мелочах, так как всегда будете иметь в виду более широкую картину.

Планируйте свое рабочее время

Есть несколько способов приблизиться к вашему рабочему времени. И, как мы уже упоминали, они будут отличаться от человека к человеку.
Вот как фрилансеры обычно организуют свое рабочее время:

1. Работа по два-три приема в течение дня с более длительными перерывами для выполнения поручений или отдыха между ними.
2. Работа в несколько более коротких периодов, которые увеличиваются в течение дня (будь то из-за конфликтов в личной жизни или часовых поясов клиента и сотрудника)
3. Работать одним 8-часовым отрезком, как если бы это была офисная работа с 9 до 5.

Все три метода действительны, и лучше всего потратить неделю на каждый из них, чтобы увидеть, какой из них подходит вам лучше всего.

Организуйте свое пространство и ресурсы для максимальной производительности

В следующем разделе мы обсудим, почему вам необходимо организовать не только свое рабочее пространство, но и другие аспекты вашей личной жизни.

Хорошее понимание графиков, не связанных с вашей работой, может дать вам необходимую практику для выполнения большего количества обязательств или успешного жонглирования теми, которые у вас уже есть.

Узнайте, как автоматизировать некоторые из ваших задач

В поисках совета от самих фрилансеров я углубился в сообщество фрилансеров Reddit. И среди множества полезных советов, касающихся мотивации, работы с клиентами и управления проектами, я нашел один, который действительно выделялся.

Упомянутый фрилансер упомянул, как их хроническая болезнь заставила их организовать свои ресурсы так, чтобы рабочий процесс никогда не прерывался. Они работают очень ограниченное количество часов в неделю, поэтому график должен быть плотным. И, честно говоря, это расписание, из которого мы все можем извлечь уроки:Я автоматизировал информативную и полезную серию приветственных писем для новых клиентов и автоматизировал свою основную воронку продаж.

Это особенно полезно автоматизировать, потому что это избавляет вас от необходимости каждый раз придумывать новое приветственное письмо. Вы также можете настроить свой почтовый ящик для сортировки писем по прибытии в соответствующие категории.Я создал повторяющиеся рабочие процессы, рабочие тетради, рабочие листы и семинары, чтобы моему клиенту было проще предоставлять от них контент и информацию, которые мне нужны. Мне нужно только взять то, что мне нужно из этого арсенала.

Вместо долгой переписки с клиентом по электронной почте простое предоставление ему возможности заполнить форму экономит много времени для обеих сторон.У меня есть тренер, когда я чувствую себя застрявшим и не знаю почему

Популярность коучей по продуктивности только росла. Мы постепенно начинаем понимать, что не все из нас обладают высокой дисциплиной, способны учиться и применять ее или самостоятельно выбираться из профессиональной колеи. Таким образом, наличие тренера, который поможет вам решить организационную проблему, когда вы исчерпали все ресурсы, — отличный выбор.У меня есть небольшая сеть других владельцев малого бизнеса, работающих рядом с моей. Я советую клиентам работать и с этими замечательными соавторами. С другими у меня есть партнерские отношения, в рамках которых мы предоставляем полный спектр услуг и, по сути, «разделяем счета».

Действительно хороший способ установить значимые связи и разгрузить работу, которая может принести больше вреда, чем пользы для вашей продуктивности. Кроме того, вы можете позволить себе услуги, которые в противном случае были бы вне вашего ценового диапазона.

Практика организации в других сферах вашей жизни

Трудно поддерживать хорошо организованную карьеру, если другие аспекты вашей жизни ускользают у вас из рук.

Это не означает, что вы должны быть организационной силой. Это больше касается осознанной организации других вещей в вашей жизни, чтобы получить достаточно «практики».

1. Например, начните сортировать и хранить важные документы (если вы этого еще не сделали), такие как медицинские и финансовые отчеты, важную почту, контракты и т. д. Это поможет вам привыкнуть к разделению на части.
2. Выделите один день в неделю, чтобы спланировать свое питание — в какие дни вы будете готовить, когда будете заказывать и когда будете ходить за продуктами. Просто подумайте обо всем сэкономленном времени и стрессе, потому что вы будете распланировать свое питание. Одна из худших вещей — это осознание того, что у вас есть задача, которую нужно закончить, но вы голодны, пришло время обеда, и вам нужно либо выделить время на приготовление пищи, либо тратить время на посещение ресторанов, либо есть любые закуски, которые у вас есть, чтобы предотвратить голод. .
3. Запланируйте регулярные часы уборки дома. Даже если в раковине три тарелки — помой их. Рассортируйте вещи на полках, вычистите стол, выбросьте все, чем вы больше не пользуетесь.

Чем больше вы выполняете физических действий по сортировке и организации, тем легче будет сделать то же самое для ваших рабочих файлов и процессов (проектная документация, отчеты о расходах, счета-фактуры, управление задачами и сроками и т. д.).

Достигните душевного равновесия, организовав свой разум

Хотя мы обсуждали, что организация заключается в создании этой «мышечной памяти» с помощью практики, все это бессмысленно, если мы не будем помнить об этом. Никакого количества запланированных дел в день или неделю не будет достаточно, если мы не сделаем наши мысли более организованными.

Здесь мы поговорим о достижении максимальной концентрации и о том, как это отражается на нашем расписании, о том, как получать удовлетворение от выполненных задач, а не о совершенстве, и об осознанных практиках, которые тренируют наш мозг, чтобы стать организованным.

С помощью этих советов вы сможете преодолеть любой умственный стресс, связанный с тем, чтобы оставаться на вершине. Кроме того, это поможет с подготовкой и реорганизацией, когда вы столкнетесь с препятствиями.

Узнайте о состоянии потока и практикуйте его

Михай Чиксентмихайи, авторитетный венгерский психолог, первым ввел термин «состояние потока» и распознал его в человеческом сознании. Он отметил это как момент, когда человек настолько поглощен своей работой, что все внешние отвлекающие факторы и вопросы становятся неважными.

Как выглядит состояние потока?

1. Полная и абсолютная концентрация на поставленной задаче;
2. Цели и награды понятны, есть мгновенная обратная связь;
3. Меняется восприятие времени (перестаешь думать о нем – час может казаться десятью минутами, а десять минут – часом);
4. Работа не требует усилий;
5. Вы получаете ощущение полного контроля над работой;
6. Задачи достаточно сложны, чтобы сделать их увлекательными;
7. Процесс кажется полезным;
8. Исчезло все чувство собственного «я» (нет стресса, беспокойства, отвлекающих факторов и т. д.).

Как войти в состояние потока?

Доктор Трэвис Брэдберри, автор книги « Эмоциональный интеллект 2.0 », процитировал многочисленные исследования, которые показывают, что нашему мозгу нужно время, чтобы полностью погрузиться в задачу. Так что бессмысленно зацикливаться на том, чтобы сразу не попасть в паз.

Особенно, если мы находим задачу утомительной или просто не любим ее.

Чтобы войти в потенциальное состояние Потока, Брэдберри советует придерживаться его в течение двадцати минут. Упорство в течение этого времени увеличивает ваши шансы на его достижение. Это возвращает нас к тому, чтобы не потакать нашему обезьяньему мозгу, который хочет, чтобы мы бежали, потому что нам не нравится работа.

Иногда нам нужно воспитывать свой разум и быть строгими в этом отношении.

Работайте над выполнением дел, а не над их совершенством

Завершить задачу гораздо полезнее, чем бубнить ее до тех пор, пока она не станет идеальной.

Если вам трудно начать что-то, потому что вы боитесь совершить ошибку или получить очень некачественные первые попытки, постарайтесь все равно сосредоточиться на том, чтобы начать работу .

У Эрика Фишера есть отличный выпуск подкаста на эту тему с Джоном Акаффом. Они обсуждают просто начало работы, независимо от того, насколько плохим, по нашему мнению, будет начало. Изложите плохие идеи на бумаге, проведите мозговой штурм и опубликуйте как можно больше недоработанных черновиков. Это единственный способ быстрее выполнять задачи и достигать идеального результата.

Разнообразьте свои ежедневные задачи

Это личная борьба, с которой я сталкиваюсь время от времени.

На своих предыдущих работах я понял, что чем больше у меня задач в течение дня, тем лучше я себя чувствую.

Тем более, чем они разнообразнее. Раньше я занимался геймдизайном, поэтому мой день состоял из:

• проверка с другими членами команды, поскольку наши задачи были взаимозависимыми;
• выполнение QA сборок игры;
• написание документа по дизайну игры;
• обсудить изменения, сроки и возможные задержки с продюсером;
• делать заметки во время совещаний и выписывать командные задачи после них;

И многое другое, в зависимости от того, насколько мы были далеки от производства.

Однако теперь, как писатель, мой день сводится к задачам, связанным с написанием одной-двух статей.

И если все, что мне нужно сделать, это написать статью, я быстро начну откладывать, так как мой мозг продолжает выполнять одни и те же задачи снова и снова. Итак, я научился ставить себе разные задачи, чтобы день оставался динамичным.

• Я изучаю потенциальные новые темы и записываю ресурсы;
• Я разговариваю с другими писателями, чтобы обменяться идеями и получить обратную связь;
• Мы с моим коллегой по SEO проводим мозговой штурм о новых подходах к контенту;
• Предлагаю новые идеи тимлиду и даю разнообразные задания;
• Я расспрашиваю коллег об их работе и стараюсь учиться тут и там;

Это удовлетворяет потребность в разнообразных задачах и делает мой график достаточно динамичным, чтобы поддерживать мою продуктивность.

Если у вас есть проблемы с концентрацией внимания, как и у меня, поищите альтернативные занятия, чтобы заполнить свое время — бесплатные онлайн-уроки, прослушивание подкастов и создание заметок, запись на семинары и т. д.

Воздержитесь от многозадачности, насколько это возможно

Мы уже обсуждали многозадачность в нескольких статьях, так что я не буду и здесь бубнить об этом.

Основная идея состоит в том, чтобы постоянно концентрироваться на одной задаче. Исследования показали, что наша концентрация падает, когда мы переключаемся с одной задачи на другую. Это явление называется переключением контекста .

Что интересно, если мы помним о Потоке и о том, что для полной концентрации требуется 20 минут, становится легче понять, почему многозадачность вредна для вас. Весь ваш график может быть нарушен, что приведет к задержкам, стрессу и чувству вины.

Практикуйтесь в организации своих мыслей

Натаниэль Дрю снял интересное видео о том, как лучше организовать свои мысли.

Хотя он в основном фокусируется на эффекте, который это оказывает на творческий процесс, идеи работают одинаково хорошо, независимо от того, в какой области вы работаете.

• Продолжайте освобождать место в голове

Как говорит Дрю: «там полно дерьма». Мы все время перевозбуждены. Иногда мы даже не можем сосредоточиться на 10-минутном видео. Итак, чтобы упорядочить свои мысли, нам нужно очищать кратковременную память как можно чаще.

Лучше всего это делать, записывая вещи, а не запоминая их «на потом». Например, электронные письма, географические названия, люди, с которыми можно связаться, назначение встреч и так далее. Это позволяет вашему мозгу переориентироваться на долговременную память и правильную обработку информации.

• Относитесь к своим идеям как винодел

Дрю использует эту метафору, чтобы проиллюстрировать, как, чтобы воплотить идею в жизнь, вы должны проверить и пожертвовать каждой мыслью, которая приходит вам в голову. Также как вы проверяете виноград в винограднике. Некоторые идеи покажутся отличными, но не дадут наилучшего конечного результата.

Когда вы хотите стать более организованным, есть так много ресурсов. Просто для решения повседневных задач вы можете выбирать между матрицей Эйзенхауэра, «поеданием лягушки», блокировкой времени и принципом Парето, и это лишь некоторые из них. Но чтобы узнать, какой из них работает лучше всего, вы должны попробовать их. Возможно, лучшим методом для вас окажется тот, о котором вы даже не задумывались!

• Обсуждайте свои методы с другими

Обменивайтесь идеями, спрашивайте отзывы и чужой опыт. Хотя пробы и ошибки неизбежны, иногда вы можете избежать ошибок, учась у других. Поговорите с друзьями, семьей, другими знакомыми вам профессионалами или опубликуйте в Интернете. Выкладывайте свои идеи и опыт.

Наслаждайтесь ошибками

Когда я пишу подобные статьи, я решительно выступаю за то, чтобы принимать неудачи. Это то, с чем я тоже борюсь, и в некотором смысле я, возможно, повторяю этот совет, чтобы держать себя в узде.

Как мы уже говорили ранее, вы не будете идеальными с самого начала. Будут ошибки в расписании, вы будете отвлекаться, ваши ресурсы и документы будут в беспорядке, вы потеряете вещи/контакты, вы позволите своему рабочему столу стать неорганизованным или будете работать больше часов в течение нескольких дней. Время от времени тайм-менеджмент будет бардаком.

Основные средства массовой информации поддерживают эту идею о том, что организоваться и добиться успеха в своей карьере так же просто, как следовать некоторым учебникам на YouTube. Так что давление сразу есть. Но чем раньше вы поймете, что ошибки будут совершаться, и научитесь прощать себя, тем быстрее вы достигнете лучшей версии себя.

Просто имейте в виду, что вы должны учиться на своих ошибках , иначе прогресса не будет. Вы застрянете в карьерной колеи с циклом неудач и ненависти к себе.

Подведение итогов

Есть так много способов организовать себя как фрилансера. Как мы видели, возможно, самая важная организация — это наше представление о предстоящей работе, нашей карьере и нашем сознании. Чтобы по-настоящему разобраться со своим временем и расписанием, нужно много готовиться и вносить коррективы.

Просто относитесь к своим организационным навыкам как к постоянной возможности обучения. Измените его по своему усмотрению и учитесь у себя в прошлом.