Система управления заказами: определение, преимущества и как выбрать?

Опубликовано: 2021-12-24

В бизнес-деятельности в целом и электронной коммерции в частности продавцы и клиенты договорились об общей цели, которая заключается в том, чтобы как можно быстрее и точнее доставлять продукты от входа заказов клиентов до клиентов. Чтобы достичь этого, бизнес должен иметь эффективную и гибкую систему управления заказами, которая может идти в ногу с тем, что нужно вашему бизнесу, чтобы соответствовать ожиданиям современных покупателей и конкуренции.

Кроме того, для эффективной работы вашего бизнеса важны не только маркетинг, поиск клиентов и т. д., но и управление заказами клиентов. В дистрибьюторской деятельности управление заказами имеет решающее значение; эффективное управление заказами, оно должно обеспечивать постоянную, своевременную, быструю и точную передачу информации членам системы распределения. Однако ручное управление заказами создаст много проблем для бизнеса. Система управления заказами (OMS) была создана, чтобы помочь предприятиям снизить нагрузку на управление заказами.

Так что же такое система управления заказами и как выбрать хорошую систему, соответствующую вашей бизнес-модели? В сегодняшней статье я познакомлю вас со всей информацией о системе управления заказами .

Что такое система управления заказами?

Управление заказами — это процесс продаж на основе заказов, лежащий в основе любой товарной компании B2C и B2B. Проще говоря; это полный сквозной цикл приема и обработки заказов клиентов. Управление заказами не может осуществляться в одиночку, для этого требуется сочетание почти всех частей компании: от обслуживания клиентов до склада, бухгалтерского учета и партнерской доставки. Добросовестное управление заказами обеспечивает бесперебойную работу бизнес-процессов, поддерживает удовлетворенность клиентов и защищает репутацию компании.

Управление заказами состоит из ряда контактных точек и заинтересованных сторон, связанных с тем, чтобы клиенты могли заказывать нужные продукты по правильной цене и получать их в нужное время. Система выполнения заказов обеспечивает бесперебойную работу процесса заказа и позволяет предприятиям создавать записи о клиентах и ​​отслеживать запасы и записи о продажах.

Однако чем больше контактов и заинтересованных сторон вовлечено в процесс управления заказами, тем больше препятствий возникает у бизнеса. Некоторые из основных проблем для фирм включают человеческие ошибки и отставание, видимость запасов, ошибки доставки и т. Д. Все это может привести к тому, что компании потеряют удовлетворенность своих клиентов и в конечном итоге подорвут лояльность клиентов. Оптимальным решением этой проблемы является не что иное, как система управления заказами. Чтобы установить быстрый, эффективный и экономичный цикл управления заказами, компании B2C и B2B предпочитают использовать интегрированную и гибкую систему управления заказами (OMS).

Система управления заказами — это инструмент или платформа, которая помогает предприятиям отслеживать продажи, заказы, запасы и пополнение. Он также рассчитывает людей, процессы и партнерства, необходимые для того, чтобы продукты нашли свой путь к клиентам. Для управления заказами требуется многомерная система, охватывающая почти все аспекты работы бизнеса, в том числе:

  • Покупатель
  • Торговый канал
  • Информация о товаре
  • Уровень инвентаря и местоположение
  • Поставщик для покупки и получения
  • Обслуживание клиентов; а именно возврат и возврат
  • Заказ печати, комплектация, упаковка, обработка и отправка

Современные системы управления заказами рассматривают всю цепочку поставок как взаимосвязанную экосистему. Они позволяют продавцам автоматизировать свои внутренние процессы от заказа до исполнения.

Каковы функции системы управления заказами?

Система управления заказами считается совершенной, если она обладает свойствами, полностью отвечающими следующим требованиям:

1. Отслеживание заказов

Важным моментом в системе управления заказами является то, что она должна управлять всеми элементами вашего заказа, независимо от канала. Это особенно важно, если вы работаете в сфере электронной коммерции на таких платформах, как Amazon или eBay. Заказы по телефону, в магазине и самое главное на вашем сайте должны легко отслеживаться и записываться. Эти заказы должны быть доступны везде, и преимущество системы управления заказами сосредоточено на этом процессе.

2. Найдите инвентарь

Исследования показывают, что 43% ритейлеров считают управление запасами своей задачей номер один. Эта проблема связана с отсутствием подходящих структур в месте, времени и валовой прибыли. Отслеживание периодов инвентаризации на нескольких складах может быть сложной задачей. Система управления заказами может упростить этот процесс, используя такие методы, как маркировка на уровне товара, технология RFID и автоматизированный контроль запасов.

3. Выполняйте заказы

За последние пять лет разнообразие складов увеличилось примерно на 7%. Это помогает магазинам использовать преимущества 3PL или даже просто использовать складские площади в этом районе намного проще. Кроме того, важна скорость. Наличие складских запасов рядом с вашими клиентами — лучший способ обеспечить быструю и стабильную доставку. Ваша утилита управления заказами позволяет отправлять заказы, которые должны быть упакованы и отправлены с правильной транспортной этикеткой.

4. Управляйте возвратами

В сфере бизнеса в целом и в области электронной коммерции в частности прибыль является главным приоритетом. При отслеживании неправильно возвращенных товаров трудно значительно компенсировать фактическое количество заказов, что вызывает проблемы во многих других аспектах бизнеса. Система управления заказами, которая может помочь магазинам электронной коммерции, значительно помочь вам в обработке возвратов и возмещений клиентам.

5. Другие функции

В дополнение к основным факторам, упомянутым выше, хорошая система управления заказами может помочь деловым людям во многих других аспектах, включая поддержку, принимать заказы и платежи независимо от канала или валюты, контролировать процесс доставки заказа, обновлять уровни запасов в системах и каналах продаж. , предоставьте предметы инвентаря или 3PL для завершения. Это также помогает отслеживать заказы как для клиентов, так и для групп обслуживания клиентов. Вы можете полностью наблюдать и прогнозировать уровень товаров, чтобы избежать инвентаризации. Некоторые системы теперь также интегрируются с функциями офиса поддержки, такими как дебиторская задолженность, кредиторская задолженность и бухгалтерские книги, для создания счетов и приема платежей.

Основные преимущества системы управления заказами

Многие системы управления заказами предоставляют транзакционные решения в режиме реального времени. Это позволяет пользователям раскрывать рыночные затраты и мгновенно выполнять заказы на нескольких биржах с помощью потоковой передачи цен в реальном времени. Некоторые из преимуществ, которые компании могут получить от устройства управления заказами, включают управление заказами и распределение активов портфеля.

Отличная система управления заказами, которая может поддерживать соответствие нормативным требованиям, включает оценку транзакций в реальном времени как до, так и после входа. Система управления заказами помогает сотрудникам соблюдать жизненный цикл транзакций, чтобы определить, имеет ли место какое-либо развлечение или финансовое мошенничество, а также какое-либо нарушение правил с использованием члена компании или нет. Система управления заказами может улучшить рабочий процесс и устно общаться между менеджерами портфеля, трейдерами и сотрудниками, отвечающими за соблюдение требований.

Структура управления ордерами является необходимым улучшением в индустрии денежного обращения, поскольку она отслеживает местоположения в режиме реального времени, предотвращает нарушения нормативных требований и следит за скоростью и точностью исполнения. Финансовые изменения и сбережения имеют большое значение.

Как правильно выбрать систему OMS?

1. Определите цели и приоритеты вашей системы

Определив цели и приоритеты и обсудив их с внутренними заинтересованными сторонами, вы действительно определите, какие функции соответствуют требованиям вашей компании. Вы также должны учитывать аспекты будущего развития бизнеса, чтобы выбрать правильную систему, не тратя слишком много на каждое изменение масштаба бизнеса.

2. Составьте запрос предложений (RFP)

Это поможет вашему бизнесу начать легче. И вы, и ваш провайдер понимаете технические потребности и препятствия утилиты, которую вы надеетесь внедрить. Не забудьте указать количество заказов, количество SKU, текущий контекст поставщика, существующее программное обеспечение, оборудование и сеть, график процесса приобретения системы, а также подробные инструкции и поддержку.

3. Варианты структур исследования

Изучите структуру системы, прежде чем решите использовать систему управления заказами. Использование постоянно представленных систем или систем, о которых вы знаете, приведет к тому, что вы упустите превосходные функции или структуры системы, которые лучше подходят для вашего бизнеса. Итак, соберите список поставщиков для оценки и получения демонстраций или следа.

4. Дождитесь и обдумайте все ответы

У вас должен быть файл для записи всех преимуществ и недостатков всей информации и ответов поставщика. Эти оценки в основном основаны на целях, которые вы поставили на шаге 1, чтобы выбрать от 2 до 3 наиболее подходящих систем и сделать окончательный выбор.

5. Рассмотрите компромиссы

Это не поможет вам найти стопроцентное соответствие агента вашим требованиям. Однако ваш окончательный выбор будет в основном основываться на критериях компромисса. Особенности каждой системы не должны быть вашим единственным критерием при выборе системы управления заказами. Вы должны принять во внимание все коммерческие деловые отношения, в которые вы вовлечены. Факторы, которые вы должны учитывать: Полезна ли их компания? Являются ли они экспертами в своей области? И постоянно ли они развивают платформу, чтобы предоставить своим клиентам возможности для расширения и развития?

Таким образом, выбирая лучшую систему управления заказами для своей компании, вы должны составить себе контрольный список. В этом контрольном списке вы должны перечислить вопросы, которые вам нужны, чтобы система могла ответить, и начать оценивать, соответствует ли она установленным вами критериям. Вот некоторые вопросы, которые, на мой взгляд, должны быть включены в ваш контрольный список:

  • Позволяет ли эта система избавиться от ручных процедур за счет автоматизации?
  • Позволяет ли система контролировать доход по нескольким каналам, валютам и регионам?
  • Ведет ли система более одного склада?
  • Предоставляет ли система отчеты и прогнозы для выявления проблем, графики и изменения?
  • Предоставляет ли система доступ к API и позволяет ли вам обновляться в своем собственном темпе?
  • Помогает ли эта система интегрировать третьи стороны в более широкую экосистему цепочки поставок (например, бухгалтерский учет, управление складом, внедрение, 3PL и т. д.)?
  • Является ли система платформой, которая либо задерживается, либо постоянно включает новые функции?

Резюме

Сегодня платформы электронной коммерции продолжают расширяться и разрушать барьеры на международном уровне, поэтому системы управления заказами становятся еще более важными, чем когда-либо. Если вы все еще ищете правильный продукт для своего бизнеса, убедитесь, что вы четко определили свои бизнес-процессы, цели и задачи. Не забудьте оценить преимущества, затраты и функции, соответствующие вашему плану; исследуйте OMS, чтобы найти тот, который лучше всего соответствует вашим потребностям.

Управление заказами — сложный по своей сути процесс. Выбор правильной системы управления заказами жизненно важен для долговечности и качества бизнеса, но это также часто упускаемая из виду область, так как вы можете легко выиграть.

Надеемся, что с информацией о системе управления заказами, представленной выше, вы сможете легко выбрать для себя подходящую систему управления заказами и помочь вам в достижении самой важной цели в бизнесе: росте.