Почему баз знаний Notion недостаточно + 5 альтернатив

Недавно я наткнулся на человека, который объяснил, как использование Notion для личного планирования изменило их жизнь.

Это было к тому времени, когда мы использовали Notion как команду на работе. Я никогда не использовал Notion в полной мере и был заинтригован этим постом о личном использовании-Notion. Так что я попробовал свои силы в Notion.

Я не был полностью впечатлен.

Это было прекрасно для личного использования, но я понял, что это не так хорошо для командной работы. У него просто не было некоторых расширенных функций, необходимых базе данных знаний.

Поэтому я провел некоторые личные исследования альтернатив

Но эй, прежде чем я начну с моих выводов, давайте взглянем на:

• Что такое понятие,
• Почему это может быть не лучшим вариантом для базы знаний, а затем
• Несколько отличных инструментов, которые могут заменить Notion в качестве базы знаний

Давайте углубимся в это.

Что такое понятие?

Notion — это универсальное рабочее пространство, в котором объединены такие интересные функции, как ведение заметок, отслеживание проектов, база знаний и многое другое. Будучи пригодным для личного и корпоративного использования, Notion также является отличным местом для совместной работы и может использоваться в автономном режиме. Благодаря минималистичному дизайну и высокой простоте использования он с годами становится все более и более популярным с момента его выпуска в 2016 году.

Является ли Notion системой управления знаниями?

Да.

Благодаря компактному, но обширному дизайну продукта и минималистичному интерфейсу Notion можно использовать как систему управления личными задачами, систему управления проектами, а также систему управления знаниями.

Таким образом, в основном Notion — это личная или корпоративная вики, с помощью которой вы можете делать заметки, хранить ресурсы компании или размещать любую коллекцию знаний.

Но это не значит, что он идеален.

Поскольку Notion настолько универсален и гибок, когда дело доходит до вариантов использования, сама природа мешает ему стать полноценной базой знаний.

Давайте поговорим о том, почему Notion может быть не лучшим вариантом для вас, если вы ищете инструмент управления знаниями для своей команды/компании.

4 причины, по которым Notion не лучший вариант для баз знаний

Есть 4 причины, по которым вы, вероятно, можете выбрать лучший инструмент, чем Notion, для своих баз знаний, независимо от того, являетесь ли вы малым бизнесом или предприятием.

Эти:

1- Не могу использовать полноценные инструменты базы знаний

Notion — универсальный инструмент.

В этом он превосходен. И проблема именно в этом.

Идея в том, что один ваш друг в старшей школе просто не может решить, чем он хочет заниматься. Они пробуют свои силы во всем и в конечном итоге во всем оказываются посредственными.

Затем они обнаруживают, что работают с 9 до 5 на работе, которую они даже не хотели делать, имея слишком много информации обо всем остальном.

Более того, поскольку Notion становится лучше во всем, в чем они пытаются преуспеть, им придется брать больше. Для функций, которые вы, вероятно, не будете использовать, если вы находитесь в нем для базы знаний.

Подумать дважды.

2- Предназначен для личного использования

Это не так уж и плохо, если вы создаете личную базу знаний.

Не так много для сотрудничества.

Причина, по которой Notion так рекомендуется для личного использования, заключается в том, что он был разработан для личного использования. Он становится неаккуратным и очень неорганизованным, когда используется двумя или более людьми, не говоря уже о больших командах.

3- Не совместим с многоканальным использованием

Одна из самых больших проблем с использованием Notion в качестве базы знаний заключается в том, что ее нельзя использовать в другой среде.

Вы должны открыть новую вкладку, чтобы перейти к Notion. Каждый раз.

Очевидно, что это не очень желательно, когда вы хотите создать базу знаний, которая должна быть простой в использовании и доступной для всех.

4- слишком сложно

Notion гордится своим настраиваемым пользовательским интерфейсом с досками канбан, параметрами просмотра и классными шаблонами.

Мы должны отдать им должное, они довольно хороши.

Но они также являются той самой причиной, по которой понятие иногда может быть слишком сложным. McDonald’s прославился, когда стандартизировал свое меню и сократил количество вариантов, чем раньше.

Успех заключается в простоте обеих сторон продукта.

Итак, в целом, Notion отлично подходит, когда вы используете его в качестве личной базы знаний или инструмента управления проектами. Но эй, хватит говорить о понятии.

Давайте взглянем на некоторые цифровые инструменты, которые являются отличными альтернативами Notion.

Лучшие альтернативы управлению знаниями Notion

1- Гуру

Систематизируйте информацию о компании. Доступ к нему в любом месте.

И они делают это возможным, оптимизируя внутреннюю коммуникацию, помогая новым сотрудникам адаптироваться и делая информацию доступной в любом месте и в любое время.

Его полезные интеграции являются большим плюсом.

Ключевые особенности Гуру

Предлагая функции для различных вариантов использования, Guru имеет набор функций, которые действительно подчеркивают вашу работу.

• Создание и хранение контента
• Управление пользователями, ролями и доступом
• Инструменты для совместной работы
• Аналитика
• Интеллектуальный поиск
• Обмен знаниями
• Каталогизация/категоризация

Гуру против понятия

По функциям Notion и Guru очень похожи. Особенно в качестве специального инструмента.

Однако они также сильно различаются.

У Guru есть одна особенность, которой нет у Notion, — это форумы, облегчающие совместную работу. Guru также делает базы знаний доступными по разным каналам, а Notion — нет.

В целом, Notion по-прежнему очень популярен, но Guru, кажется, почти так же популярен, что просто получил меньше внимания.

Гуру Цены

У Guru есть 3 разных плана и бесплатная версия, а также бесплатная пробная версия. Эти планы:

Стартовый — бесплатно для 3 пользователей, 5 долларов за каждого пользователя после 3 в месяц.

Builder — $10 пользователь/месяц

Эксперт — 20 долларов США за пользователя в месяц.

Знаете ли вы, что можете использовать Guru с функцией центра ресурсов UserGuiding? Попробуйте!

2- Слияние

Atlassian Confluence — это « удобное для удаленного доступа рабочее пространство, где встречаются знания и совместная работа», как говорится на их первой странице.

И это очень убедительно, глядя на положительные отзывы.

Как и Notion, Confluence — это инструмент, который помогает компаниям создавать вики, создавать контрольные списки и делиться внутренними знаниями. Однако, хотя Confluence очень похож на Notion, есть некоторые принципиальные отличия, которые делают Confluence более целенаправленным и опытным инструментом.

Ключевые особенности слияния

• Управление контентом и пространством
• Обратная связь в содержании
• Управление сайтом
• Настройка
• Версии и история версий
• Шаблоны

Слияние против понятия

Хотя мы уже сказали, что Понятие и Слияние очень похожи, они также совершенно различны там, где это важно.

Например, Confluence, будучи продуктом Atlassian, отлично интегрируется с Jira и другими инструментами Atlassian и в целом имеет больше возможностей интеграции, чем Notion.

В то время как Notion позволяет только комментировать, Confluence позволяет отдельным пользователям отправлять сообщения друг другу в инструменте. независимо от уровня их компании.

Confluence менее гибкий и настраиваемый, чем Notion, однако это может быть профессионалом, учитывая, насколько легко настроить и использовать инструмент в первый раз.

Справедливо сказать, что Confluence — отличная альтернатива Notion для большего количества вариантов совместной работы и интеграции.

Слияние

Confluence предлагает бесплатную версию и три других плана. Бесплатная версия может использоваться с 10 отдельными пользователями, в то время как другие планы оплачиваются в соответствии с количеством пользователей.

Стандартный — 5,50 долларов США за пользователя в месяц.

Премиум — $10,50 за пользователя в месяц.

Предприятие — Индивидуальный, оплачивается ежегодно

Знаете ли вы, что можете использовать Confluence с функцией центра ресурсов UserGuiding?

3- Документ360

Document360 также является одним из самых популярных инструментов, особенно среди растущих компаний. Это дает создателям контента силу, а потребителям — простоту.

Сила Document360 заключается в элегантном дизайне базы знаний, а также во внутренней и внешней базах знаний.

Так что, если вы ищете инструмент, чтобы снять нагрузку с плеч вашей службы поддержки клиентов, а также сохранить свои внутренние знания в одном источнике, Document360 — это то, что вам нужно.

Основные возможности Document360

• Портал самообслуживания
• Каталогизация/категоризация
• Обсуждения/Форумы
• Управление содержанием
• Полнотекстовый поиск
• Портал самообслуживания

Document360 против понятия

Вероятно, самым большим преимуществом Document360 перед Notion является возможность создавать как внутренние, так и внешние базы знаний.

Хотя оба инструмента позволяют приглашать отдельных пользователей в определенные документы, вики и таблицы, Document360 также позволяет пользователям назначать роли отдельным пользователям, которых они пригласили.

Document360 имеет множество интеграций с популярными инструментами, такими как Google Analytics, Olark, Hotjar и Intercom, в то время как у Notion их не так много.

Документ360 Цены

Document360 предлагает бесплатную пробную версию с полным доступом и 4 различных плана.

Стартап — $79 за проект в месяц

Бизнес — 239 долларов за проект в месяц.

Предприятие — 399 долларов за проект в месяц.

Предприятие Плюс — Индивидуальный

Знаете ли вы, что можете использовать Document360 с функцией центра ресурсов UserGuiding?

4- База знаний ProProfs

ProProfs Kowledge Base, признанный одним из лучших программ для создания базы знаний, является действительно специализированным инструментом для создания базы знаний. Это то, что я имею в виду, когда говорю, что Notion не может сравниться с полноценным программным обеспечением базы знаний.

В чем разница?

То, как ProProfs точно знают, что они хотят делать и что они делают. Фокус имеет огромное значение.

Ключевые особенности ProProfs

• Каталогизация/категоризация
• Инструменты для совместной работы
• Управление содержанием
• Обсуждения/Форумы

• Управление базой знаний
• Портал самообслуживания

ProProfs против понятия

Одно из наиболее важных различий между Notion и ProProfs заключается в том, что ProProfs также позволяет пользователям создавать внешние базы знаний, будь то для общих вопросов поддержки или для отдельного справочного центра.

Поскольку ProProfs также занимается внешними делами ваших баз знаний, он также помогает с рейтингом Google и SEO. Таким образом, пользователи могут легко находить вашу базу знаний и взаимодействовать с ней.

База знаний ProProfs имеет замечательный набор интеграций от Google Apps, Jira и Salesforce до Zendesk и Freshdesk.

ProProfs Цены

У ProProfs есть 15-дневная бесплатная пробная версия и три разных плана для Создателя базы знаний и Создателя справочного центра.

Общие планы справочного центра

Essentials — $30, автор/месяц.

Премиум — 40 долларов за автора в месяц.

Предприятие – по индивидуальному заказу

Частная база знаний

Essentials — $2 пользователя в месяц

Премиум — $3 пользователя в месяц

Предприятие – по индивидуальному заказу

Знаете ли вы, что можете использовать базу знаний ProProfs с функцией центра ресурсов UserGuiding?

5- Нажмите вверх

С точки зрения популярности ClickUp входит в число инструментов, которые находятся в той же лиге, что и Notion.

И мог бы даже принять его с легкостью.

Особенность ClickUp в том, что, по сути, это инструмент управления проектами, который также пробует себя в качестве инструмента базы знаний. По сути, это относится к Notion, инструменту для создания заметок, пытающемуся стать инструментом базы знаний.

Итак, какие из основных направлений этих инструментов более полезны при создании базы знаний?

Это не то, что вы можете решить, не взглянув на некоторые функции.

Ключевые особенности ClickUp

• Контроль доступа/разрешения
• Оповещения/уведомления
• Управление заданиями

• Управление рабочим процессом
• Чат в реальном времени
• Управление содержанием

ClickUp против понятия

Самым большим преимуществом ClickUp перед Notion являются возможности управления задачами. Вы можете создавать задачи, устанавливать для них сроки выполнения, назначать их пользователям в определенных ролях и даже создавать подзадачи внутри этих задач. Между тем, в Notion вы можете выполнять базовые задания без особого отслеживания прогресса.

Различные типы представлений ClickUp, такие как представления календаря и рабочих нагрузок, позволяют пользователям узнать, когда у каждого пользователя есть задача или что у каждого пользователя есть на его тарелке. Таким образом, пользователям легче сотрудничать и запрашивать определенные знания для сбора в базе знаний.

Поскольку ClickUp, по сути, является инструментом управления проектами, естественно, проще связать документы, вики и любые заметки с задачами и получить к ним доступ через данную задачу. Поэтому будет справедливо сказать, что ClickUp имеет больше интеграций внутри себя и вне инструмента по сравнению с Notion.

Цена кликапа

У ClickUp есть бесплатная версия и 4 других плана:

Безлимитный — 5 долларов за участника в месяц.

Бизнес — $ 9 на члена / в месяц

Business Plus — 19 долларов США на участника в месяц.

Предприятие – по индивидуальному заказу

Знаете ли вы, что можете использовать ClickUp с функцией центра ресурсов UserGuiding?

Вывод

Одно можно сказать наверняка: Notion — компетентный инструмент.

Он, без сомнения, один из лучших на рынке. Что заставляет нас искать альтернативы, так это тот факт, что это не может быть правильным выбором для всех, особенно для тех, кому не нужны все профессии этого мастера на все руки.

Так что, надеюсь, этот список альтернатив будет полезен для тех из вас, кто думает, что Notion может быть для вас излишним.

Удачи с вашей базой знаний!

Часто задаваемые вопросы

Является ли notion системой управления знаниями?

Да, это. Но Notion также является инструментом для создания заметок, а также программным обеспечением для управления проектами.

Как вы используете понятие управления знаниями?

Чтобы использовать Notion в качестве системы управления знаниями, пользователи могут создавать свои собственные вики, базы знаний и документы.

Что такое хорошая база знаний?

Хорошая внутренняя или внешняя база знаний — это доступная, простая в использовании и четкая категоризация и определение.

Для чего нужна база знаний?

База знаний может быть внутренней и внешней, первая предназначена для сотрудников и документации компании, а вторая предназначена для самообслуживания пользователей.

Как создать личную базу знаний?

Notion — отличный инструмент для создания личной базы знаний, а также другие инструменты, такие как Guru, ClickUp, ProProfs Knowledge Base, Document360 и Confluence.

Как настроить систему управления знаниями?

Чтобы настроить внутреннюю или внешнюю базу знаний, пользователи могут использовать инструмент без кода, такой как Notion, Guru или Confluence.

Обсидиан лучше, чем идея?

Такие инструменты, как Obsidian и Notion, имеют свои сильные стороны, поэтому решение о том, что лучше, зависит от функций, которые ищут пользователи.

Как организовать систему управления знаниями?

С помощью таких инструментов, как Notion, Guru и Confluence, пользователи могут легко классифицировать и каталогизировать базы знаний.