«Встречи — это симптом плохой организации. Чем меньше встреч, тем лучше». — Питер Друкер

Любите вы их или ненавидите, встречи составляют большую часть того, что мы называем работой. Это то, как мы обсуждаем идеи, делимся новостями, проводим мозговой штурм по проектам и добиваемся цели. Тем не менее, многие бизнес-лидеры считают встречи необходимым злом, и легко понять почему — мы встречаемся слишком часто.

К сожалению, преодоление инстинкта «давайте соберем всех вместе в одной комнате» может быть трудным как для опытных лидеров, так и для новых менеджеров. Результат? У сотрудников практически нет рабочего времени , кажется, что проекты всегда откладываются, а производительность команды страдает.

Цифры не врут!

В среднем ваш сотрудник посещает 62 собрания каждый месяц , проводя пятую часть своего рабочего времени на собраниях, которые в лучшем случае непродуктивны. Чем выше по корпоративной лестнице, тем хуже: менеджеры среднего и высшего звена проводят 35-50% своего времени на совещаниях. Вместо того, чтобы быть двигателем производительности, каждая вторая деловая встреча считается пустой тратой времени. В 2019 году плохо организованные встречи обошлись американским компаниям в 399 миллиардов долларов.

Чтобы было ясно, мы не можем избавиться от всех деловых встреч — они часто помогают нам работать вместе, предпринимать коллективные действия и добиваться цели — но мы можем (и должны) разборчиво относиться к тем, которые мы проводим, чтобы мы могли проводить лучше проводить встречи и добиваться большего. Кроме того, внедрение таких мер, как дни без совещаний , как это наблюдается в таких разных компаниях, как Facebook, Asana и Okta, может помочь сократить количество непродуктивных совещаний и вернуть сотрудникам их время, чтобы они могли сосредоточиться на выполнении реальной работы, которую необходимо выполнить.

Что такое день без встреч?

День без совещаний — это день сосредоточенной работы. По сути, это день недели без совещаний, поэтому вы (и ваша команда) можете сосредоточиться на выполнении задач. Это может быть любой день недели — некоторые компании выбирают среду, в то время как другим больше нравится четверг, когда не проводятся собрания. Несмотря на это, каждый сотрудник знает, что нельзя назначать встречи в дни, когда нет совещаний, за исключением случаев крайней необходимости, чтобы у каждого было свободное время для выполнения своей работы.

Преимущества дней без встреч

• Помогает сотрудникам оставаться сосредоточенными, не отвлекаясь
• Достичь «состояния потока» проще, поэтому производительность повышается
• Позволяет всем, включая менеджеров, быть «исполнителями»
• Повышает вовлеченность сотрудников в совещания

Помогает сотрудникам оставаться сосредоточенными, не отвлекаясь

Непродуктивные встречи, безусловно, пустая трата времени, но каждая встреча также прерывает «поток» ваших сотрудников на работе и съедает дополнительные рабочие часы. Даже если это безумно продуктивная 30-минутная встреча, людям требуется еще 23 минуты (в среднем), чтобы вернуться в ритм. Несколько таких встреч каждый день, и, не успев опомниться, половина рабочего дня уже позади! Без совещаний ваша команда получает непрерывную рабочую зону, которая идеально подходит для глубокой работы и более крупных проектов, которые постоянно откладываются.

Достичь «состояния потока» проще, поэтому производительность повышается

Когда люди занимаются любимым делом, не отвлекаясь, они входят в «состояние потока», что приводит к блестящим результатам. Без совещаний, прерывающих рабочий день, сотрудники могут отмечать больше задач в своих списках задач и работать более продуктивно. Или они могут работать над более сложными и трудоемкими задачами в дни без совещаний, а в остальную часть недели решать более мелкие, более управляемые задачи.

Позволяет всем, включая менеджеров, быть «исполнителями»

Большинство менеджеров привыкли планировать дни, проводя около 35% своего рабочего времени по колено на совещаниях. Внедрение дня без совещаний во всем бизнесе дает всем, включая менеджеров, больше возможностей для целенаправленной работы, чтобы они могли быть «исполнителями».

Повышает вовлеченность сотрудников в совещания

Слишком много совещаний убивают не только продуктивность, но и вовлеченность. Почти 73 % сотрудников признаются, что на совещании выполняют другую работу , а 39 % говорят, что заснули во время одного из них. Удаление совещаний из уравнения на день на самом деле упрощает планирование совещаний на оставшуюся часть недели, поскольку графики всех ваших сотрудников синхронизированы. Кроме того, это повышает вовлеченность сотрудников, потому что ваши люди менее напряжены и лучше подготовлены к этим встречам. Как говорит Джонатан Розенберг, партнер Jackrabbit Mobile — агентства мобильного дизайна и разработки в Остине, штат Техас, которое ввело не один, а два дня без совещаний в неделю, — «в дни совещаний все сосредоточены на совместной работе».

Как внедрить дни без совещаний

• Получите одобрение от своей команды
• Согласовать день недели
• Очистите свой календарь
• Общайтесь и поощряйте
  

Как только вы убедитесь, что меньше значит лучше, по крайней мере, когда дело касается совещаний, вот как вы можете начать с дней без совещаний и вплести их в свою командную культуру.

Получите одобрение от своей команды

Представьте свое предложение о проведении дня без совещаний и попросите оставить отзыв. Индивидуальные участники будут легко продаваться, им понравится больше времени для целенаправленной работы. Для менеджеров — объясните, как день без совещаний дает им время покопаться в своих нескончаемых списках дел и выполнить больше работы.

Согласовать день недели

Заставить всех согласиться на день без встреч может быть непросто. Проведите опрос в масштабах всей компании ( может быть, проведите опрос в канале Flock?), чтобы определить, что работает для всех (или для большинства людей). Распределенным или удаленным командам может быть проще совершать звонки из-за совпадения часовых поясов.

Очистите свой календарь

Отменяйте встречи, которые не приносят пользы. Избавьтесь от статусных встреч; вместо этого используйте систему управления проектами, чтобы следить за прогрессом. Перенесите ратуши, встречи команд и встречи один на один на другие дни недели. Работайте с менеджерами, чтобы гарантировать, что это действие повторяется во всем бизнесе для календаря каждого сотрудника.

Общайтесь и поощряйте

Крайне важно, чтобы каждый сотрудник знал, чего ожидать от дней без совещаний, и какие выгоды вы надеетесь получить. Убедитесь, что вы устанавливаете правильные ожидания не только в отношении встреч, но и в отношении того, как сотрудники могут извлечь максимальную пользу из дней без встреч.

Имейте в виду, что иногда может быть необходимо запланировать встречу в день, когда встречи не проводятся, поэтому четко обозначьте это ожидание заранее. Если вы видите встречи, запланированные на назначенный день без встреч, предложите своей команде перенести их и еще раз расскажите, как дни без встреч приносят пользу бизнесу в целом.

ооо

Самое главное, оставайтесь гибкими и открытыми для новых способов вписать дни без совещаний в расписание вашей команды. Помните, что дни без совещаний предназначены для всех в вашей команде, а не только для отдельных участников или менеджеров. Подавайте пример и призывайте всех, включая менеджеров и лидеров, использовать дни без собраний. И время от времени опрашивайте свою команду, чтобы узнать, как сделать ваши встречи более эффективными и действенными.

Как вы относитесь к введению дня без совещаний в вашем бизнесе? Есть вопросы о том, как реализовать это в вашей организации? Поговори с нами. :)