3 вещи, которые необходимо сделать для успешной реализации вашего программного обеспечения
Опубликовано: 2022-05-07Контрольные точки, настройки и постоянная коммуникация ведут к успеху внедрения.
Запуск и запуск нового программного обеспечения — важный шаг, но он может развалиться без конкретных целей, важных вех и четкой коммуникации.
Каждому программному обеспечению и каждой компании потребуется уникальный план, чтобы получить наилучшие результаты, но мы обнаружили три вещи, которые являются общими для любой успешной реализации. Это не просто пункты в списке, которые необходимо отметить, а темы, которые следует соблюдать на протяжении всего процесса реализации.
Мы рассмотрим три вещи:
- Общайтесь постоянно
- Настройка или персонализация программного обеспечения
- Создать контрольные точки
1. Общайтесь постоянно
Возможно, наиболее важной характеристикой каждой успешной реализации является четкая коммуникация на протяжении всего процесса. Убедитесь, что каждый план, который вы создаете, выполняется с помощью постоянного общения.
Вот некоторые коммуникационные задачи, которые необходимо выполнить перед началом реализации:
Задача | Почему это важно |
---|---|
Канал связи | Установите метод связи по умолчанию, который может содержаться в системе управления проектами или в средстве связи, таком как Slack. Если вы выделите одно место для всех обсуждений реализации, вы с меньшей вероятностью пропустите важную информацию. |
Каденция встречи | Учтите несколько официальных встреч с поставщиком и внутренними представителями для решения проблем и убедитесь, что все шаги выполнены, прежде чем переходить к следующему этапу. В зависимости от продолжительности реализации вы можете проводить их еженедельно или ежемесячно. |
Способ обмена важными документами | Если возможно, используйте то же программное обеспечение для обмена документами. Таким образом, соответствующая информация может быть легко доступна любому лицу со стороны поставщика или компании. |
Дэвид Синглтари, менеджер проекта по программному обеспечению в компании Wiss and Company, имеет обширный опыт внедрения более 25 лет и говорит, что регулярное общение имеет ключевое значение. Это также должно включать наличие канала, доступного для сотрудников, чтобы сообщать о любых проблемах, с которыми они сталкиваются при работе с новым программным обеспечением.
«У вас могут быть ежедневные или еженедельные точки соприкосновения, чтобы обсудить, как работает система, обсудить передовой опыт и при необходимости внести системные или операционные корректировки», — говорит он. «Люди не могут поднять руку, если они борются; это предоставит форум для этого».
Вы также можете создать диаграмму RACI, чтобы каждый человек, участвующий в процессе реализации, точно знал, к кому обращаться, чтобы проект продолжал двигаться. Люди классифицируются как один или несколько из следующих:
- Р: Ответственные — лица, ответственные за работу по достижению цели.
- О: Подотчетный — «владелец» или те, кто в конечном итоге отвечает за завершение проекта.
- C: С консультируемыми — те, кто вносит свой вклад или мнения.
- I: Информированные — те, кого постоянно информируют о прогрессе.
Ваша диаграмма RACI будет выглядеть примерно так:
Деятельность или результат | Руководитель проекта | ИТ-директор | Руководитель группы |
---|---|---|---|
Подтвердить функциональные требования | А/Р | С | я |
Установите новые рабочие процессы | А/Р | я | С |
Полная интеграция учета | А | р | я |
Четкое общение и обмен информацией имеют решающее значение до, во время и после внедрения между бизнес-лидерами, поставщиком и вашими сотрудниками.
2. Настройте или персонализируйте программное обеспечение
Современное типичное программное обеспечение базируется на облаке, доставляется на любое устройство и допускает глубокую настройку, чтобы ваши сотрудники могли работать наиболее эффективно для повышения производительности.
Работайте с поставщиком, чтобы создать список того, что вы хотели бы изменить, и установите контрольную точку реализации для поставщика, чтобы просмотреть запрошенные вами настройки настройки. Например, пользователи программного обеспечения для управления проектами часто хотят, чтобы в систему были добавлены определенные рабочие процессы, а отделам продаж нравится настраивать поля, чтобы упростить ввод данных.
Ваша отрасль и тип рабочих процессов, которые вам нужны, повлияют на то, что следует настроить, но список может включать:
-
Добавление или удаление полей -
Создание пользовательских рабочих процессов -
Настройка доступа к функциям по ролям -
Соответствие пользовательского интерфейса фирменным цветам и логотипам -
Интеграции с особыми требованиями
Персонализация относится к тому, как отдельные пользователи могут настраивать навигацию, компоновку панели инструментов или функциональные возможности в своем собственном представлении программного обеспечения. Попросите представителя поставщика продемонстрировать, как отдельные пользователи могут персонализировать систему до даты запуска.
Заблаговременное управление настройкой и персонализацией гарантирует, что пользователи смогут получить максимальную отдачу от программного обеспечения с самого начала.
3. Создайте контрольные точки
У большинства поставщиков есть шаблон для процесса реализации, и вы можете работать с ними, чтобы убедиться, что он соответствует вашим потребностям. Но для такой важной задачи важно официально отслеживать контрольные точки и вехи, чтобы знать, что все идет по плану.
«Включение контрольных точек в план проекта гарантирует, что ваши цели и ожидания будут выполнены, а на любые вопросы будут даны своевременные и оперативные ответы», — говорит Кенни Трин, основатель NetBookNews, ресурса для новостей и обзоров ноутбуков и планшетов.
Контрольные точки, которые вы создаете, будут зависеть от вашего уникального плана, но должны включать все основные вехи для подключения существующего программного обеспечения, передачи важных данных, начала регулярных обучающих семинаров и окончательной даты запуска.
Трин, который был генеральным директором компании, занимающейся образовательными технологиями, прежде чем уйти и основать NetBookNews, говорит, что распространенная проблема заключается в том, что новое программное обеспечение запускается без исторических данных, но с контрольными точками все заинтересованные стороны могут знать, как и почему каждое решение было принято в процессе внедрения.
«Цель здесь — устранить недопонимание и убедиться, что все стороны соглашения несут ответственность за свои результаты», — говорит Трин.
Готовы прибить свою программную реализацию?
Планируя настройки и устанавливая регулярные проверки для последовательного общения, вы с гораздо большей вероятностью внедрите эффективную новую систему, адаптированную специально для ваших нужд.
Умные бизнес-лидеры планируют заранее, так что, возможно, у вас есть преимущество в этой теме. Если это так, обязательно ознакомьтесь с нашими отчетами о других этапах покупки программного обеспечения:
- Возможно, вы все еще делаете демонстрации — вот как извлечь из них максимальную пользу.
- Прежде чем подписать контракт, убедитесь, что вы рассмотрели эти четыре аспекта, чтобы избежать прискорбных инвестиций в программное обеспечение.
Методология исследования тенденций покупки программного обеспечения для малого бизнеса в 2019 году
Представленные результаты основаны на исследовании Gartner, направленном на изучение покупательского поведения владельцев малого и среднего бизнеса за последние 12 месяцев.
Первичное исследование проводилось онлайн в период с сентября по октябрь 2019 года среди 488 респондентов из США, Канады, Германии, Франции и Испании.
Компании были проверены на количество сотрудников и выручку в 2018 финансовом году, чтобы получить малый и средний бизнес. Они также должны были приобрести по крайней мере одну программную систему за 5000 долларов или более в течение последних 12 месяцев.
Респонденты должны были быть как минимум офис-менеджерами, влияющими на решения о покупке программного обеспечения в своих организациях.
Исследование было разработано совместно аналитиками Gartner и основной исследовательской группой, которая следит за цифровыми рынками.
Отказ от ответственности: результаты не отражают «глобальные» результаты или рынок в целом, а отражают настроения респондентов и опрошенных компаний.
ПРИМЕЧАНИЕ. Приложения, выбранные в этой статье, являются примерами, демонстрирующими функцию в контексте, и не предназначены для одобрения или рекомендации. Они были получены из источников, считавшихся надежными на момент публикации.