3 вещи, которые необходимо сделать для успешной реализации вашего программного обеспечения

Контрольные точки, настройки и постоянная коммуникация ведут к успеху внедрения.

Запуск и запуск нового программного обеспечения — важный шаг, но он может развалиться без конкретных целей, важных вех и четкой коммуникации.

Каждому программному обеспечению и каждой компании потребуется уникальный план, чтобы получить наилучшие результаты, но мы обнаружили три вещи, которые являются общими для любой успешной реализации. Это не просто пункты в списке, которые необходимо отметить, а темы, которые следует соблюдать на протяжении всего процесса реализации.

Мы рассмотрим три вещи:

1. Общайтесь постоянно
2. Настройка или персонализация программного обеспечения
3. Создать контрольные точки

1. Общайтесь постоянно

Возможно, наиболее важной характеристикой каждой успешной реализации является четкая коммуникация на протяжении всего процесса. Убедитесь, что каждый план, который вы создаете, выполняется с помощью постоянного общения.

Вот некоторые коммуникационные задачи, которые необходимо выполнить перед началом реализации:

Дэвид Синглтари, менеджер проекта по программному обеспечению в компании Wiss and Company, имеет обширный опыт внедрения более 25 лет и говорит, что регулярное общение имеет ключевое значение. Это также должно включать наличие канала, доступного для сотрудников, чтобы сообщать о любых проблемах, с которыми они сталкиваются при работе с новым программным обеспечением.

«У вас могут быть ежедневные или еженедельные точки соприкосновения, чтобы обсудить, как работает система, обсудить передовой опыт и при необходимости внести системные или операционные корректировки», — говорит он. «Люди не могут поднять руку, если они борются; это предоставит форум для этого».

Вы также можете создать диаграмму RACI, чтобы каждый человек, участвующий в процессе реализации, точно знал, к кому обращаться, чтобы проект продолжал двигаться. Люди классифицируются как один или несколько из следующих:

• Р: Ответственные — лица, ответственные за работу по достижению цели.
• О: Подотчетный — «владелец» или те, кто в конечном итоге отвечает за завершение проекта.
• C: С консультируемыми — те, кто вносит свой вклад или мнения.
• I: Информированные — те, кого постоянно информируют о прогрессе.

Ваша диаграмма RACI будет выглядеть примерно так:

Четкое общение и обмен информацией имеют решающее значение до, во время и после внедрения между бизнес-лидерами, поставщиком и вашими сотрудниками.

2. Настройте или персонализируйте программное обеспечение

Современное типичное программное обеспечение базируется на облаке, доставляется на любое устройство и допускает глубокую настройку, чтобы ваши сотрудники могли работать наиболее эффективно для повышения производительности.

Работайте с поставщиком, чтобы создать список того, что вы хотели бы изменить, и установите контрольную точку реализации для поставщика, чтобы просмотреть запрошенные вами настройки настройки. Например, пользователи программного обеспечения для управления проектами часто хотят, чтобы в систему были добавлены определенные рабочие процессы, а отделам продаж нравится настраивать поля, чтобы упростить ввод данных.

Ваша отрасль и тип рабочих процессов, которые вам нужны, повлияют на то, что следует настроить, но список может включать:

• 
  Добавление или удаление полей
• 
  Создание пользовательских рабочих процессов
• 
  Настройка доступа к функциям по ролям
• 
  Соответствие пользовательского интерфейса фирменным цветам и логотипам
• 
  Интеграции с особыми требованиями

Персонализация относится к тому, как отдельные пользователи могут настраивать навигацию, компоновку панели инструментов или функциональные возможности в своем собственном представлении программного обеспечения. Попросите представителя поставщика продемонстрировать, как отдельные пользователи могут персонализировать систему до даты запуска.

Заблаговременное управление настройкой и персонализацией гарантирует, что пользователи смогут получить максимальную отдачу от программного обеспечения с самого начала.

3. Создайте контрольные точки

У большинства поставщиков есть шаблон для процесса реализации, и вы можете работать с ними, чтобы убедиться, что он соответствует вашим потребностям. Но для такой важной задачи важно официально отслеживать контрольные точки и вехи, чтобы знать, что все идет по плану.

«Включение контрольных точек в план проекта гарантирует, что ваши цели и ожидания будут выполнены, а на любые вопросы будут даны своевременные и оперативные ответы», — говорит Кенни Трин, основатель NetBookNews, ресурса для новостей и обзоров ноутбуков и планшетов.

Контрольные точки, которые вы создаете, будут зависеть от вашего уникального плана, но должны включать все основные вехи для подключения существующего программного обеспечения, передачи важных данных, начала регулярных обучающих семинаров и окончательной даты запуска.

Трин, который был генеральным директором компании, занимающейся образовательными технологиями, прежде чем уйти и основать NetBookNews, говорит, что распространенная проблема заключается в том, что новое программное обеспечение запускается без исторических данных, но с контрольными точками все заинтересованные стороны могут знать, как и почему каждое решение было принято в процессе внедрения.

«Цель здесь — устранить недопонимание и убедиться, что все стороны соглашения несут ответственность за свои результаты», — говорит Трин.

Готовы прибить свою программную реализацию?

Планируя настройки и устанавливая регулярные проверки для последовательного общения, вы с гораздо большей вероятностью внедрите эффективную новую систему, адаптированную специально для ваших нужд.

Умные бизнес-лидеры планируют заранее, так что, возможно, у вас есть преимущество в этой теме. Если это так, обязательно ознакомьтесь с нашими отчетами о других этапах покупки программного обеспечения:

• Возможно, вы все еще делаете демонстрации — вот как извлечь из них максимальную пользу.
• Прежде чем подписать контракт, убедитесь, что вы рассмотрели эти четыре аспекта, чтобы избежать прискорбных инвестиций в программное обеспечение.

Методология исследования тенденций покупки программного обеспечения для малого бизнеса в 2019 году

Представленные результаты основаны на исследовании Gartner, направленном на изучение покупательского поведения владельцев малого и среднего бизнеса за последние 12 месяцев.

Первичное исследование проводилось онлайн в период с сентября по октябрь 2019 года среди 488 респондентов из США, Канады, Германии, Франции и Испании.

Компании были проверены на количество сотрудников и выручку в 2018 финансовом году, чтобы получить малый и средний бизнес. Они также должны были приобрести по крайней мере одну программную систему за 5000 долларов или более в течение последних 12 месяцев.

Респонденты должны были быть как минимум офис-менеджерами, влияющими на решения о покупке программного обеспечения в своих организациях.

Исследование было разработано совместно аналитиками Gartner и основной исследовательской группой, которая следит за цифровыми рынками.

Отказ от ответственности: результаты не отражают «глобальные» результаты или рынок в целом, а отражают настроения респондентов и опрошенных компаний.

ПРИМЕЧАНИЕ. Приложения, выбранные в этой статье, являются примерами, демонстрирующими функцию в контексте, и не предназначены для одобрения или рекомендации. Они были получены из источников, считавшихся надежными на момент публикации.