Выбор телефонной системы для нескольких офисов в 2024 году

Попытка перевести звонок между несколькими офисами — это кошмар. Вы должны научить звонящего оставаться на удержании, отключиться вручную, затем повторно набрать номер другого офиса и молиться, чтобы кто-нибудь быстро поднял трубку. После подключения вам придется снова представить вызывающего абонента с самого начала.

Еще хуже, когда вам нужно организовать собрание или конференцию для всей компании. Не имея простого способа дозвониться, вы полагаетесь на отправку электронной почты по нескольким линиям конференц-связи и коды доступа в разные команды и офисы.

Если этот сценарий разрозненной связи звучит знакомо, вы, скорее всего, используете устаревшие телефонные системы в нескольких местах и ​​офисах. К счастью, есть гораздо лучший способ — благодаря унифицированным коммуникациям (UC).

Давайте посмотрим, как вы можете удовлетворить все потребности вашего бизнеса с помощью единой облачной коммуникационной платформы для передачи голоса, видео, обмена сообщениями и файлами.

Почему вам нужна единая телефонная система для нескольких мест

Наличие действительно UC-решения для бизнеса с несколькими офисами предлагает невероятные преимущества по сравнению с ограничениями, связанными с традиционными автономными телефонными решениями. Вот некоторые ключевые преимущества:

Лучшее качество обслуживания клиентов

Традиционные локальные телефонные системы УАТС работают изолированно от каждого места без внутренней интеграции между ними. Перейдя на облачную телефонную систему, вы разрушите эти барьеры и создадите единую, бесперебойную платформу для совместной работы для всей вашей организации в любом месте.

Вот небольшой пример: скажем, вы управляете популярной сетью ресторанов в большом городе. Клиенты часто набирают неверный номер, предложенный Google, для бронирования. Благодаря единой телефонной системе ваши сотрудники смогут перевести звонок в нужное место, не заставляя их вешать трубку и набирать новый, незнакомый номер телефона .

Благодаря такому поставщику унифицированных коммуникаций, как Nextiva, ваша команда может сотрудничать посредством телефона, видео, обмена сообщениями и обмена файлами в одном приложении. Это обеспечивает беспрепятственное общение и сотрудничество независимо от физического расстояния или местоположения.

Расширенное сотрудничество

Большинство телефонных систем с несколькими офисами объединяют в одном интуитивно понятном интерфейсе необходимые инструменты для совместной работы на рабочем месте, такие как видеоконференции высокой четкости, голосовые/VoIP-звонки, обмен сообщениями в команде, совместное использование экрана и резервное копирование/совместное использование файлов. Эта конвергенция позволяет распределенным командам и сотрудникам во всех офисах легко подключаться и сотрудничать, используя любые инструменты, которые им нужны по требованию.

Например, удаленные члены команды могут перейти от голосового вызова к видеовстрече с демонстрацией экрана. Они также могут обмениваться файлами, документами или обновлениями и совместно работать над ними через интегрированные каналы обмена сообщениями.

Связанная статья

Телефонные системы удаленного офиса: особенности, стоимость и преимущества

Улучшение опыта сотрудников

Благодаря облачному коммуникационному решению ваши сотрудники смогут получить доступ ко всем возможностям общения и совместной работы с любого устройства, подключенного к Интернету, включая смартфоны и планшеты, когда они работают удаленно или в поездках.

Это обеспечивает более мобильную и гибкую рабочую среду по сравнению с традиционными телефонными системами, привязанными к физическому месту на рабочем месте. Ваши сотрудники могут совершать и принимать звонки, присоединяться к видеоконференциям, проверять голосовую почту и общаться с коллегами, где бы они ни находились: в офисе, дома или в дороге.

Упрощенное управление для ИТ

Одним из самых больших преимуществ решения для унифицированных коммуникаций являются возможности централизованного администрирования, которые оно предоставляет ИТ-персоналу или администраторам через единый веб-портал управления.

Вместо независимого управления отдельными локальными системами УАТС в каждом офисе ваша ИТ-команда может использовать облачную телефонную систему для централизованного управления всеми настройками пользователей, настройками, маршрутизацией вызовов , политиками безопасности, обновлениями системы и устранением неполадок с единой консоли.

Масштабируемость для роста

Добавление объектов в существующую телефонную систему нескольких офисов становится простым и легким по мере того, как ваш бизнес расширяется и выходит на новые здания или рынки.

Серьезно, это просто. Вам не нужен многомесячный (или многолетний) план миграции. Нет необходимости в сложной установке на месте или изменении конфигурации нового оборудования или систем УАТС.

Поскольку служба UC находится в облаке, вашему администратору просто нужно предоставить новое местоположение и пользователей, используя портал централизованного управления. Это позволяет вам легко масштабировать функциональность и обеспечивать рост бизнеса без серьезных сбоев в работе системы или технических ресурсов по сравнению с традиционными локальными установками.

Связанная статья

Полное руководство по переводу вашей АТС на VoIP

Экономическая эффективность

Используя облачную УАТС , вы устраняете основные первоначальные капитальные затраты, необходимые для приобретения, развертывания и обслуживания сложного оборудования и инфраструктуры локальной УАТС в каждом офисе, в котором вы работаете.

Вместо этого вы платите предсказуемую ежемесячную абонентскую плату за пользователя за услуги UCaaS во всех ваших местоположениях. Эта модель ценообразования обеспечивает лучшую прогнозируемость затрат и может быть более рентабельной в долгосрочной перспективе, чем совокупные затраты на локальное оборудование, обслуживание и поддержку.

На что обратить внимание при выборе решения для унифицированных коммуникаций

С ростом спроса на облачные унифицированные коммуникации нет недостатка в поставщиках VoIP и UCaaS, пытающихся удовлетворить потребности таких предприятий с несколькими офисами, как ваш.

Но не все решения одинаковы, поэтому вот несколько факторов, на которые следует обратить внимание:

1) Централизованные потребности

Основная возможность, которая вам нужна, — это поставщик услуг UC, который может объединить ваши потребности в деловом общении и совместной работе в единое, полностью интегрированное решение для каждого офиса и местоположения. Это должно включать:

• Облачные VoIP/голосовые вызовы : простые в использовании возможности голосовых/видеозвонков и конференц-связи для входящих вызовов и поддержки клиентов.
• Унифицированный обмен сообщениями: интегрированные возможности голосовой почты, чата, SMS, факса и даже транскрипции голосовой почты в электронную почту.
• Онлайн-встречи : видеоконференции в формате HD с демонстрацией экрана.
• Инструменты для совместной работы : каналы обмена файлами, резервного копирования и командного обмена сообщениями.
• Мобильные приложения : возможность доступа ко всем инструментам с любого устройства/из любого места.

Если ваша компания инвестирует в приложения Microsoft 365 или Office, идеальным вариантом будет найти решение UC, предлагающее глубокую интеграцию с Microsoft Teams. Это позволяет вам совершать/принимать звонки, просматривать голосовую почту и обмениваться файлами непосредственно в интерфейсе Teams, который ваши сотрудники уже используют изо дня в день.

2) Регистрация и удобство пользователя

Вам понадобится телефонная система VoIP, которую можно быстро и легко развернуть во всей организации без необходимости серьезного обучения пользователей или проблем с управлением изменениями. Облачные решения для управления вызовами имеют неотъемлемое преимущество перед жесткими локальными системами с точки зрения удобной установки и интуитивно понятных интерфейсов.

Ведущие поставщики UC, такие как Nextiva, предлагают современный пользовательский интерфейс с простым и понятным дизайном интерфейса в своих мобильных и настольных приложениях. Ваши сотрудники должны иметь возможность интуитивно совершать звонки, управлять собраниями, получать доступ к голосовой почте, чату и использовать другие унифицированные возможности системы без длительного повышения квалификации или обучения.

В частности, функции вызова системы должны быть удобными для потребителя — например, должна быть возможность переводить вызовы между местоположениями и добавочными номерами всего за несколько кликов.

3) Связь в нескольких местах

Содействие беспрепятственному межсайтовому общению является обязательным условием. Ищите платформу делового общения с надежными возможностями обработки вызовов, такими как:

• Переадресация и переадресация вызовов независимо от местоположения . Всего несколькими щелчками мыши сотрудники могут легко передавать голосовые вызовы между различными офисами, внутренними номерами и мобильными устройствами/удаленными пользователями.
• Виртуальные администраторы : эффективно направляйте звонящих к нужному человеку/отделу с помощью продвинутого виртуального администратора , чтобы предоставить звонящим меню, позволяющее связаться с нужной командой или офисом.
• Единый корпоративный каталог : быстро находите коллег из любого места и связывайтесь с ними, просто выполняя поиск в централизованном каталоге по имени или отделу.

Система объединенных коммуникаций, обеспечивающая независимость различных подразделений, упрощает взаимодействие в вашей организации с несколькими офисами.

4) Централизованное администрирование

Централизованное администрирование и контроль — это важнейшая возможность, которая значительно упрощает развертывание UC на нескольких площадках и выполнение текущих задач управления.

Благодаря наглядности данных о состоянии и производительности системы в реальном времени во всех местах ваша ИТ-команда может быстро устранять неполадки, оптимизировать маршрутизацию вызовов и обеспечивать стабильное время безотказной работы вашей коммуникационной инфраструктуры. Унифицированная аналитика также предоставляет ценную информацию об объемах вызовов, моделях использования, поведении командной работы и многом другом для разработки более эффективных бизнес-стратегий.

Связанная статья

5 лучших поставщиков UCaaS: основные характеристики, варианты использования и цены

Унифицируйте свои бизнес-коммуникации с Nextiva

Вы получаете гораздо больше функциональности с облачной телефонной системой, предназначенной для нескольких мест и офисов. Вот несколько способов улучшить корпоративные коммуникации:

• Беспрепятственное сотрудничество в разных местах с помощью интегрированных инструментов голосовой связи, видео, обмена сообщениями и файлами.
• Расширенные возможности обслуживания мобильных телефонов для сотрудников с доступом к связи из любой точки мира.
• Упрощенное управление за счет централизованного администрирования и предоставления ресурсов.
• Надежные функции обработки вызовов с нескольких точек и нескольких линий, такие как переводы, операторы и интеграция каталогов.
• Масштабируемость без сложных обновлений, позволяющая легко добавлять новые местоположения по мере роста.
• Экономическая эффективность благодаря предсказуемой цене подписки на облако для каждого пользователя.

При оценке решений для бизнес-коммуникаций отдавайте предпочтение тем, которые обеспечивают интуитивно понятный пользовательский интерфейс, централизованные, унифицированные возможности, оптимизацию нескольких местоположений, надежную безопасность и надежность, а также проверенную репутацию в обслуживании таких компаний, как ваша.

Nextiva становится предпочтительным универсальным поставщиком UCaaS, специально разработанным для компаний с несколькими офисами в США. Его облачная коммуникационная платформа тесно интегрирует VoIP-вызовы, видеоконференции, обмен сообщениями в команде, мобильные приложения и инструменты повышения производительности в одном простом в использовании решении.

Ключевые функции работы с несколькими офисами включают плавную передачу вызовов между офисами, централизованное управление всеми офисами, интеграцию с CRM и ценообразование в расчете на одного пользователя, что упрощает масштабирование. Благодаря встроенному обучению, круглосуточной поддержке и бесперебойной работе корпоративного уровня Nextiva предлагает готовую к будущему телефонную систему VoIP для малого, среднего и крупного бизнеса с несколькими офисами.

Возьмите под контроль свои потребности в общении уже сегодня. Объедините всю свою организацию с помощью Nextiva и откройте для себя расширенные возможности совместной работы, мобильность и экономию средств во всех ваших офисах.