Руководство для начинающих по многоканальным телефонным системам и лучшим телефонам

Если ваша компания быстро растет, скорее всего, вы переросли телефонную систему вашей компании.
Невозможность одновременно обработать много звонков снижает объем продаж и ухудшает качество обслуживания клиентов. Многоканальная телефонная система обеспечивает основные функции, такие как удержание вызовов и многое другое.
Самое приятное то, что вам больше не потребуются телефонные розетки или изменения телефонных номеров. Существует несколько способов настройки системы корпоративного телефона для поддержки нескольких линий.
Это руководство поможет вам найти правильную многоканальную телефонную систему, соответствующую вашим потребностям.

• Что такое многоканальная телефонная система?
• Как работают многоканальные телефонные системы?
• Типы многоканальных телефонов
• Как настроить многоканальную телефонную систему
• Расширенные функции телефонной системы
• Преимущества многоканальной телефонной системы

Что такое многоканальная телефонная система?

Многоканальная телефонная система позволяет одновременно обрабатывать два или более вызовов. Это позволяет сотрудникам переводить вызовы на удержание, набирать внутренние или внешние номера и возвращаться на линию.
Многолинейные телефоны отличаются от телефонов с одной линией, которые могут одновременно поддерживать только один телефонный вызов. Кроме того, у них есть один номер телефона, закрепленный за ними. Когда линия занята, вызывающие абоненты будут перенаправлены на голосовую почту или на сигнал «занято».

Когда вы нанимаете новых сотрудников и расширяете клиентскую базу, однолинейный подход препятствует вашему росту.
Предприятия могут настроить многоканальную телефонную систему одним из двух основных способов:

• Локальная многоканальная телефонная система . Для этой устаревшей локальной телефонной системы требуется телекоммуникационное оборудование. Примеры включают частную телефонную станцию ​​(PBX) или ключевой системный блок (KSU). Оба из которых требуют много технических навыков для управления.
• Облачная многолинейная телефонная система . Эта современная телефонная система существует в облаке и обеспечивает неограниченное количество телефонных линий для использования телефонами. Облачным телефонным системам не нужно, чтобы пользователи находились на месте, чтобы дозвониться. Примеры этого включают новые телефонные услуги VoIP и некоторые IP-АТС.

Владельцы бизнеса редко прикасались к традиционным телефонным системам после их установки. По большей части одно устройство с несколькими линиями и телефонными номерами удовлетворяло их бизнес-потребности.
В свое время системы АТС были доступны по цене в настройке и обслуживании. По мере развития технологий квалифицированных специалистов стало не хватать. Аппаратное обеспечение и талант делают их довольно дорогими в содержании. Кроме того, им не хватает жизненно важных функций для удаленной работы.
Облачная многоканальная телефонная система использует технологию передачи голоса по интернет-протоколу ( VoIP ). Эта более новая телефонная система работает с использованием интернет-соединения, а не отдельных линий. Эти телефонные системы более эффективны и экономичны для компаний любого размера.

Как работает многоканальная телефонная система?

Многолинейная телефонная система создает внутреннюю телефонную сеть с отдельными расширениями. Эта функция позволяет операторам удерживать входящие вызовы и видеть присутствие других добавочных номеров в режиме реального времени.
Традиционная и облачная — это два типа телефонных систем, которые поддерживают несколько телефонных линий. Вы должны знать различия между каждым типом телефонной системы.

Традиционные многоканальные телефонные системы

Аналоговые многоканальные телефонные системы бывают двух видов.
Во-первых, одна стационарная линия обеспечивает функциональность двух линий с использованием существующих проводов. Вы бы подключили их к телефонным разъемам, используя желтый и черный провода. Вам нужно будет заплатить за дополнительную линию от телефонной компании, чтобы использовать его. Аналоговые трубки могут переключать линии и ставить вызовы на удержание с помощью кнопки-вспышки.
Второй тип — это Private Branch Exchange — сокращенно АТС . Он принимает несколько телефонных линий через обычные стационарные или внешние линии. Они обеспечивают функции телефона, такие как голосовая почта, переадресация вызовов и громкая связь. Если вам нужно набрать 9, чтобы выйти на внешнюю линию, у вас есть АТС.
Вызывающие абоненты будут получать сигнал «занято», когда ваши входящие линии заняты. Это ограничение является серьезной проблемой для бизнеса, который должен расти.
Традиционным телефонным системам нужны настольные телефоны, способные принимать несколько линий. Эти телефоны предлагают такие функции, как гарнитуры или беспроводные телефоны (DECT). Однако его популярность продолжает снижаться в пользу альтернативы: VoIP.
Многоканальные телефонные системы, работающие в облаке, предлагают лучшее из систем VoIP и PBX. Давайте заглянем под капот, чтобы увидеть, как они работают.

Облачные многоканальные телефонные системы

Преемником традиционной телефонной системы является облачная телефонная система. Они предлагают многоканальные возможности с безграничной масштабируемостью. Кроме того, они предлагают множество востребованных бизнес-функций.

Как это возможно?
Этот тип многоканальной телефонной системы использует передачу голоса по Интернет-протоколу. Полностью обойдите местную телефонную компанию с помощью VoIP. Как надежный бизнес-провайдер VoIP , Nextiva предоставляет полную телефонную систему в облаке с впечатляющим временем безотказной работы.
Облачная телефонная система преобразует звонки в пакеты данных. Он передает их в ближайший центр обработки данных. За миллисекунды IP-телефон преобразует звук в звук, который вы можете услышать. Провайдер VoIP предоставляет виртуальную АТС, предназначенную для пользователей бизнес-класса.
«Виртуальный» — важное отличие, когда речь идет о многоканальных телефонных системах.
Добавочные телефоны не являются физическими телефонными линиями. Телефонных розеток тоже нет. Они являются логическим представлением облачной АТС для постановки вызовов в очередь или обеспечения парковки вызовов. Вы можете поставить в очередь до 525 вызовов на линию. Это очень много звонков!
Пока у вас есть надежное подключение к Интернету, вы можете иметь столько линий, сколько захотите.

Типы многоканальных телефонов (и варианты использования)

Выбор телефонов для вашей компании не должен быть азартной игрой. Существует несколько типов телефонов, которые можно использовать с многоканальной телефонной системой. Больше линий не всегда означает лучше.
Мы разбили телефоны по количеству линий вместе с примерами.

2-линейные телефоны

Двухлинейная телефонная система идеально подходит для малых предприятий с предсказуемым объемом звонков.
Примеры вариантов использования компаний, которые могут использовать две строки, включают:

• Индивидуальные предприниматели с одной линией для продаж и второй для обслуживания.
• Небольшие офисы с двумя сотрудниками, поэтому в каждом из них по одной очереди.
• Небольшие ритейлеры для приема входящих звонков и одна линия для управления.

Вы можете найти двухлинейные настольные телефоны VoIP примерно за 80 долларов. Poly VVX 150 — отличный выбор для людей с ограниченным бюджетом.

4-линейные телефоны

Если вы обнаружите, что сотрудникам необходимо переводить вызовы на удержание, теплый перевод, вам отлично подойдет телефон с четырьмя линиями.
Посмотрите на эти примеры использования четырехлинейного телефона:

• Небольшие агентства с торговыми представителями и менеджерами по работе с клиентами, которые отвечают на входящие звонки клиентов.
• Группы обслуживания клиентов с представителями службы поддержки перезванивают клиентам, поставщикам и сотрудникам.
• Секретари с необходимостью отвечать и переводить несколько входящих вызовов.

Цены на телефоны с четырьмя линиями начинаются примерно со 160 долларов за трубку. Poly VVX 250 или Cisco IP Phone 6851 — отличный выбор для мощного VoIP-телефона .

6-12-линейные телефоны

Следующий уровень многоканальных телефонов обеспечивает лучшую производительность, чем телефоны VoIP меньшего размера. У них более быстрые наборы микросхем, больше памяти и даже больше настроек, чем у стандартных телефонов. На этом уровне они предлагают расширенные функции, такие как присутствие на линии и программные клавиши.
Это будет лучший вариант для этих потребностей бизнеса:

• Помощники руководителя , которые проверяют и должны знать статус линии своего руководителя.
• Руководители групп , которым необходимо отслеживать несколько вызовов одновременно.
• Старшие менеджеры по работе с клиентами, которым необходимо проверить запасы и цены с руководством.

Настольные телефоны выше пяти линий обычно стоят выше 250 долларов. Экономичный VoIP-телефон Nextiva X-885 поддерживает 12 линий всего за 190 долларов.
Для максимальной гибкости попробуйте VoIP-телефон Nextiva X-835. Вот обзор от энтузиаста бизнес-телефонии Принца Рича:

Видео: Обзор устройства Nextiva X-835 от Rich Technology Group

Гибкое количество телефонных линий

Проблема выбора телефона с предопределенным количеством доступных телефонных линий? Вы должны понимать свои потребности в деловом общении и предвидеть свои будущие потребности.
Независимо от того, сколько линий использует ваша компания, всегда лучше иметь телефоны, которые могут обрабатывать больше. Важно отметить, что этим телефонам нужен только один провод, что упрощает установку.
Что делать, если вам нужно четыре телефонных линии большую часть года, но до десяти в более загруженные сезоны?
С традиционными телефонными системами вы не можете быстро масштабировать громкость звонков. А если вы активно набираете сотрудников, вам придется добавить больше линий и купить новые телефоны.
Здесь на помощь приходит размещенный VoIP . Когда ваши потребности изменятся, вы можете добавить дополнительные телефонные линии, когда они вам понадобятся, прямо из панели администратора.
Вместо того, чтобы покупать новые телефоны, они могут использовать приложение для бизнес-телефонов на своем смартфоне. Бум, готово!

Как настроить многоканальную телефонную систему

Если вы пойдете по пути традиционной телефонной системы, вам понадобится телефонная компания для установки каждой линии. Вам также нужно будет выделить солидный бюджет на локальную АТС и специалиста, который все настроит. Вам потребуется настроить настольные телефоны для взаимодействия с вашей УАТС.
Облачная многоканальная телефонная система является более простой альтернативой. Все, что вам нужно, это подключение к Интернету, и это займет всего около 20 минут.

Вот четыре шага для настройки виртуальной телефонной системы с несколькими линиями:

1. Выберите услугу бизнес-телефонии. Выберите план, исходя из потребностей вашего бизнеса. У Nextiva есть ряд тарифных планов для телефонов с мощными функциями. Вы также можете попробовать его бесплатно.
2. Назначение добавочных номеров телефона. На портале администрирования вы можете начать добавлять внутренние расширения каждого из членов вашей команды. Это упрощает внутренний набор и перевод вызовов.
3. Запишите телефонное приветствие. Загрузите собственное приветствие или запишите его со своего телефона (или компьютера). Оставьте неизгладимое первое впечатление, когда люди звонят в вашу компанию.
4. Начните звонить и отвечать на звонки: если у вас еще нет телефона VoIP, вам не нужно ждать его прибытия. Начните со своего смартфона iOS или Android благодаря приложению для программного телефона.

Менее чем за час у вас будет многоканальная телефонная система. Телефоны VoIP от Nextiva поставляются со всеми вашими настройками, поэтому вам нужно их подключить.

Дополнительные функции в многоканальной телефонной системе

Что можно сделать с многоканальной телефонной системой? Они предлагают гораздо больше, чем несколько добавочных номеров. Некоторые функции различаются между локальными АТС и облачными телефонными системами.
Давайте углубимся в основные функции VoIP , которые вам понадобятся в вашей многоканальной телефонной системе.

1) Автосекретарь

Автосекретарь направляет входящие вызовы нужному человеку или группе в зависимости от ввода с клавиатуры вызывающего абонента.
Использование автосекретаря улучшает качество обслуживания клиентов за счет сокращения времени ожидания. Вы также создадите имидж профессионального бизнеса независимо от размера вашей компании.
Сэкономьте свое время благодаря этим готовым сценариям автосекретаря .

2) Удержание вызова и парковка вызова

Удержание вызова позволяет приостановить вызов, чтобы поговорить с коллегой или ответить на другой вызов. Парковка вызовов аналогична, но с дополнительным преимуществом, позволяющим другим пользователям извлекать вызов, который вы поставили на удержание.
Вызовы с удержанием и парковкой дают вам преимущество в разрешении каждого звонка клиента. Кроме того, музыка в режиме ожидания привлекает звонящих и объявляет пользовательские сообщения, такие как варианты оплаты.

3) Аналитика звонков

Измерение количества звонков и связывание их с деловой активностью помогает масштабировать вашу организацию. Служба интернет -телефонии бизнес-класса Nextiva отображает данные о звонках в режиме реального времени и бизнес-аналитику.
С одного взгляда руководители могут просматривать отчеты и создавать настраиваемые информационные панели для руководства и сотрудников, чтобы они могли работать максимально эффективно.

4) Переадресация звонков

Функция переадресации звонков позволяет переводить звонки на любой номер телефона или устройство. В зависимости от вашего провайдера вы также можете перенаправлять вызовы на голосовую почту, стационарный или мобильный телефон.
Переадресация вызовов помогает вам оставаться в рабочем состоянии, в том числе, когда вы находитесь вне офиса. Вы можете устранить пропущенные звонки и упущенные возможности для бизнеса.

5) Маршрутизация звонков

Маршрутизация вызовов — это функция VoIP, которая направляет входящие вызовы любому человеку на основе любых заданных вами критериев. Эта логика включает в себя время, идентификатор вызывающего абонента и выбор автосекретаря.
Вы можете перенаправлять вызовы своей команде с помощью любой из этих политик:

• Round-robin: звонки распределяются поровну по всей команде.
• Обычный: на звонки отвечают в хронологическом порядке
• Равномерное: звонки направляются агенту, который был доступен дольше всех
• Одновременный: звонят все телефоны, и оператор, ответивший первым, принимает вызов
• Взвешенный: вы устанавливаете соотношение вызовов, которые будут направляться каждому агенту.

6) Деловая голосовая почта

Если вы не отвечаете на звонок вовремя, позвольте звонящим оставить голосовое сообщение. Это означает, что вы не потеряете потенциальных потенциальных клиентов или возможность порадовать клиента. В противном случае они могут обратиться к вашему конкуренту.
Деловая голосовая почта также может отправлять стенограммы голосовой почты на вашу электронную почту или текстовое сообщение. Следите за своими голосовыми сообщениями, чтобы своевременно реагировать на них.

7) Всплывающий экран

Всплывающее окно показывает информацию о звонящих в режиме реального времени в тот момент, когда звонит ваш телефон. Call Pop от Nextiva отображает такие данные, как настроения клиентов и прошлые взаимодействия. Это интегрируется с вашей CRM и выводит ваш клиентский опыт на новый уровень.

8) Бесплатные номера

Бесплатные телефонные номера помогут вам заявить о себе на национальном уровне. Бесплатные номера имеют код города 800/888/866, за который не взимается плата со стационарных телефонов.
Установите доверительные отношения со своей аудиторией и отслеживайте входящие звонки по маркетинговым кампаниям. Вы также можете позвонить по бесплатному номеру, например 1-800-CONTACTS, и создать еще более сильный бренд.

9) Аудиоконференции

Используйте конференц-связь для проведения встреч с помощью телефона или подключения к Интернету. Конференц-связь является основным элементом любой современной телефонной системы, но обычно это дополнение для стационарных сетей.
Конференц-связь объединяет участников без дорогостоящей АТС или стороннего сервиса. Вы можете наслаждаться продуктивными встречами с коллегами, партнерами или клиентами. Облачное решение VoIP означает, что участники также получают качество связи HD.

10) Запись звонков

Запись телефонных звонков повышает ответственность и возможности обучения с вашей командой. Он раскрывает мощные идеи о ваших перспективах и опыте клиентов.
Адаптированная из колл-центров с большим объемом звонков, запись звонков VoIP не требует никаких кассет или оборудования. Настройте эту функцию для записи всех вызовов, избранных пользователей или записи по запросу.

Преимущества многоканальной телефонной системы

Вам все еще нужно убедить в преимуществах многоканальной телефонной системы? Вот некоторые преимущества, которые следует учитывать.

Низкие затраты

Переход по маршруту облачной телефонной системы — лучший способ предоставить вашей команде несколько телефонных линий.
Система стационарной телефонной связи на основе обычной телефонной системы (POTS) стоит в среднем 50 долларов за линию. Этот тарифный план обычно предназначен только для местных звонков. В нем также отсутствуют какие-либо функции бизнес-телефона, которые сегодня используют компании.
Ни для кого не секрет, что компании, подобные AT&T, Verizon, CenturyLink и Frontier, перешли на облачные технологии. Они экономят до 65% своих расходов на связь.
Телефонные системы с поддержкой VoIP стоят менее 20 долларов за линию в месяц. Вы также не будете платить за установку, сервер АТС или междугородные звонки благодаря безлимитным звонкам .

Надежность

Ваша телефонная система должна быть надежной и защищенной. Локальные телефонные системы делают вас уязвимыми к перебоям в подаче электроэнергии или сети.
Телефонные системы VoIP полагаются на несколько центров обработки данных для резервирования. Ваш бизнес работает бесперебойно, что бы ни случилось с телефонной инфраструктурой.
Кроме того, ведущие поставщики услуг придерживаются стандартов, включая PCI, SOC 2 и HIPAA . Сосредоточьтесь на своих клиентах, а не беспокойтесь о проверках безопасности. Ура!

Гибкость

Предположим, вы нанимаете сотрудников удаленно, открываете новые офисы или переходите на гибридную рабочую силу. В этом случае вам нужна телефонная система, позволяющая сотрудникам работать из любого места.
Традиционная многоканальная телефонная система ограничивает их офисом. Это затрудняет общение, когда они работают удаленно .
Облачная телефонная система дает вам возможность снабдить вашу команду необходимыми инструментами. Они могут выполнять работу, пользуясь мобильным телефоном и подключением к Интернету.

Масштабируемость

Если ваша компания растет и вы не хотите, чтобы технологии мешали вам, облачная система VoIP — ваш лучший выбор. Это позволяет легко добавлять телефонные линии. Даже добавление дополнительных местоположений к одной и той же телефонной системе может быть выполнено без каких-либо технических навыков.
Когда у вас всплеск спроса или увеличение численности персонала, ваша телефонная связь не будет вас сдерживать. Обратитесь к очереди вызовов как к другому способу масштабирования вашей команды обслуживания клиентов.
Поставщики облачных телефонов, такие как Nextiva, могут похвастаться впечатляющим временем безотказной работы и доступностью 99,999%.

Удобство

Многоканальная телефонная система упрощает жизнь вам и вашим сотрудникам. Они становятся более продуктивными и могут продвигать компанию вперед.
Благодаря таким функциям, как автосекретарь и бесплатные номера, вы завоюете доверие своих клиентов. Если вам нужно настроить входящий колл-центр , вы можете сделать это менее чем за день.
Прошли те времена, когда ваша телефонная компания оставляла вас в затруднительном положении. Если вам когда-нибудь понадобится рука помощи, обращайтесь к нам 24/7.

Испытайте лучшую телефонную систему для бизнеса

Выбирая телефонную систему для бизнеса, подумайте о своих потребностях сегодня и через несколько лет. Каков идеальный способ взаимодействия с клиентами? Ваша коммуникационная платформа может сделать или разрушить ваш успех.
Локальная многоканальная телефонная система может ограничить ваш потенциал. Это сдерживает вас, увеличивая затраты и лишая вашу команду расширенных функций, в которых они нуждаются.
Облачные телефонные системы являются золотым стандартом как для стартапов, так и для компаний среднего и крупного бизнеса. Новости США назвали Nextiva лучшей телефонной службой для бизнеса в стране в 2020 и 2021 годах.
Nextiva предоставляет полную многоканальную телефонную систему менее чем за половину стоимости стационарных телефонов. Получите все это, начиная с $ 18,95 / месяц , и вы не будете оглядываться назад.