Выход за рамки Excel или Notes: важные советы по оптимизации операций малого и среднего бизнеса

Когда вы начинали свой бизнес, у вас было всего несколько клиентов. Имело смысл хранить их данные и управлять ими в электронной таблице Excel .

Но по мере роста вашей компании росла и ваша клиентская база. Сегодня вам или вашим торговым представителям приходится прокручивать сотни (если не тысячи) строк в электронной таблице , чтобы найти необходимые сведения о клиенте.

Если ваш малый и средний бизнес сталкивается с этими проблемами, вы не одиноки. Недавний закон! Отчет об исследовании CRM показал, что 39 процентов владельцев малого и среднего бизнеса используют электронные таблицы для управления информацией о клиентах.

Но поскольку цифровая трансформация становится нормой для предприятий во всех отраслях, заметки и электронные таблицы больше не подходят для управления взаимоотношениями с клиентами и удовлетворения потребностей вашего бизнеса . Вот почему вам нужно заменить их масштабируемым решением CRM и что следует учитывать, когда вы перестанете использовать Excel в качестве CRM.

Причины прекратить использовать заметки и Excel для управления данными о клиентах

Перво-наперво — электронные таблицы Excel отлично подходят для хранения наборов данных из различных источников, таких как Quickbooks и LinkedIn , для выполнения быстрых вычислений и создания диаграмм и графиков. Аналогично, приложения для ведения заметок могут помочь вам быстро записать ключевые выводы из взаимодействия с клиентом .

Но когда дело доходит до эффективного управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), этих возможностей недостаточно. Вот несколько распространенных недостатков использования Excel в качестве CRM-системы:

Проблемы с контролем версий

Представьте себе: вы делитесь электронной таблицей с данными о клиентах со своим отделом продаж. Каждый член команды загружает файл на свой компьютер и обновляет соответствующие данные после разговора с клиентом. Пройдет немного времени, и вам придется иметь дело с дублирующими или неточными данными, что приведет к противоречивым сообщениям.

Отсутствие доступности

Электронные таблицы не особенно удобны для мобильных устройств. Это затрудняет торговым представителям доступ и обновление данных о клиентах, пока они находятся в движении, и это может повлиять на результаты личных встреч с клиентами.

Проблемы безопасности

Помимо защиты таблицы данных вашего клиента паролем, Microsoft Excel не предлагает надежных функций безопасности. Вы мало что можете сделать, чтобы предотвратить несанкционированный доступ к конфиденциальным данным . Хуже того, если сотрудник загрузит файл на свой компьютер и покинет вашу компанию, он сможет продолжать использовать данные ваших клиентов .

Ограниченные возможности аналитики

Заметки и таблицы могут содержать массу полезных данных о поведении клиентов, истории покупок, запросах на обслуживание и многом другом. Однако им не хватает сложных аналитических функций, позволяющих превратить доступные данные в действенные идеи.

Проблемы масштабируемости

По мере роста вашей клиентской базы управление данными о клиентах в электронных таблицах станет не чем иным, как кошмаром. Представьте себе, что вы прокручиваете бесконечные строки, чтобы узнать, когда с потенциальным клиентом связывались в последний раз. Или отправили повторное SMS-сообщение на неправильный номер телефона, потому что торговый представитель забыл обновить данные. Такая неэффективность может привести к тому, что лиды ускользнут из воронки.

Почему программное обеспечение CRM лучше электронных таблиц

Знаете ли вы, что более четверти предприятий малого и среднего бизнеса , которые начали использовать программное обеспечение CRM, увидели значительный рост доходов и роста компании? Но увеличение доходов — не единственная причина, по которой вам следует использовать программное обеспечение CRM вместо Excel . Есть много причин, по которым вам следует использовать CRM вместо Excel .

Улучшенное управление данными клиентов

Платформа CRM, такая как Act! CRM предлагает централизованную панель управления для сбора, хранения и управления информацией о клиентах. Это создает единый источник достоверной информации, и сотрудники разных отделов могут использовать общий доступ к файлам и обращаться к нему перед взаимодействием с клиентами. Если они редактируют какую-либо информацию, изменения отражаются в режиме реального времени . Это предоставляет каждому единое и обновленное представление о каждом клиенте, повышая удобство работы с пользователем . Это также ускоряет принятие решений и упрощает бизнес-процессы .

Действовать! даже предоставляет расширенные фильтры поиска, которые помогают сотрудникам быстро находить необходимую информацию. Это облегчает взаимодействие с клиентами и в конечном итоге улучшает качество покупок.

Кроме того, CRM-решения с облачными сервисами позволяют нескольким членам команды одновременно получать доступ к данным клиентов и работать с ними, независимо от их местонахождения. Это делает их особенно подходящими для гибридных или удаленных команд по сравнению с локальными командами.

Более глубокое понимание жизненного цикла клиента

Благодаря CRM-решению ваши знания о клиентах не ограничиваются несколькими полями, такими как имя, номер телефона и дата последней покупки. Вместо этого такая платформа, как Act! позволяет наметить весь путь потенциального клиента и понять, на каком этапе воронки продаж он находится.

Благодаря этим знаниям вы сможете адаптировать свои маркетинговые и торговые усилия для каждого потенциального клиента, а не следовать шаблонному подходу. Вы также можете отслеживать, как различные потенциальные клиенты перемещаются по воронке продаж, и определять точки соприкосновения, которые отпугивают потенциальных клиентов.

Повышение эффективности благодаря автоматизированным рабочим процессам

Современные CRM-системы обладают широким спектром возможностей автоматизации . Например, Действуйте! позволяет настраивать автоматические напоминания и оповещения. Вы даже можете назначить конкретные задачи торговым представителям и позволить программному обеспечению автоматически уведомлять их. Эти функции пригодятся для обеспечения своевременного отслеживания и максимизации конверсий .

Кроме того, Действуйте! позволяет настраивать автоматизированные рабочие процессы , которые запускаются на основе определенных действий клиента. Например, вы можете настроить приветственное письмо, которое будет отправляться автоматически, когда новый лид входит в вашу воронку. Аналогичным образом, когда клиент совершает свою первую покупку, вы можете отправить опрос по электронной почте.

Такие автоматизированные рабочие процессы устраняют необходимость в ручном контроле и помогают оптимизировать операции . Вместо этого отделы поддержки клиентов и продаж могут сосредоточиться на более важных задачах, таких как повышение уровня удержания и конверсии.

Расширенная аналитика и отчетность

Передовое решение CRM не просто хранит информацию о клиентах. Он помогает вам анализировать доступные данные и отслеживать важные показатели, такие как стоимость привлечения клиентов (CAC), пожизненная ценность клиента (CLV) и показатель удовлетворенности клиентов (CSAT).

Имея под рукой эти показатели, отделы маркетинга и продаж могут принимать более обоснованные решения. Кроме того, вы можете превратить эту информацию в содержательные отчеты, которые пригодятся для составления прогнозов доходов.

Доступ на ходу

Многие CRM-платформы, в том числе Act!, предлагают мобильные приложения, которые упрощают сотрудникам доступ к данным о клиентах и ​​аналитике, где бы они ни находились.

Мобильное приложение Act! (Android и iOS ) предоставляет торговым представителям информацию о поездках и пунктах назначения. Они также могут обновлять информацию о клиенте в приложении, гарантируя, что другие члены команды будут на одной странице. Также можно настроить уведомления , чтобы повысить производительность торговых представителей и создать высокопроизводительные команды.

Дополнительные преимущества

Платформы CRM предлагают ряд других преимуществ, часто включая интегрированную автоматизацию и персонализацию маркетинга , а также библиотеку шаблонов электронной почты , а также многочисленные интеграции со сторонними инструментами. Действовать! даже использует надежные меры безопасности, такие как шифрование и многофакторная аутентификация , для защиты данных клиентов .

Переход от электронных таблиц к CRM: ключевые соображения

Хотя программное обеспечение CRM предлагает ряд преимуществ, крайне важно найти то, что подойдет вашему малому бизнесу . Не все CRM-платформы одинаковы, и неправильное решение может создать больше узких мест, чем устранить.

Вот несколько советов по выбору подходящей CRM-платформы для оптимизации процессов и беспрепятственного роста вашего бизнеса.

Опишите ваши потребности и бюджет

Платформы CRM предлагают широкий спектр функций: от автоматизированных рабочих процессов и ярлыков для доступа к данным до управления конвейерами и отчетности. Однако вашему бизнесу могут понадобиться не все предлагаемые функции. Оцените свои уникальные требования и составьте список необходимых вещей. Затем определите реалистичный бюджет, исходя из ваших потребностей, и найдите CRM с ценами в этом диапазоне.

Проверьте совместимость

Независимо от того, какую платформу CRM вы выберете, убедитесь, что она совместима с вашим существующим технологическим стеком. Ищите интеграцию с часто используемыми инструментами, такими как Google Workspace , Microsoft 365, Shopify, приложениями календаря и другими. Также проверьте, может ли он работать в вашей операционной системе, например Windows или macOS .

Учитывайте кривую обучения

Найти многофункциональное CRM-решение — это только половина дела. Вы также должны убедиться, что ваши сотрудники используют его в полной мере. Поэтому крайне важно оценить их текущие технические навыки и определить, смогут ли они использовать новое программное обеспечение CRM. Возможно, вам также придется реализовать программу обучения, чтобы обеспечить плавный переход от электронных таблиц к CRM.

Улучшите свою игру в CRM с Act!

Хранение данных о клиентах в электронных таблицах пока только поможет вашему малому бизнесу . Если вы хотите построить прочные отношения с клиентами и добиться стремительного роста компании, используйте такое мощное решение, как Act! не подлежит обсуждению. Благодаря расширенным функциям, таким как автоматизированные рабочие процессы и отчетность, вы сможете более эффективно привлекать потенциальных клиентов и увеличивать свои продажи.

Начните 14-дневную бесплатную пробную версию, чтобы испытать Act! и понять, как это может стимулировать ваши усилия по маркетингу и продажам.