Как управлять рисками: руководство для руководителей проектов

Пять эффективных советов руководителям проектов, которые помогут снизить риски и повысить вероятность успеха.

Как руководителю проекта, что первое приходит вам на ум, когда вы читаете «риски управления проектами»?

Если вы стремитесь сделать свои проекты безошибочными, фраза «риски управления проектами» может показаться тревожной. Риски бывают разных форм и размеров, но это не значит, что вы ничего не можете с ними поделать. Риск может быть возможностью преследовать или угрозой избежать — все зависит от того, как вы к нему относитесь.

Управление рисками необходимо для успеха вашего проекта. Но как правильно управлять рисками? С чего начать? Как сделать так, чтобы ваши проекты не провалились?

Чтобы помочь вам, мы отвечаем на все эти вопросы в этом блоге. Мы также делимся практическими советами по правильному и эффективному управлению рисками, чтобы ваши проекты не сошли с рельсов.

Как риски влияют на успех проекта?

Термин «риск» широко используется во многих аспектах жизни. Когда дело доходит до управления проектом, риск определяется как любое препятствие или нежелательное событие, влияющее на цель проекта. Это может быть что угодно, от задержки выполнения задачи до увеличения затрат.

Риски влияют на общий успех проекта во многих отношениях:

• Они увеличивают вероятность того, что что-то пойдет не так и неблагоприятно повлияет на результат проекта.
• Они приводят к задержкам в завершении проекта или, что еще хуже, к его полной отмене.
• Они вызывают увеличение затрат, что наносит ущерб итоговому результату проекта.

Короче говоря, риски могут негативно сказаться на успехе проекта; следовательно, к ним следует относиться как к таковым. По этой причине способность управлять рисками проекта считается важным навыком при найме руководителей проектов.

Риски в основном влияют на следующие аспекты проекта:

• Масштаб: риски приводят к изменениям масштаба проекта, влияя на время, необходимое для завершения проекта.
• График: Риски задерживают график проекта, влияя на дату завершения и общую стоимость проекта.
• Стоимость: риски увеличивают затраты, связанные с проектом, что снижает общий бюджет проекта.
• Качество: риски влияют на качество результатов проекта, подрывая репутацию проекта.

1. Сделайте выявление рисков командной деятельностью

Когда дело доходит до управления рисками проекта, одна из самых важных вещей, которые вы можете сделать, — это сделать выявление рисков командной деятельностью. Привлекая всю свою команду, вы с большей вероятностью определите потенциальный риск, связанный с вашим проектом.

Кроме того, вовлекая свою команду в процесс выявления рисков, вы получите от них поддержку для реализации стратегий управления рисками. Вот как вы можете сделать идентификацию рисков проекта коллективной деятельностью:

• Попросите всех поделиться своими идеями во время встреч: это позволит вашей команде провести мозговой штурм различных сценариев риска и предложить возможные решения. Во время мозгового штурма попросите членов команды также сообщать о рисках, с которыми они сталкиваются за пределами групповых собраний, во время повседневных деловых операций.
• Убедитесь, что все понимают процесс управления рисками. Это поможет всем членам вашей команды понять, как управлять рисками.

После того, как вы определили риски, работайте со своей командой над разработкой стратегий по их снижению или предотвращению. Это может включать разработку планов на случай непредвиденных обстоятельств, изменение графика проекта или даже внесение изменений в бюджет проекта.

2. Определите свою толерантность к риску

Толерантность к риску — это сумма риска, на которую менеджеры проекта готовы пойти для достижения цели проекта. Это относится к приемлемому уровню неопределенности и допустимой сумме потенциальных убытков.

Один из способов определить толерантность к риску — использовать функцию управления рисками вашего программного обеспечения для управления проектами. Это позволит вам ввести все риски, связанные с вашим проектом, а затем определить вероятность каждого из них. Вы можете использовать результат для создания плана реагирования на риски.

Например, если риск маловероятен, но может оказать серьезное влияние на проект, вы можете принять меры, чтобы избежать его. С другой стороны, если риск более вероятен, но окажет лишь незначительное влияние, вы можете решить принять его.

Опрос пользователей управления проектами, проведенный Capterra в 2021 году, показал, что 43% руководителей проектов имеют функции управления рисками в своем программном обеспечении для управления проектами и активно их используют. (См. методологию опроса здесь.)

3. Решите, каким риском управлять

Не всеми рисками проекта можно или нужно управлять. Вам необходимо сопоставить потенциальные выгоды и издержки управления рисками с потенциальными выгодами и издержками отказа от управления ими. После того, как вы определили и оценили риски, решите, какие из них следует предпринять, исходя из вашей терпимости к риску и доступных ресурсов.

Вы можете решить управлять всеми выявленными рисками или только некоторыми из них. Например, если у вас низкая толерантность, вы можете принять решение об устранении только самых серьезных рисков, т. е. рисков, которые представляют значительную угрозу для цели вашего проекта. Независимо от того, какими рисками вы решите управлять, убедитесь, что у вас есть надлежащий план снижения рисков для их устранения.

4. Разработайте план снижения риска

После того, как вы решили, какими рисками управлять, вам необходимо разработать план действий по предотвращению или устранению этих рисков, а также установить, кто отвечает за каждую задачу в плане. План должен быть адаптирован к конкретным рискам, с которыми вы сталкиваетесь, и к имеющимся у вас ресурсам.

Кроме того, ваш план, скорее всего, будет включать в себя комбинацию стратегий — разработку планов на случай непредвиденных обстоятельств, изменение графика проекта и внесение изменений в бюджет проекта. Вам также необходимо установить процесс мониторинга и обновления плана по мере продвижения вашего проекта.

Ключом к созданию надежного плана управления рисками является использование подходящего программного обеспечения для управления проектами с функциями планирования проектов. Программное обеспечение помогает выявлять потенциальные риски на ранней стадии, разрабатывать необходимые стратегии и смягчать угрозы для предотвращения сбоев проекта.

5. Отслеживайте риски на протяжении всего жизненного цикла проекта

После того как вы разработали план снижения рисков, вам необходимо отслеживать его на протяжении всего жизненного цикла проекта. Это поможет вам выявлять новые риски по мере их возникновения, а также определять, ухудшаются или улучшаются существующие риски.

Отслеживание рисков включает в себя отслеживание их изменения в серьезности или вероятности, а также отслеживание хода ваших усилий по смягчению последствий и предотвращению. Вы можете сделать это, используя различные инструменты и методы, такие как создание реестра рисков или проведение регулярных совещаний по рискам.

Мы поговорили с Эриком МакГи, старшим сетевым инженером TRG Datacenters, который руководит всеми проектами, связанными с сетевым и системным проектированием, о важности наличия реестра рисков и о том, как он использует его для улучшения мониторинга и оценки рисков.

Эрик рассказал нам, что его подход к управлению рисками проекта заключается в создании реестра рисков, в котором он и его команда записывают все потенциальные опасности проекта. Поскольку реестр рисков часто представляется в виде диаграммы, где каждый риск детализирован, а уровень приоритета, потенциальное воздействие и предлагаемые действия по смягчению четко отображаются, управление рисками упрощается.

«Включение качественной и количественной информации в реестр рисков делает оценку и визуализацию рисков более комплексными».

Эрик МакГи

Старший сетевой инженер в центрах обработки данных TRG

Учитывайте эти факторы при отслеживании рисков на протяжении всего жизненного цикла проекта:

• Что нужно отслеживать? Убедитесь, что вы отслеживаете правильную информацию для выявления любых новых или потенциальных рисков.
• Кто будет это отслеживать? Назначьте кого-нибудь для отслеживания рисков, чтобы они контролировались и своевременно устранялись.
• Когда вы должны это отслеживать? Отслеживайте риски на протяжении всего жизненного цикла проекта, чтобы выявлять новые или потенциальные риски по мере их возникновения.
• Как вы должны это отслеживать? Определите процесс отслеживания, чтобы все знали, что нужно сделать.

Создайте систему сообщения о новых рисках по мере их возникновения и регулярно сообщайте о них всем заинтересованным сторонам проекта. Проводите регулярные проверки рисков, соответствующим образом обновляйте реестр рисков и при необходимости устанавливайте меры по смягчению последствий. Кроме того, проведите послепроектный обзор, чтобы узнать о любых рисках, которые материализовались во время проекта.

Дополнительный совет: используйте риски

Некоторые риски, если ими правильно управлять, могут принести пользу вашему проекту. Они известны как «возможности». Возможность — это положительный риск, который при правильном управлении может привести к лучшему результату проекта.

Например, запуск нового продукта может быть сопряжен с многочисленными рисками, но также дает возможность получить долю рынка. Если вы хорошо управляете запуском, ваша компания может использовать эту возможность и улучшить свои позиции на рынке.

Ищете программное обеспечение для управления рисками? Ознакомьтесь со списком лучших программных решений для управления рисками от Capterra. Кроме того, посмотрите это видео, чтобы понять плюсы и минусы использования программного обеспечения для управления рисками, чтобы выбрать правильный инструмент.

Методология опроса

Capterra провела опрос пользователей по управлению проектами в марте 2021 года среди 422 менеджеров проектов в США, 367 из которых являются пользователями программного обеспечения для управления проектами. Квалифицированные респонденты являются лицами, принимающими решения, или принимают активное участие в повседневном управлении проектами в своей организации. Мы сформулировали вопросы таким образом, чтобы каждый респондент полностью понял смысл и тему.

Capterra провела исследование эмоционального интеллекта на рабочем месте в декабре 2021 года среди 528 специалистов из США, которые управляют проектами в своих компаниях малого и среднего бизнеса. Респондентов проверяли по статусу занятости (полный рабочий день), размеру бизнеса (от 2 до 500 сотрудников) и участию в управлении проектами (чрезвычайно вовлеченный).