Как свести к минимуму ошибки в табелях учета рабочего времени

Как часто вы забываете о приходе или уходе во время работы? Даже если вы хорошо организованный работник, мы готовы поспорить, что в особенно загруженные дни заполнение табеля обычно ускользает от вашего внимания. И эта крошечная ошибка может повлиять на общую точность ваших табелей учета рабочего времени.

Чтобы помочь вам лучше понять тему ошибок в табеле учета рабочего времени, мы расскажем о наиболее распространенных случаях, которые могут произойти на рабочем месте. Что еще более важно, мы покажем вам, как свести к минимуму ошибки в табелях учета рабочего времени.

Бумажные и цифровые табели учета рабочего времени

Прежде чем мы углубимся в основы ошибок в табелях учета рабочего времени, давайте сначала проясним разницу между бумажными и цифровыми табелями учета рабочего времени.

При использовании бумажных табелей сотрудникам приходится вводить свое рабочее время вручную. Затем они ежедневно, еженедельно, раз в две недели или ежемесячно передают табель учета времени руководителю или менеджеру. Бумажные табели обычно включают такие детали, как:

• время начала,
• время окончания,
• обеденный перерыв,
• сверхурочные часы.

После того, как работники заполнили табели учета рабочего времени, их менеджеры должны подсчитать общее количество отработанных часов. Кроме того, некоторые табели учета рабочего времени содержат такие категории, как отпуск, больничный и другие.

С другой стороны, цифровые табели упрощают процесс учета рабочего времени. Сотрудники могут либо вводить свои часы вручную в конце дня, либо отслеживать время с помощью таймера во время работы. Затем цифровой табель автоматически рассчитает общее количество рабочих часов за день, неделю, месяц или год. Затем менеджеры или супервайзеры могут проанализировать время, затраченное сотрудниками. Еще одна удобная функция заключается в том, что работники могут вести учет оплачиваемых и неоплачиваемых часов проекта.

Итак, каковы ключевые преимущества использования табеля учета рабочего времени любого вида? Помимо регистрации времени, табели учета рабочего времени помогут вам:

• Отслеживайте посещаемость и сверхурочные, а также давайте лучшее представление о том, сколько должны платить сотрудникам.
• Следите за своими проектами, чтобы точно знать, сколько часов вы работали над конкретными проектами. Таким образом, вы будете знать, сколько вам нужно взимать с ваших клиентов. Кроме того, табели учета рабочего времени позволят вам лучше планировать бюджет проекта.
• Следуйте отраслевым стандартам и нормам, таким как Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) и Агентство по аудиту оборонных контрактов (DCAA).

Каковы наиболее распространенные ошибки в табеле учета рабочего времени?

Даже если вы знакомы с табелями учета рабочего времени и с тем, как их заполнять, ошибки все равно возможны. И это прекрасно. Но вот в чем дело: как только вы научитесь распознавать наиболее распространенные ошибки в табелях, у вас будет меньше шансов испортить свои табели.

Ошибки ввода

Когда дело доходит до бумажных табелей, сотрудникам приходится заполнять их вручную. Позже менеджеры просматривают эти расписания и анализируют данные. Так что, как вы можете догадаться, если у сотрудника неразборчивый почерк, менеджеры или начальники могут неправильно интерпретировать некоторые цифры. Например, число 1 может выглядеть как число 4 и т. д. Это подводит нас к следующей ошибке.

Ошибки расчета

Если руководители неправильно прочтут определенные части табеля учета рабочего времени, они не смогут правильно рассчитать общее количество отработанных часов. Помимо ошибок из-за неразборчивого почерка, к другим типам ошибок в вычислениях относятся перестановка чисел и добавление неправильных чисел.

Что это означает на практике? Если менеджеры ошибутся в расчетах, сотрудники не получат надлежащую сумму денег за общее количество отработанных часов. Следовательно, работникам будут недоплачивать или переплачивать.

Кроме того, ошибки в расчетах могут повлиять и на клиентов. И вот почему: наличие точных расписаний означает, что ваша компания также может создавать точные счета для клиентов. Наоборот, неточные табели учета рабочего времени приведут только к неточным счетам.

Кража времени

Кража времени происходит, когда работникам платят за часы, которые они не отработали. Эта ошибка расписания может проявляться несколькими способами:

• работники берут длительные перерывы
• работники приходят или уходят от имени своих коллег (приятельский удар)
• работники тратят свое время на личную деятельность (просмотр социальных сетей, веб-сайтов и т. д.)
• работники забывают приходить или уходить во время работы.

Говоря о дружеском ударе, этот тип кражи времени обходится компаниям в 50 миллиардов долларов в год, согласно статистическому исследованию мозга.

Говоря о забывчивых сотрудниках, стоит упомянуть, что есть такие работники, которые непреднамеренно не регистрируют свое рабочее время. Например, когда у сотрудников много работы в течение дня, заполнение табеля просто ускользает из их памяти. С другой стороны, некоторые работники намеренно не выключают свой тайм-трекер, даже когда они закончили свою работу. Таким образом, когда сотрудники намеренно забывают выйти из системы, они делают это, чтобы получить больше отработанных часов (даже если на самом деле они не отработали столько часов). Такое подозрительное поведение, да?

Кража заработной платы

В то время как кража времени — это ошибка работника, кража заработной платы — всегда ошибка работодателя. Эта ошибка в табеле учета рабочего времени происходит, когда работодатели недоплачивают своим сотрудникам. Таким образом, работодатели нарушают положения Закона о справедливых трудовых стандартах (FLSA).

Существует несколько видов кражи заработной платы, например, когда работодатель:

• не выдает зарплату работникам
• платит своим работникам меньше минимальной заработной платы
• не оплачивает сверхурочную или внеурочную работу работника.

Поврежденные табели учета рабочего времени

Этот тип ошибки может произойти только в том случае, если вы используете бумажный табель учета рабочего времени. Как вы можете себе представить, если вы разложите свои табели учета рабочего времени по всему столу, вы, вероятно, случайно прольете воду или кофе. Таким образом, такие табели будут испорчены, поэтому вам нужно будет снова переписать свое рабочее время. Плюс вашему менеджеру потребуется пересчитать все данные.

Помимо этих повреждений, физические табели учета рабочего времени могут легко потеряться среди других рабочих документов.

Как свести к минимуму ошибки в табеле учета рабочего времени?

Независимо от того, используете ли вы бумажные или электронные табели учета рабочего времени, есть вероятность, что вы столкнетесь с некоторыми ошибками, о которых мы упоминали ранее. Чтобы помочь вам свести к минимуму эти ошибки, мы предлагаем вам несколько практических советов.

Установите прозрачную систему учета рабочего времени

Работодатели и менеджеры должны установить четкую систему учета рабочего времени и следить за тем, чтобы все сотрудники понимали эти правила. Таким образом, работники будут точно знать, как вести учет рабочего времени, что уменьшит количество ошибок в табеле учета рабочего времени.

Рекомендации по отслеживанию времени должны включать следующие категории:

• Способы регистрации времени . Как вы хотите, чтобы ваши сотрудники регистрировали свое рабочее время? Например, вручную добавляя свое время в бумажный табель учета рабочего времени один раз в день или неделю. Или с помощью цифрового табеля учета рабочего времени. Если у работников есть какие-либо проблемы или опасения по поводу системы учета рабочего времени, обязательно решите эти проблемы. Предоставьте сотрудникам всю информацию о том, как правильно использовать табели учета рабочего времени и где их безопасно хранить, если вы выберете бумажные табели учета рабочего времени.
• Отслеживание перерывов . В одних компаниях учет перерывов в течение дня обязателен, в других фирмах эту часть пропускают. Если ваша компания требует, чтобы сотрудники записывали свои запланированные перерывы, сообщите им, как войти в этот сегмент. Кроме того, если вы, как работодатель, допускаете ранний или поздний приход на работу, сообщите об этом правиле и своим работникам.
• Отслеживание сверхурочной работы. Если ваша фирма разрешает сотрудникам работать сверхурочно, обязательно сообщите об этом работникам. Кроме того, определите ситуации, при которых предоставляется сверхурочная работа, и сообщите своим работникам, как регистрировать эти дополнительные часы. Таким образом, вы избежите любого риска кражи заработной платы.

Еще один ценный совет — создать документ, содержащий всю необходимую информацию о системе учета рабочего времени. Затем поделитесь этим документом со всеми сотрудниками или сохраните его на вики-странице вашей компании.

Имейте четкую политику кражи времени

Самый удобный способ предотвратить кражу времени в вашей компании — установить официальную политику компании в отношении кражи времени. Обязательно включите:

• примеры поведения, которое считается кражей времени,
• последствия, с которыми сотрудники столкнутся, если они нарушат эти правила.

Менеджеры также должны объяснить, что не считается кражей времени. Например, напомните сотрудникам, что они имеют право на перерывы в течение дня. Конечно, работники должны соблюдать правила компании в отношении перерывов и их продолжительности.

Когда дело доходит до кражи времени, все дело в поощрении честности среди сотрудников и персонала. Если работники чувствуют, что им доверяют и их ценят, то, скорее всего, они будут выполнять свою работу как можно лучше. Таким образом, они не будут пытаться обмануть часы.

Используйте шаблоны табеля учета рабочего времени

Вместо того, чтобы каждый день беспокоиться об организации и заполнении жизненно важных категорий расписаний, вы можете попробовать шаблоны расписаний. Существуют различные типы шаблонов, такие как:

• месячные и полумесячные
• еженедельно и раз в две недели
• ежедневный почасовой и ежедневный табель рабочего времени супервайзера
• табель учета рабочего времени проекта.

Так, например, если вы являетесь работодателем и платите своим работникам один раз в неделю, вы можете использовать еженедельный табель учета рабочего времени. В этом случае сотрудники должны записывать время начала и окончания рабочего дня, а также время обеда. Есть также столбцы для добавления времени отпуска и больничного. Кроме того, руководители могут рассчитать обычные и сверхурочные часы сотрудников, чтобы получить общее количество отработанных часов.

Источник: Бесплатные шаблоны расписаний для печати от Clockify

Если вы предпочитаете бумажные табели, просто распечатайте эти шаблоны в формате PDF и запишите данные. В качестве альтернативы, если вы являетесь менеджером и хотите проверить работу своих сотрудников, посоветуйте своим работникам регистрировать свое рабочее время в формах Google Sheets или Google Docs этих шаблонов, а затем делиться ими с вами.

Шаблоны расписаний особенно пригодятся, если вы часто допускаете ошибки в расчетах. Чтобы решить эту проблему, обязательно используйте версию шаблонов для Google Таблиц. Таким образом, вы сможете улучшить свои вычислительные навыки.

Проверяйте табели учета рабочего времени перед их отправкой

Работодатели и менеджеры должны дать своим сотрудникам возможность ознакомиться с табелями учета рабочего времени, прежде чем отправлять их начальству. Это лучший способ для сотрудников замечать ошибки на ранней стадии и исправлять их до того, как они вызовут новые проблемы. Как мы уже объясняли, представление правильных табелей рабочего времени обеспечивает надлежащую оплату и снижает риск кражи времени и заработной платы.

Заполнять табели каждый день

Может быть, у вас есть привычка в пятницу записывать свое рабочее время за всю неделю. Но уверены ли вы, что запомните каждую задачу, над которой работали в течение недели? Если нет, у вас будут пробелы в еженедельном расписании.

Чтобы избежать подобных ошибок, подумайте о том, чтобы ежедневно заполнять свой табель учета рабочего времени. Почему это так важно? Что ж, согласно исследованию AffinityLive, сотрудники, которые просматривают свои табели один раз в день, более точны в ведении учета по сравнению с работниками, которые заполняют табели один раз в неделю.

Теперь, если вы беспокоитесь о том, что забудете ежедневно регистрировать свое рабочее время, у нас есть два отличных решения для вас:

• Приглашение календаря. Добавляйте приглашение календаря на одно и то же время каждый день, скажем, в последние 30 минут рабочего дня. Затем потратьте пару минут на ввод данных в свой табель учета рабочего времени. Кроме того, менеджеры могут делать еженедельные приглашения для всех членов команды. Более того, руководители могут назвать эти приглашения «Проверка расписания», что станет прекрасным напоминанием дважды проверять свои расписания один раз в неделю.
• Напоминание о часах. Если вы выберете цифровое расписание, такое как Clockify, обязательно попробуйте напоминание о расписании. Во-первых, вам нужно установить целевое количество часов (в день, неделю или месяц), которое команда должна отслеживать. Затем выберите, будет ли отправляться напоминание, если кто-то регистрируется больше или меньше заданного количества часов. Человек, который не отследил целевое количество часов, получит электронное письмо от Clockify, выглядящее так.

Источник: Цели и напоминания в Clockify

Вы поймете, что ежедневное заполнение табеля учета рабочего времени скоро станет вашей новой рутиной.

Вывод

Ошибки при заполнении табелей учета рабочего времени случаются довольно часто. Чтобы предотвратить ошибки в табелях учета рабочего времени, такие как кража времени и заработной платы, работодатели или менеджеры должны установить официальную систему отслеживания рабочего времени компании и политику в отношении кражи рабочего времени. Что касается сотрудников, то они должны тщательно просматривать свои табели перед тем, как сдавать их начальству. Это лучший способ обнаружить ошибки на ранней стадии. Наконец, использование шаблонов расписаний может быть полезным для всех, поскольку эти шаблоны снижают риск ошибок в расчетах.