Как свести к минимуму задержки операций во франшизе по обслуживанию на дому

Эта статья о повседневных операциях индивидуальных владельцев франшиз на дому была написана консультантом из Балтимора Джо Питерсом.

Задержки являются неприятностью для вашей франшизы услуг на дому, поскольку они нарушают ваши бизнес-процессы и могут отрицательно сказаться на вашей прибыльности.

Крайне важно выполнить работу вовремя, как это было согласовано с вашими клиентами. Если вы потерпите неудачу в этом, вы рискуете потерять клиентов и заработать плохую репутацию, что может негативно повлиять на весь ваш бизнес в долгосрочной перспективе.

Мы предлагаем вам пять простых советов, которые помогут вам сократить задержки и оптимизировать свой бизнес.

Сделайте рабочий график доступным

Избегайте недопонимания и задержек, сделав общий график работы доступным для всей вашей команды. Ваша команда может помнить о своей еженедельной рабочей нагрузке при планировании своих заданий .

Если у вас есть программное обеспечение для управления франшизами, в которое любой член команды может просто войти, вы позволяете им получить полное представление о том, что их ждет впереди.

Они могут ежедневно проверять, что им нужно сделать в этот день, и убедиться, что они на правильном пути. Этот тип системы практически исключает перепланирование . Если команда не может прийти на встречу, она с большей вероятностью заметит это вовремя, когда у них будет четкое представление о своих еженедельных или ежемесячных задачах.

В результате вы узнаете об этом раньше. Таким образом, вы сможете спланировать и найти замену без потери бизнеса или переноса сроков. Этот вариант не только повышает ответственность, поскольку каждый сотрудник отвечает за управление своим временем и обязательствами, но и приводит к удовлетворению сотрудников — невероятные 75% сотрудников счастливее, когда они чувствуют некоторую ответственность за создание своего собственного графика.

Инвестируйте в облачную систему планирования, если вы хотите иметь доступное программное обеспечение, простое в использовании и обладающее всеми перечисленными выше преимуществами. Члены вашей команды просто должны будут войти в систему, чтобы получить доступ к своим расписаниям, что позволит им чувствовать себя более связанными и лучше выполнять свою работу.

Знай свои границы

Знание того, чего вы реально можете достичь, поможет вам браться за работу, которую вы можете выполнить в срок. Взятие на работу, для которой у вас нет людей или навыков, приведет к задержкам . Компании часто перенапрягаются, потому что не хотят отказывать клиенту.

Хотя такое отношение понятно, оно может привести к большему количеству проблем, чем просто потеря доходов. Совершая сделку, вы предлагаете покупателю определенные условия, которые обещаете выполнить. Однако, если у вас недостаточно людей, знаний или опыта, чтобы закончить работу, вы будете терпеть неудачи и закончите поздно. В результате ваши плохие отзывы могут стоить вам потенциальных клиентов.

Имейте в виду, что знание своих границ ведет к лучшему удовлетворению клиентов . Когда вы осознаете свои способности, а также свои ограничения, вы будете браться только за ту работу, которую, как вы уверены, ваша команда сможет выполнить быстро и правильно. В противном случае вы подведете своих клиентов, не соответствуя стандарту, и получите плохие отзывы из-за плохой работы. Ознакомьтесь с сильными и слабыми сторонами вашей команды и их расписанием, что поможет вам понять, какой объем работы они могут выполнить за день или неделю. Понимание возможностей вашей команды может помочь вам решить, какие задания брать, а какие отклонять, тем самым предотвращая задержки и улучшая рабочий процесс в целом.

Улучшить общение

Хорошая коммуникация не только с командой, но и с заказчиком помогает положить конец задержкам.

Поддержание связи с вашей командой повышает их производительность и помогает выполнять работу, принося пользу как бизнесу, так и клиенту.

Члены вашей команды работают в полевых условиях и имеют непосредственный опыт решения задачи и любых проблем, которые могут возникнуть. Попросите их отзывы, чтобы понять, как вы можете им помочь, будь то в форме обучения, дополнительной поддержки, предоставления большего времени для конкретных задач или найма большего количества людей.

Они также смогут уведомить вас, если ожидают задержки. Понимание потребностей и условий вашего клиента позволяет вам не тратить время на несущественные аспекты задачи , тем самым ускоряя процесс. Когда вы знаете, чего хочет клиент, вы можете это предоставить.

Иногда клиенты недовольны определенным аспектом работы и хотят, чтобы вы переделали пару вещей или начали сначала. Чтобы убедиться, что вы находитесь на одной волне, оставайтесь на связи с клиентом на протяжении всего процесса и часто спрашивайте его мнение. Когда ваша команда сообщает вам о проблеме или задержке, сообщите клиенту, чтобы он был в курсе.

Чтобы улучшить общение, проводите встречи со своей командой, особенно после выполненных работ, чтобы узнать их мнение обо всем процессе.

Оставайтесь на связи со своими клиентами по электронной почте и в социальных сетях , где вы можете изложить свою точку зрения и получить отзывы о своей работе. Поощрение общения и обратной связи может помочь вам выявлять и решать проблемы на рабочем месте и информировать всех.

Обучите своих сотрудников

Качественное обучение дает вашей команде навыки и знания, необходимые для соблюдения сроков. Когда команда получает надлежащее обучение, она может лучше организоваться , потому что понимает, сколько времени потребуется, чтобы закончить работу. Это знание позволит им приступить к каждой задаче именно тогда, когда они должны, и оставить достаточно места для возможных ошибок или неудач, тем самым устраняя фактические задержки. Более того, команда, которая уверена в своих знаниях своей работы, также лучше справляется с ней .

Когда вы уделяете время обучению сотрудников и подробно объясняете каждый аспект работы, они с большей вероятностью справятся с ней, что повысит производительность . Обучение может занять некоторое время, но оно окупится. Рабочие будут уверенными и автономными при решении своих задач, что приведет к повышению производительности .

• Предоставьте своим сотрудникам возможность получить практический опыт во время обучения, поскольку это позволит им лучше запоминать информацию.
• Вы можете объединять новых сотрудников с опытными сотрудниками, чтобы у них была возможность учиться у лучших.
• Убедитесь, что у вашей команды есть доступ к учебным материалам, презентациям и инструкциям, которые помогут им на месте

Сотрудники могут тратить чрезмерное количество времени на получение таких данных, поэтому вы должны найти способ обеспечить им доступ ко всей информации в единой базе знаний.

Инвестируйте время и энергию в обучение, поскольку квалифицированные сотрудники снижают риск задержек и ошибок.

Убедитесь, что ваши команды имеют правильный инвентарь

Знание того, какое оборудование у вас есть и где оно находится, гарантирует, что вы выполните работу вовремя. Наличие подходящего оборудования жизненно важно для соблюдения сроков . Скорее всего, есть определенные инструменты или оборудование, которые ваша команда считает незаменимыми в полевых условиях. На самом деле вы научили их использовать эти инструменты в повседневной работе.

Когда инструмент теряется, сотруднику необходимо прекратить работу и найти его, прежде чем он сможет продолжить работу, что приводит к задержкам. Вы должны предоставить нужные инструменты своей команде, чтобы они могли закончить свою работу. Если у каждого в команде есть все необходимые инструменты для выполнения своих обязанностей, они должны держать их в порядке и в безопасном месте.

При эффективной организации работы сотрудники смогут заметить, когда что-то пропало или сломалось, а значит, оперативно сообщить вам и попросить замену.

К сожалению, 43% малых предприятий не отслеживают свои запасы должным образом или используют неэффективные методы. Не становитесь частью этой статистики. Когда ваш бизнес растет и у вас появляется слишком много инструментов для подсчета, не говоря уже об эффективном отслеживании, рассмотрите возможность использования систем отслеживания, которые позволяют маркировать каждую единицу оборудования и отслеживать ее с помощью GPS.

Следите за своим оборудованием, чтобы ваши сотрудники имели все необходимое для работы в соответствии с ожиданиями.

Выводы для владельцев франшизы по обслуживанию на дому

Как уже отмечалось, задержки могут стоить вам доходов и клиентов, поэтому крайне важно устранять их, когда это возможно. Начните делать это, поделившись рабочим графиком со всеми сотрудниками, чтобы они могли выполнять свои обязанности. Точно так же работайте над тем, чтобы распознать, когда следует отклонить предложение, особенно если вы не на 100% квалифицированы для выполнения работы или у вас не хватает персонала.

Если вы хорошо обучаете своих сотрудников и позволяете им давать вам свои отзывы, это поможет вам совершенствоваться и эффективно справляться с ошибками. Вдобавок ко всему, убедитесь, что у вашей команды есть все необходимое оборудование для выполнения своей работы.

Когда вы предпримете все эти шаги, вы практически не столкнетесь с задержками, в результате чего клиенты и сотрудники будут довольны.

Хотите узнать больше о том, как программное обеспечение для управления франшизами может помочь вам повысить эффективность работы? Закажите бесплатную частную демонстрацию Vonigo.