Есть ли способ максимизировать (временную) эффективность?

Вы когда-нибудь думали, что в сутках не хватает часов, чтобы все успеть?

С другой стороны, маловероятно, что в ближайшее время у нас будет больше 24 часов.

С положительной стороны, вам не нужно больше 24 часов — есть множество способов максимально эффективно использовать имеющееся у вас время.

В этой статье мы рассмотрим способы максимизации эффективности и наилучшего использования нашего времени.

Мифы об эффективности работы

Прежде чем мы углубимся в секрет эффективности (времени), мы должны разрушить некоторые популярные мифы.

Быть эффективным означает работать как можно усерднее

Бывает ли так, что вы тратите весь день на выполнение менее важных задач из своего списка дел, не берясь за более важные? Или вы тратите все свое время на составление списков дел, исследования и размышления о каждом возможном результате… не выполняя никакой реальной работы?

Если у вас редко есть время на семью и друзей, если вы все время что-то делаете, но не приближаетесь к своим целям, и если вы чувствуете вину, когда не работаете — вы определенно заняты, но продуктивны ли вы?

Занятость не обязательно означает продуктивность. Выполнение задач является лучшим показателем продуктивности, чем количество времени, потраченного на работу.

Работа из дома менее эффективна

Иногда существует ошибочное мнение, что работа из дома, по сути, означает просмотр Netflix в пижаме и игры с домашними животными, когда ваш рабочий ноутбук открыт рядом с вами.

Недавние исследования говорят о другом: работа дома кажется более продуктивной, чем работа в офисе. Исследование Стэнфордского университета, проведенное в течение 9 месяцев с участием 16 000 сотрудников, показало, что работа на дому повышает производительность на 13%. Повышению производительности способствовала более удобная рабочая среда, а также меньшее количество перерывов и больничных.

Согласно опросу ConnectSolutions, 77 % тех, кто работает удаленно хотя бы несколько раз в месяц, демонстрируют повышение продуктивности: 30 % выполняют больше работы за меньшее время, а 24 % выполняют больше работы за то же количество времени.

Чтобы добиться успеха, вы должны копировать привычки очень успешных людей.

Утренний распорядок каждого успешного человека включает в себя очень раннее пробуждение, строгую тренировку, душ с холодной водой, медитацию, чтение, ведение дневника благодарности, очень полезный завтрак… Этот список можно продолжить. И все это до 9 утра.

Хотя я рад, что такой распорядок у них получается и им это нравится, есть несколько проблем с копированием их привычек:

1. Они не для всех и не подходят для каждого образа жизни. Вы должны адаптировать свои ежедневные привычки к себе, своим целям и образу жизни. Мы все разные, поэтому тот факт, что что-то работает для других людей, не дает вам никакой гарантии, что это сработает для вас.
2. Это может показаться спорным, но если 1) вы не жаворонок, и именно тогда ваша продуктивность достигает своего пика, или 2) у вас есть важные дела рано утром — нет реальной причины просыпаться в 5 утра.
3. Не позволяйте чужим привычкам и распорядку дня заставлять вас чувствовать себя плохо из-за своей продуктивности или чувства вины из-за того, что вы не считаете каждую минуту на счету. Это подводит нас к следующему мифу…

Вы должны быть продуктивны каждую секунду дня

Отдыхать так же продуктивно, как и работать. Принуждение себя к постоянной работе приведет к выгоранию, истощению и снижению производительности, поскольку вы будете слишком уставшими, чтобы правильно сосредоточиться.

Эксперты рекомендуют спать не менее 7 часов в сутки, а также делать регулярные перерывы во время работы, чтобы ваш ум оставался свежим и сконцентрированным. Рабочие интервалы могут составлять от 25 минут (с 5-минутными перерывами, как в технике помидора) до 90 минут (с 20-минутным перерывом).

Загрузка каждого приложения для повышения производительности поможет вам

Как бы мы ни были поклонниками приложений для повышения производительности, загрузка и попытка использования каждого из них обычно приносит больше вреда, чем пользы. Чтобы не перегружаться, начните с загрузки только тех, которые, по вашему мнению, помогут вам больше всего, и протестируйте их, чтобы увидеть, работают ли они на вас.

Если сделают — отлично.

И, если они этого не сделают, вы всегда можете скачать альтернативу или попробовать что-то еще.

Способы максимизировать эффективность

Теперь, когда мы развеяли некоторые мифы, вот некоторые из наиболее эффективных способов максимизировать эффективность — от максимально эффективного использования своего времени до победы над прокрастинацией.

Отслеживайте свое время

Быть эффективным означает максимально эффективно использовать свое время и тратить его с умом.

Но сначала нужно спросить себя — на что вы тратите время?

Если вы не знаете, вы должны начать отслеживать свое время. Эта практика поможет вам проанализировать, как вы тратите свое время, и даст ответы на такие вопросы, как:

• Есть ли что-то, на что вы должны тратить больше или меньше времени?
• Какие изменения вы можете внести в свой график, чтобы он лучше соответствовал вашим потребностям?
• Какие области вашего тайм-менеджмента нуждаются в улучшении?

Более того, отслеживание времени помогает точно оценить время, необходимое для завершения определенного проекта. Он также предоставляет данные, которые помогут оценить вашу производительность.

Съешь лягушку

Вам не обязательно становиться фанатом французской кухни — метод «Съешь лягушку» предполагает выполнение задачи, которую вы боитесь больше всего, в самом начале рабочего дня.
«Лягушка» может быть чрезвычайно сложной задачей, чрезвычайно важной задачей или чрезвычайно сложной и важной задачей. Только когда вы закончите с «лягушкой», переходите к следующей менее важной задаче.

Помните, что сделано лучше, чем идеально

Вы всегда должны стараться делать все возможное. Но когда вы становитесь чрезмерно критичны и устанавливаете нереально высокие стандарты для себя и других, это может стать проблемой.

Постарайтесь помнить, что сделано лучше, чем идеально, и завершите задачу, даже если она не на 100% идеальна. Это мышление будет:

• Помочь вам получить результаты;
• избегать переутомления и выгорания;
• сделать вас более продуктивным;
• Помочь вам сэкономить время;
• Относитесь проще к своему психическому здоровью.

Быть инициативным

Эффективные люди — активные люди. Они сосредотачиваются на том, что контролируют, и прокладывают свой собственный путь, принимая решения, вместо того, чтобы позволить текущим обстоятельствам выбирать их путь. Как быть более активным?

• Планируйте заранее;
• Предоставляйте своевременные обновления членам вашей команды и менеджерам;
• Быть активным в командных дискуссиях;
• Проблема решена;
• Ищите обратную связь;
• Не зацикливайтесь на ошибках, а учитесь на них.

Имейте план Б, если что-то пойдет не так

Говоря об инициативе и планировании заранее, примите во внимание, что существует вероятность того, что ваш план может потерпеть неудачу. Насколько это хорошо продумано, всегда может произойти что-то неожиданное. Чтобы свести к минимуму фактор неожиданности, проанализируйте, что может пойти не так, и на всякий случай составьте план Б.

Сведите к минимуму отвлекающие факторы

Подумайте о том, что вас больше всего отвлекает.

Это твой телефон? Отключите уведомления и/или отнесите телефон в другую комнату.

Он разговаривает с вашими коллегами? Предупредите их, что вы работаете над важной задачей и поболтаете в перерыве.
Это шумное рабочее место? Инвестируйте в наушники с шумоподавлением.

Подготовка — это ключ к успеху: чем лучше вы знаете свой рабочий процесс, что может нарушить его и каковы необходимые шаги, чтобы избежать прерываний, тем эффективнее вы будете.

Делегируйте менее важные задачи

Спросите себя — какие задачи соответствуют вашему точному набору навыков и должны выполняться конкретно вами? Это ваши самые важные задачи — сделайте их приоритетными в своем списке дел. Попробуйте делегировать задачи с самым низким уровнем приоритета, чтобы у вас было достаточно времени и энергии для решения основных задач.

Общайтесь эффективно

Эффективное общение на рабочем месте должно быть четким, кратким, уважительным, а также открытым и частым. У каждого должна быть своя очередь говорить и высказывать свое мнение во время групповых обсуждений, в то время как другие активно слушают. Всегда помните о сути обсуждения и проблеме, которую вы пытаетесь решить. Хорошая коммуникация сводит к минимуму ошибки и недоразумения и делает все более гладким.

Это особенно актуально, если ваша команда работает удаленно или использует гибридную модель работы. В этом случае не менее важно найти подходящие средства связи, от электронной почты до приложений для группового чата. Моя команда использует Pumble в качестве нашего командного чата и приложения для совместной работы — это отлично подходит для команд, которые ищут бюджетное решение, поскольку оно бесплатно для неограниченного количества пользователей и предлагает доступ к неограниченной истории чата.

Научитесь говорить «Нет»

Время драгоценно — у вас есть только 1440 минут каждый день, чтобы выполнить все, включая работу и личную жизнь. Будьте разборчивы в том, как вы их тратите.

Другие, однако, вероятно, не придерживаются того же мнения, когда дело доходит до вашего времени, поэтому вам нужно научиться говорить «Нет». Будьте настойчивы, но вежливы; объясните людям причину вашего отказа, но не объясняйте слишком много и не вдавайтесь в подробности.

Используйте «Правило 2-х минут» для прокрастинации

Этот совет мой любимый; если что-то помогает мне быть продуктивным, то это оно.

Первый шаг самый сложный, поэтому его выполнение никогда не должно занимать более 2 минут. Сделайте это как можно проще, чтобы начать.

«Написать» становится «открыть новый документ», «упражнение» становится «надеть спортивную одежду», «просмотреть электронную почту» становится «открыть приложение электронной почты».

Звучит не так уж плохо, верно?

Когда вам удается начать, вдруг становится намного легче продолжать делать то, что вам нужно, и в конце концов закончить это.

Попросить помощи

Если вы застряли, нет ничего постыдного в том, чтобы попросить о помощи. Я понимаю, что это может быть нервным, особенно если вы новичок, но самый быстрый способ узнать — спросить. Кроме того, лучше спросить и сделать правильно, чем совершать ошибки, которых можно легко избежать.

Первый вариант должен состоять в том, чтобы проверить, не был ли вам уже предоставлен ответ или это просто поиск в Google. Если это не так, найдите подходящего человека для решения вашей проблемы и спросите.

Если встреча может быть электронной почтой, сделайте ее электронной почтой

По данным Atlassian, средний офисный работник тратит 31 час в месяц на непродуктивные совещания. 91% обычных посетителей совещаний заявили, что они мечтают во время собрания, 73% занимаются другой работой, 39% даже спят, а 45% чувствуют себя подавленными количеством собраний, которые они посещают.

Некоторые вещи необходимо обсудить и обдумать на собрании; другие могут быть просто электронной почтой. Если дело в первом случае, держите свои встречи на месте и продуктивными.

Дополнительные способы максимизировать эффективность, о которых вы, возможно, не думали

Помимо обычных способов борьбы с прокрастинацией, неорганизованностью и другими врагами производительности, есть также несколько забавных и/или интересных вещей, которые вы можете попробовать, чтобы максимизировать эффективность.

Найдите правильный плейлист

Если вы один из тех людей, которые не могут работать без музыки, поиск идеальных мелодий для работы является важным фактором вашего успеха. Кто-то предпочитает приложения с фоновыми звуками, кому-то нравится лоу-фай или джаз-радио, у кого-то есть плейлист на YouTube специально для суеты. Или, может быть, вам помогут наушники с шумоподавлением? Музыка может влиять на производительность как положительно, так и отрицательно, поэтому убедитесь, что вы нашли правильный плейлист.

Не пренебрегайте важностью адекватного музыкального фона!

Проводить постоянные встречи

Попробуйте провести постоянное собрание — это, как следует из названия, собрание, на котором все стоят. Это может показаться необычным, однако имеет ряд преимуществ, так как:

• Занимает меньше времени;
• Поддерживает вовлеченность команды, тем самым повышая производительность;
• Более точен;
• Снижает нагрузку на тело, особенно на шею, спину и плечи, которые могут начать болеть после длительного сидения.

Вознаграждайте себя небольшими наградами

Некоторые задачи необычайно скучны и/или сложны, но их нужно делать — и, что еще хуже, их нужно делать лично вам.

После долгих эмпирических исследований я пришел к выводу, что лучший способ заставить себя выполнять такие задачи — пообещать себе небольшое вознаграждение. Я разговаривал с людьми, которые используют обратный метод: они выбирают себе наказание, если не выполняют задание, но мне больше нравится метод поощрения. Это заставляет вас формировать положительную ассоциацию с вашей задачей, а не отрицательную.

И, по мудрым словам Тома и Донны из «Парков и зон отдыха», вы должны «побаловать себя».

Найдите повторяющиеся ярлыки

Если вы обнаружите, что делаете что-то снова и снова, не тратьте время на постоянное повторение одного и того же процесса — вместо этого автоматизируйте его.

Например, если вы получаете много писем с одинаковым или очень похожим ответом, создайте шаблон вместо того, чтобы вводить одно и то же несколько раз.

Сделайте свое рабочее место приятным и вдохновляющим

Если вы проводите 8 или более часов в одном и том же месте, сделайте это место приятным. Вы можете сделать это следующим образом:

• Наведите порядок на рабочем столе, ноутбуке и телефоне. Заставьте Мари Кондо гордиться вами, выбросив и удалив все, что вы не используете. Держите на рабочем столе только то, что либо важно, либо, как она сказала бы, «вызывает радость», например, растение или фотографию в рамке;
• Добавление некоторых личных штрихов, чтобы сделать пространство более приятным для работы;
• Выбор правильного освещения, не слишком яркого, но не дающего вам уснуть и сосредоточиться.

Если вы не знаете, с чего начать, поищите вдохновение в Интернете. Мои личные фавориты — эстетические наборы для рабочего стола и коллекции канцелярских принадлежностей на YouTube — я смотрю их как зачарованный. Помимо того, что они приносят мне необъяснимое количество радости, они также заставляют меня импульсивно покупать много ненужных вещей, поэтому следите за ними с осторожностью.

Если вы прокрастинируете, найдите ответственного партнера

Люди обычно делают это, когда дело доходит до занятий в спортзале или здорового питания, но почему бы не применить это и к работе? Если вы боретесь с прокрастинацией, найдите кого-то, кто находится в той же лодке, что и вы, и держите друг друга подотчетными и на правильном пути.

Будьте осторожны при выборе напарника, так как это палка о двух концах. Это может иметь неприятные последствия, поскольку вы в конечном итоге позволите друг другу откладывать больше вместе, что является полной противоположностью тому, чего мы стремимся достичь.

Вывод

Эффективность означает достижение максимальной производительности с минимальными усилиями. В нашем случае это также означает разумную работу и рациональное использование своего времени. Есть много способов добиться этого, от минимизации отвлекающих факторов и «съедания лягушки» до поиска правильного плейлиста и небольшого вознаграждения за выполнение задач. Вам просто нужно найти способы, которые лучше всего подходят для вас, и вы будете на правильном пути к максимальной эффективности.