Как мы управляем глобально распределенной командой — советы менеджеров Flock

Как вы управляете командой, когда весь ваш бизнес меняется?

2020 год принес множество масштабных организационных изменений в бизнес по всему миру. Многие впервые учатся адаптироваться к распределенным командам. Честно говоря, кривая обучения довольно крутая, поэтому в основном это были пробы и ошибки, когда компании выясняли, что работает, а что нет.

К счастью, Flock уже несколько лет является распределенной компанией, сотрудники которой разбросаны, среди прочего, по Мумбаи, Бангалору и Бостону. Поскольку бизнес-лидеры во всем мире продолжают разрабатывать передовые методы и подходы для управления своими недавно удаленными командами, мы связались с руководителями высшего звена в Flock, чтобы получить несколько советов и рекомендаций по управлению глобально распределенной командой.

Познакомьтесь с нашими менеджерами

Шурия Саха — руководитель службы поддержки клиентов Flock. Опытный стратег, Саха успешно определял и реализовывал стратегические решения в партнерстве с руководителями международных компаний, прежде чем пришел в Flock.

Нинад Раваль — руководитель отдела продуктов и дизайна компании Flock. Раваль почти два десятилетия руководил и руководил командами разработчиков и продуктов, уделяя особое внимание SaaS и электронной коммерции.

Какие инструменты вы используете для отслеживания задач вашей команды и их прогресса?

В рамках всей компании Flock использует такие инструменты, как Jira, Asana, North, Google Docs и Sheets, для управления задачами, организации файлов и совместной работы. Все эти инструменты мы подключаем с помощью интеграций в Flock, поэтому все в одном месте.

Наша команда разработчиков использует комбинацию North и Google Sheets для отслеживания как сроков выполнения проектов, так и показателей эффективности, OKR и инициатив. Для задач, требующих кросс-функциональной поддержки при разработке или дизайне, они используют Jira и Google Docs для совместной работы.

Для таких команд, как служба поддержки, которые в значительной степени ориентированы на данные, инструменты CRM, такие как Zendesk, и визуализация данных в метабазе помогают отслеживать производительность и оптимизировать общение. Shourya количественно отслеживает прогресс поддержки клиентов, измеряя показатели, включая, помимо прочего, производительность, удовлетворенность клиентов, решение проблемы при первом звонке и многое другое. Для качественного анализа он призывает команду проводить случайные обзоры случаев. Команда поддержки (и все внутренние команды Flock) также используют инструменты видеоконференцсвязи, такие как Flock и Zoom, для личного общения, даже если они находятся далеко друг от друга.

Как часто вы встречаетесь со своей распределенной командой?

«В качестве группы поддержки мы встречаемся раз в неделю, — говорит Саха. «Обычно мы говорим о производительности на прошлой неделе, анализируем любые обновления процессов, политик или технологий, которые важны для команды, делимся передовым опытом и обращаемся к тем, кто, возможно, проделал исключительную работу».

Наша команда по продуктам делает вещи более случайными, чем поддержка, собираясь каждую пятницу на «Team TGIF», чтобы обсудить новые знания и интересные темы, а также расслабиться вместе в быстрой беседе или игре.

Как часто вы встречаетесь с сотрудниками 1:1?

И Саа, и Раваль говорят, что раз в месяц встречаются с лидерами своей команды 1:1.

«Разговор между руководителями и инженерами носит более тактический характер, — говорит нам Саха. «Со мной это больше связано с культурой, общим планированием карьеры и прогрессом. Таким образом мы гарантируем, что команда сосредоточена как на долгосрочных, так и на краткосрочных целях».

Raval также фокусируется на личном развитии карьеры и коучинге в формате 1:1, а также на устранении препятствий и проблем, связанных с процессом, с целью достижения OKR. Он использует напоминания Flock для организации повторяющихся встреч, а также общий документ с сотрудником, чтобы собирать темы для обсуждения перед встречей и отслеживать заметки позже. Он рекомендует ограничить обсуждение 30-55 минутами, чтобы сохранить продуктивность встреч один на один.

Как вы обеспечиваете эффективность совещаний команды?

Совет Раваля для эффективных совещаний: убедитесь, что каждое совещание имеет свой формат, который работает. Его еженедельные собрания по управлению проектами (PM) проходят под председательством сотрудников на ротационной основе, поэтому каждый остается вовлеченным, а обсуждения становятся более плодотворными. Вот набросок повестки дня этих еженедельных совещаний премьер-министра:

Повестка дня встречи группы управления проектом

• Знайте, над чем работают все остальные и как они могут получить чью-либо помощь
• Задавайте вопросы и думайте о ближайших и долгосрочных целях
• Есть что-нибудь новое или интересное, чем кто-то хочет поделиться с командой?
• Блокировщики или обновления от команды
• PM, процессы проектирования и разработки, предложения и отзывы

Каждую неделю текущий организатор собрания передает эстафету, назначая нового организатора, ответственного за следующее совещание PM. Организатор собирает элементы обсуждения от всех членов команды для составления повестки дня и следит за тем, чтобы собрание было запланировано и присутствовало на нем. Они также несут ответственность за организацию собрания, обеспечение охвата всех пунктов повестки дня и обеспечение актуальности и ценности дискуссий для всех участников. Наконец, если ведущий не успевает на встречу, он должен купить всем закуски во время встречи! :)

Какой-нибудь совет для менеджеров, впервые возглавляющих распределенную команду?

Raval делает это просто:

• Иметь обычные 1: 1
• Случайно встречайтесь с командами
• Четко сформулируйте цели и результаты
• Документируйте отзывы и признания

Саха предлагает два дополнительных совета:

• Знай свою команду. У каждого человека разные стремления и таланты. Следите за теми.
• Знай свое дело. У вас может не быть возможности удовлетворить каждое индивидуальное стремление, но это может помочь вам создать новые пути для ваших непосредственных подчиненных.

Например, Саха говорит: «Я нанял людей с опытом разработки программного обеспечения, и было очень сложно удержать их на работе в службе поддержки. Со временем я создал возможности, на которых они могли создавать приложения, помогающие повысить производительность нашей команды. Это беспроигрышный вариант!»

Оба менеджера согласны с тем, что управление командой, отличающейся как культурным, так и географическим разнообразием, требует перерыва в работе. Сотрудники руководствуются своей культурной чувствительностью и социальным прошлым, которые определяют их мотивацию и служат возможностью для общения.

Но часто реальный ключ к управлению распределенной командой — это управление собой.

«Используйте все каналы обратной связи, чтобы стать лучше», — советует Саха. «Невозможно каждый раз поступать правильно с вашей командой и бизнесом. Вы потерпите неудачу. Поощряйте людей давать вам отзывы об улучшениях. Продолжайте повторять, что вы приветствуете это. Проводите анонимные опросы. Поделитесь результатом с командой».

Хотите больше советов? Загрузите наше руководство по вовлечению сотрудников сегодня.