Эффективное управление стилями общения на рабочем месте

Управлять командой может быть непросто. Вам нужно не только отслеживать работу всех членов вашей команды, но и регулярно общаться с ними, чтобы оценивать их рабочую нагрузку, удовлетворенность и другие потребности.

Но что, если ваши сотрудники просто не общаются так, как ваши менеджеры? Плохая коммуникация и недопонимание в равной степени способствуют большинству проблем на рабочем месте. Поощряйте своих менеджеров обращать внимание на стили общения в своей команде, чтобы они могли стать более эффективными руководителями. Понимание того, как общается каждый член команды, открывает новые пути общения, чтобы предотвратить спотыкания, напряженность и ошибки.

Это может показаться сложной задачей, но существует множество ресурсов, которые помогут вам понять стиль общения вашей команды и адаптироваться к нему.

Различные стили общения на рабочем месте

Исследования в области общения показывают, что существует четыре основных стиля общения:

• аналитический
• Интуитивно понятный
• Функциональный
• Личный

Эти четыре стиля могут конфликтовать, но если подойти к ним осторожно, команда, состоящая из представителей этих разных стилей, может работать слаженно. Кроме того, разные каналы связи служат разным целям , и они также должны соответствовать стилям общения. Научите свою команду руководителей тому, как эти стили взаимодействуют друг с другом, чтобы они могли помочь их командам работать лучше.

Аналитическая коммуникация

Управление кем-то с аналитическим стилем общения влечет за собой именно то, что вы ожидаете: этот человек заботится в первую очередь о фактах под рукой. Коммуникаторы-аналитики предпочитают, чтобы обсуждение было как можно более прямым, с точными цифрами, подтверждающими любую теорию или обобщение.

Каждой команде нужен член, который может применять аналитический подход к решению проблем. Это помогает свести к минимуму эмоциональное принятие решений и сосредоточиться на конечном результате. Но это означает, что членам команды, возможно, придется пойти на компромисс с некоторыми из своих социальных потребностей, чтобы работать с аналитическим человеком — они не те, кто любит светские беседы.

При общении с аналитическим типом поощряйте свою команду к тому, чтобы она была готова к данным, вплоть до мельчайших деталей. Призывайте их оставаться в рамках темы, четко формулировать ожидания и искать перспективу, основанную на данных. Убедитесь, что они следуют подробной повестке дня, а затем сообщайте о встречах, действиях и ожиданиях.

Интуитивное общение

Интуитивные коммуникаторы заботятся о данных, но они знают, что данные не являются конечной целью. Если в вашей команде есть интуитивный тип, вы, вероятно, полагаетесь на них в плане больших идей. Они видят более широкую картину и готовы глубоко погрузиться в работу.

Общение с интуитивным человеком может быть уникальным опытом каждый раз. Так как они ценят короткое, точное общение, они могут быть склонны не обращать внимания на мелкие детали. Приготовьтесь вникать в нюансы, чтобы интуитивный тип не пропустил их.

При управлении интуитивно понятным коммуникатором будьте готовы к резкому и быстрому разговору и многочисленным последующим действиям. Предоставьте наглядные пособия, чтобы направить их внимание на детали. Перейдите прямо к делу и выслушайте их большие идеи — допускайте нестандартные рассуждения — поскольку они окажутся бесценными.

Функциональная коммуникация

Подумайте о своем наиболее ориентированном на процесс сотруднике. Скорее всего, это функциональный коммуникатор, который использует целостный подход к решению проблем, а затем углубляется шаг за шагом, чтобы убедиться, что ни одна деталь не упущена. Функциональные типы лучше всего подходят для процесса и реализации благодаря их вниманию к деталям.

Функциональные типы коммуникации рассматривают проблему с разных точек зрения. Это означает, что они склонны обдумывать идеи, чтобы учесть каждую деталь. Их любознательный характер может привести к тому, что они будут «отталкивать» или играть роль адвоката дьявола в отношении большой идеи — возможно, идеи, представленной интуитивным типом. Создайте линии связи между этими двумя типами, чтобы заполнить пробелы в деталях, которые функциональный тип может ожидать с помощью интуитивно понятного коммуникатора.

Управление функциональным типом требует сильных навыков активного слушания. Эти типы хотят убедиться, что вы заботитесь о деталях так же, как и они, — повторяйте их разговоры и подтверждайте с ними, что их планы ясны. Поощряйте обратную связь от них и ожидайте многого взамен. Установите сроки, ожидания и процессы, чтобы держать функциональный ум в покое.

Личное общение

Личный коммуникатор, вероятно, самый общительный человек в вашей команде. Личные люди приходят на встречи, готовые обсудить свои выходные, и спросить, что ваши дети думают о последнем фильме Диснея, прежде чем они перейдут к делу. Для них эмоциональная связь с командой — это то, что определяет их успех.

Персональные коммуникаторы сосредоточены на построении отношений — как внутри вашей команды, так и с вашими клиентами. Они часто являются связующим звеном, скрепляющим вашу команду. Возможно, они облегчают дружеские дискуссии между интуитивными и функциональными коммуникаторами, выступая в роли дипломата всей команды. Но иногда это может показаться слишком неформальным с членами команды. Этим типам коммуникаторов также требуется немного больше объяснений решений, которые принимают другие члены команды, поэтому поощряйте членов вашей команды объяснять ход их мыслей при представлении новых идей.

Управляя кем-то, кто общается на личном уровне, соблюдайте непринужденность. Они ценят личный разговор лицом к лицу, не чувствуя, что это все время только по делу. Ваши разговоры могут быть более неформальными, так как это тип людей, которые ценят прогулочные встречи или 1: 1 в кафе. Из-за этого вы должны ожидать дальнейших действий после встречи с любыми важными деталями или контактами. Скорее всего, этот сотрудник не делал подробных записей.

Определение индивидуальности вашей команды

Так как же во всем этом разобраться? Часто лучший способ изучить стиль общения вашей команды — это просто спросить!

Некоторые прямолинейные типы, такие как личные или аналитические коммуникаторы, с самого начала заявляют о своей личности и стилях общения. Другие не так хорошо осведомлены о своих коммуникативных тенденциях, и они могут быть не сразу очевидны для вас как менеджера.

Существуют различные методы определения коммуникационной идентичности вашей команды, но три основных подхода могут изменить то, как вы управляете своей командой.

Личностные тесты на рабочем месте

Личностные тесты не являются мимолетным увлечением — есть причина, по которой многие ведущие бизнес-лидеры подчеркивают свой тип Майерс-Бриггс в своих резюме и профилях LinkedIn. Такие тесты, как профиль Майерс-Бриггс или DiSC, могут выявить тонкости в стилях работы ваших товарищей по команде, о которых они даже не подозревают.

Оценка CliftonStrengths становится все более популярной благодаря обширной серии из 177 вопросов, которые выявляют шаблоны для оценки индивидуальной личности, сильных и слабых сторон, а также методов общения.

Командообразующие мероприятия

Мы все устали от падений доверия и «Привет, меня зовут Анна, и я несу яблоки на пикник!» игры. Но помимо игр на ледоколе вашей команде нужны возможности поработать вместе в неформальной обстановке, чтобы они могли понять, как друг с другом общаются. Включите в свою команду случайные мероприятия по тимбилдингу, чтобы они могли научиться лучше работать вместе. Это может быть что-то простое, вроде виртуального собрания команды, викторины или творческого проекта, например, конкурса плакатов. Как только ваша команда научится хорошо работать вместе, особенно при работе из дома, общение станет проще по всем направлениям.

Слушайте свою команду

Лучшая обратная связь часто передается напрямую, лицом к лицу. Таким образом, независимо от того, сколько тестов или обучающих семинаров ваша команда проведет, они часто просто хотят, чтобы вы были с ними откровенны, и наоборот. Предоставьте своей команде возможность инициировать регулярные циклы обратной связи, например задавать вопросы во время еженедельных встреч 1:1. Предложите им рассказать о моменте, когда они чувствовали, что общаются эффективно, или, может быть, о моменте, когда им было трудно общаться с кем-то еще. Проводите регулярные «импульсные» и опросы обратной связи, где ваша команда может анонимно высказать свои опасения при общении. Эта обратная связь имеет решающее значение для хорошего управления командой, когда все они общаются по-разному.

Управление индивидуальными стилями общения в удаленном режиме

Как вы, как руководитель удаленной команды, берете всю эту информацию и заставляете ее работать в цифровой среде? К счастью, существует огромное количество инструментов, облегчающих удаленную работу как для команд, так и для менеджеров. Примите это как политику для своих менеджеров, чтобы внедрить или включить ее в процесс адаптации.

Обмен сообщениями

Ваш аналитический сотрудник любит, чтобы информация была короткой и по делу. Ваш личный сотрудник любит приветствовать вас с добрым утром. И ваш функциональный сотрудник любит начинать день, просматривая вместе с вами свой список дел. Они могут делать все это, не прерывая рабочий процесс друг друга, в таком инструменте обмена сообщениями, как Flock.

Flock можно использовать для управления как проектами, так и людьми , что делает его удобным инструментом для менеджеров. Настройте канал для каждого проекта, которым управляет ваша команда, чтобы они могли отслеживать отдельные инициативы и проводить мозговые штурмы. Создайте социальные каналы для интересов, таких как музыка и видеоигры. Может быть, член вашей аналитической команды не так любит светские беседы, как член вашей личной команды, но он может часами говорить о PUBG — мы часто видим это у аналитических членов команды Flock. Поддерживать общение в команде — это приоритет номер один для того, чтобы оставаться на связи и хорошо работать вместе.

Управление проектом

Если общение в чате становится слишком отвлекающим для аналитического или интуитивного типа, дайте им возможность работать в одностороннем порядке и без перерыва, интегрировав свои задачи в инструмент управления проектами , такой как Asana или Trello. Эти инструменты являются дидактическими в общении с процессом, а это означает, что аналитическая Элли может сообщить личной Полли, что ее очередь взяться за проект, не чувствуя себя увязшим в разговоре. Все дело в том, чтобы позволить процессам протекать естественно.

HR-инструменты

Как менеджеру важно собирать отзывы о своей работе, чтобы убедиться, что ваша команда чувствует себя комфортно и хорошо управляема. Пока вы изучаете стиль общения вашей команды, приложите активные усилия, чтобы использовать свои внутренние инструменты управления персоналом для отслеживания вашего прогресса. Инструменты Pulse, такие как 15Five, позволяют членам вашей команды оперативно делиться информацией о своем повседневном опыте и могут предлагать темы для обсуждения на следующем личном или групповом совещании.