Как сделать точную оценку рабочего времени

Точная оценка времени помогает планировать и анализировать работу — в результате вы правильно управляете своим временем и поручениями.

Но относительно легко ошибиться в предполагаемом времени завершения проекта — в основном потому, что люди, как известно, плохо угадывают время, необходимое им, чтобы закончить что-то.

Этот просчет довольно распространен и может произойти из-за:

• Оптимизм они закончат быстрее, или
• Стремление уделять себе больше времени, чем им действительно нужно.

Таким образом, наиболее вероятны следующие 2 сценария:

• Вы можете оценить меньше времени и ускорить проект в конце — вместо того, чтобы тратить несколько дополнительных часов на доработку и необходимые настройки, или
• Вы можете рассчитать больше времени, закончить раньше и потратить оставшиеся часы до крайнего срока на прокрастинацию — вместо того, чтобы выделять это дополнительное время на другой проект.

Этот пост в блоге поможет вам повысить точность оценки вашего рабочего времени, а также предоставит бесплатный шаблон для полезного калькулятора оценки времени.

Последствия плохой оценки времени (и как их избежать)

Плохая оценка времени может нарушить ваш график и даже отодвинуть ваши реалистичные сроки.

Следовательно, поздняя сдача проекта может помешать клиенту, с которым вы работаете, стать постоянным.

Некоторые клиенты могут даже отметить результат вашего проекта как неудачный, если вы нарушите расчетный срок.

Все это показывает, насколько важна точная оценка времени для развития успешного бизнеса.

Поэтому всегда помните, что все проекты основаны на оценке времени и влияют на графики всех, кто в них участвует.

Итак, как вы оцениваете время?

Что ж, вы делаете точную оценку времени для своих проектных задач, жизненно важно разбить указанные задачи на более мелкие задания.

Деятельность по разбиению задач на более мелкие задания называется стремлением к «микропродуктивности».

Микропродуктивность состоит из следующих процессов:

• Определение главной задачи,
• Разбивая указанную задачу на подзадачи,
• Перечисление всех подзадач,
• Оценка времени, необходимого для выполнения каждой подзадачи, и даже
• Оценка времени, которое вы могли бы выделить на перерывы между подзадачами.

Успешно освоив этот навык, вы узнаете, как сделать все свои задачи управляемыми и выполнимыми.

Например, «написать сообщение в блоге» просто не может быть одной задачей, так как на самом деле требуется несколько разных задач, таких как:

• Проведение исследований,
• Ищите соответствующие ссылки,
• Ищете релевантные ключевые слова для улучшения вашего контента,
• Написание организованного плана,
• Написание фактического содержания,
• Вычитка, проверка орфографии и грамматики,
• Написание эффективных заголовков,
• Написание метаописаний,
• Создание визуальных образов и
• Загрузка постов в WordPress.

В приведенном выше примере стремление к микропродуктивности означает разбиение одной основной задачи на 10 более мелких заданий с последующим выделением для каждого отдельного временного интервала.

Психологический эффект от такого подхода будет:

• Помоги нам быть более целеустремленными,
• Повысить нашу положительную самооценку,
• Приводит к тому, что меньше времени тратится на прокрастинацию, и, в конце концов,
• Помогите нам лучше оценить время.

7 основных советов для точной оценки работы

Чтобы помочь вам стать экспертом в оценке времени, мы собрали наиболее важные эффективные формулы оценки, советы и приемы.

Давайте перейдем непосредственно к практическим советам и более подробно объясним процесс составления точных оценок работы.

Совет № 1: Составьте список задач, которые необходимо выполнить

Вы не можете уйти далеко, не зная, что вам нужно сделать, чтобы добраться туда.

Поэтому, прежде чем оценивать время, убедитесь, что вы определили список задач, которые необходимо выполнить в течение определенного периода времени.

Лучше всего составить простой список дел, в который вы будете вносить свои поручения и задания на день.

☐ Позвоните Генри Б.

☐ Встреча с командой маркетинга

☐ Напишите проектное предложение

☐ Напишите Элинор о вечеринке Бекки

☐ Посетить бизнес-бранч с клиентами

☐ Встреча с Люком С.

☐ Заполните табель учета рабочего времени

После того, как вы разложите свои поручения и задания таким образом, вам будет легче оценивать время, необходимое для их выполнения.

Вы сможете выделить определенное количество времени на каждое задание, и в результате у вас будет меньше шансов выйти за эти временные рамки.

Вот почему постановка четких целей по умолчанию имеет первостепенное значение, а также почему личное хронометраж поможет вам оставаться в курсе событий.

Итак, приведем пример таких оценок и, следовательно, итог за день.

• Позвонить Генри Б. — 10 минут.
• Встреча с командой маркетинга — 25 минут
• Написать проектное предложение — 4,5 часа
• Написать Элинор о вечеринке Бекки — 10 минут.
• Посещение бизнес-бранча с клиентами — 1,5 часа
• Встреча с Люком С. — 25 минут
• Заполнение табеля — 5 минут

В конце концов, вы можете легко рассчитать общее предполагаемое время дня, сложив эти расчетные часы (например, 7 часов и 15 минут).

Совет № 2. Приложите дополнительные усилия к оценке времени для ваших приоритетов

Еще одним важным аспектом правильной оценки времени являются ваши приоритеты.

Согласно эмпирическому правилу, вы всегда должны выделять большую часть своего времени на приоритетные дела и задания.

И чтобы сделать это правильно и свести к минимуму потери времени, вам придется приложить дополнительные усилия для определения оценок времени как для ваших приоритетных задач, так и для ваших разных заданий.

Таким образом, ваши приоритеты — это ваши самые важные и самые срочные задачи — это задачи с точным сроком выполнения, которые вам нужно выполнить, или задачи, которые имеют решающее значение для цели, которую вы хотите достичь в течение дня.

Например, вам нужно написать проектное предложение на завтра на ~1000 слов — ваша способность оценить время на эту задачу может повлиять на то, удастся ли вам ее выполнить или нет.

Первое, что вам нужно сделать, это составить план вашего предложения и определить подзаголовки. Они могут служить отдельными задачами, для которых вы затем должны установить отдельные оценки времени — следующим образом:

• Оцените количество слов, которое вы напишете для каждого подзаголовка:
  • (например, « Обзор: 100–150 слов », « Цели: 200–300 слов » и т. д.)
• Оцените время, необходимое для написания и редактирования каждого подзаголовка по отношению к количеству слов:
  • (например, « 100–150 слов — 30 минут », « 200–300 слов — 1 час » и т. д.)

Как только вы закончите оценивать время для подзаголовков, сложите эти числа — это ваше общее предполагаемое время для приоритетной задачи.

Для достижения наилучших результатов конкретно для вас вам следует рассчитать свой биологический прайм-тайм — то есть время в течение дня, когда вы, скорее всего, будете продуктивны, сосредоточены и мотивированы для выполнения своих задач. Это время, когда вы, скорее всего, закончите свои задачи быстрее, поэтому сохраните эти временные интервалы для своих приоритетных задач.

Вдобавок, если вы выделяете наибольшее количество времени на свою приоритетную задачу — вы, по сути, сигнализируете себе, что вам следует сосредоточить всю свою энергию на этой задаче.

Совет № 3: используйте формулу оценки времени

При поиске шаблонного подхода к определению количества дней, которое потребуется вам для завершения проекта, вам не нужно искать дальше формулы оценки времени, основанной на методе оценки и анализа программы (также известном как PERT). .

Итак, какие типы оценки времени существуют в PERT?

PERT — это метод расчета времени проекта. Он включает формулу оценки времени, которая учитывает:

• Оптимистичная оценка времени (A)
• Наиболее вероятная оценка времени (B)
• Пессимистическая оценка времени (C)

Давайте рассмотрим пример, чтобы лучше понять, как работает PERT.

Оптимистическая оценка времени (A)

Это кратчайшее возможное время, которое, по вашему мнению, вам потребуется для завершения проекта определенного типа. Это также известно как оценка наилучшего случая, и она предполагает плавное выполнение проекта на протяжении всего проекта.

Короче говоря, оптимистичная оценка времени применяется, когда все идет идеально:

• Все в вашей команде заканчивают свою работу вовремя,
• Никаких доработок не требуется,
• Никаких проблем с бюджетом, и
• Никаких проблем с материалами и оборудованием.

Например, прошлый опыт научил вас, что оптимистичная оценка времени для определенного типа проекта в вашей команде составляет 225 дней, что означает, что A = 225 .

Наиболее вероятная оценка времени (B)

Это реальное количество времени, которое, по вашему мнению, вам потребуется, чтобы закончить проект определенного типа.

Он также известен как наиболее вероятная оценка и подразумевает средний рейс по всему проекту.

Наиболее вероятная оценка времени применяется, когда все, что касается вашего проекта, является средним:

• Все идет в общем по плану,
• Большинство людей заканчивают свои дела вовремя, и
• Требуется среднее количество правок.

Например, прошлый опыт научил вас, что наиболее вероятная оценка времени для типа проекта в вашей команде составляет 360 дней, а это означает, что B = 360 .

Пессимистическая оценка времени (C)

Это максимально возможное количество времени, которое, по вашему мнению, вам потребуется для завершения проекта определенного типа.

Это также известно как оценка для наихудшего случая, и она подразумевает наличие айсбергов повсюду на протяжении всего проекта.

Пессимистическая оценка времени применяется, когда вы сталкиваетесь с несколькими проблемами до окончательного завершения проекта:

• У большинства членов вашей команды есть проблемы с завершением работ раньше срока,
• Прежде чем отправить проект на окончательное рассмотрение, необходимо внести множество изменений.
• Основные проблемы с вашими материалами и оборудованием, и
• Основные проблемы с вашим бюджетом.

Например, прошлый опыт научил вас, что пессимистичная оценка времени для определенного типа проекта в вашей команде составляет 375 дней, а это означает, что C = 375 .

Фактический расчет — формула оценки времени

Формула оценки времени учитывает, что все эти типы оценок равновозможны, а сама формула (E) выглядит следующим образом:

Е = (А+4В+С)/6

Если мы возьмем приведенную оптимистическую (A = 225), скорее всего (B = 360) и пессимистическую оценку времени (C = 375), вот как складываются числа:

Е = (225+4*360+375)/6

Е = 340

Таким образом, вы, скорее всего, закончите указанный проект в течение 340 дней.

Но по мере возникновения осложнений вам нужно будет расширить свои расчеты и временные рамки — здесь вступает в действие стандартное отклонение.

Формула выглядит следующим образом:

SD = (КА)/6

Формула стандартного отклонения учитывает только оптимистичные и пессимистичные оценки времени и говорит вам, насколько точна ваша общая оценка времени:

SD = (375-225)/6

SD = (150)/6

SD = 25

Если стандартное отклонение составляет 25 дней, это означает, что проект может занять от 25 дней больше, чем говорит формула оценки времени, до 25 дней меньше. Итак, в конце концов, этот тип проекта может занять от 315 до 365 дней .

Совет № 4: Используйте калькулятор длительности проекта

Калькулятор длительности проекта основан на ранее упомянутом:

• Оценка времени и
• Формулы стандартного отклонения.

Вы по-прежнему получите приблизительное количество дней, необходимое для завершения проекта, но вы получите его быстрее, потому что расчет будет выполнен автоматически.

Вот как вы можете создать простой калькулятор продолжительности проекта в Excel, используя:

• Формула оценки времени (E = (A+4B+C)/6) и
• Формула стандартного отклонения (SD = (CA)/6).

Для ячейки «Формула оценки времени» напишите: = ОКРУГЛВВЕРХ((C4+C5*4+C6)/6)

Для ячейки «Стандартное отклонение» напишите: = ОКРУГЛВВЕРХ((C6-C4)/6)

В ячейке «Кратчайшая расчетная продолжительность проекта» напишите: =ОКРУГЛВВЕРХ(C8-C9)

В ячейке «Самая продолжительная расчетная продолжительность проекта» напишите: =ОКРУГЛВВЕРХ(C8+C9)

Теперь вам нужно ввести свои данные в следующие ячейки:

• Оптимистичная оценка времени,
• Наиболее вероятная оценка времени и
• Пессимистическая оценка времени.

Как только вы это сделаете, данные укажут ваше расчетное время и стандартное отклонение.

Кроме того, самая короткая и самая длинная предполагаемая продолжительность будут рассчитаны автоматически.

Скачайте Калькулятор продолжительности проекта бесплатно

Использовать функцию ОКРУГЛВВЕРХ необязательно, но настоятельно рекомендуется, поскольку вы округляете предполагаемое количество дней до целого числа.

Чтобы использовать те же формулы для дополнительных проектов, просто удерживайте и перетащите курсор на край ячеек, содержащих формулы, как показано ниже.

Таким образом, если вы введете «145», «234», «345», вы получите расчетное время завершения проекта 238 дней со стандартным отклонением 34 дня — это означает, что вы, вероятно, возьмете от 204 до 272 дня , чтобы закончить этот тип проекта.

Совет № 5: Следите за своим временем

Калькулятор продолжительности проекта подскажет, сколько дней вам, вероятно, потребуется для завершения проекта, что полезно для приблизительной оценки клиенту.

Но вам также понадобится более точная оценка, чтобы планировать и анализировать вашу работу в деталях, а также создать функциональное расписание, которому нужно следовать во время работы над указанным проектом — здесь тайм-трекер становится решающим.

Тайм-трекер превращает оценку времени в точную науку. Он сообщает вам, сколько времени вы потратили на предыдущие проекты в целом — в часах, минутах и ​​секундах — и позволяет определить задачи, которые заняли у вас больше всего времени.

Он также сообщает вам, на какой тип работы вы потратили большую часть своего времени, например, на «внешние» или «внутренние» задачи.

Почему учет времени важен для управления проектами?

Ну, для начала, ведя учет рабочего времени, вы сможете делать оценки времени для определенного типа проекта, которые на самом деле основаны на вашем полностью проверенном прошлом опыте.

Чтобы собрать данные отслеживания времени, вы можете легко запускать таймер каждый раз, когда начинаете работать над задачей, и связывать его с нужным проектом.

Как только вы закончите работу над этой задачей, остановите таймер. Таким образом, вы добавите это время к общему времени для этого проекта.

Существует также альтернатива этому процессу — вы можете вручную ввести время в свой табель учета рабочего времени после выполнения определенной задачи.

К концу проекта у вас будет точное время, которое вы потратили на него сейчас, и, вероятно, потратите на проект того же типа в будущем, поэтому вы сможете дать точную оценку ваши клиенты.

Кроме того, вы сможете различать оплачиваемые и неоплачиваемые часы, а также понимать, сколько денег вы заработали, работая над проектом, что поможет вам улучшить управление затратами по проекту в будущем.

Как вы можете отслеживать время для определения оценки времени: пример № 1

Вы даже можете превратить часы в дни и посмотреть, насколько точен ваш калькулятор длительности проекта.

Возьмем пример — вы потратили на проект 283 часа 39 минут.

Что ж, это легко перевести в 35,5 дней, которые вы потратили на работу над этим проектом по 8 часов в день.

Но это не единственный способ управлять и определять оценки времени в трекере времени.

Как вы можете отслеживать время для определения оценки времени: пример № 2

Clockify также предлагает систему оценки, в которой вы сможете определить оценки для задач и проекта в целом, прежде чем сравнивать результаты отслеживания в реальном времени с этими оценками.

Итак, как только вы начнете отслеживать время, вы сможете сравнивать свой прогресс в реальном времени с вашими оценками во время работы.

Вы также всегда сможете увидеть процент выполненной работы по сравнению с вашими оценками.

Таким образом, вы не только сможете увидеть, что ваши первоначальные оценки времени были ошибочными, но также сможете увидеть, насколько.

Таким образом, вы будете работать над своим умением оценивать и устанавливать правильные сроки проекта, в то же время избегая давления, вызванного нереалистичными сроками.

Совет № 6: Подсчитайте время, которое вы тратите впустую

Оценивая время проекта, легко упустить из виду время, которое вы неизбежно потеряете, поэтому не забывайте учитывать следующее:

• Прерывания,
• Отвлечения и
• Праздная прокрастинация.

Во-первых, составьте список дел, на которые вы, вероятно, «тратите время» каждый день на работе.

Затем назначьте им оценку времени:

• Выход покурить каждые 2 часа — 25 минут
• Выход в ближайшую пекарню за булочками на полдник — 15 минут.
• Собираюсь приготовить чашку кофе каждые 3 часа — 15 минут
• Общение с коллегами — 45 минут

К этому потерянному времени можно даже добавить время, которое вы тратите на встречи и сортировку электронной почты — ведь эти действия не способствуют завершению проекта, а только уводят вас от настоящих приоритетов:

• Встречи — 1 час 20 минут
• Управление почтой — 1 час.

Вы можете делать оценки времени для этих действий в уме или можете проводить еженедельный эксперимент и отслеживать точное время, необходимое вам для завершения этих действий в день.

Отслеживание потерянного времени для точной оценки времени

Например, если вы отслеживаете следующие результаты ежедневных собраний:

• 40 минут в понедельник
• 45 минут во вторник
• 30 минут в среду
• 45 минут в четверг
• 40 минут в пятницу

Затем вы можете взять 40 минут в качестве среднего времени для встречи в будущих оценках:

(40+45+30+45+40)/5=40

Отслеживание потерянного времени, чтобы оценить, сколько вы тратите на проект

В конце концов, чтобы получить общее потраченное впустую время за день, достаточно сложить цифры — допустим, что все перечисленные пожиратели времени, от кофе-брейков до совещаний, в сумме составляют 4 часа.

Итак, если вы работаете по 8 часов в день и тратите 4 часа впустую, вы, по сути, тратите только около 4 часов на проект.

Правильный подсчет общего количества потраченного впустую времени в день повысит точность оценки работы. Этот шаг поможет вам упростить управление временем.

В конце концов, если вы осознаете, что на самом деле у вас есть только половина времени, которое, как вы думали, у вас есть, чтобы выполнить свои задачи, вы, скорее всего, установите другие и более реалистичные сроки. Или, что еще лучше, вы постараетесь сократить время, которое тратите впустую, и тем самым повысить уровень своей продуктивности.

Совет № 7: На всякий случай запланируйте дополнительное время

Данные, которые вы получаете от своего тайм-трекера, показывают точное время, которое вы тратили на аналогичные проекты раньше, и сколько вы, вероятно, потратите на это в следующий раз.

Таким образом, в 9 из 10 случаев, если вы потратили на проект 71 день (или 283 часа 39 минут из расчета 4 часа в день), вы, скорее всего, потратите на него примерно такое же количество времени в следующий раз.

Но, на всякий случай, выделите на этот проект немного дополнительного времени, на непредвиденные проблемы и недочеты, которые обычно приходятся на 10% таких проектов.

Вы, наверное, знаете поговорку: «Лучше перестраховаться, чем потом сожалеть».

Вы никогда не знаете, когда этот процент может увеличиться, и когда вам потребуются дополнительные дни и часы, чтобы завершить проект к полному удовлетворению вашего клиента.

Вывод: важна точная оценка работы (и со временем вы получите лучшие результаты).

В конце концов, сделать точную оценку времени не так уж сложно.

Вам просто нужно:

• Разделите свою работу на ежедневные задачи и сделайте оценки для этих отдельных задач,
• Вложите дополнительную энергию в правильную оценку времени для приоритетных задач,
• Приложите усилия, чтобы отслеживать время, которое вы тратите на проекты и задачи,
• Учитывайте время, которое вы тратите впустую каждый день, и
• Учитывайте дополнительное время, которое вам может понадобиться для завершения проекта.

Для большего удобства вы можете использовать формулу оценки времени PERT и полагаться на простой калькулятор продолжительности проекта для расчета ваших ежедневных оценок.

Следуя этим советам, вы сделаете свои оценки времени точными и точными, а также упростите планирование своего расписания. Управление проектами основано на зависимостях, и эти советы помогут вам глубже понять рабочий процесс, который отразится на ваших будущих проектах. Все это позволит вашим клиентам видеть в вас надежного профессионала, который держит свое слово.

️ Пробовали ли вы когда-нибудь технику, позволяющую сделать ваши оценки времени более точными? Есть ли у вас какие-либо рекомендации для полезных калькуляторов, которые мы еще не упомянули? Не стесняйтесь поделиться своими 2 центов. Напишите нам по адресу [email protected], и мы рассмотрим ваше мнение в этой или одной из наших будущих статей. И, если вам понравилась эта статья, поделитесь ею с кем-то, кто, как вы знаете, найдет ее полезной.