Как и зачем отслеживать повседневную деятельность и привычки

У меня нет времени. Мы слышим это предложение почти каждый день от наших коллег, семьи и друзей. Но, в большинстве случаев, люди не имеют четкого представления о том, как они на самом деле проводят свое рабочее время и свободное время.

Итак, ключ к тому, чтобы стать хозяином своего времени, довольно прост. Вам нужно следить за своей повседневной деятельностью, чтобы лучше понимать повседневные задачи и привычки. Таким образом, вы будете знать, какие действия вам нужно настроить, чтобы получить дополнительные часы.

В этом сообщении блога мы обсудим:

• преимущества отслеживания действий,
• два метода отслеживания ваших ежедневных задач и
• как следить за привычками.

Преимущества отслеживания действий

Если вам часто кажется, что у вас не хватает времени на все повседневные задачи, подумайте о том, чтобы следить за тем, что вы делаете в рабочее время. Мы составили список основных преимуществ отслеживания активности:

• Вы получите контроль над своим временем,
• вы станете более реалистичным и организованным,
• вы будете лучше оценивать время,
• вы станете более ответственным и продуктивным, и
• вы научитесь выполнять одну задачу вместо многозадачной.

Давайте рассмотрим каждое преимущество более подробно.

Вы получите контроль над своим временем

Лаура Вандеркам — автор нескольких книг по тайм-менеджменту и продуктивности. В своем выступлении на TEDWomen 2016 она рассказала о нашем восприятии времени. Вандеркам хотел доказать, что можно контролировать свое время и тратить его по своему усмотрению.

Поэтому она провела опрос с участием занятых женщин. Участники должны были отслеживать свою активность в течение одной недели, как рабочее время, так и свободное время.

Просматривая данные, Вандеркам заметил, что у одного из участников возникла бытовая проблема. Этот участник регистрировал каждый час, который она потратила на исправление этой проблемы, что в общей сложности составило семь часов (в течение недели).

Теперь, хотя это была чрезвычайная ситуация, эта ситуация показывает нам, что часов в сутках или в неделе всегда достаточно. Кроме того, это исследование доказывает, что вы МОЖЕТЕ найти время для всего, что хотите сделать, но можете не знать об этом.

Как получить контроль над своим временем?

• Начните с записи всех действий, которые вы делаете в течение дня. Скорее всего, вы поймете, что, возможно, вы тратите слишком много времени на определенные виды деятельности, например, смотрите телевизор по два часа в день. Или просмотрите свои аккаунты в социальных сетях. В то же время вы считаете, что у вас не хватает времени на то, чтобы выпить кофе с друзьями или сходить в кино.
• Следующий шаг — переосмыслить свой график. Постарайтесь ограничить время, которое вы тратите на некоторые не столь важные дела, чтобы вы могли получить дополнительные часы за чашечкой кофе с друзьями.

Ведя свой ежедневный дневник деятельности, вы будете намного лучше управлять своим временем. Таким образом, вы будете заниматься тем, что вам нравится.

Еще один интересный момент, о котором Вандеркам упомянула в своем выступлении, заключается в том, что время очень эластично.

«Мы не можем выделить больше времени, но время растянется, чтобы вместить то, что мы решим в него вложить», — добавила она.

От нас зависит, что мы выберем, и это наши приоритеты.

Кроме того, Вандеркам предлагает составить список приоритетов в пятницу днем. Этот список должен содержать мероприятия, которые вы планируете на следующую неделю, в трех категориях:

1. Карьера,
2. Отношения и
3. Себя.

Обязательно добавьте 2-3 приоритета для каждой категории.

Вы станете более реалистичным и организованным

В своей книге «Проект продуктивности» Крис Бэйли говорит, что крайне важно быть реалистичным в отношении того, чего вы можете достичь.

«Не осознавая, как вы в настоящее время проводите свое время, трудно задуматься о том, согласуются ли ваши действия с вашими ценностями и наиболее важными задачами. Ведение журнала времени — отличный способ найти вашу отправную точку, ваш базовый уровень».

Как видите, отслеживание вашего времени и задач поможет вам понять, каков ваш базовый уровень. Таким образом, вы сможете строить рациональные цели и планы на будущее. Например, если вы заметили, что по средам и четвергам бывают перерывы во времени, используйте эти периоды для мозгового штурма идей для следующего проекта.

Кроме того, имея точные данные о том, сколько времени вам нужно для каждого задания, вы сможете лучше организовать рабочий день. Еще один практический шаг, который вы можете предпринять, — составить список задач на завтра накануне вечером. Не забудьте записать временные рамки для каждого из них.

Кроме того, как только вы начнете записывать каждую небольшую активность в течение дня, вы также увидите, как вы проводите свое свободное время. Таким образом, ранее упомянутые два часа просмотра телевизора можно заменить каким-либо другим действием, например, покататься на велосипеде в течение часа, а затем принять ванну в течение следующего часа.

Вы будете лучше оценивать время

Посмотрим правде в глаза, вы не всегда можете предсказать, сколько времени потребуется, чтобы купить продукты, отвезти детей в школу или закончить важную задачу на работе. На самом деле, многие исследования показывают, что мы обычно недооцениваем время, необходимое для выполнения поручения.

Согласно исследованию «Исследование ошибки планирования» , менее половины участников смогли завершить свою деятельность в то время, которое они сами предсказывали. Результаты также показали, что, когда люди строят прогнозы о своей деятельности, они сосредотачиваются на конкретном случае из прошлого и его деталях. Однако люди должны видеть более широкую картину — просмотрите все более ранние случаи с подробным описанием. Таким образом, они будут помнить проблемы, которые у них были с предыдущими случаями; таким образом, они будут делать более реалистичные прогнозы.

Например, в прошлую пятницу вам посчастливилось закончить покупки продуктов и вернуться домой менее чем за час. Но, как правило, на эту работу требуется почти два часа из-за пробок. Таким образом, вы должны посвятить этому занятию больше времени, где-то от полутора до двух часов.

В общем, чтобы сделать точную оценку времени, вы должны отслеживать свою деятельность. Это означает записывать каждое поручение в течение дня. Затем, через несколько недель, вы сможете делать более точные прогнозы о своих повседневных делах.

Вы станете более ответственным и продуктивным

В некоторые дни вы будете более продуктивны, чем в другие. Как вы уже знаете, когда вы не можете сосредоточиться на работе, вы можете обратиться к социальным сетям или начать читать последние новости. Или, когда вам нужно готовиться к важному экзамену, а вместо этого вы запоем смотрите свой любимый сериал. Это то, что мы называем потерянным временем .

Но что происходит, когда вся ваша неделя непродуктивна? Скорее всего, вы не сможете достичь своих еженедельных целей.

Вот что мы предлагаем: следите за потраченным впустую временем так же, как вы регистрируете выполненные вами действия. Таким образом, когда вы увидите такие записи, как «просматриваю веб-страницы» или «просматриваю сериалы», это будет вашим тревожным звонком. Затем, завтра, вы сделаете все возможное, чтобы не повторять эти действия, что приведет к повышению производительности и повышению мотивации.

Кроме того, отслеживание вашей деятельности также может помочь вам повысить уровень производительности. Памела Аюсо — предприниматель и девелопер в сфере недвижимости, которая ведет блог о развитии бизнеса. Она считает, что, поскольку у всех нас одинаковые 24 часа в сутках, лучше всего использовать их максимально продуктивно.

«Отслеживая повседневную деятельность, мы можем определить, какие задачи поглощают большую часть нашего времени. Имея данные на руках, мы можем затем внести необходимые изменения, чтобы тратить свое время наилучшим образом».

Таким образом, если вы хотите сосредоточиться на своих задачах и быть более продуктивным, не забывайте вести учет своей деятельности в течение дня.

Вы научитесь работать с одной задачей вместо многозадачности.

«Многозадачность возникает из-за отвлечения внимания. ” – Мэрилин вос Савант

Хотя на самом деле это не отвлечение, многозадачность — это заблуждение. Эрл Миллер, профессор неврологии в Массачусетском технологическом институте, считает, что наш мозг может очень быстро переключать внимание с одной вещи на другую. Но мозг не может сосредоточиться на двух вещах одновременно.

Итак, вы можете подумать, что можете одновременно готовить ужин и мыть посуду. Но есть вероятность, что вы либо забудете добавить эту важную специю, либо случайно разобьете стакан.

Когда дело доходит до отслеживания времени и регистрации вашей деятельности, вам понадобится четкая и точная информация о том, что вы делаете. Это означает выполнение каждого поручения отдельно, чтобы вы могли правильно их регистрировать. Таким образом, вы улучшите свои навыки выполнения одной задачи и избежите многозадачности. Более того, когда вы уделяете внимание только одному занятию, ваши результаты будут лучше, не говоря уже о том, что вкуснее.

Как вы следите за своими ежедневными задачами?

Теперь, когда вы узнали об основных преимуществах отслеживания своей повседневной деятельности, давайте рассмотрим два способа ведения учета ваших задач:

1. Метод ручки и бумаги, и
2. Отслеживание ваших действий с помощью Clockify.

Метод ручки и бумаги

Этот метод, созданный Невиллом Медхорой, является идеальным решением, если вы предпочитаете использовать традиционные инструменты для письма, такие как ручка и бумага.

Итак, в начале рабочего дня возьмите лист бумаги и начните писать следующее:

• Дата : держите дату в верхней части списка. Эта маленькая деталь будет важна для будущих ссылок.
• Все задачи на день : обязательно включите самые важные задачи на день и будьте реалистичны в этом. Если вы считаете, что способны выполнить шесть сложных заданий, запишите только эти. При желании вы можете добавить активности, не связанные с работой, которыми вы планируете заниматься после работы. Держите их в конце списка.
• Время встреч : это чрезвычайно полезная информация, если вы обычно проводите несколько встреч в течение дня. Просто добавьте их в правой части листа в качестве напоминания.
• Отслеживаемые часы: следите за временем, когда вы начинаете работать над задачей и когда закончите. Затем запишите временные рамки для этого действия в правой части листа под напоминанием о встрече. Сделайте то же самое для всех других задач. Записав эти временные блоки, вы получите лучшее представление о том, как вы проводите свое рабочее время, какие задачи требуют больше времени, и вы увидите, насколько продуктивно вы работали в тот день.
• Ежедневная сводка : в конце рабочего дня напишите сводку за день — свои ежедневные достижения.

Вот несколько других практических советов, которые предлагает Медхора:

️ Напишите список дел накануне вечером . Таким образом, когда вы начинаете свой рабочий день утром, вам нужно только следовать списку.

️ Разбейте свои задачи на более мелкие, управляемые куски. Таким образом, вместо одного большого задания вам нужно будет выполнить несколько задач. Кроме того, вы будете чувствовать удовлетворение всякий раз, когда будете вычеркивать задачу, которую только что закончили.

️ Простой трюк, который вы можете использовать, когда вам хочется прокрастинировать — используйте другую бумагу с кусочком скотча наверху. Затем прикрепите эту бумагу к своему списку и настройте ее так, чтобы вы могли видеть только свою первую задачу. Даже если вам не хочется работать в данный момент, видя только одну задачу за раз, вы не будете отвлекаться на другие из списка.

Чтобы узнать больше об этой простой технике, посмотрите видео, объясняющее этот метод.

Отслеживание активности с помощью Clockify

В качестве альтернативы, если вы предпочитаете использовать программное обеспечение для отслеживания своей повседневной деятельности, попробуйте Clockify в качестве собственного приложения журнала активности.

Вот как вы можете регистрировать свои задания с помощью этого инструмента:

• Создайте учетную запись Clockify .
• Скачайте тайм-трекер . Убедитесь, что вы можете использовать Clockify на своем телефоне, на своем компьютере или в качестве расширения для браузера.
• Отслеживайте свою деятельность . Вы можете сделать это либо:
• Использование таймера: запускайте таймер, когда начинаете работу над заданием, и останавливайте его, когда закончите. Не забудьте записать описание своей деятельности.

• Введите свои действия вручную, написав описание своей деятельности и добавив время.

Допустим, это были ваши утренние дела перед тем, как вы пошли на работу:

• Вы ходили на пробежку сегодня утром с 8 до 9 утра.
• Затем вы приняли душ и позавтракали, что в общей сложности заняло 30 минут.
• Поскольку ваше рабочее время с 10 утра до 6 вечера, вы тратите следующие 30 минут на дорогу до работы.

Как вы можете видеть ниже, так будут выглядеть ваши записи.

После того, как вы отследите все, что вы сделали в течение дня, вы получите такой список.

Таким образом, вы сможете изменить продолжительность определенных действий, если это необходимо.

Помимо этого, у Clockify есть и другие практические функции.

️ Классифицируйте свои записи . Вы можете добавить название проекта или тег для каждой записи. В нашем примере имена проектов — «Свободное время» и «Проект А».

️ Анализировать деятельность . В разделе «Панель инструментов» вы можете просмотреть все свои действия и отфильтровать их по проекту или статусу оплаты. Кроме того, в правом углу вы можете увидеть, сколько времени вы потратили на каждое действие.

Как вы следите за своими привычками?

Помимо задач и действий в целом, вы также можете отслеживать свои привычки. Выработка привычек включает в себя следование определенному распорядку или поведению, но время от времени вам необходимо анализировать свой прогресс. Сделав это, вы узнаете, дает ли эта процедура ожидаемые результаты и нужно ли вам изменить некоторые действия.

Например, предположим, что вы изучаете финский язык. Прошло шесть месяцев, а ты не пропустил ни одного занятия. Но по какой-то причине вас не устраивает ваше нынешнее знание финского языка. Эта обратная связь говорит вам, что вы должны что-то изменить. Возможно, вам нужно более усердно выполнять домашнее задание или работать над своими разговорными навыками.

Вот в чем загвоздка: когда вы устанавливаете какие-то основные правила для привычки, вы должны им подчиняться. Более того, вам необходимо вести журнал этих ежедневных/еженедельных действий. Когда дело доходит до нашего примера с финским языком, вам придется отмечать время, которое вы тратите на изучение языка.

Трекер привычек и как он работает

Один из самых практичных способов проанализировать свои привычки — использовать трекер привычек. В своей книге « Атомные привычки » Джеймс Клир объясняет основную цель этого метода.

«Трекер привычек — это простой способ измерить, соблюдали ли вы привычку».

Вот как использовать трекер привычек:

• Возьмите блокнот с календарем или используйте лист Google/Excel .
• Затем запишите все свои ежемесячные привычки . Например, в ноябре вашими привычками могут быть чтение, тренировки, изучение финского языка и занятия йогой.
• Всякий раз, когда вы заканчиваете какую-либо привычку, добавляйте галочку, символ X или любой другой знак рядом с привычкой.

Вы можете выбрать дни для каждой привычки, например:

• Понедельник, среда и пятница – тренировка,
• вторник и четверг – изучение финского языка,
• суббота и воскресенье – йога
• Каждый день – чтение.

Вот пример выполнения всех привычек в течение первой недели ноября.

Как видите, ваши ежемесячные привычки можно разделить на одинаковые графики для каждой недели месяца. На самом деле этот метод соответствует рутине и привычкам высокопродуктивных людей. Например, у Джека Дорси, генерального директора Twitter и Square, каждый день недели свой распорядок дня. Итак, понедельник — для управления его компаниями, вторник — для сосредоточения внимания на продуктах и ​​так далее.

Если вы будете придерживаться этого стандарта, у вас будет целый месяц, заполненный отмеченными ячейками. Это, безусловно, станет вашим усилителем мотивации. Кроме того, после первого месяца вы сможете изменить частоту некоторых привычек, если это необходимо. Например, если вам нравится заниматься йогой, и это помогает вам оставаться расслабленным, вы можете заниматься ею три раза в неделю вместо двух.

Какие привычки вы можете измерить?

В вышеупомянутой книге Клир рекомендует правило двух минут. Это означает, что сначала нужно начать с маленьких привычек. Маленькие привычки — это все те действия, которые вы можете выполнить за две минуты или меньше.

Например, вот несколько небольших привычек, которые вы можете выполнять ежедневно:

• Прочтите одну страницу любимой книги.
• Медитируйте одну минуту утром.
• Сделайте одно отжимание или растяжку в течение одной минуты.
• Просыпайтесь и ложитесь спать в определенное время.
• Поливайте растения во второй половине дня.

Помимо этого, вы можете измерить привычки, которые влияют на ваше здоровье, например:

• Сколько кофе вы выпиваете в день.
• Сколько воды вы выпиваете в день.
• Достаточно ли вы едите овощей и фруктов.
• Для получения более подробной информации о своем питании вы даже можете отслеживать потребление белков, углеводов и жиров.

Теперь, что насчет тех действий, которых вы хотели бы избежать или делать их реже? Клир называет их привычками избегания. Как правило, эти действия негативно сказываются на вашем здоровье, финансах или продуктивности. Вот некоторые примеры:

• Исключение алкоголя, кофеина или сахара.
• Отказ от курения.
• Проводите меньше времени перед экраном (в нерабочее время).
• Тратить меньше денег на онлайн-покупки.

Таким образом, точно так же, как вы отслеживаете привычки, которые хотите выработать, вы также можете следить за теми привычками, которых хотите избежать.

Как привыкнуть к отслеживанию привычек?

Даже ведение записей о своих привычках — это привычка, которую вам необходимо приобрести. Если вы никогда не следили за своей рутиной, у нас есть несколько простых советов, которые помогут вам начать:

️ Заполняйте трекер привычек, как только освоите привычку. Таким образом, вы не забудете отметить свои ежедневные достижения.

️ Будь проще . Когда вы закончите с желаемой привычкой, просто отметьте поле названием привычки. Вам не нужно добавлять какие-либо дополнительные детали. Кроме того, держите под рукой свой трекер привычек, чтобы вы могли легко найти его и заполнить.

Наконец, если вы избавитесь от привычки, постарайтесь не повторять эту ошибку на следующий день. Вероятно, у вас были логические причины однажды пропустить рутину, но обязательно вернитесь к ней на следующий день.

Вывод

Ведя учет своей повседневной деятельности, вы получите контроль над своим временем, улучшите свои организаторские способности и производительность. Кроме того, вы сможете более точно оценивать время и научитесь выполнять одну задачу вместо многозадачной. Если вы не знаете, как начать отслеживать свои действия, выберите один из двух методов, описанных в этой статье.

Кроме того, мы предлагаем также записывать свои привычки. Выработать привычку не всегда легко. Но всякий раз, когда вы завершаете свою ежедневную привычку и записываете ее, вы будете довольны своим достижением. Кроме того, трекер привычек поможет вам не сбиться с пути, что иногда может быть настоящим испытанием.