Что такое система IP-телефонии и нужна ли она моему бизнесу?

Что, если бы вы могли сэкономить до 60 % на текущей настройке стационарной связи? В обмен на экономию средств вы получите более надежную телефонную систему для бизнеса , к которой ваши удаленные команды смогут получить доступ из любого места.
Более чем возможно воспользоваться этими преимуществами, переключившись с вашей коммутируемой телефонной сети общего пользования (PSTN) на современную систему IP-телефонии.

Что такое IP-телефон?

Когда мы думаем о традиционной телефонной системе, мы думаем о настольных телефонах и серверной комнате для приема входящих звонков. Вам понадобится несколько телефонных линий для подключения серверов к каждому аналоговому телефону, в результате чего по всему офису образуется лабиринт кабелей.
Система IP-телефонии (или IP PBX ) решает эту проблему. Сервер облачный; вам не нужна серверная комната в вашем офисе. Это означает, что вам не нужно мучиться с лабиринтами медных проводов, и вы можете принимать входящие вызовы, используя подключение к Интернету.

Вся система IP-телефонии работает с использованием технологии VoIP (передача голоса по Интернет-протоколу) . Это просто означает, что вы можете совершать и принимать телефонные звонки, используя любой тип подключения к Интернету.
Итак, как выглядит IP-телефон?
Решения VoIP позволяют принимать вызовы на любом подключенном к Интернету устройстве, известном как IP- или SIP-телефон. Это включает:

• Мобильные телефоны (например, Apple или Android)
• Ноутбук
• Ваш компьютер

Итог: любой телефон может быть VoIP-телефоном, если у него есть доступ в Интернет и совместимое приложение IP-телефонии .

Как работает система IP-телефонии?

Проще говоря: любые входящие вызовы направляются на виртуальный сервер, размещенный у вашего провайдера. Затем ваш провайдер VoIP преобразует вызов в аудиофайл и передает данные на IP-телефон.
Затем вы подключаетесь к вызывающему абоненту, как обычно, просто фактическая передача осуществляется через Интернет, а не через вышку сотовой связи.
Вот основные компоненты системы IP-телефонии:

1) Виртуальная АТС

Этот сервер, также известный как облачная АТС , управляет входящими вызовами и преобразует их в аудиофайл. Вам понадобится облачный сервер, чтобы совершать и принимать звонки через Интернет.

2) Голосовой привратник

Традиционная офисная телефонная система использует PSTN для совершения звонков с использованием сотовой связи. Однако ваша новая система IP-телефонии использует голосовые привратники для контроля доступа к вашей системе.
Вы будете использовать этот компонент, чтобы определить, кто может использовать вашу систему VoIP, когда и какие устройства подключены.

3) Шлюзы

Этот компонент управляет тем, как устанавливаются ваши телефонные соединения. С его помощью вы можете использовать IP-телефон для звонка на номер, не поддерживающий VoIP.
Шлюзы могут работать по правилу маршрутизации наименьшего количества вызовов — это означает, что они автоматически найдут самый быстрый способ соединить ваши исходящие вызовы с номером, который вы набираете, будь то VoIP или стационарный телефон.

4) Стационарный IP-телефон

Вы можете превратить уже имеющееся у вас оборудование в IP-телефон с помощью аналогового телефонного адаптера (ATA).
Они подключаются к вашему традиционному настольному телефону и подключают его к Интернету. Они преобразуют ваш голос в аудиофайл и определяют IP-адрес номера, по которому вы звоните. Это означает, что вы можете совершать вызовы VoIP через оборудование, не подключенное к Интернету.

Коммутация каналов и коммутация пакетов

Хотите знать, чем это отличается от традиционной проводной связи (с коммутацией каналов)? В системе IP-телефонии используется коммутация пакетов.
VoIP разбивает ваши разговоры на небольшие пакеты данных, которые передаются через Интернет.
Аналоговый телефонный адаптер (ATA) затем преобразует эти данные в аналоговую форму, которую вы наконец слышите. Таким образом, ваши IP-телефоны не будут использовать линию, когда в этом нет необходимости.

Типы систем IP-телефонии

Оба типа систем IP-телефонии работают с использованием УАТС (частной телефонной станции). Это может быть в двух формах:

1) Локально

Благодаря локальной АТС все оборудование и оборудование, необходимые для совершения VoIP-звонков, находятся в вашем офисе.
Это медный провод, телефонное соединение между сервером и настольным компьютером, о котором мы говорили ранее; тот, который традиционно устанавливается в офисах.
Локальная система IP-телефонии подключается к УАТС внутри вашего офиса с помощью локальной сети. Вы можете легко добавить дополнительные расширенные функции и иметь возможность резервного копирования телефонов через дополнительные SIP-транки .
Самое приятное то, что вы можете контролировать работу своей телефонной системы VoIP. Вы можете менять линии, добавлять и изменять соединения — и все это внутри вашего офиса. Но для этого вам, возможно, придется нанять собственную ИТ-поддержку.

2) Облачный (или виртуальный)

Хостинговая АТС или облачная АТС — это место, где сторонняя компания занимается всем, что связано с вашей системой IP-телефонии. Настройка и обслуживание выполняются виртуально — вам не нужен инженер, который приедет к вам в офис для установки.
Все, что вам нужно, — это надежное подключение к Интернету в качестве «оборудования» и устройство для установки программного обеспечения IP-телефона (например, смартфон).
Думайте об облачной телефонной системе для бизнеса как о современном эквиваленте традиционной системы.
Вы по-прежнему получаете возможность совершать и принимать телефонные звонки высокого качества — просто без обслуживания и дорогостоящей настройки.

Что мне следует использовать — локальное или облачное решение?

Выбор между локальными или облачными системами IP-телефонии зависит от ваших ресурсов.
Хотя локальная версия дает вам возможность полностью контролировать вашу систему, вы рискуете полагаться на собственный опыт для управления вашей системой IP-телефонии. Это может оказаться довольно дорогостоящим — когда вам нужно обратиться к внешним ресурсам поддержки, вы несете дополнительные расходы.
Также существует небольшая вероятность того, что какие-либо детали, которые вам нужны, могут отсутствовать на складе или больше не использоваться. Наконец, вам нужно место в офисе, чтобы иметь возможность добавить необходимое оборудование. Не у каждого бизнеса есть такая роскошь, как свободное помещение для телефонных серверов.
Однако облачным системам IP-телефонии нужно только то, что у вас, вероятно, уже есть: высококачественный интернет-сервис.

Преимущества систем IP-телефонии

Вы задаетесь вопросом, стоит ли отказаться от вашей нынешней телефонной системы в пользу системы IP-телефонии, которая использует Интернет для совершения звонков? Вот шесть вещей, которые следует учитывать.

1) Дешевле в установке и обслуживании.

Вероятно, самая важная вещь, которую следует учитывать, когда вы владелец малого бизнеса, — это бюджет. Вы не хотите платить кучу денег за прием деловых звонков. Но именно здесь выделяется система IP-телефонии.

Система IP-телефонии дешевле, чем старомодная проводная система, по двум причинам. Во-первых: вам не нужно новое оборудование, чтобы начать пользоваться новой сетью.

Вам просто нужны две вещи, которые у вас уже есть: подключение к Интернету и подключенная к Интернету трубка или программный телефон.

Это означает, что ваша система IP-телефонии менее подвержена риску необходимости обслуживания. Нет вероятности обрыва проводов или перегрева серверов. Вы просто обязуетесь поддерживать программное обеспечение в актуальном состоянии — ваш провайдер VoIP в любом случае будет напоминать вам об этом.

2) Они надежнее

Если вы в настоящее время используете проводную телефонную сеть, вы поймете, насколько ненадежной она может быть. У вас могут быть капризные настольные телефоны или хитрые провода, которые работают только в определенном положении.

Разочаровывает, правда?

С системами IP-телефонии вы полагаетесь только на одно: подключение к Интернету. Но даже если Интернет отключится, вы все равно сможете совершать звонки благодаря гибкой переадресации вызовов, которая всегда включена.

Просто измените настройки, чтобы перенаправлять вызовы на другой телефон, используя другое подключение к Интернету. (Например: если в вашем офисе отключился Wi-Fi, переадресуйте вызовы на свой мобильный телефон, использующий 4G.) Качество звонков не пострадает.

То же самое касается погодных помех, проблем с оборудованием и перебоев в подаче электроэнергии. Вы можете обеспечить постоянную работоспособность своей системы IP-телефонии, перенаправляя вызовы на голосовую почту или сотовый телефон. Больше никаких простоев.

3) Это удобно для удаленного доступа

По нашим исследованиям, более чем в 38% компаний есть сотрудники, работающие удаленно. Более того, 88% бизнес-профессионалов осуществляют рабочее общение через свое мобильное устройство хотя бы раз в неделю.

Системы IP-телефонии предназначены для удаленных работников.

Почему? Потому что вы можете добавить номер его рабочего мобильного телефона в свою систему IP-телефонии и перенаправлять вызовы на его устройство, даже когда его нет в офисе.

Кроме того, если они работают дома , обмен мгновенными сообщениями или видеоконференции облегчают совместную работу.

VoIP позволяет совершать недорогие телефонные звонки и отправлять бесплатные текстовые сообщения через Интернет. Вот почему система IP-телефонии необходима, если у вас большое количество сотрудников, работающих на дому, например виртуальный контакт-центр.

4) Масштабировать вашу систему IP-телефонии легко.

Совершаете конференц-связь по стационарным телефонам? Будьте готовы оплатить дополнительные расходы на оборудование и подключение. Каждый раз, когда вы нанимаете нового сотрудника, вам также необходимо нанять инженера, который придет и подключит телефонную линию к его столу.

Однако это не проблема IP-телефонов. Просто позвоните своему провайдеру VoIP, добавьте человека в свою онлайн-учетную запись и загрузите программное обеспечение на его устройство. Вот и все — они открыты для бизнеса. (И звонит.)

Это особенно удобно для колл-центров . По мере роста вашего бизнеса вам всегда необходимо нанимать новых агентов службы поддержки клиентов . Система IP-телефонии позволяет легко это сделать, если она предлагает устройство для нескольких конференций (MCU).

Системы IP-телефонии также позволяют присоединиться к разговору такому количеству людей, сколько позволяет пропускная способность вашего Интернета.

Это позволяет вам создать единую коммуникационную платформу для вашего бизнеса.

Все ваше общение — будь то видеозвонки, поддержка клиентов или командное обучение — будет происходить в одном месте: в Интернете.

Связанный: Технологии колл-центров и тенденции, которые должен знать каждый бизнес-лидер в 2020 году

5) Вы можете повысить удовлетворенность клиентов

Если вы используете традиционную стационарную систему для приема звонков, вы, скорее всего, расстраиваете своих клиентов. Они перейдут прямо на голосовую почту, если номер телефона, по которому они звонили, занят. Это не очень хорошо для обслуживания клиентов.

Однако вы можете использовать свою систему IP-телефонии для совершения любого количества звонков. Вам не понадобится дополнительный номер телефона для обработки нескольких звонящих, поскольку их можно поставить на удержание для следующего доступного агента.

Очереди вызовов сводят к минимуму количество отклоненных вызовов и обеспечивают отличное качество обслуживания клиентов.

Кроме того, система IP-телефонии еще больше повышает удовлетворенность клиентов , поскольку за звонки VoIP-to-VoIP не взимается плата.

Если ваши клиенты также используют систему IP-телефонии (например, Nextiva или Skype) для звонков вам, им не придется тратить большие деньги на междугородние звонки. Звонок вам совершенно бесплатный.

6 функций IP-телефона, на которые стоит обратить внимание

• Голосовая почта : если сотрудник не может дозвониться до телефона, пригодятся голосовая почта и переадресация вызовов. Убедитесь, что ваш поставщик услуг позволяет звонящим оставлять сообщения, и посмотрите, предлагают ли они услугу голосовой почты на электронную почту. Таким образом, вы можете отслеживать пропущенных звонков, сканируя сообщения в своем почтовом ящике.
• Запись разговоров . Если вы работаете в отрасли, которая строго регулируется, вам понадобится запись разговоров. Его также можно использовать для повышения успеха клиентов и обучения ваших торговых представителей . У вас будет библиотека записанных реальных телефонных звонков, которые вы сможете использовать в качестве примеров.
• Автосекретарь : эта функция IP-телефона «приветствует» каждого звонящего автоматическим сообщением и направляет его разным людям в зависимости от причины звонка. Это обеспечивает быстрое и простое обслуживание клиентов.
• Идентификатор вызывающего абонента: измените свой идентификатор вызывающего абонента, чтобы перед совершением исходящего вызова отображалось название вашей компании и номер телефона. Это поможет вам ориентироваться в регионе проживания человека, которому вы звоните.
• Аудио- и видеоконференции : вам нужно, чтобы несколько членов команды участвовали в одном звонке? Ищите систему IP-телефонии с надежными функциями конференц-связи не только для аудиозвонков, но и для видеоконференций.

Еще одна вещь, которую вам следует учитывать, — это безопасность . Может показаться заманчивым выбрать поставщика с наименьшими затратами, но более безопасным вариантом является поставщик, который предлагает лучшую поддержку и безопасность для многоканальных офисных телефонов .

Не стесняйтесь спрашивать своего поставщика об его аккредитации, о том, как они выявляют и устраняют потенциальные угрозы, а также о том, как они используют внутренние протоколы безопасности.

Сколько стоят системы IP-телефонии?

С Nextiva вы можете выбрать один из наших четырехуровневых тарифных планов и настроить ползунки в зависимости от того, сколько мест потребуется вашему бизнесу.

1) Основные системы VoIP

Базовые системы VoIP начинаются с 20 долларов в месяц на пользователя. Обычно они включают в себя бесплатный перенос номера , местный или бесплатный номер и неограниченное количество звонков.

Базовые пакеты также должны включать автосекретаря, функцию удержания музыки и бесплатную онлайн-отправку факсов.

2) Профессиональные системы VoIP

С системами Pro VoIP вы получите все вышеперечисленное, а также обмен текстовыми сообщениями и неограниченное количество конференц-звонков.

Вы также получите приложение Nextiva, которое обеспечивает полную мобильность вашей телефонной связи. С помощью приложения вы также можете записать профессиональное приветствие и принимать деловые звонки на любом устройстве.

3) Корпоративная система VoIP

Корпоративные системы VoIP позволяют вам получить все вышеперечисленное и даже больше, включая запись разговоров, преобразование голосовой почты в текстовые сообщения и голосовую аналитику. Цены и экономия средств на корпоративных системах VoIP зависят от размера вашей организации и ваших общих потребностей.

Как настроить систему IP-телефонии?

Готовы начать использовать систему IP-телефонии для делового общения? Чтобы найти наилучшую настройку для вашего офиса, ответьте на несколько основных вопросов о VoIP:

• Количество телефонов, необходимое для покрытия. Количество телефонных номеров (и нужны ли вам разные номера для региональных офисов)
• Примерное количество входящих и исходящих звонков, которые вы совершите

1) Сколько у вас пользователей?

Как только вы поймете, сколько пользователей у вас будет, вы сможете определить, достаточно ли вашего текущего покрытия Интернета для поддержки новой офисной телефонной системы .

Возможно, вы захотите оценить, какой объем данных может обрабатывать существующий интернет-сервис, используя инструмент проверки скорости.

Понимание количества пользователей – это одно, но вам все равно необходимо знать, сколько фактических линий вам понадобится для поддержки вашего бизнеса. Мы предлагаем вам обратить внимание на три ключевых фактора, в том числе:

2) Какое оборудование вы хотите использовать?

Независимо от того, решите ли вы использовать локальную или облачную АТС, для установки вашего оборудования потребуются некоторые стандартные ресурсы.

Высококачественное подключение к Интернету является само собой разумеющимся, но вам также потребуется маршрутизатор и сервер, SIP-магистраль, беспроводные маршрутизаторы и IP-телефоны, чтобы подключаться к серверам и позволять сотрудникам совершать звонки.

3) Выберите своего VoIP-провайдера.

Наконец, чтобы завершить настройку IP-телефона, вам нужно будет выбрать поставщика облачных услуг VoIP для установки ваших телефонов.

Ваша жизнь облегчится, если вы выберете провайдера VoIP, который поможет вам с настройкой. Например, с Nextiva вам не придется устанавливать все вручную.

Все, что требуется, — это подключение к Интернету, гарнитура и микрофон. Тогда вы открыты для бизнеса!

Пришло время обновления?

Лучшее время для установки системы IP-телефонии было вчера. Второе лучшее время – сегодня.

Хорошие новости? Первые шаги вы можете сделать прямо сейчас. Спросите нас, как мы можем помочь вашему бизнесу процветать с помощью системы IP-телефонии всего за 19 долларов в месяц.