10 лучших способов выставлять клиентам счета для оплаты вашего агентства

Выставление счетов клиентам может быть проблемой. Они могут потерять счет, забыть отправить чек или совершить любую другую подобную ситуацию. Прежде чем вы это узнаете, срок прошел, и поток доходов вашего агентства исчезает. Что ты можешь сделать?

Во-первых, важно помнить, что неоплаченные счета могут раздражать не только вас, но и вашего клиента. Возможно, они не заплатили, потому что процесс не был им полностью объяснен или он неуклюж и устарел. Ваш метод выставления счетов может повлиять на ваши отношения с клиентами и, в конечном итоге, на то, насколько хорошо вы удерживаете клиентов.

Ниже приведены десять советов по улучшению процесса выставления счетов. Эти тактики, такие как запрос депозита или использование повторяющегося метода выставления счетов, могут фактически гарантировать, что потребности ваших клиентов будут удовлетворены, а также гарантировать, что ваше агентство получит оплату быстрее. Это беспроигрышный вариант.

10 способов выставлять клиентам счета и получать оплату на ваших условиях

1. Установите четкие ожидания в контракте

Возможно, лучший способ обеспечить своевременную оплату вашему агентству — уточнить условия оплаты до того, как клиент подпишет контракт. Сделайте это активным разговором вместо того, чтобы просто включать ожидания мелким шрифтом. Это предотвращает путаницу клиентов в отношении того, когда платить, как платить и какова политика в отношении штрафов за просрочку платежа.

Выделение времени для обсуждения процессов оплаты также позволит вам узнать, есть ли у клиента какие-либо особые пожелания. Например, клиент предпочитает получать счета по почте или в электронном виде? Они предпочитают платить кредитной картой или чеком?

Обсуждение ожиданий ваших клиентов в процессе адаптации не только снижает вероятность того, что позже их придется преследовать из-за неоплаченных счетов, но и показывает, что вы готовы удовлетворить их платежные предпочтения. Короче говоря, это простой и легкий способ обеспечить дополнительное обслуживание клиентов и повысить их лояльность.

2. Попросите залог

Внесение залога при крупной покупке не является чем-то необычным. То же самое и при заключении контракта с маркетинговым или рекламным агентством. Помимо предоставления агентству авансового дохода, когда клиенты вносят депозит, достигается две вещи:

• Он отсеивает всех «красных флажков» клиентов.
  Если вы заметили, что новый клиент слишком сосредоточен на затратах или сопротивляется внесению залога, то, скорее всего, он не будет вовремя оплачивать будущие счета. Обращение к вопросу об оплате депозита сейчас может избавить вас от многих разочарований позже.
• Это гарантирует, что механика процесса выставления счетов работает должным образом.
  Независимо от того, попросил ли клиент получить счет по почте или хочет заплатить через PayPal, начало отношений с депозита помогает убедиться, что процесс работает должным образом. Таким образом, когда приходит следующий счет, обе стороны могут быть уверены в том, как действовать дальше.

3. Включите в счет контактную информацию и особенности проекта.

Счета-фактуры часто передаются финансовому отделу организации или кому-либо, уполномоченному принимать решения о закупках. Указание контактной информации вашего агентства в счете-фактуре позволяет другим потенциальным заинтересованным сторонам легко связаться с вами, если у них возникнут какие-либо вопросы.

Другое дело — убедиться, что счет-фактура выставляется правильному лицу. Если ваше основное контактное лицо не является лицом, которое в конечном итоге оплачивает счета, выясните, кто это. Вы можете сэкономить себе и своему клиенту много времени, выставив счет этому человеку напрямую.

Посмотрите, как QuickBooks делает это со своим программным обеспечением для выставления счетов:

В дополнение к местам, зарезервированным для контактной информации, этот шаблон счета FreshBooks также включает места для описаний различных компонентов проекта:

Хотя это может показаться здравым смыслом, добавление дополнительных деталей может помочь создать доверительные отношения между вами и вашим клиентом. Конкретизация отдельных компонентов проекта, таких как «создание целевой страницы после клика для рекламной кампании Facebook с ретаргетингом», напоминает клиенту обо всех различных задачах, связанных с реализацией одной кампании.

4. Включите условия просрочки платежа в счет

Скорее всего, клиент не будет просматривать свою копию контракта на предмет условий оплаты до оплаты счета. Вы можете облегчить работу каждого, включив условия просроченной оплаты в конце каждого счета. Это может побудить клиентов платить вовремя и помешать им утверждать, что они не знали о сроках и штрафах за просрочку платежа.

5. Оперативно доставьте счет

Многие специалисты по цифровому маркетингу спорят о том, когда отправлять счет. Некоторые предлагают подождать до недели после сдачи проекта или подождать, пока у клиента не будет времени насладиться продуктом или услугой и увидеть результаты, такие как увеличение количества потенциальных клиентов или конверсий.

Чтобы получить оплату быстро, отправьте счет как можно скорее. Это держит ваше агентство в центре внимания вашего клиента. Это также показывает, что вы надежны и внимательны к деталям, что еще раз подтверждает, что ваше агентство было лучшим выбором для начала работы.

6. Переведите клиентов на постоянный контракт с периодическим выставлением счетов.

Вместо того, чтобы ждать окончания долгого проекта, чтобы отправить счет, или ждать еще несколько недель или месяцев, чтобы получить оплату, попросите вашего клиента перейти на контракт авансового платежа.

Оттуда настройте вариант регулярного выставления счетов, который автоматически снимает ежемесячные выплаты с банковского счета или кредитной карты клиента. Это не только сэкономит вам обоим много времени и головной боли, но и создаст более предсказуемый и стабильный денежный поток для вашего агентства.

Для проектов, на выполнение которых требуется больше времени, чем обычно, план авансовых/регулярных платежей не всегда имеет смысл. Например, клиент может быть не удовлетворен результатами A/B-тестирования и потребовать создания дополнительных экспериментальных целевых страниц после клика. В этом случае рассмотрите возможность использования метода авансового платежа по часам, когда вы можете отправлять ежемесячный или ежеквартальный счет-фактуру за время, превышающее ожидания авансового платежа.

7. Выставляйте счета клиентам онлайн

Если в процессе адаптации вы узнали, что можете выставлять счет своему клиенту онлайн, поздравляем. У этого есть несколько преимуществ, таких как экономия времени и денег на отправке бумажных счетов, а также возможность мгновенной оплаты для вашего клиента.

Использование PayPal для выставления счетов клиентам является популярным методом онлайн-платежей. Платформа позволяет легко включить кнопку «Оплатить сейчас», чтобы клиенты могли сразу оплатить свой счет:

Этот одношаговый процесс может предотвратить просроченные платежи и обеспечить предсказуемость и стабильность вашего дохода.

8. Используйте программное обеспечение для выставления счетов

Использование облачного программного обеспечения может автоматизировать процесс выставления счетов и сократить время, затрачиваемое на отправку и проверку счетов.

Одним из самых популярных облачных инструментов является FreshBooks:

Многие функции программного обеспечения автоматизируют обсуждаемые здесь передовые методы, в том числе:

• Выставление счета на депозит
• Очистка с отображением контактной информации, сведений о проекте и информации о просроченных платежах
• Предоставление клиентам возможности мгновенной оплаты онлайн
• Конвертация в другую валюту

Кроме того, собственное исследование FreshBooks утверждает, что их программное обеспечение экономит среднему владельцу малого бизнеса 192 часа в год. С их планом среднего уровня по цене 25 долларов в месяц это очень разумный вариант для выставления счетов клиентам.

Если вы хотите не платить за программное обеспечение для облачного учета, рассмотрите возможность отправки счетов через PayPal:

Популярный портал онлайн-платежей предлагает бесплатные шаблоны счетов с множеством вариантов настройки, включая простую конвертацию валюты для международных клиентов. Недостаток? PayPal по-прежнему берет свою обычную небольшую комиссию с окончательного платежа (0,30 доллара США + 2,9% от общей суммы).

9. Учет комиссий и обменных курсов при выставлении счетов международным клиентам

Обменные курсы, налоги и другие сборы, скорее всего, будут играть роль при выставлении счетов международным клиентам. Избегайте каких-либо неожиданностей, обсуждая тему одновременно с уточнением ожиданий оплаты в процессе адаптации клиента.

Это помогает исследовать протоколы для конкретной страны, или вы можете составлять счета с помощью программного обеспечения. Многие инструменты облачного учета упрощают конвертацию валюты. Например, Zoho предлагает вам возможность создавать шаблоны счетов на другом языке:

10. Стройте прочные отношения с клиентами

Клиенты, которые чувствуют, что их ценят больше, чем доход, который они приносят вашей компании, скорее всего, будут более склонны платить вовремя. Есть несколько способов сделать это, например, предложить им скидку, помочь им решить проблему или даже отправить им неожиданный подарок.

Однако, если вы следовали приведенным здесь советам, то вы уже на полпути к созданию хороших отношений со своими клиентами. Последовательный процесс выставления счетов предоставляет несколько возможностей для четкой коммуникации, укрепления доверия и упрощения жизни вашего клиента за счет отличного обслуживания клиентов.

Начните получать деньги быстро и легко

Выставление счетов клиентам может быть сложным. Для создания и отправки счетов требуется время, и еще больше времени требуется для отслеживания и проверки оплаты счетов в установленные сроки. Наличие последовательного и четкого процесса выставления счетов может предотвратить разочарование обеих сторон.

Установив четкие ожидания относительно того, когда и как агентство может получать оплату, а затем предлагая простые, мгновенные способы оплаты, которые облегчают жизнь клиентам, вы сможете быстрее получать оплату и укреплять свои отношения. Преследование клиентов за неоплаченные счета может уйти в прошлое.

Чтобы узнать больше о том, как вы можете расширить свое агентство, подпишитесь на демонстрацию Instapage Enterprise сегодня.