Что такое номер счета?

Каждый счет-фактура уникален, поэтому ему необходим уникальный идентификационный номер (номер счета-фактуры).

Наличие хорошо организованной и эффективной системы нумерации счетов в конечном итоге поможет вашему бизнесу получать оплату быстрее.

Первым шагом к достижению этой цели является разработка четкой и эффективной системы нумерации счетов.

Давайте подробнее рассмотрим номера счетов и рекомендации по их созданию.

Что такое номер счета?

Номер счета-фактуры — это уникальный код, присвоенный конкретному счету-фактуре для его записи и идентификации. Он может включать буквы, цифры и специальные символы, такие как косая черта и дефис.

Номера счетов-фактур являются последовательными или последовательными (т. е. в соответствии с логической последовательностью). Они также являются юридическим требованием для всех счетов-фактур.

Обычно они появляются в верхней части счета-фактуры и (если в цифровом формате) в качестве имени файла.

Преимущества номеров счетов-фактур

Номера счетов помогают людям и программному обеспечению быстро записывать, систематизировать и распознавать счета.

Это относится как к отправителю, так и к получателю счетов-фактур. Например, в процессе напоминания номер счета-фактуры позволяет клиентам быстрее извлекать определенные счета-фактуры.

Номера счетов особенно полезны для двух аспектов управления счетами.

1. Отслеживание

Уследить за тем, какие счета-фактуры были выставлены, может быть сложно.

Это важно, являетесь ли вы владельцем малого бизнеса, управляющим своими собственными учетными записями, или частью занятого, выделенного отдела бухгалтерии.

Неспособность точно отслеживать счета-фактуры особенно важна, когда речь идет о просроченных счетах-фактурах .

Это может быстро привести к проблемам с денежными потоками, которые окажут влияние на другие аспекты бизнес-операций.

Номера счетов помогают отслеживать платежи и информацию о проекте. Это неотъемлемая часть процесса выставления счетов, будь то выставление счетов или обработка счетов.

2. Просмотр

Номера счетов значительно упрощают просмотр счетов и счетов.

Система последовательной нумерации может быть разработана с учетом конкретных клиентов или типов клиентов, а также сроков и даже масштабов проекта. Например, вы можете идентифицировать все счета с минимальной оплатой с помощью определенного раздела кода.

При правильном выполнении нумерация счетов значительно упрощает и делает более эффективным просмотр различных бизнес-сегментов, периодов времени или деловых отношений.

Как создать номер счета

Способ создания номера счета-фактуры частично зависит от количества выставленных счетов-фактур. Если у вас небольшой пул клиентов, будет достаточно простой системы нумерации счетов.

Но всегда следует помнить о возможности масштабирования в будущем. Система нумерации, разработанная для горстки клиентов, не будет работать, когда ваша клиентская база расширится.

Прежде чем мы представим некоторые возможные способы создания номеров счетов-фактур, мы должны сначала подчеркнуть, что, как правило, не существует установленного правила в отношении того, какую именно систему нумерации следует использовать, за исключением того, что она не должна содержать пробелов .

Исключения могут возникать в определенных юрисдикциях. Например, в Великобритании счета-фактуры, включающие НДС, должны быть последовательными.

В противном случае существуют передовые методы и общие бизнес-нормы, но в конечном итоге выбор системы нумерации зависит от вашего бизнеса.

1. Использование только цифр

Один из самых простых способов создать номер счета-фактуры — по дате, а затем по номеру счета-фактуры в его последовательности. Например:

• 202301 2022

Если ежемесячно поступает большое количество счетов, полезно добавить более подробную дату:

• 20230701 2022

Этот метод полезен для отслеживания времени отправки счетов. Их также можно обновлять каждый год (и месяц), что упрощает поиск конкретных счетов, чем просто использование года.

Приведенный выше формат даты (ГГГГ/ММ) помогает организовать файлы в хронологическом порядке, но вы можете использовать любой формат даты, который вы предпочитаете, включая форматы с днями.

Одна из проблем с приведенными выше последовательностями заключается в том, что порядковый номер счета-фактуры (01) может быть перепутан с месяцем или днем. Он также не может определить, какая компания связана с каждым из них.

Каждому номеру счета можно присвоить номер клиента и даже номер проекта. Например:

• 202307010101 2022

2. Использование цифр и букв

Наличие уникального номера счета полезно. Но добавление букв для обозначения названия компании-получателя делает его еще более удобным для дальнейшего использования.

Например, если счета, отправленные «Компании А» и «Компании Б», могут выглядеть следующим образом:

• CA202301 [Описание компании (Компания А), год, порядковая позиция счета-фактуры]
• CB20230701 [Описание компании (Компания B), год, месяц, порядковая позиция счета-фактуры]

Здесь каждый из них был сокращен до сокращений «CA» и «CB».

Буквы не должны быть такими ограниченными. На самом деле, эти номера примеров не особо отличаются друг от друга.

Другие компании-клиенты также могут иметь имена, начинающиеся с буквы C. Поэтому рекомендуется использовать более описательное сокращение, например, CMYA и CMYB.

Буквы также можно использовать для отличия счетов-фактур от других документов, таких как кредит-ноты или расценки.

• INVCB20230701 [Дескриптор документа (счет-фактура), дескриптор компании (Компания Б), год, месяц, порядковая позиция счета-фактуры]

3. Использование цифр, букв и символов-разделителей

Символы-разделители, такие как дефис (-), косая черта (/) или подчеркивание (_), очень полезны для облегчения чтения номеров счетов людьми.

Обратите внимание на визуальную разницу между:

• ИНВМЯ202301
• ИНВ-ЦМЯ-2023-01

Символы-разделители также помогают избежать ошибок, вызванных типами ошибок, которые могут вызвать последовательные числа и буквы.

Например, если номер клиента совпадает или похож на часть номера даты, они могут быть перепутаны, если перечислены рядом без разделителя.

Как нумерация счетов работает с неправильными или измененными счетами?

Когда вы регулярно выставляете счета, могут возникать ошибки.

Вы можете случайно запросить повторные платежи, назначить неправильные условия платежа и т. д. В таких случаях есть простое решение: оформить кредит-ноту.

Кредит-ноты — это документы, которые вы можете выдать за ошибочные или измененные счета-фактуры. В них указана сумма, причитающаяся клиенту, которую клиент может выкупить позднее.

Используя кредит-ноты, вы можете поддерживать четкую и непротиворечивую запись нумерации счетов.

Какая еще информация необходима для счетов-фактур?

Помимо присвоения номеров счетов-фактур каждому счету-фактуре, необходимо добавить следующую информацию к каждому счету-фактуре.

• Название вашей компании, адрес и контактная информация
• Название компании вашего клиента, адрес и контактная информация
• Подробная информация о предоставляемых продуктах и/или услугах, включая описания, даты поставки и стоимость каждого товара.
• Дата выставления счета
• Общая сумма задолженности (включая любую налоговую информацию, если применимо)

Вывод

Номера счетов являются неотъемлемой частью процесса выставления счетов.

Каждый отдельный счет-фактура должен иметь свой уникальный номер счета-фактуры, своего рода индивидуальный идентификатор счета-фактуры. Это не только полезно для бухгалтерского учета, но и является юридическим требованием.

Важно, как вы назначаете номера счетов. Создание четкой и логичной системы нумерации счетов поможет вам отслеживать платежи и просматривать счета и счета в целом.

Есть много способов сделать это. Комбинация цифр, букв и символов-разделителей поможет вам реализовать систему нумерации, которая может эффективно масштабироваться.

Информация, содержащаяся в номере счета-фактуры, может включать дату, имя заказчика, номер проекта и хронологический порядковый номер счета-фактуры.

Если у вас есть хорошая система нумерации счетов, ваш бизнес и ваши клиенты выиграют от ее ясности и удобства.