Что такое счет-фактура? Определение и функция счета

Изучая бизнес, вы можете часто встретить термин «счет-фактура». При получении коробки доставки вы также увидите бумагу под названием «счет-фактура» со списком заказанных вами товаров у поставщиков. Процесс выставления счетов может занять много времени, но его нельзя пропустить или игнорировать любой ценой.

В этой статье мы рассмотрим концепцию счета-фактуры, чтобы получить более глубокое представление о важности, функциональности и применимости счета-фактуры в общих транзакциях .

Что такое счет-фактура?

Счет-фактура — это документ, в котором регистрируются продукты и услуги, которые предприятия предоставляют своим клиентам, и устанавливаются обязательства, которые клиенты должны платить за эти продукты и услуги. Другими словами, счет-фактура удостоверяет соглашение между поставщиками и клиентами о покупке товаров и услуг и создает дебиторскую задолженность для поставщиков.

Типы счетов

Существует несколько типов счетов в зависимости от масштаба вашего бизнеса или предоставляемых продуктов и услуг.

• Стандартный счет-фактура — это наиболее распространенная форма счета-фактуры, применимая практически во всех отраслях, и ее часто создают малые предприятия, чтобы сократить расходы на подготовку счета-фактуры. Стандартный счет-фактура включает основные элементы счета-фактуры, такие как имя и контактный адрес, номер счета-фактуры и сумму платежа.
• Дебетовый счет-фактура . Дебетовый счет-фактура используется, когда возникает увеличение суммы, которую клиенты должны предприятиям. Другими словами, этот тип счета упрощает корректировку существующего счета. Например, вы работаете фрилансером. Вы отправили своему клиенту счет, в котором оценивались ваши рабочие часы по определенному проекту, но в итоге вы фактически работали сверхурочно. В этом случае вы можете отправить своему клиенту дебетовый счет за дополнительные рабочие часы, выставленные в счет. В дебетовом счете всегда будет положительное общее число.
• Кредитный счет . Кредитный счет, также известный как кредитовое авизо, выставляется предприятиями, когда клиенты требуют скидку или возмещение, или когда они просят исправить ошибки в предыдущих счетах. Кредитный счет всегда будет включать отрицательное общее число. Например, когда ваши клиенты требуют возврата 100 долларов США за определенный продукт, отображаемое число в кредитном счете будет -100 долларов США.
• Коммерческий счет . В отличие от любых счетов или счетов, которые обычно получают в розничных магазинах или ресторанах, коммерческие счета выставляются предприятиями специально для внешней торговли. Базовые коммерческие счета-фактуры содержат необходимые данные, подтверждающие типичные международные продажи, включая количество отправляемых товаров, объем, формат упаковки, описания продуктов, способ оплаты и детали машин. Что касается пользовательских, могут быть некоторые дополнительные элементы, такие как страна происхождения, идентификационный номер оператора и примечания/подписи для проверки подлинности.
• Счет-фактура учета рабочего времени — этот тип счета-фактуры регулярно используется в сфере занятости. Счет-фактура учета рабочего времени используется, когда работодатель оценивает работника за определенный период времени (обычно за час). Тип счета более предпочтителен в интеллектуальных профессиях, отличных от технических, и в основном предоставляется психологам, бизнес-консультантам, креативным агентствам или юристам. Счет-фактура также обычно применяется для услуг по аренде, таких как аренда автомобиля, костюма или кухонной утвари.
• Просроченный счет . Когда наступает дата платежа (указанная в первоначальном счете), а клиент все еще не предоставил платеж, предприятия выставляют просроченный счет, чтобы возобновить платеж. Просроченный счет должен быть отправлен сразу после того, как клиенты пропустят дату платежа. И помимо приобретенных услуг и общей стоимости, также включены процентные платежи или плата за просрочку / просрочку платежа.
• Повторяющийся счет-фактура . Повторяющийся счет-фактура выставляется предприятиями для периодического взимания с клиентов одной и той же суммы. На первый взгляд это может показаться похожим на промежуточный счет-фактуру, но между ними есть некоторые ключевые отличия. В то время как промежуточный счет позволяет разбить общую сумму платежей на небольшие периоды для крупного проекта с определенным концом, повторяющийся счет-фактура выставляется на неопределенный срок. Этот тип счета-фактуры предпочитают предприятия, которые предоставляют ежемесячные пакетные услуги, такие как ИТ-программное обеспечение или решения для маркетинга в социальных сетях.
• Счет -проформа - Счет-проформа будет отправлен вашим клиентам до предоставления услуг. Это не просьба об оплате, а скорее напоминание об оплате или оценка окончательной стоимости выполненной работы. Однако оценка довольно точна, и обычно в окончательную транзакцию практически не вносятся изменения.
• Промежуточный счет-фактура . Промежуточный счет-фактура обычно используется для крупных и трудоемких проектов с несколькими этапами. Фрилансер или бизнес отправят свои счета клиентам после завершения ключевого этапа. Эти счета будут разбивать сумму платежа на более мелкие части, что будет полезно для управления денежными потоками вашего бизнеса.
• Окончательный счет . Как следует из названия, окончательный счет — это последний счет, отправляемый вашим клиентам после завершения определенного проекта для запроса оплаты. Этот счет-фактура будет более подробным, чем проформа или промежуточный счет-фактура, так как вам нужно будет включить все, что вы предоставили своим клиентам, а также общий баланс.

Похожие сообщения:

• 10 самых популярных типов веб-сайтов в Интернете
• Как написать технический документ?

Счета против счетов

Разница между счетами и счетами заключается в точке зрения поставщиков и клиентов . Счет-фактура, как упоминалось в предыдущем разделе, представляет собой документ, в котором фиксируется, что продукты и услуги произведены и отправлены клиентам. Он может быть доставлен до или после получения продукции. Обычно транспортные компании включают счет в коробку с доставкой, чтобы клиенты могли перепроверить заказанные товары.

Счет, однако, больше похож на требование платежа . Обычно счет печатается и доставляется клиентам до того, как они заплатят, чтобы потребовать немедленной оплаты. Эта форма документации в основном включается без счета в ресторанах или офлайн-магазинах.

Счета и квитанции

Счета-фактуры используются для запроса оплаты от покупателей, отслеживания продаж, помогают контролировать запасы и облегчают доставку товаров и услуг. В некоторых особых случаях предприятия выставляют счета для оценки своих доходов, а также предлагают варианты оплаты для своих клиентов, такие как оплата наличными, скидки для «ранних пташек», оплата в рассрочку или отсрочка платежа.

Квитанция является документом, подтверждающим, что оплата была произведена для завершения продажи. Иногда сохранение чека может доказать, что вы являетесь владельцем определенного продукта. В нем перечислены товары или услуги, цены, кредиты, скидки, налоги, общая уплаченная сумма и способ оплаты. Квитанции используются покупателями или клиентами, чтобы доказать, что они заплатили за товар, особенно в ситуациях, когда они требуют возмещения за дефектные или неисправные продукты.

Получателями счетов и квитанций обычно являются клиенты, но бухгалтеры, бухгалтеры или третьи стороны будут получать квитанции, в частности, в качестве доказательства оплаты клиентом для будущих финансовых и бухгалтерских целей.

Счета против заказов на покупку

Люди обычно путаются, пытаясь отличить счета-фактуры от заказов на поставку (PO), но на самом деле разница существенна. Наиболее узнаваемым является то, что заказы на покупку оформляются до транзакций, а счета-фактуры — после транзакций. Заказ на покупку делается для проверки заказов от клиентов, а затем отправляется поставщикам. Предприятия также используют заказы на поставку для утверждения определенного количества продуктов и услуг, необходимых для поставки.

С другой стороны, в счете-фактуре будет записано получение продуктов и услуг, а также их цены и условия оплаты. Другими словами, счет-фактура является окончательным «ответом» на заказ на покупку; и в то время как заказ на покупку детализирует договор купли-продажи, счет-фактура подтверждает его.

Что такое номер счета?

Номер счета-фактуры, также известный как идентификатор счета-фактуры, представляет собой уникальный код, присваиваемый каждому счету-фактуре. Номер счета-фактуры является одним из наиболее важных факторов выставления счета-фактуры, поскольку он документируется для уточнения отдельных транзакций между предприятиями и их клиентами, а также для облегчения отслеживания платежей и ведения бухгалтерского учета.

Без номера счета-фактуры счет-фактура не будет иметь юридической силы. Номер счета-фактуры может включать как цифры, так и символы. Помните, что даже если номер счета-фактуры не обязательно генерируется последовательно, следите за тем, чтобы номера не повторялись один за другим.

Что включает счет-фактура? - Образец счета-фактуры

Различные типы счетов-фактур включают в себя различные элементы. Однако есть некоторые обязательные компоненты для легальной активации счета:

Даты

В счете-фактуре указываются три типа дат: дата поставки, дата счета-фактуры и дата платежа . В то время как дата поставки и дата счета-фактуры служат только для информирования о том, когда продукты и услуги выдаются и когда создается счет-фактура, срок платежа имеет гораздо большее значение. Без установленной даты нет никакой гарантии, что вы получите оплату вовремя и получите дебиторскую задолженность.

Имена и адреса

Вам нужно будет добавить как свой бизнес, так и имена и адреса ваших клиентов. Если вы используете бухгалтерское программное обеспечение для создания счетов, нужны только адреса электронной почты клиентов, но все равно необходимо собирать физический адрес на случай, если ваши клиенты потребуют отправки им автономного документа.

Имена контактов

Не забудьте указать контактные имена как ваших компаний, так и частных лиц и правильно их написать. Неправильное написание может привести к нежелательному разочарованию и ухудшить качество обслуживания клиентов.

Номер счета

Номер счета-фактуры чрезвычайно важен для отслеживания записей о покупках и заполнения базы данных, поэтому не забудьте указать уникальный номер, чтобы оптимизировать процесс управления счетами. Для большей уверенности рассмотрите возможность использования последующей системы нумерации.

Сведения о купленных товарах

Приобретенные товары включают в себя как продукты, так и услуги. Особо подробное описание наименований и количества продуктов поможет избежать недостойной путаницы между поставщиками и покупателями. Без этой информации клиенты могут не знать, за что был получен их счет, и они могут не произвести оплату.

Сумма к оплате

Это может показаться очевидным, но этот элемент играет определяющую роль в предотвращении задержки платежа. Укажите цены купленных предметов, единицы и общую стоимость, и не забудьте указать их в сумме.

Условия платежа

Эти условия обычно отмечаются в нижней части счета-фактуры, чтобы уведомить клиентов о продолжительности оплаты. Например, вы можете указать «нетто 30 дней», подразумевая, что платеж должен быть произведен в течение 30 дней.

Вы можете взглянуть на этот стандартизированный образец счета -фактуры, чтобы получить более конкретное представление.

Для чего используется счет-фактура?

Предприятиям необходимо предоставлять счета, чтобы требовать оплаты. Счет-фактура является юридически обязывающим документом, отражающим согласие обеих сторон с установленной ценой и условиями оплаты. Кроме того, использование счетов-фактур может помочь не только в этом.

Ведение записей

Счет-фактура играет определяющую роль в ведении учета продаж. Это дает возможность узнать о проданных товарах и о том, кто участвует в сделках.

Контроль оплаты

Счет-фактура также играет незаменимую роль в целях бухгалтерского учета. Это помогает как продавцу, так и покупателю отслеживать свои платежи и суммы задолженности.

Законная защита

Надлежащий счет-фактура является доказательством соглашения о ценовом участии между продавцом и покупателем. Следовательно, он имеет юридическую силу для защиты продавцов от совершения мошеннических судебных исков.

Налоговая декларация

Регистрация и ведение всех счетов-фактур помогает компании сообщать о своих доходах и обеспечивать уплату надлежащей суммы налогов.

Бизнес-аналитика

Анализ счетов может помочь предприятиям собирать данные о покупательском поведении своих клиентов и определять тенденции потребления, популярные продукты, время совершения покупок и многое другое. Это поможет вашему бизнесу позже придумать окончательные маркетинговые стратегии.

Как выставлять счета своим клиентам?

Предприятия могут использовать как онлайн-генераторы счетов, так и предварительно распечатанный счет для последующего использования. Вы создадите счет-фактуру только после того, как доставите продукты или услуги своим клиентам или завершите проект. Это когда вы держите в голове детали работы, и вы можете получить больше шансов получить оплату вовремя. Чтобы беспрепятственно выставлять счета своим клиентам, вы можете следовать этому правилу:

Шаг 1: Уточните ожидания клиентов в контракте

Чтобы обеспечить своевременную оплату, уточните условия оплаты до того, как ваш клиент подпишет контракт. Процесс «разъяснения» должен проводиться в виде тщательного разговора, а не просто обсуждения перед печатью. Изучая их ожидания, вы также можете узнать, есть ли у них какие-либо особые пожелания, и это поможет снизить уровень неоплаченных счетов и доказать вашу готовность учитывать платежные предпочтения клиентов.

Шаг 2. Определите товары для доставки

Вам нужно будет включить названия продуктов и услуг с их количеством или скоростью. Если вы используете онлайн-программное обеспечение, рассчитывается общая сумма по каждому элементу. Каждый элемент получает свою собственную строку, и суммируется сумма всех строк.

Шаг 3: Попросите депозит

Для крупной покупки необходимо внести залог, чтобы ваши клиенты своевременно оплачивали счет. Как правило, новый клиент, как правило, колеблется в отношении цены, что создает высокую вероятность того, что он отсрочит дату платежа. Просить залог в это время лучше всего, чтобы избежать разочарований в будущем.

Как только ваши клиенты оплатят депозит, включите информацию в счет. Не стесняйтесь добавлять любую информацию о скидках.

Шаг 4: Уточните условия оплаты и предложите различные способы оплаты

Если вы хотите убедиться, что вам платят вовремя, вам следует строго уточнять условия оплаты внизу счетов. Клиенты, как правило, пренебрегают или игнорируют раздел договора об условиях платежа перед тем, как потребовать счет, поэтому вам следует включить условия просрочки платежа, чтобы гарантировать, что ваши клиенты будут платить вовремя, и избежать нежелательных ситуаций, когда клиенты утверждают, что они не знали о сроке платежа или дополнительные штрафы за просрочку.

Когда клиент платит, номер счета-фактуры должен быть указан в товарном чеке и сопоставлен с товарным чеком в вашей бухгалтерской программе, чтобы было ясно, что счет-фактура был оплачен. Платеж снимает непогашенную сумму со счета вашей дебиторской задолженности.

Шаг 5. Оперативно отправьте счет

Счета-фактуры могут быть отправлены клиенту по почте, электронной почте или факсу. Чтобы получить оплату быстро, доставьте счет как можно скорее. Это держит ваш бизнес в центре внимания вашего клиента. Это также показывает, что вы внимательны к деталям, что еще раз гарантирует, что ваш бизнес является лучшим выбором для выбранных услуг.

Онлайн-выставление счетов вместо бумажных счетов-фактур

Метод создания счетов-фактур с помощью бумаги и ручек постепенно был заменен онлайн-выставлением счетов-фактур с помощью технологий. По оценкам, бумажный счет-фактура будет стоить предприятиям до 30 долларов США от подготовки, печати и обработки до доставки и послепродажного обслуживания клиентов.

Однако то, с чем сталкиваются предприятия и их клиенты, не эквивалентно высокой стоимости - задержка доставки счетов, трудности в управлении счетами и нежелательные возникающие ошибки. Из-за этого неудобства многие предприятия окончательно использовали облачные подходы к выставлению счетов, чтобы сократить расходы и ускорить процесс выставления счетов. В настоящее время большинство счетов-фактур создаются и отправляются на цифровой платформе.

Как создать счет?

Шаг 1. Выберите способ создания счета

Как упоминалось в предыдущем разделе, в настоящее время параллельно используются как традиционные, так и технологические методы создания счетов. Но очевидно, что цифровой подход к выставлению счетов-фактур имеет более значительное преимущество по сравнению с бумажной системой отслеживания счетов-фактур. Используйте программу базы данных или программное обеспечение для создания счетов, если вы планируете использовать компьютер для счетов.

Узнайте больше о счете-фактуре AVADA в формате PDF

Узнайте больше о счете Mageplaza в формате PDF для Magento 2

Шаг 2: Создайте шаблон для своих счетов.

Вы должны оставить несколько пустых мест в самой первой части счетов-фактур, чтобы указать контактные адреса ваших клиентов и названия их компаний. Стандартный счет-фактура должен содержать некоторую основную информацию, такую ​​как дата покупки покупателем, список приобретенных товаров с их количеством и общей ценой, а также необязательное описание товаров.

Шаг 3. Добавьте название и адрес своей компании.

Оставьте место в верхней части листа счета для логотипа вашей компании при использовании программного обеспечения для автоматического создания счетов. Правило аналогично применяется для бумажного счета-фактуры - вставьте визитную карточку в верхнюю часть копии счета-фактуры. Фирменный бланк счета-фактуры помогает вашим клиентам идентифицировать вашу компанию и помогает вам в процессе подачи документов.

Шаг 4. Создайте место для подписи в нижней части счета.

Подписи — это доказательства проверки, которые помогут вашему бизнесу избежать юридических проблем в будущем. Например, если ваши клиенты жалуются на цены после оказания услуг, вы можете показать им их подпись на счете со ссылкой на первоначальный договор.

Шаг 5. Вставьте номер счета-фактуры вверху.

Каждому счету-фактуре нужен уникальный номер счета-фактуры для лучшего отслеживания и регистрации. Если у вас возникли проблемы с клиентом, вы можете найти его копию счета в файлах вашей базы данных, отсканировав номер счета в верхней части копий счета.

Заключительные слова

Как только вы ознакомитесь с определением и функцией счета-фактуры , вы обнаружите, что этот процесс достаточно прост, чтобы помочь вам выглядеть более профессионально от имени вашего бизнеса, быстрее получать оплату, более разумно справляться с ошибками или проблемами и более эффективно управлять своими продуктами и услугами.

Помимо понимания основной концепции выставления счетов, не менее важно применять этот процесс на практике. Лучший способ — воспользоваться преимуществами современных технологий, используя онлайн-генераторы счетов-фактур или электронные счета-фактуры, чтобы свести к минимуму ненужные усилия и получить оптимизированные конечные результаты.

Читать далее:

• Что такое регулярные платежи? 6 лучших провайдеров регулярных платежей, на которые стоит обратить внимание
• Лучшие платежные шлюзы для Shopify (для прямой поставки, США, Великобритании, Индии, Австралии)