4 шага к повышению производительности с помощью программного обеспечения для управления проектами

Опубликовано: 2022-05-07

Повышайте производительность, работая умнее, а не усерднее.

Вот в чем правда: вы продуктивны всего около трех часов в день, или 40% вашей рабочей недели.

Большинство работников заняты весь день, так что же отнимает у нас все время и одновременно снижает нашу производительность?

Основными виновниками являются электронная почта и встречи (одни только чтения и ответы на электронные письма занимают около 30% вашей рабочей недели), но есть также общение с коллегами по не связанным с работой вещам, проверка социальных сетей и захват закусок и кофе в перерыве. номер.

Конечно, мы не рекомендуем отказываться от утренних встреч в понедельник с вашими лучшими друзьями на работе или отказываться от участия в кофе-прогулках вашей команды — это важные аспекты создания социального капитала, который необходим для высокоэффективных команд.

Тем не менее, есть определенные действия, которые вы можете предпринять, чтобы повысить свою продуктивность и вернуть часть 60% вашей рабочей недели, которые обычно теряются из-за «занятости».

В этой статье мы расскажем о четырех способах использования инструментов управления проектами (PM) для повышения продуктивности.

4 способа повысить эффективность работы

1. Определите время для своей работы (в 90-минутных сеансах)

Тайм-боксинг неизменно возглавляет списки советов по продуктивности (не без оснований), и все же мало кто из нас учится работать таким образом. Этот метод включает в себя назначение фиксированного периода времени для задачи, ее планирование, а затем сосредоточение внимания ни на чем другом в течение этого времени (подробнее об этом в третьем совете). Это означает отсутствие многозадачности!

Этот метод помогает вам эффективно планировать свою работу на восьмичасовой рабочий день, чего не может сделать список дел. Ограничение времени обеспечивает визуальную разбивку того, что вы можете сделать в разумных пределах в течение рабочей недели, что помогает расставить приоритеты задач для соблюдения сроков, а также служит записью того, над чем вы работали.

Вы можете использовать свой цифровой рабочий календарь, чтобы организовать свой день, выделив время для работы над определенными задачами.

Пример тайм-боксинга от SPICA ( Источник )

Как программное обеспечение PM может помочь

Согласно Harvard Business Review, определение времени вашей работы в общем календаре в вашем инструменте PM приносит вам и вашей команде / коллегам несколько преимуществ, в том числе:

Обеспечивает прозрачность того, над чем вы работаете, и (что более важно) когда . Это означает, что вы можете более эффективно сотрудничать со своей командой и лучше планировать свою работу во время совещаний.
Обеспечивает более точную оценку времени при планировании будущих проектов, поскольку у вас будет запись о том, сколько времени у вас ушло на выполнение аналогичных задач в прошлом.

Или, если вы работаете лучше, записывая свои задачи, вы можете скачать наш шаблон тайм-боксинга.

Независимо от того, выбираете ли вы временные рамки в цифровом календаре или в нашем шаблоне, планируйте работу в виде 90-минутных сеансов, а затем запланируйте небольшой перерыв. Заставлять себя работать над задачей дольше 90 минут (длительность, когда продуктивность находится на пике) негативно влияет на ваш ультрадианный ритм и фактически снижает производительность. Когда дело доходит до уровня производительности, медленный и устойчивый действительно выигрывает гонку!

2. Ограничьте незавершенную работу

Согласно исследованию Американского института стресса, более 80% сотрудников испытывают стресс на работе и главным фактором называют чрезмерную нагрузку. Перегрузка работой означает, что количество времени, необходимое для выполнения ежедневных заданий, превышает доступные часы в день. Это может привести к нездоровому балансу между работой и личной жизнью, выгоранию и снижению морального духа сотрудников.

Что вызывает перегрузку? Как правило, это сочетание таких факторов, как количество открытых рабочих элементов, вариативность рабочих элементов и высокий уровень использования ресурсов. Время ожидания задач в очереди увеличивается по сравнению с этими тремя факторами.

Но что такое высокая загрузка ресурсов? Это относится к объему работы, которую работники должны выполнить. Хитрость заключается в том, чтобы найти правильный баланс для поддержания производительности: ожидайте слишком высокого коэффициента использования и рискуйте, что ваши работники выгорят. Ожидайте слишком низкий коэффициент использования и недоиспользуйте свою команду сотрудников (плюс они могут заскучать).

По словам аналитика Gartner Роберта Хэндлера, оптимальное место для повышения производительности — это коэффициент использования от 70 до 80 %. Это означает, что для оптимизации производительности работодатели должны поощрять сотрудников к достижению реалистичных целей и работе на 70-80% от их максимальной производительности. Время ожидания начинает экспоненциально увеличиваться, как только оно превышает 80%.

Работая на 70 % от их максимальной производительности, задача, выполнение которой, по оценкам, займет два часа, будет ждать в очереди 0,9 часа, а ее выполнение займет в общей сложности 2,9 часа (время ожидания + предполагаемое время выполнения). При 80% он будет ждать в очереди 1,5 часа и займет в общей сложности 3,5 часа. Но при загрузке 99%? Та же двухчасовая задача будет ждать в очереди 37,1 часа, что в сумме займет 39,1 часа.

Когда дело доходит до производительности на рабочем месте, устойчивой с течением времени, иногда лучше меньше, да лучше. Помня о рабочей нагрузке ваших сотрудников, вы не только увидите более высокий уровень производительности, но и повысите моральный дух и вовлеченность сотрудников.

Как программное обеспечение PM может помочь

Решение простое. Если вы хотите сделать больше работы, ограничьте незавершенную работу. Программное обеспечение PM может помочь в этом несколькими способами, в том числе:

Отслеживание времени, необходимого для выполнения различных задач, тем самым повышая точность оценки вашего уровня усилий.
Использование канбан-доски для управления задачами позволяет вам установить фактические пределы незавершенного производства (WIP), чтобы регулировать количество открытых рабочих элементов на вашей доске.
Планирование мощности ресурсов позволяет планировать эффективное использование доступных сотрудников.

3. Отключите уведомления

Знаете ли вы, что в среднем требуется 23 минуты, чтобы вернуться к задаче после перерыва?

Некоторые прерывания на рабочем месте находятся вне вашего контроля, например, когда кто-то останавливается, чтобы поболтать за вашим столом (иногда о рабочей задаче, но чаще о вчерашнем выпуске «Что бы мы все сейчас ни смотрели»). Но большинство отвлекающих факторов, с которыми мы сталкиваемся в течение рабочего дня, возникают сами по себе: уведомления из электронной почты, социальных сетей, наших телефонов и автоматических инструментов, которые мы используем.

Каждый раз, когда вы прекращаете работу, чтобы прочитать одно из этих уведомлений, ваша продуктивность резко снижается (время, потраченное на ответ на уведомление + 23 минуты, чтобы вернуться к задаче).

Отключив уведомления (или, по крайней мере, отложив их), вы избавитесь от отвлекающих факторов и сможете снова инвестировать часть этого времени в свои задачи.

Как программное обеспечение PM может помочь

Если вы устанавливаете временные рамки для своей работы, отключите уведомления для 90-минутных сеансов и запланируйте конкретное время, когда вы будете использовать эти инструменты в течение дня для достижения оптимальной производительности.

Большинство инструментов управления проектами позволяют пользователям устанавливать статус. Используйте это, чтобы указать, над чем вы работаете и как долго, чтобы любой, кто попытается связаться с вами, знал, когда ожидать ответа. Затем установите инструмент на «не беспокоить».
Беспокоитесь о темной электронной почте? Не будь. Электронная почта сильно снижает производительность (в среднем работник проверяет электронную почту 36 раз в час). На самом деле немногие проблемы требуют немедленного ответа, который не может отложиться до следующего запланированного перерыва. (Если вы действительно беспокоитесь о том, что вас сочтут пропавшим без вести, рассмотрите возможность использования автоматического ответа, чтобы люди знали, когда ожидать ответа.)

4. Отображайте работу визуально

Исследование Planview показало, что работники на 20 % более продуктивны, когда нужная им информация отображается визуально.

Визуализация данных помогает вам воспринимать информацию с первого взгляда и может передать больше смысла, чем просто слова (например, использование желтого цвета для обозначения проблемных областей в отчете о состоянии проекта, чтобы предупредить заинтересованные стороны о том, что элементы требуют внимания). Визуализация данных обычно используется для создания отчетов, но недостаточно для повседневного управления рабочим процессом.

Как программное обеспечение PM может помочь

Почти каждый вариант программного обеспечения PM предлагает функции, которые могут помочь визуально отображать информацию (например, использование цвета для представления различных статусов или маркировки различных проектов).

Однако есть простой инструмент управления задачами, который может помочь повысить производительность всей команды: доска задач (также называемая досками Канбан). На досках задач есть столбцы, представляющие различные этапы рабочего процесса (например, «сделать», «в процессе» и «сделано»). Задачи отображаются в виде карточек, которые вы перемещаете в разные столбцы по мере прохождения задачи по рабочему процессу.

Команды могут сразу узнать статус каждого рабочего элемента на доске. Более продвинутые доски позволяют вам устанавливать ограничения WIP, чтобы регулировать количество открытых рабочих элементов, помогая командам поддерживать их оптимальный темп.

Пример канбан-доски на SwiftKanban ( Источник )

Хочу больше?

При написании этой статьи мы нашли массу интересных исследований советов по продуктивности, не все из которых были посвящены использованию программного обеспечения для повышения эффективности. Вот несколько советов по образу жизни, которые следует использовать в своей повседневной жизни, пока вы стремитесь сделать все возможное, чтобы добиться максимальной продуктивности:

Совершайте прогулки. Упражнения не только повышают общую производительность на 15%, но и есть убедительные доказательства того, что ходьба может помочь вам снять стресс и побороть депрессию. При этом он может улучшить обучение, память и познание.
Выспаться. Лишение сна сотрудников обходится работодателям до 65 миллиардов долларов в год. Вы страдаете от 40-процентного дефицита способности создавать новые воспоминания без сна, а также от 70-процентного снижения активности иммунных клеток. Кикер? Дефицит сна напрямую связан с ранним снижением когнитивных функций и болезнью Альцгеймера.

Чтобы быть в курсе последних новостей и тенденций отрасли, обязательно следите за нашим блогом PM!

возьми меня туда