7 способов улучшить внутреннюю коммуникацию на рабочем месте

Внутренняя коммуникация на рабочем месте — это просто функция, которая облегчает общение в вашей организации.

Это важно по нескольким причинам, например, для информирования людей и возможности делиться информацией о компании, чтобы помочь всем сотрудникам хорошо выполнять свою работу.

Внутренняя коммуникация также применяется к сотрудникам, взаимодействующим друг с другом внутри компании, а это означает, что надежная система внутренней коммуникации помогает развивать корпоративную культуру, повышать вовлеченность сотрудников и усиливать защиту интересов сотрудников .

Прочтите оставшуюся часть этой статьи, чтобы узнать о некоторых наиболее распространенных ловушках, с которыми сталкиваются компании при общении со своими сотрудниками.

Вы также найдете решения и стратегии для исправления неудачных методов коммуникации, а также несколько иллюстраций преимуществ, когда вы это сделаете.

1. Используйте простой, конкретный язык

Руководству необходимо использовать простой, четкий и краткий язык в служебных записках сотрудников и других сообщениях, чтобы не было места путанице или недопониманию.

Когда сотрудники точно знают, что от них ожидается, им легче выполнять свои задачи или предоставлять обратную связь всякий раз, когда возникают какие-либо вопросы относительно того, что от них ожидается.

Кроме того, ваши сотрудники с большей вероятностью будут хорошо общаться, если они будут чувствовать, что хорошо понимают сообщение, которое вы пытаетесь донести до них, а когда вы используете простой, конкретный язык, всем легко понять суть сообщения. сообщение. Это помогает поощрять идеи, вопросы, комментарии и отзывы от ваших сотрудников.

Используйте этот тип языка везде, даже когда рассказываете о видении и миссии вашей компании (будь то в рамках вашего корпоративного обучения или в качестве регулярного напоминания сотрудникам).

Когда ваша миссия и ваше видение ясны, всем легче работать вместе для достижения общих целей. Это облегчает сотрудникам эффективное общение друг с другом и с руководством для достижения этих важных целей.

2. Создайте открытый диалог

Внутренняя связь позволит вам держать ваших сотрудников в курсе любых изменений в вашей компании, вашего прогресса и ваших планов. Будь то еженедельный информационный бюллетень или ежеквартальные собрания компании, вам необходимо создать открытый диалог.

Пандемия заставила многие организации переосмыслить то, как они проводят внутреннюю коммуникацию, при этом 68% респондентов заявили, что это улучшило способ общения руководства и сотрудников.

Источник: прогноз генерального директора КПМГ .

Хорошее общение начинается с таких великих лидеров, как вы. И чтобы обеспечить хорошую коммуникацию, руководство должно установить культуру открытого внутреннего общения, чтобы оно устанавливало стандарт для всех других типов общения в компании.

Если сотрудники чувствуют, что они могут легко общаться с высшим руководством, а также с другими членами команды, это способствует повышению производительности, повышению вовлеченности и улучшению общих результатов.

Еще один отличный способ создать открытый диалог — держать дверь открытой или назначить время для разговора.

В любом случае это побуждает сотрудников чувствовать себя комфортно, обращая ваше внимание на любые проблемы, когда это необходимо.

Политика открытых дверей, в частности, может быть чрезвычайно полезной для внутренней коммуникации вашей компании и мотивировать сотрудников, одновременно изображая вас как доступного лидера.

3. Обеспечить надлежащие средства связи

Компании также должны обеспечить лидерство на всех уровнях с помощью инструментов внутренней коммуникации, чтобы донести важные сообщения до своих команд.

Вам необходимо принять многоканальный подход, который поможет вам эффективно охватить всех сотрудников, независимо от того, где они находятся. Если, например, вы работаете над проектом с аутсорсинговой командой веб-создателей , вам необходимо рассмотреть их средства связи: используют ли они определенное программное обеспечение? Есть ли у них хороший Wi-Fi и ноутбук для удаленной работы ?

Прошли те времена, когда вы могли просто копировать и вставлять сообщения для публикации на нескольких каналах. Сегодня лидерам необходимо общение по нескольким каналам, управляемое правильной технологией, чтобы они могли трансформировать, улучшать и привносить ценность в свои коммуникационные стратегии.

К счастью, существует множество платформ для общения сотрудников, которые вы можете использовать для обеспечения эффективного общения в вашей организации.

Эти удаленные инструменты позволяют сэкономить время за счет оптимизации рабочих процессов и автоматизации многих утомительных задач, таких как управление расходами или расчет заработной платы, а также помогают документировать ваши сообщения.

Они также легко интегрируются по различным каналам: фирменные мобильные приложения, печатные материалы, цифровые вывески и интернет-сообщения работают в унисон, позволяя руководителям связываться, информировать, хранить все электронные письма в одном месте и укреплять доверие среди своих сотрудников.

Используя такие внутренние средства связи, вы сможете связаться со своими сотрудниками самым простым и удобным способом, на их условиях, используя предпочитаемые ими устройства.

Лучше всего то, что многоканальные стратегии также предоставляют вам важнейшие инструменты измерения эффективности, которые необходимы вам как коммуникатору.

4. Сделайте информацию легкодоступной

Еще одно действие, которое вы можете предпринять, чтобы улучшить внутреннюю коммуникацию в вашем бизнесе, — сделать липкую информацию доступной.

В большинстве организаций есть собственный набор «прилипчивой» информации или внутренних знаний, которые изучают и понимают все сотрудники, включая протоколы для определенных процедур, различные типы лучших практик и другие навыки и процессы. Один из способов помочь им быстрее изучить эту информацию — включить ее в свое обучение, создать видеоролики и внутренние документы, к которым они могут легко получить доступ для использования в качестве справочной информации.

Тем не менее, эффективное общение также означает общение таким образом, чтобы эффективно донести информацию до ваших сотрудников и коллег. Вместо того, чтобы делать скучные длинные обучающие видео, вы можете создавать подкасты любой длины , чтобы представить концепции, которые ваши сотрудники могут изучать на ходу, не садясь и не глядя на экран.

Это принесет пользу организации, так как новым сотрудникам будет намного легче работать эффективно и, следовательно, они станут более продуктивными гораздо быстрее .

5. Укрепляйте связи

Вам необходимо помочь наладить тесную связь между сотрудниками и их менеджерами, а также связи между членами команды, работающими вместе.

Это то, к чему вы можете обратиться во время программ обучения управленческих кадров, адаптации сотрудников, собраний компании и т. д., чтобы вы могли найти и внедрить способы упростить общение для всех.

Если есть какие-либо индивидуальные проблемы, их легче решить, чтобы сотрудники с большей вероятностью чувствовали себя связанными.

Еще один способ укрепить связи — поощрять разговоры о кулерах с водой.

Хотя некоторые менеджеры могут расценить это как расхлябанность, это отличный способ способствовать созданию продуктивных связей между сотрудниками, а также с теми, кто находится в руководстве.

6. Поощряйте обмен информацией

Если вы еще не настроили онлайн-платформу для внутреннего общения, сейчас самое время это сделать. Затем вы можете использовать эту платформу, чтобы поощрять сотрудников делиться знаниями и информацией.

Например, сотрудники могут регулярно делиться отраслевыми тенденциями и новостями, и, имея возможность продемонстрировать то, что они знают, сотрудники, вероятно, будут более заинтересованы в продолжении работы.

Это не только создаст больше цели и энергии для общения, но и обмен такими идеями, вероятно, окажется чрезвычайно полезным для вашего бизнеса, особенно если учесть, что большинство сотрудников заявляют, что они чувствуют, что пропускают новости компании.

Говоря о поощрении обмена информацией, вы также должны препятствовать одностороннему общению, когда вы используете каскадный подход к тому, как вы делитесь информацией.

Этот нисходящий способ общения имеет определенный элемент контроля, который делает его неэффективным для создания среды, в которой сотрудники могут быть мотивированы на участие и защиту вашего бренда.

Вы также можете использовать ящик для предложений, чтобы анонимно собирать идеи и отзывы. Хотя это может показаться немного старомодным, это быстрый и простой (но чрезвычайно эффективный) способ улучшить общение на работе.

В конце концов, не всем удобно публично высказывать свои опасения, но вы можете просто облегчить честную и открытую обратную связь, используя анонимный ящик для предложений.

Вы можете либо использовать настоящую коробку и положить рядом с ней блокнот, либо направить своих сотрудников к онлайн-инструменту, например, к приложению для сотрудников. Эта виртуальная версия ящика для предложений будет служить той же цели.

7. Используйте внешние события для улучшения внутренней коммуникации

Часто рекомендуется планировать внешние мероприятия, которые позволяют сотрудникам встречаться и общаться вне офиса. Когда в компании есть сотрудники, которые не познакомились друг с другом, это может затруднить процесс общения.

Один из способов избежать этого — запланировать какое-нибудь мероприятие, например, счастливый час после работы, праздничную вечеринку и т. д., чтобы дать вашим сотрудникам что-то, чего они с нетерпением ждут, и помочь улучшить взаимодействие, а также укрепить связь между всеми.

Вы также можете использовать эти мероприятия для признания и поощрения сотрудников, демонстрирующих исключительную производительность.

Однако также важно уважать личное пространство и личное время ваших сотрудников. Они могут не захотеть ходить на мероприятия вне работы, особенно если им не платят за участие в них.

К счастью, есть еще способы связаться с сотрудниками за пределами офиса. Социальные сети — отличный способ поделиться информацией с сотрудниками, предлагая пространство, где они могут создать подлинное сообщество со своими коллегами по работе.

Кроме того, это отличный способ использовать инструменты графического дизайна для создания мемов, полных всех внутренних шуток, которыми делятся в офисе. Поделитесь ими в группе компании на Facebook и попросите других создать свои собственные. Это отличный способ превратить виртуальную тусовку коллег в по-настоящему творческое пространство, полное друзей.

Вывод

Надежные методы внутренней коммуникации окажут прямое влияние на вовлеченность и удержание сотрудников, а также на вашу прибыль, а это означает, что они могут стать источником дохода для вашей организации, а не просто еще одним бизнес-расходом.

Внедрение этих 7 способов улучшения внутренней коммуникации на рабочем месте принесет вам массу преимуществ, включая улучшение согласованности сотрудников, повышение вовлеченности и повышение производительности труда.

Вы также сможете завоевать доверие, повысить культуру компании и улучшить имидж своего бренда в целом. Кроме того, надежная система внутренней связи способствует лучшему управлению кризисными ситуациями, снижению рисков безопасности и расширению обратной связи, которая поможет вам продвигать вашу компанию вперед.

Итак, используйте советы, изложенные в этой статье, чтобы начать улучшать внутренние коммуникации вашей организации, чтобы вы могли начать пользоваться всеми этими и многими другими преимуществами.

Есть ли у вас собственные отличные идеи по улучшению внутренних коммуникаций в вашей организации? Поделитесь этой статьей в LinkedIn и поделитесь с нами своими мыслями!