Гибридный график работы: как заставить его работать

Как ваша команда относится к работе на месте? Как насчет полностью удаленной работы?

Если вы заметили, что ваши сотрудники колеблются или не могут остановиться ни на одном из вариантов, скорее всего, они могут принадлежать к растущему числу работников, которые немедленно перейдут на гибридный график работы.

Но как на самом деле работает гибридный график работы? И стоит ли сразу менять рабочую среду вашей команды?

Сядьте и читайте дальше, потому что мы собираемся рассказать все, что вам нужно знать об этом типе рабочего графика — от его преимуществ и недостатков до тщательно отобранных советов, которые помогут вам успешно внедрить гибридный рабочий график.

Что такое гибридный график работы?

Гибридный рабочий график — это рабочая модель, которая позволяет сотрудникам выполнять свои рабочие задачи как удаленно, так и на месте, обычно чередуя эти два варианта.

Комбинируя лучшее из обоих миров, гибридный график работы предлагает членам вашей команды возможность сотрудничать в традиционной офисной обстановке, не отказываясь от гибкости модели удаленной работы.

Четыре типа гибридных рабочих графиков

Как только удаленная работа вышла на сцену, наше восприятие как места, так и времени работы изменилось. Мы сменили кабинки на домашние столы и кафе, отказавшись от работы с 9 до 5, чтобы перейти к более гибкому графику.

Эта трансформация привела к появлению различных моделей работы, которые могли охватывать как сложности реорганизованного рабочего места, так и измененный график работы.

Естественно, появилось несколько различных типов гибридных рабочих графиков, поэтому теперь компании могут выделить и выбрать модель, которая лучше всего подходит для рабочего процесса их команд.

Тип № 1: Когортный гибридный график работы

Если вы не хотите превращать офис в переполненный источник отвлекающих факторов, групповой гибридный график работы может стать решением для вас и вашей команды.

Когортный график работы — это тщательно структурированная гибридная модель работы, предназначенная для компаний, которые хотели бы организовать свое рабочее время на основе заранее установленного графика.

Таким образом, вы можете:

• Запланируйте работу разных отделов из офиса в разные дни недели или
• Разрабатывайте новый план офисной работы каждую неделю.

Важно то, что есть заранее составленный план, чтобы члены вашей команды точно знали, когда они должны прийти в офис.

Подходит для: крупных компаний с более чем сотней сотрудников

Потенциальный недостаток: отсутствие гибкости сотрудников

Тип № 2: Гибкий гибридный график работы

Гибкий гибридный график работы — полная противоположность групповому гибридному графику работы. Сотрудникам рекомендуется время от времени выполнять свои задачи на месте, но им разрешено составлять график работы в офисе и выбирать, когда они будут работать из офиса.

Подходит для: малых предприятий с менее чем сотней сотрудников.

Потенциальный недостаток: отсутствие структуры; риск нехватки офисного помещения

Тип № 3: Гибридный рабочий график с приоритетом удаленного доступа

Хотя эта гибридная модель рабочего графика благоприятствует удаленной работе, она также не исключает полностью работу на месте.

Сотрудникам обычно разрешается выбирать собственные условия работы. Это может быть отличным вариантом для членов команды, которые хотели бы время от времени менять свои рабочие декорации или встречаться со своей командой без давления заранее оговоренного графика.

Подходит для: предприятий, работающих по всему миру, или компаний, которые хотят иметь под рукой локальный вариант.

Потенциальный недостаток: отсутствие личного взаимодействия

Тип № 4: гибридный график работы в офисе

Если вашей команде обычно необходимо физически присутствовать или сотрудничать лично, но вы все же хотите дать им возможность время от времени работать из дома, гибридный рабочий график, ориентированный на офис, может быть вашим лучшим вариантом.

Хотя их рабочее время может быть гибким, сотрудники обычно получают ограниченное количество дней в месяц, которые они могут проводить удаленно.

Подходит для: предприятий, которые в основном работают на месте

Потенциальный недостаток: ограниченная гибкость сотрудников.

Преимущества гибридного графика работы

Сочетая гибкость удаленной работы с возможностью личного сотрудничества, гибридная работа включает в себя значительную долю преимуществ обеих моделей работы.

Мы выделили 3 преимущества, которые вы должны сразу же заметить, независимо от модели гибридного рабочего графика, которую вы решите внедрить.

Преимущество № 1: улучшение баланса между работой и личной жизнью

С совершенно новым взглядом на работу пришел и другой взгляд на жизнь вне работы. Поэтому неудивительно, что колоссальные 61% сотрудников в США готовы сменить работу ради лучшего баланса между работой и личной жизнью.

Однако гибридные рабочие графики учитывают потребности этой измененной точки зрения на работу, обеспечивая гибкость и возможность выбора.

Позволяя сотрудникам время от времени работать из любого места, гибридные графики работы помогают им компенсировать стресс и легко планировать внерабочие дела в нерабочее время. Это особенно характерно для сотрудников, которые попрощались с повседневными поездками на работу после перехода на удаленную работу.

Преимущество № 2: доступ к глобальному кадровому резерву

Подобно удаленному графику, гибридный график работы позволяет компаниям расширять свой кадровый резерв и нанимать таланты со всего мира.

Благодаря тщательно продуманному гибридному рабочему плану, обеспечивающему достаточную гибкость, компании могут легко найти и нанять наиболее квалифицированных людей.

Возможность поиска сотрудников по всему миру также может оказаться полезной для компаний, которые хотят нанять сотрудников в сфере с большой нехваткой талантов, например в ИТ-индустрии.

Преимущество № 3: пространство для продуктивного сотрудничества

Переход от традиционной офисной среды к гибридной рабочей модели оставляет компаниям достаточно места, чтобы максимально использовать обе рабочие среды.

Вместо того, чтобы тратить свое рабочее время на то, чтобы не отвлекаться, сотрудники, которые работают в офисе в определенные дни, могут использовать эти часы для продуктивного сотрудничества.

Таким образом, такие сеансы, как ежемесячные встречи, мозговые штурмы и групповые проверки, могут проводиться в рабочее время, оставляя удаленное время исключительно для индивидуальной работы и задач, которые требуют среды, свободной от отвлекающих факторов.

Недостатки гибридного графика работы

Как и его преимущества, недостатки гибридного графика работы связаны с его связью как с традиционным графиком с 9 до 5, так и с моделью удаленной работы.

Однако, рассмотрев 3 наиболее распространенных недостатка, с которыми вы можете столкнуться, если собираетесь возглавить гибридную команду, вы увеличите свои шансы избежать их.

Недостаток № 1: более высокий риск выгорания

Хотя гибридный рабочий график может помочь в достижении идеального баланса между работой и личной жизнью, всякий раз, когда на столе есть гибкость, всегда есть риск переутомления.

Без четких границ и правил отключения от работы сотрудники, как правило, работают дольше, в результате чего они перегружены и истощены.

Точно так же, если вы решите перейти на гибридную модель работы, не адаптировав соответствующим образом свои бизнес-процессы, ваши команды могут в конечном итоге сжигать свечи в полночь изо дня в день.

Чтобы уровень стресса в вашей гибридной команде не зашкаливал, введите четкую политику гибридной работы и установите четкие ожидания и ключевые показатели эффективности вместо того, чтобы увеличивать нагрузку на переутомление.

Clockify профессиональный совет

Работа днем ​​и ночью не только саботирует производительность сотрудников, но и наносит большой вред их психическому здоровью. Узнайте, как этого избежать с вашей командой, здесь:

• Как переутомление влияет на продуктивность и психическое здоровье

Недостаток № 2: усиление неравенства на рабочем месте

Управление гибридной командой сопряжено с риском предпочтения определенных сотрудников в зависимости от их предпочтительного места работы.

Это явление называется предвзятостью близости. Хотя это веками помогало людям выбирать самый безопасный и привычный вариант, это может привести к неосознанному фаворитизму и неравным шансам продвижения по службе.

Таким образом, вместо того, чтобы предоставить сотрудникам равные шансы на продвижение по службе, менеджеры, как правило, предлагают возможности продвижения сотрудникам, которые работают в офисе, только потому, что они видят их чаще.

Чтобы не отдавать предпочтение сотрудникам, работающим в помещении, и исключать тех, кто работает дома, вам нужно найти способ сократить расстояние и предоставить всем равные возможности для продвижения вперед.

Если вы управляете гибридной командой, начните с выбора правильных инструментов, которые позволят вам оставаться на связи со всеми. Кроме того, убедитесь, что вся необходимая информация доступна каждому члену команды, независимо от его рабочего места.

Недостаток № 3: повышенные риски кибербезопасности

Как только организации переходят на гибридную систему, они рискуют потенциальной брешью в безопасности данных, поскольку их командам необходимо обрабатывать данные компании, работая вне офиса.

Тем не менее, есть способы предотвратить инциденты с данными в вашей компании. Они включают:

• Разработка подробных процедур обработки и доступа к информации за пределами компании, а также
• Внедрение программных решений, обеспечивающих безопасность данных.

Если вы и ваши сотрудники только недавно решили перейти на гибридный график работы, убедитесь, что вы:

• Убедитесь, что у всех есть безопасное подключение к Интернету,
• Введены брандмауэры и/или VPN, и
• Ограниченный доступ к конфиденциальной информации.

6 советов по внедрению гибридного рабочего графика

Хотя переход на гибридный график работы — это процесс, требующий детального и долгосрочного планирования и подготовки, есть способы пропустить несколько шагов.

Мы перечислили 6 советов, которые помогут вам успешно внедрить гибридный рабочий график.

Совет № 1. Установите правила гибридного рабочего места

Если вы хотите, чтобы ваши рабочие процессы сохраняли тот же уровень прозрачности и эффективности, что и в рабочие дни, вам необходимо заранее установить четкие процессы и процедуры.

Хотя гибридные рабочие процедуры могут различаться в зависимости от размера компании и ежедневных операций, есть несколько универсальных основных правил, которые вы должны попытаться установить прямо сейчас:

• Начните с определения точных условий, которые необходимо выполнить для работы вне офиса . Возможно, некоторым из ваших сотрудников необходимо остаться на месте из-за характера их работы, поэтому четко определите критерии перехода на удаленную среду.
• Составьте подробный гибридный график работы, в котором укажите, когда сотрудники должны быть на месте . Будь то адаптация, встречи один на один или мероприятия по созданию команды, работники должны четко понимать ожидания руководства в отношении их рабочей среды.
• Расскажите о правилах рабочего времени сотрудников . Если вы решите ввести гибкий график работы, убедитесь, что вы указали основные часы, когда все сотрудники должны быть в сети во время удаленной работы.

Совет № 2: тщательно выбирайте инструменты

Независимо от того, предпочитают ли ваши сотрудники работать в офисе или вы внедрили гибридный график удаленной работы, каждый должен иметь возможность эффективно сотрудничать, несмотря на физическое расстояние.

Начните с выбора надежного приложения для командного чата, которое позволит вам и вашим коллегам поддерживать эффективный рабочий процесс, позволяя вам:

• Делиться файлами,
• Совершите быстрый видеозвонок и
• Даже хранить данные.

Чтобы повысить прозрачность рабочего процесса, вы можете внедрить приложение для отслеживания времени, которое позволит вам и вашей команде визуализировать ход выполнения задачи и оставаться в курсе производительности ваших коллег.

Не забудьте выделить достаточно времени для тестирования каждого приложения, которое вы собираетесь внедрить в гибридный рабочий процесс вашей команды. Таким образом, вы убедитесь, что все работает, прежде чем официально перейти на гибридный график работы.

Совет № 3: подумайте об оценке продуктивности

Когда команда меняет свою рабочую среду, менеджеры, как правило, сталкиваются с трудностями при оценке уровня производительности каждого сотрудника в изменившихся условиях. Не имея возможности заглянуть за стол сотрудника, он может даже стать жертвой микроменеджмента.

Чтобы избежать давления на членов вашей команды, попробуйте с самого начала установить четкие ожидания и прозрачную систему оценки производительности.

Вместо того, чтобы сосредотачиваться на количестве отправленных электронных писем или времени, проведенном на собраниях, попробуйте следующее:

• Анализировать окончательные результаты,
• Поощряйте разбиение крупных проектов на более мелкие измеримые цели и
• Определите четкие KPI.

Вы также можете воспользоваться программным обеспечением для планирования проектов, которое поможет вам назначать задачи и следить за их ходом.

Тем не менее, имейте в виду, что как бы тщательно вы ни подошли к процессу создания системы оценки производительности, вы никогда не сможете использовать одни и те же показатели для каждого отдела.

Иногда вы будете изучать ряд закрытых сделок, а в других случаях показателем эффективности сотрудника будет его уровень инноваций.

Совет № 4: Пусть офис соответствует вашим намерениям

Независимо от того, сколько часов сотрудники тратят на работу из офиса после перехода на гибридный график работы, важно учитывать это время.

Прежде чем составлять расписание офиса, подумайте, когда и почему вы хотели бы, чтобы команды приходили в офис. Хотели бы вы использовать это время для общения и общения в команде, или рабочие часы будут зарезервированы для выполнения задач?

Какой бы вариант вы ни выбрали, подумайте, как рабочая среда может соответствовать вашему намерению максимально эффективно использовать рабочее время.

Если вы хотите поощрять командное взаимодействие и сотрудничество, подумайте о реорганизации офиса, чтобы оставить как можно больше открытого пространства. Таким образом, вы создадите для сотрудников условия для естественного общения и сотрудничества друг с другом.

Если вы хотите, чтобы сотрудники продуктивно проводили свои часы в офисе, постарайтесь уменьшить количество отвлекающих факторов и предоставьте им тихое место с большим количеством естественного света — это повысит их настроение и продуктивность.

Совет № 5: Оставайтесь на связи со своей командой

После того, как вы решили внедрить гибридный рабочий график, вам нужно будет оптимизировать операции, инструменты и рабочее время вашей организации. Но вам также нужно будет внести коррективы в свой собственный график и освободить место для общения в режиме реального времени с вашей командой.

Командное общение должно быть более обдуманным из-за физического расстояния, поэтому не забудьте озвучить свое рабочее время и доступность.

Предоставьте своей команде возможность доступа к вашему календарю и предложите им время от времени планировать встречи с вами.

Таким образом, вы не только сможете уделить внимание каждому члену команды, но и получите возможность:

• Получите отзывы о вашем новом графике работы из первых рук,
• Выслушивать опасения сотрудников и
• Внесите соответствующие коррективы при планировании их задач.

Совет № 6: Делайте это каждый день

Прежде чем сделать гибридный рабочий график официальным, начните с малого и оставьте место для периода адаптации, чтобы убедиться, что все идет по плану.

Если ваши коллеги уже какое-то время работают полностью удаленно, и вы хотели бы перейти на гибридный график, основанный на офисе, начните с того, что приглашайте их в офис один раз в неделю.

То же самое касается сотрудников, работающих на территории предприятия, которые собираются перейти на гибридный график, основанный на удалении, потому что люди — существа привычки.

На самом деле, наука уже доказала, что поведение человека тесно связано с его физической средой. Поэтому, если вы подтолкнете сотрудников к внезапной смене рабочей среды, вы можете заметить значительное снижение производительности.

Чтобы это не нарушило рабочий процесс вашей организации, вводите новый график работы постепенно — и постарайтесь понять, не работает ли он как часы в начале.

Подведение итогов: создание гибридного рабочего графика — это командная работа

Как вы, возможно, уже заметили, внедрение гибридного графика работы — это работа далеко не одного человека.

Чтобы заставить гибридную модель работать, вам необходимо учитывать привычки вашей команды и побуждать их высказывать свое мнение и опасения по ходу дела.

Вам также необходимо:

• Выберите набор инструментов, которые будут работать с вашим новым графиком,
• Подумайте о руководящих принципах гибридной работы вашей организации и
• Будьте готовы вносить изменения по мере продвижения, независимо от того, насколько хорошо вы спланировали переход.

Имейте в виду, что ошибки, с которыми вы сталкиваетесь на этом пути, могут помочь вам точно настроить новый рабочий график — и вы быстро настроите свою гибридную команду на успех.

️ Ваша команда уже перешла на гибридный график работы? С какими трудностями вы столкнулись на этом пути? Дайте нам знать по адресу [email protected], и мы можем включить ваш опыт в эту или одну из наших будущих статей. И, если вам понравился этот пост в блоге, поделитесь им с кем-то, кто, по вашему мнению, будет заинтересован в его прочтении.