Как использовать групповое разделение и роли в HubSpot CRM

Одна из замечательных особенностей набора инструментов HubSpot на базе CRM заключается в том, что любой сотрудник вашей компании, имеющий имя пользователя и пароль, может работать на платформе и получать доступ к необходимой информации без помощи веб-разработчика или ИТ-специалиста.

Но также верно и то, что одна из самых пугающих особенностей платформы HubSpot заключается в том, что любой, у кого есть имя пользователя и пароль, может работать с инструментом и получать доступ к информации CRM и маркетингу, продажам, обслуживанию клиентов и ресурсам веб-сайта!

Вы видите здесь потенциальную проблему?

Вот почему права доступа пользователей HubSpot и функция группового разделения являются обязательными для организаций, в системе которых есть несколько пользователей и отделов.

Что такое разбиение HubSpot?

Разделение в HubSpot — это функция, которая помогает организовать вашу CRM, активы и инструменты так, чтобы доступ к ним имели только нужные команды и пользователи, помогая устранить путаницу и возможные ошибки. На портале HubSpot вы можете выбирать элементы и назначать их различным командам или отделам, которым они нужны, ограничивая при этом доступ к ресурсам, которые им не нужны , помогая командам и пользователям оставаться сосредоточенными и организованными.

Разделение HubSpot было первоначально развернуто в 2018 году, но в 2020 году оно получило большое обновление — наряду с другими обновлениями CMS Hub — что обеспечило более глубокий групповой доступ ко всем маркетинговым инструментам, таким как формы, электронные письма, призывы к действию и многое другое.

Кто может использовать разбиение HubSpot?

Как правило, небольшие команды могут не нуждаться в разделении, но все же полезно ознакомиться с этой функцией, когда ваша компания и команды будут расти. Также важно отметить, что ваша способность разделять активы зависит от вашей подписки на HubSpot.

Все учетные записи HubSpot могут разделять записи CRM. Представления CRM и входящие сообщения во всех центрах, включая маркетинг, продажи, обслуживание, CMS и операции.

Однако после этого вам потребуется подписка Professional или Enterprise для более продвинутых возможностей разделения. Как вы можете себе представить, Enterprise предлагает больше возможностей и превосходит те, что доступны с учетной записью Professional. Например, для разделения блогов и веб-страниц по группам требуется подписка Enterprise на CMS или Marketing Hub.

Источник: ХабСпот

Зачем использовать разбиение HubSpot?

В двух словах, разделение сводится к двум целям — организации и ограничению доступа к активам на вашем портале HubSpot для определенных команд и пользователей.

Доступ

Те, кто в конечном счете отвечает за управление и контроль активами отдела, являются экспертами и должны гарантировать, что все активы и функции на серверной части сохранят свою целостность и не будут случайно изменены неопытным пользователем. Разделение поможет вам сделать это

Например, вы не хотите, чтобы кто-то случайно запустил черновик электронной рассылки по всему вашему списку контактов преждевременно. Помните тот проект, над которым вы работали несколько недель? Представьте, что кто-то по ошибке изменил кучу деталей или вообще удалил их. Или как насчет того конфиденциального внутреннего объявления компании, которое должно было быть опубликовано в вашей частной интрасети, а вместо этого опубликовано в вашем общедоступном блоге с тысячами подписчиков, вместе с уведомлением по электронной почте?

Угу.

Организация

Еще одно преимущество разделения HubSpot заключается в том, что оно помогает организовать ресурсы вашей команды, устраняя беспорядок и путаницу. Если вы использовали HubSpot какое-то время, вы, вероятно, создали много отличного контента, от блогов и целевых страниц до кампаний по электронной почте, рабочих процессов, документов о продажах, последовательностей и многого другого. Вы также зафиксировали множество лидов и контактов в CRM. Анализ всех этих данных и информации занимает много времени и может показаться непосильным для тех, кому может просто понадобиться доступ к нескольким активам.

Примеры разбиения HubSpot

Разделение отлично подходит, если ваша компания имеет несколько филиалов или офисов. Вы можете создавать уникальные команды для разных локаций, каждая со своими маркетинговыми и торговыми активами, специальными акциями или списками контактов. Пользователи видят только тот контент, который имеет отношение к ним , и не будут случайно загружать и публиковать социальную графику, например, для местоположения в другом городе или другом регионе.

Примеры других вариантов использования для разделения в HubSpot могут включать:

• Отдельные команды для HR, маркетинга, продаж и разработчиков. Активы, необходимые для каждой из этих команд, вероятно, немного отличаются, поэтому упростите им задачу, выполнив для них фильтрацию.
• Продуктовые или бренд-команды. Вы производитель с разными бизнес-подразделениями или брендами? Производитель продуктов питания, например, может иметь несколько продуктов, каждый из которых имеет свои собственные маркетинговые и коммерческие материалы в дополнение к определенным спискам контактов.
• Географические команды. Если вы обслуживаете несколько рынков, которым нужны отдельные активы, вы можете разделить их по регионам. Это особенно полезно для промышленных предприятий, которые обслуживают другие страны и которым необходимо поддерживать активы на нескольких языках.
• Большие маркетинговые команды. Для более крупных организаций у вас может быть несколько команд в отделе маркетинга. Например, вы можете разделить информацию о выборе для вашей команды событий и группы контента.
• Команды разработчиков. Более крупные веб-команды могут назначать разные разрешения для дизайнеров, разработчиков и SEO-стратегов.

Как начать использовать разрешения HubSpot

Если у вас есть учетная запись Professional или Enterprise, сначала ознакомьтесь с возможностями разделов, доступными для вашего уровня подписки. База знаний HubSpot — хорошее место для начала. Оттуда вы захотите следовать этой структуре:

Определите цели

Рассмотрим приведенные выше варианты использования в качестве отправной точки, чтобы помочь вам понять, какие проблемы могут быть в вашей организации, и лучший способ решить их с помощью разделения. Это может быть разделение кампаний, чтобы вы могли адаптировать свой охват к уникальным потребностям различных рынков или отраслей, которые вы обслуживаете. Или, может быть, вы видите необходимость отточить контакты для конкретных брендов или продуктовых линеек. Определение ваших целей послужит основой вашей стратегии разделения.

Создание команд

Использование родительских и дочерних команд для каждого подразделения (франшизы, рынка, отрасли, бренда, продукта и т. д.) помогает организовать ресурсы в каждом HubSpot Hub, чтобы члены команды могли легко получить доступ к тому, что им нужно, и только к тому, что им нужно, без просеивания. через шквал нерелевантного контента.

Назначение пользователей в команды

Добавьте пользователей в свою учетную запись HubSpot и назначьте каждого в соответствующую команду (команды) вместе с правильными разрешениями. Вы также можете назначить опытных суперадминистраторов, у которых есть разрешение видеть другие команды, чтобы помочь управлять ими. Это особенно важно для мониторинга и поддержания стандартов бренда и обеспечения единообразия по всем направлениям.

Назначение ресурсов командам

Как только члены команды будут определены, разделите активы в своей учетной записи и определите, какие команды имеют доступ к соответствующим активам. Это можно сделать для отдельных активов или сделать массово, если у вас много существующего контента. Помните, что весь вновь созданный контент по умолчанию доступен всем командам с правами доступа к контенту. Если вы хотите ограничить доступ к определенным командам, вам необходимо установить специальные разрешения для объекта во время его создания.

Установить права пользователя

Разрешения основаны на инструменте, определяющем, что каждый пользователь может просматривать, редактировать и публиковать в вашей учетной записи. Некоторые примеры включают контакты, сделки, задачи, билеты и компании. Установив разрешения «только для группы», вы можете быть уверены, что люди, которым назначены их инструменты, получат только те активы, которые им нужны.

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ: 7 советов по эффективному внедрению HubSpot CRM

Поддержите свои команды. Поддержите свой рост.

Благодаря разделению на основе команд ваша растущая организация может оптимизировать свои операции, предоставляя каждой команде и ее членам именно то, что им нужно. Ничего больше. Не меньше. Это не только сэкономит им время и нервы; это также придаст им уверенности в том, что они оснащены инструментами, необходимыми для достижения успеха.

Если вы хотите узнать больше о разделении HubSpot и о том, подходит ли подписка Professional или Enterprise для вашего растущего бизнеса, посетите нашу страницу « Зачем переходить на HubSpot ». Тогда обращайтесь с любыми вопросами.