Как написать электронное письмо? Простое пошаговое руководство

Существует множество способов общения и платформ социальных сетей для связи и общения друг с другом. На предприятиях лучший способ общения с клиентами, сотрудниками или деловыми партнерами — электронная почта.

Электронный маркетинг — самый убедительный способ общения с вашим клиентом для развития вашего бизнеса. Деловые электронные письма помогут вам построить прочные отношения с вашими клиентами. Итак, убедитесь, что ваша электронная почта достаточно эффективна, чтобы стимулировать маркетинговые кампании по электронной почте.

Чтобы получить правильный ответ от получателя, вы должны тщательно написать свое электронное письмо. В этой статье мы расскажем вам, как написать электронное письмо .

Что такое электронная почта?

Электронная почта означает электронная почта, способ связи. Это метод отправки или передачи сообщений с одного компьютера на другой через Интернет. Люди могут отправлять электронные письма другим через Интернет, используя свои компьютеры или ноутбуки. Для этого требуется адрес электронной почты обоих и Интернет.

Электронное письмо может быть личным или профессиональным. Это способ отправки сообщений в цифровом мире. Некоторые правила этикета электронной почты необходимо соблюдать во всех типах электронных писем. Электронный маркетинг является ключевым источником получения хорошего дохода. Поэтому очень важно написать эффективное электронное письмо для вашего бизнеса.

Вот несколько советов, как написать эффективное электронное письмо

Профессиональная электронная почта является отражением вашего бизнеса. Он должен иметь этикет электронной почты и тон вашего бренда. Есть несколько советов , как написать электронное письмо , чтобы сделать его более эффективным. Это повысит эффективность вашей электронной почты, чтобы привлечь внимание получателя. Вот советы:

• Вы должны использовать профессиональный адрес электронной почты.
• Управляйте формальным тоном всей почты, которая должна продемонстрировать индивидуальность вашего бренда.
• Используйте простую и броскую тему письма.
• Начните письмо с позитивного приветствия.
• Сообщения или электронные письма должны быть короткими и лаконичными.
• Используйте один шрифт и используйте изображения, но не переусердствуйте.
• Завершение письма положительными замечаниями.
• Будьте простыми и добрыми при подписании.
• Используйте соответствующую подпись, такую ​​как ваше имя, должность или веб-сайт компании.
• Проверьте все в письме, включая орфографические ошибки, грамматику и т. д.
• Вы можете запланировать электронную почту.
• Вы можете настроить напоминания и последующие действия.

Пошаговое руководство по написанию электронного письма

Деловые электронные письма или профессиональные электронные письма используются для передачи ваших сообщений. Если все сделано правильно, вы получите положительный ответ от получателей, например, переход на веб-сайт, ответ и т. д. При написании электронного письма вам необходимо понимать его важность, которая увеличит ваш доход. Таким образом, электронная почта является частью электронного маркетинга.

Вот шаги, которые покажут вам, как написать электронное письмо очень просто. Эти несколько шагов помогут вам создать правильное электронное письмо с некоторыми важными моментами, которые необходимо понять. Есть 8 простых шагов, чтобы написать электронное письмо следующим образом:

1. Тема письма

Строка темы — это первое, что читает получатель. Строка темы направлена ​​на то, чтобы привлечь внимание получателя и дать ему подсказку о содержании электронного письма. Это самая важная часть электронного письма до того, как оно будет открыто, поэтому лучше подойти творчески и просто.

Оно должно бросаться в глаза, чтобы вызвать любопытство получателей и открыть письмо. Оно должно четко указывать получателю, что находится в электронном письме. Вы можете использовать смайлики, чтобы привлечь внимание получателя.

2. Приветствие

Начните свое сообщение с позитивного приветствия. В официальных или профессиональных электронных письмах вам следует обратить внимание на слова, которые вы используете для приветствия. Он должен быть позитивным, но не слишком дружелюбным или чересчур жестким.

Ваши отношения с получателем помогут вам определить, какое слово следует использовать для приветствия. Например, избегайте использования таких слов, как «Уважаемый», «Привет, друзья» и т. д. Некоторые примеры приветствий, которые вы можете легко использовать в профессиональных электронных письмах, — это «Привет», «Уважаемый (имя)», «Приветствую», «Всем привет» и т. д.

3. Представьтесь или укажите цель вашего электронного письма

Начав с позитивного приветствия, вы должны представить себя или свой бренд и установить фон вашего письма.

Затем объясните цель вашего электронного письма, например, что заставляет вас писать электронное письмо получателю или причину, по которой вы связываетесь с получателем. Это также зависит от того, кому вы отправляете электронное письмо. Например, если получатель вашего электронного письма является вашим клиентом, и вы отправляете электронное письмо в первый раз, вам следует упомянуть свой бренд.

4. Тело или сообщение в электронном письме

Оно должно быть кратким и лаконичным. Сообщение в электронном письме должно быть по делу. В последнее время почтовый ящик каждого был заполнен электронными письмами. У людей нет времени читать длинные электронные письма.

Так что вы должны быть краткими и простыми. Вы должны использовать один шрифт во всем письме, а также можете использовать изображения или гифки, чтобы кратко пояснить свое сообщение. Обязательно используйте хотя бы один CTA. Это увеличит ваш рост. И поддерживать тон вашего бренда. Вы можете сделать предложение клиентам, чтобы повысить вовлеченность пользователей.

5. Заключительные тексты

Это так же важно, как приветствие. Оно должно быть позитивным, как позитивное приветствие. Вы можете закончить свое сообщение текстами, побуждающими получателя ответить положительно. Сделайте так, чтобы конец вашего электронного письма направлял получателя к тому, о чем следует поговорить.

Заключительные слова должны стать началом следующего разговора с адресатом. Например, «с нетерпением жду вашего ответа», «рад помочь вам», «пожалуйста, не стесняйтесь позвонить» и т. д.

6. Подписание

Подписываясь в конце профессионального электронного письма, используйте простые и добрые слова. Оно должно быть коротким и простым. Если вы впервые отправляете электронное письмо получателю, вам следует организовать формальный и правильный способ подписи. Вы можете использовать простое «спасибо» в конце или «спасибо за ваше время».

В завершение можно использовать несколько хороших слов: -С уважением, Хорошего дня, С уважением, Теплые пожелания, Всего наилучшего, С наилучшими пожеланиями.

7. Ваша подпись

Всегда используйте профессиональную подпись в конце письма. Вы должны использовать подпись электронной почты, которая показывает ваш бренд, имя и роль в компании. Это поможет вам построить доверие и подлинность вашего получателя. Вы должны указать ссылки на социальные сети компании и контактные данные (номер телефона и адрес). Вы можете использовать подпись HTML.

8. Проверяйте все или вычитывайте

Когда сообщение вашей электронной почты закончится, и вы написали правильное электронное письмо для своего получателя, проверьте все еще раз. Прежде чем нажать на кнопку отправки, проверьте письмо. Убедитесь, что в письме все в порядке.

Любая грамматическая или орфографическая ошибка испортит сообщение. Все форматирование, изображения, призывы к действию, а также грамматика и правописание должны быть правильными.

Примечание. Создайте шаблон электронной почты

Написание электронной почты имеет важное значение в маркетинге и должно быть лучшим для развития вашего бизнеса. Чтобы свести к минимуму время написания одного и того же типа электронного письма снова и снова, вам следует создать для него шаблон. Шаблон электронной почты, который вы создаете с определенной целью, может использоваться для каждого получателя, которому вы должны его отправить.

Вы можете создать столько настраиваемых шаблонов электронной почты, сколько вам нужно. Правильно написанный шаблон электронной почты может помочь сэкономить время и избежать ошибок.

Заключение

Общение по электронной почте имеет важное значение в маркетинге для построения прочных отношений в бизнесе. Вы должны знать, как написать электронное письмо с соблюдением этикета электронной почты, и быть в курсе советов и изменений. Мы поделились некоторыми важными советами, которые сделают вашу профессиональную электронную почту более эффективной.

Независимо от того, пишете ли вы электронное письмо клиенту или сотруднику, повысьте ценность своего бренда. Говорите просто и по делу.

Чтобы писать идеальные электронные письма и использовать готовые шаблоны, рассмотрите возможность использования программного обеспечения для электронного маркетинга NotifyVisitors. Чтобы узнать больше об этом, запланируйте бесплатную демонстрацию.

Часто задаваемые вопросы