Как подготовиться к написанию коммерческого предложения

(Эта статья была первоначально опубликована 17 апреля 2018 г. и обновлена ​​25 мая 2021 г. и 18 октября 2022 г.)

Ландшафт продаж постоянно меняется, но мы разработали проверенный процесс написания предложений, который продолжает закрываться. И к счастью для вас, мы хотели бы поделиться. К концу этой статьи у вас будет все, что вам нужно, чтобы написать собственное выгодное коммерческое предложение.

1. Что такое коммерческое предложение?

2. Что нужно включить в коммерческое предложение

3. Упростите себе работу с помощью шаблонов предложений

4. Советы по написанию запоминающегося делового предложения

Как подготовиться к написанию коммерческого предложения

Коммерческое предложение — это торговый документ, который используется для того, чтобы убедить потенциального клиента приобрести товары или услуги. Это ваш шанс убедить их в том, что ваша компания — правильный выбор для этой работы, поэтому крайне важно, чтобы вы все сделали правильно. Есть несколько способов сделать коммерческое предложение, но конечная цель остается неизменной: продать.

Запрошенные и незапрашиваемые деловые предложения

Запрошенное коммерческое предложение — это именно то, на что оно похоже — коммерческое предложение, которое отправляется потенциальному клиенту после того, как он отправит формальный или неофициальный запрос предложений от поставщиков.

С другой стороны, незапрошенное деловое предложение отправляется потенциальным клиентам (например, прямая почтовая рассылка или холодная электронная почта), которые не запрашивали его. В этой ситуации компании используют общие предложения, чтобы закинуть широкую сеть, отфильтровывающую незаинтересованных получателей от потенциальных клиентов.

Без подробностей о вашем потенциальном бизнесе или потребностях незапрошенные деловые предложения в значительной степени являются выстрелом в темноту. Хотя вы, безусловно, можете отправить кучу холодных электронных писем в надежде привлечь несколько потенциальных клиентов, есть вероятность, что ваше сообщение попадет прямо в спам или окажется в корзине. Мы рекомендуем избегать незапрошенных предложений и вместо этого сосредоточить эту энергию на процессе квалификации ваших потенциальных клиентов и отправить им идеальное предложение.

Что нужно включить в коммерческое предложение

Начало предложения может показаться ошеломляющим. Однако, если вы разобьете процесс написания предложения на разделы, вам будет намного легче сдвинуться с мертвой точки. Как только вы организовали свои мысли, вы можете заняться одним разделом за раз. К концу вы получите отличный контент, который вы даже можете повторно использовать для будущих предложений.

Основные элементы коммерческого предложения:

• Обложка предложения
• Управляющее резюме
• Постановка задачи
• Предложенное решение
• Результаты проекта
• Основные этапы проекта
• Бюджет/цена
• О нас/команда
• Социальное доказательство

1. Обложка предложения

Обложка вашего предложения — это первое, что увидит потенциальный клиент, поэтому она должна быть привлекательной. Он не должен быть броским — простота обычно лучше, — но он должен быть хорошо продуман. Обложка предложения должна включать всю соответствующую информацию, такую ​​как:

• Название проекта
• Справочные номера проекта
• Имя клиента и контакт, которому вы отправляете
• Название вашей компании и контактные данные
• Дата подачи предложения
  

Основные цели обложки предложения — привлечь внимание потенциальных клиентов и подготовить почву для вашего предложения, прежде чем вы погрузитесь в детали. Хорошая обложка предложения может произвести отличное первое впечатление и заинтересовать потенциального клиента вашей подачей.

2. Резюме

Одно из самых больших заблуждений о предложениях состоит в том, что исполнительное резюме — это краткое изложение всего вашего предложения. Это не; это краткое изложение того, почему ваше решение является правильным. В нем объясняется, почему ваш потенциальный клиент должен выбрать именно вашу компанию, а не конкурентов.

Целью резюме является продажа, поэтому оно должно быть убедительным и сосредоточенным на преимуществах вашей компании/продукта/услуги, а не описательным и сосредоточенным на характеристиках. Хорошее резюме должно состоять из пяти ключевых компонентов:

1. Новичок
2. Необходимость
3. Решение
4. Доказательство
5. Призыв к действию

Соедините их все вместе, и у вас есть рецепт успешного резюме, которое сразит вашего потенциального клиента наизнанку.

Если вам все еще интересно , как написать резюме для вашего предложения, мы вам поможем. Узнайте о том, что можно и чего нельзя делать с резюме, а также о многом другом в нашем блоге.

3. Постановка задачи

Потенциальные клиенты хотят знать, что вы их получаете, и этот раздел — идеальное место, где вы можете продемонстрировать свое усердие. Поймите и опишите точные проблемы и проблемы, с которыми сталкивается ваш потенциальный клиент, независимо от того, знают они о них или нет. Это поможет укрепить доверие и усилить важность решения их проблем, что проложит вам путь к продаже вашего решения.

4. Предлагаемое решение

Опишите подход, который ваша команда будет использовать для решения проблем вашего потенциального клиента, а также связанный с этим процесс. Пропустите общую подачу и будьте как можно конкретнее — вы не хотите, чтобы у вас сложилось впечатление, что вы отправили стандартное предложение и просто заменили имя другого потенциального клиента на его имя. Даже если это та же самая услуга, которую вы продаете большинству своих клиентов, сделайте контекст предложения индивидуальным.

5. Результаты проекта

Уточните, что включено в предложение и что потенциальный клиент может ожидать от вас. Важно, чтобы у вас были подробные описания для каждого результата. Не думайте, что ваш лидер уже знает объем каждой услуги или даже то, что она означает. Ясность и прозрачность на раннем этапе помогут вам избежать недопонимания в отношении ожиданий позже.

Имейте в виду, что человек, которому вы доставляете предложение, может быть не единственным (или окончательным) лицом, принимающим решения. В случае, если ваше предложение будет показано другим заинтересованным сторонам, подробная разбивка результатов может помочь им понять, что именно они подписывают.

6. Вехи проекта

Дайте потенциальным клиентам представление о том, чего ожидать и когда они могут ожидать, разбив проект на этапы. Это позволит вам наметить события и результаты для каждого, в том числе сколько времени это займет, кто за что отвечает и что будет выполнено по завершении каждой вехи. Держа потенциальных клиентов в курсе с самого начала, вы будете лучше подготовлены, если одной из сторон потребуется внести какие-либо коррективы в сроки или сроки.

7. Бюджет/цена

Раздел ценообразования включает в себя все, что связано с… ценообразованием. Он охватывает все, от сборов и налогов до скидок и не только, помогая потенциальным клиентам точно понять, за что они платят. Хотя этот раздел когда-то считался необязательным, сейчас он очень важен. На самом деле мы проанализировали более 2,6 млн предложений и обнаружили, что 97,6% предложений содержат информацию о ценах . Так что не пропустите это.

Вместо этого найдите способ заставить его работать на вас. Многие специалисты по продажам используют интерактивные таблицы цен для отображения раздела цен, поскольку они предоставляют клиентам простой способ экспериментировать с вариантами и создают возможности для перекрестных продаж. Кроме того, наше исследование показывает, что предложения с интерактивным ценообразованием имеют коэффициент закрытия на 12,6% выше, чем предложения со статическим ценообразованием.

Здесь, в Proposify, мы рекомендуем называть этот раздел «вашими инвестициями», потому что он позиционирует проект как инвестиции в рост и успех будущей компании, а не просто затраты.

8. О нас/команда

Объясните, кто вы как компания; что вы делаете, почему вы существуете, ваш опыт и ваше уникальное торговое предложение. Опишите все услуги или продукты, которые вы предлагаете, а не только те, которые имеют отношение к этому предложению. Это может быть шанс продать вашим клиентам, или, по крайней мере, может дать им представление о том, что еще вы можете предложить.

Не забудьте показать свой главный ресурс — свою команду! Дайте вашему потенциальному клиенту уверенность в том, что он нанимает лучших, подчеркнув опыт и силу членов команды, которые будут работать над их проектом.

9. Социальное доказательство

В то время как в предложениях описывается, что вы собираетесь сделать для клиента, социальное доказательство доказывает, что вы можете это сделать. Независимо от того, сколько раз вы заявляете, что ваша компания имеет «обширный опыт», без тематического исследования или других форм социальных доказательств, подтверждающих это, эти слова могут быть бессмысленными и рискованными для нового потенциального клиента.

Компании часто не решаются включать тематические исследования в свои предложения, потому что это больше работы, чем все остальное, особенно когда вы находитесь в процессе подготовки и отправки предложения в сжатые сроки. Суть в том, чтобы перестать рассматривать тематические исследования как необязательные и вместо этого рассматривать их как важный инструмент продаж; инструмент, который может стать переломным моментом между вами и конкурентами.

Но тематические исследования — не единственный способ доказать, что вы можете идти пешком — социальное доказательство бывает разных видов и форм. Отзывы, истории клиентов и обзоры — это лишь некоторые из многих способов, которыми вы можете использовать свою прошлую работу, чтобы завоевать доверие ваших потенциальных клиентов. Независимо от того, ищете ли вы другой способ продемонстрировать свою ценность или стремитесь дополнить существующие тематические исследования, включение других форм социального доказательства может помочь вам вывести ваши бизнес-предложения на новый уровень.

Экономьте время с помощью шаблонов предложений

Шаблоны предложений — чрезвычайно эффективный способ написать выгодное коммерческое предложение. Вместо того, чтобы раздувать его каждый раз, когда вы начинаете новое предложение, используйте профессионально разработанный шаблон, который можно настроить в соответствии с вашими потребностями. Попрощайтесь со скучными документами Word, пресными таблицами цен и несоответствующими изображениями. Шаблоны предложений позволяют легко продемонстрировать свой бренд и ускорить заключение сделок. Вот лишь некоторые из многих преимуществ:

Отправляйте предложения быстрее

Шаблоны бизнес-предложений помогут вам быстрее реализовать свое предложение, дав вам установленную отправную точку. Вместо того, чтобы начинать с нуля каждый раз, когда вы обращаетесь к новому потенциальному клиенту, вы начнете с шаблона и заполните разделы в соответствии с потребностями каждого потенциального клиента.

Получите душевное спокойствие

Если вы до сих пор вручную собираете документы о продажах и отправляете их потенциальным клиентам, возможно, в прошлом у вас что-то шло не так. Большие PDF-файлы часто застревают в спам-фильтрах, файлы отказываются открываться, и возникают проблемы с совместимостью. Используя шаблон бизнес-предложения, вы просто отправляете ссылку своему потенциальному клиенту, и он может просмотреть ваше предложение онлайн, в любое время и в любом месте. Кроме того, вы сможете отслеживать, кто и когда его просматривал.

Будьте более последовательны

Если у вас есть несколько человек или групп, работающих над вашими предложениями, вы знаете, как сложно поддерживать согласованность в ваших торговых документах. От форматирования до дизайна и всего, что между ними, трудно гарантировать, что все находятся на одной странице (и версии). Создавая свои собственные шаблоны предложений, ваши документы о продажах всегда будут согласованными, поскольку ваша команда будет сотрудничать, чтобы доставить их потенциальным клиентам.

Избегайте ошибок и упущений

Создание предложений с нуля и отправка их по электронной почте между различными заинтересованными сторонами оставляет много места для ошибок. Посмотрим правде в глаза: без упорядоченного процесса проверки документов опечатки и неверная информация время от времени будут проскальзывать. Избавьтесь от головной боли, используя шаблон предложения, который объединяет создание, утверждение и отправку предложений в одном месте.

Библиотека контента

Любое хорошее программное обеспечение для предложений имеет библиотеку контента, которая позволяет создавать и сохранять разделы, изображения и другую информацию, которую вы часто используете. Таким образом, вместо того, чтобы копаться в содержании или переписывать текст каждый раз, когда вы отправляете новое предложение, вы можете извлечь предварительно сохраненную и актуальную информацию непосредственно из своей библиотеки в свой шаблон предложения.

Просмотрите нашу библиотеку шаблонов предложений , а затем изучите несколько удачных примеров бизнес-предложений, чтобы дать волю своему творчеству.

Примеры коммерческого предложения

Если вы ищете образцы бизнес-предложений для начала работы, вы обратились по адресу. От бухгалтерского учета до дизайна веб-сайта и всего, что между ними, у нас есть обширная библиотека образцов предложений, которые помогут вам быстрее заключать сделки.

Советы по написанию запоминающегося коммерческого предложения

Создание запоминающегося делового предложения требует большего, чем просто письменное изложение. Чтобы выделиться среди конкурентов, вам необходимо связаться с потенциальными клиентами и адаптировать каждое предложение, которое вы отправляете. В конце концов, ни один потенциальный клиент не хочет получать скучное шаблонное деловое предложение, которое было явно изменено в последнюю минуту. Вот несколько советов, которые помогут вам сделать все возможное и создать запоминающиеся деловые предложения, перед которыми не смогут устоять ваши потенциальные клиенты:

Собственное написание вашего предложения

Фактическая часть написания предложения, пожалуй, самая сложная часть процесса. Можно легко увязнуть не только в том, что сказать, но и в том, как это сказать.

То, как вы выражаете себя в своем предложении, отражает вашу компанию, ваш опыт и стиль работы. Вам нужно доносить информацию четко, убедительно и эффективно. В Proposify мы достигаем этого, придерживаясь (новых) трех принципов маркетинга:

1. Содержательный

Меньше - больше. Продолжительность концентрации внимания короткая, поэтому у вас мало времени, чтобы заинтересовать людей. Важно быть кратким и выразительным в своем письме, но вы также должны смотреть дальше слов. Используйте пустое пространство, заголовки, заголовки, таблицы, маркированные списки и другие элементы, чтобы ваш контент было легче усваивать.

2. Драгоценный

Чтобы выделиться среди потенциальных клиентов, ваше решение должно рассматриваться как ценное. Социальное доказательство — лучший способ продемонстрировать свою ценность, а сарафанное радио — ваш золотой билет. Включите отзывы, рекомендации и обзоры в свое предложение, чтобы убедить потенциальных клиентов присоединиться к вашему длинному списку довольных клиентов.

3. Осторожный

Даже если ваш продукт намного опережает конкурентов, вам необходимо продемонстрировать, что более высокая ценность не означает более высокий риск. Клиентам нравится вариант с меньшим риском, поэтому важно найти способы убедить их в том, что вы предлагаете ценное решение с уменьшенным риском. Сделайте это, выделив такие преимущества, как обучающие программы, круглосуточную поддержку клиентов, гарантии возврата денег или любые другие «снижающие риски» дополнительные услуги, которые вы предлагаете.

Узнайте, как оценить коммерческое предложение

Между построением доверительных отношений с вашим новым клиентом, побуждением его к раскрытию своего реального бюджета, убеждением его в вашей ценности и попыткой сделать все это прибыльным, ценообразование может показаться тяжелой битвой. Вы можете использовать скидки на предлагаемые цены, чтобы направить потенциальных клиентов на финишную прямую, но что бы вы ни делали, не продавайте себя подешевле.

Найдите метод ценообразования, который лучше всего подходит для вас, и сосредоточьтесь на собственной прибыльности. Вы не хотите прослыть самым дешевым бизнесом в своей отрасли, но вы определенно не хотите отпугивать потенциальных клиентов ценами, которые они никогда не могли себе позволить. Интерактивные таблицы цен — это удобный способ представить несколько вариантов ценообразования, и они даже могут создать возможности для перекрестных продаж. Не говоря уже о том, что процент закрытия для предложений с интерактивным ценообразованием на 12,6% выше, чем для предложений со статическим ценообразованием.

Ценообразование — сложная тема, поэтому мы написали руководство о том, как определить цену коммерческого предложения , чтобы помочь вам найти правильный баланс.

Хотите узнать, как другие специалисты по продажам справляются с ценообразованием? Загрузите State of Proposals 2021, чтобы получить информацию о ценах, скидках и многом другом на основе данных.

Используйте электронные подписи

Прошли те времена, когда вы рассылали физические копии ваших предложений и контрактов. Еще до COVID доставка и подписание бумажных документов были огромным узким местом, поэтому мы рады попрощаться. В настоящее время более 97% закрывающих документов доставляются виртуально, поэтому нет причин возвращаться назад. Но если вы все еще колеблетесь по какой-то причине, вам может быть интересно узнать, что электронные подписи помогают увеличить скорость закрытия сделок до 465% и помогают им закрываться до 66% быстрее. Помимо цифр, есть много других причин, по которым вам следует использовать электронные подписи во всех ваших торговых документах.

Если вы действительно хотите произвести впечатление на своего потенциального клиента, подумайте о том, чтобы подписать свое предложение перед отправкой, чтобы избежать переписки. Мы проанализировали более 2 миллионов предложений и обнаружили, что предложения, подписанные скрепками, закрываются на 12 % чаще, чем предложения без подписи.

Создайте стратегию конверсии предложения

Написание идеального предложения — это только часть дела. Чтобы заключить сделку, вам нужно выяснить, как вы собираетесь использовать свое предложение, чтобы превратить потенциального клиента в клиента. Вот как:

1. Установите свою цель.

В большинстве случаев эта цель состоит в том, чтобы заставить вашего потенциального клиента подписать ваше предложение и заставить его продвигаться по воронке продаж.

2. Создайте схему.

Если вы еще не начали писать свое предложение, самое время создать план. Изучите каждый раздел и определите, как каждый из них продвигает потенциального клиента к вашей цели. Убедившись, что каждый раздел имеет определенную цель, ваш план действует как руководство для вашего письма.

3. Проверьте свое предложение.

После того, как вы закончите свое предложение, просмотрите каждый раздел и спросите себя, подталкивает ли он вашего клиента к вашей цели. Если это не так, отрегулируйте его, чтобы он соответствовал вашей цели, или избавьтесь от него.

4. Улучшите свою подачу.

Теперь, когда вы создали идеальное предложение, найдите время, чтобы усовершенствовать его доставку. Обязательно затроньте болевые точки вашего потенциального клиента и добавьте личный контакт, чтобы продолжить установление взаимопонимания. Не забудьте подписаться и предложить ответить на вопросы или пройтись по предложению.

Включите визуальные элементы

Нравится вам это или нет, ваши потенциальные клиенты будут судить о вашем предложении по его обложке, поэтому очень важно, чтобы ваши документы выглядели так же хорошо, как и звучали. Потенциальные клиенты рассматривают дизайн вашего предложения как отражение вашей компании и ваших способностей, поэтому пришло время пропустить скучный одностраничный документ Word и выбрать что-то более фирменное. В конце концов, если ваши предложения не соответствуют имиджу вашего бренда, ваши сделки могут быть обречены. Вот почему:

1. Покупатели поддерживают бренды.

Если ваше предложение эффективно передает ваш бренд и вызывает связь с вашим потенциальным клиентом, у вас гораздо больше шансов закрыть сделку.

2. Покупателям нравятся знакомые вещи.

Последовательность важна. Если ваш веб-сайт, электронная почта и демонстрация связаны между собой, но ваши предложения торчат, как больной палец, у вас плохой старт.

3. Покупателям нравятся привлекательные предложения.

Никто не хочет читать стену текста, поэтому вы должны использовать визуальные элементы в своих интересах. На самом деле, включение изображений в ваше предложение может повысить показатель закрытия на 23%.

Независимо от того, являетесь ли вы графическим дизайнером, ставшим торговым представителем, или новичком в мире дизайна, Proposify позволяет легко создавать деловые предложения, которые удивят ваших потенциальных клиентов. Изучите некоторые из лучших советов по дизайну и макету (и примеры), благодаря которым обложка и остальная часть вашего предложения будут выглядеть на миллион долларов.

Узнайте, когда отправлять коммерческое предложение

Ваши предложения и, что более важно, ваше время бесценны; вы не хотите тратить усилия на лидерство, которое на самом деле не собирается иметь с вами дело, даже если кажется, что у него благие намерения.

Поэтому, прежде чем вы начнете метаться и тратить много крови, пота и не совсем виртуальных слез, пытаясь собрать воедино свое следующее деловое предложение, остановитесь и спросите себя:

Заслуживает ли этот лидер продаж предложение?

Потому что иногда ответ твердый НЕТ. И если вы хотите быть более прибыльным, вам нужно знать, как выбирать сражения. Вот пять вопросов, которые помогут вам узнать , как квалифицировать потенциальных клиентов и определить, достойны ли они предложения.

Используйте программное обеспечение для онлайн-предложений

Одна из самых больших жалоб, которые мы слышим о создании коммерческих предложений, заключается в том, насколько трудоемким может быть этот процесс. Если вы хотите упростить и ускорить получение предложений, единственным решением является автоматизация вашего процесса. И лучший способ сделать это с помощью программного обеспечения для онлайн-предложений.

Еще одна серьезная проблема в процессе подачи заявок — отсутствие прозрачности. Это безумие, как компании измеряют каждую часть своих продаж и маркетинговых усилий, а затем отправляют свои предложения в пустоту без какой-либо возможности их отследить. Конечно, вы можете включить уведомления о прочтении, чтобы узнать, открывал ли ваш потенциальный клиент электронное письмо, но вы все равно не будете знать ключевые детали, такие как:

• Они открыли предложение?
• Они это читали или просто перешли к ценам?
• Сколько времени они на это потратили?
• На какие разделы они обращали внимание?
• Открыли на 10 секунд, застряли и закрыли?
• Они передали его другому лицу, принимающему решения?

Без программного обеспечения для предложений в вашем процессе продаж есть черный ящик, и это может стоить вам сделок. Используя Proposify, вы можете вернуть себе контроль и получить представление о процессе вашего предложения. Вы сможете отслеживать свои предложения, как только они покинут ваш почтовый ящик, что позволит вам увидеть, кто открывает ваши документы, как они тратят на них время, где они застревают, кому они их пересылают и многое другое. .

Программное обеспечение для онлайн-предложений предназначено для оптимизации всего процесса подачи предложений. От написания до дизайна, отправки и отслеживания, он объединяет все ваши отдельные инструменты и шаги под одной эффективной крышей.

Вывод

Ваше коммерческое предложение — это шанс показать потенциальным клиентам, почему у вас есть уникальная возможность помочь им решить их проблемы. Но между поиском наилучшего формата предложения, написанием фактического предложения и его адаптацией к каждому клиенту и проекту этот процесс может действительно замедлить скорость вашей сделки.

Proposify может помочь вам вернуться к работе с программным обеспечением для предложений , которое оптимизирует рабочий процесс вашего предложения. Возьмите под свой контроль процесс продаж с помощью инструментов, которые вам нужны, чтобы доминировать в ваших сделках.