Как настроить эффективное управление расходами

Оптимизация управления расходами поможет вам сэкономить время и деньги. Если вы планируете масштабировать свой бизнес или расширяться до нескольких мест, хорошая структура расходов даст вам прочную основу для дальнейшего развития.

Мы поговорили с Патрицией Маккарти, старшим специалистом по финансовому планированию и развитию в Juni, которая поделилась пошаговым руководством по созданию эффективного управления расходами для вашего бизнеса в области цифровой коммерции.

‍

Создайте прочную структуру политики

Установление хорошо известной политики расходов в вашем бизнесе является ключом к хорошему управлению. Стандартизированный процесс в легкодоступном формате, такой как документ, внутренняя веб-страница или программное обеспечение, такое как Notion, упростит соблюдение ваших сотрудников.

В структуре своей политики вы можете перечислить рекомендуемых поставщиков и ограничить расходы, например, суточные для деловых поездок. Также важно прояснить, что приемлемо, а что нет, например, в отношении путешествий первым классом или бизнес-классом. Вы также должны включить информацию о том, как сотрудники должны оплачивать расходы и как получить возмещение в случае необходимости. Что бы ни было в вашей политике, убедитесь, что ее легко найти, она хорошо известна и понятна.

‍

Распространение кредитных карт компании

Предоставление корпоративных карт сотрудникам может уменьшить количество финансовых административных команд, которые тратят на управление расходами. Когда сотрудники могут просто использовать карту и загружать свои собственные квитанции, нет необходимости в дополнительных администраторах для возмещения расходов, поиска квитанций или заполнения форм.

Корпоративные карты обычно сопровождаются возможностью устанавливать лимиты расходов и легко активировать или деактивировать карты, что значительно упрощает автоматизированное управление.

С Juni вы можете создать столько виртуальных карт в шведских кронах, фунтах стерлингов, евро или долларах США, сколько вам нужно, и установить элементы управления для отслеживания, ограничения или блокировки расходов на медиа на уровне карты. Менеджеры и ваша финансовая команда выиграют от большей прозрачности и контроля над расходами. Вы можете получить быстрое и гибкое финансирование с Juni Capital, если вам нужно увеличить свой денежный поток. Узнайте больше о Juni Capital и ознакомьтесь с доступностью для вашей страны здесь.

‍

Выберите систему управления расходами с автоматизацией

Выбирая систему управления расходами, убедитесь, что она включает автоматизацию, которая поможет вам сэкономить время, уменьшить количество ошибок и улучшить рабочий процесс. Какое программное обеспечение вы используете, зависит от потребностей вашего бизнеса. Но когда дело доходит до медиа-расходов, Juni — это финансовая платформа, которая может сэкономить ваше время благодаря автоматизации.

Juni может автоматически собирать и сканировать ваши счета Google Ads и Facebook Ads и предварительно заполнять все платежные реквизиты с помощью наших интеграций. Мы также сопоставляем ваши оплаченные счета с правильными транзакциями, поэтому вам не нужно этого делать. Вы также можете воспользоваться автоматизированной аналитикой и данными о расходах на рекламу в режиме реального времени на одной интеллектуальной панели управления. Широкий спектр интеграций Juni может помочь упростить управление вашими расходами.

‍

Интеграция с вашей бухгалтерской программой

Ваш инструмент управления расходами должен интегрироваться с вашим бухгалтерским программным обеспечением. Это избавит вас от необходимости вручную загружать транзакции, квитанции и другую информацию для создания записей в журнале, что сэкономит вам много времени.

Juni интегрируется с Xero для автоматической синхронизации вашего банка. Вы также можете выполнять бесшовный экспорт в программное обеспечение, такое как Netsuite или Fortnox. Вскоре мы запускаем экспорт файлов SIE и другие инструменты, чтобы упростить процесс учета, чтобы вы могли сэкономить еще больше драгоценного времени.

‍

Убедитесь, что вы отслеживаете и сообщаете

Регулярное отслеживание и отчетность в вашей бухгалтерской программе, ERP или финансовой платформе, такой как Juni, жизненно важны для эффективного управления расходами. Отслеживание расходов позволяет быстрее выявлять тенденции и принимать решения на их основе.

Регулярное отслеживание на самом деле может сэкономить вам деньги — если вы видите, что расходы в определенной области, например на путешествия, слишком высоки, вы можете быстро принять меры, чтобы сократить их. Или, если вы заметили, что расходы ниже, чем предполагалось, возможно, у вас остались деньги, чтобы вложить их в другое направление бизнеса.

Еще одним преимуществом регулярного отслеживания является обнаружение мошенничества или незаконных заявлений о возмещении расходов, которые может быть сложнее обнаружить, если вы ведете крупный бизнес с большим количеством сотрудников. Выявление необычных транзакций проще, если у вас есть централизованная автоматизированная система.

‍

Работайте со своими заинтересованными сторонами

При настройке политики расходов и ее оптимизации с течением времени важно взаимодействовать с заинтересованными сторонами по всему бизнесу. С кем вы говорите, зависит от бизнеса, но вот несколько примеров:

Коммерческий или продажи

Глава коммерческого отдела или отдела продаж может предложить рекомендации по разумному бюджету для торговых представителей, которым, возможно, придется встречаться с клиентами и часто путешествовать. Они также могут внести ценный вклад в развитие бизнеса и финансовый аспект: они будут хорошо знать исторические расходы в своем отделе. Они должны быть в состоянии дать обоснованное представление о примерных затратах на различные расходы.

Люди или HR

Специалисты отдела кадров или отдела кадров смогут дать рекомендации по затратам на удаленную работу и создание команды, а также сравнить, что делают другие фирмы для привлечения талантов и удержания сотрудников.

Высшее руководство и другие распорядители бюджета

Высшее руководство будет иметь информацию о том, какие расходы необходимы в их отделах. Например, высшее руководство по маркетингу может посоветовать, какие расходы потребуются для привлечения клиентов.

‍

На что обратить внимание, если вы масштабируетесь на несколько стран

Когда вы создадите надежную систему управления расходами, большую часть вашей работы можно будет перенести в другие страны. Таким образом, если вы будете развивать бизнес и масштабироваться по всему миру, вы сможете эффективно управлять расходами. Тем не менее, вы должны знать о своих налоговых последствиях.

Знайте свои налоговые последствия

Коммерческие расходы могут быть вычтены из ваших налоговых обязательств. Но то, как это работает, будет отличаться в разных регионах. Например, что представляет собой разумную сумму денег, которую можно потратить на развлечения, что приемлемо классифицировать как расходы на работу и как эти расходы кодируются в вашем бухгалтерском учете.

Вы должны убедиться, что рекомендации, которые вы даете сотрудникам как бизнес, согласуются в разных странах и их регулирующих органах. Соблюдение налогового законодательства является важным аспектом масштабирования в другие страны, поэтому убедитесь, что вы проявляете должную осмотрительность и четко понимаете, что приемлемо, а что нет.

‍

Регулярно пересматривайте свою политику

После того, как вы создали свою политику, вам нужно будет регулярно пересматривать ее, особенно если вы расширяете бизнес. Хорошей новостью является то, что даже если вы расширитесь до нескольких стран, большую часть вашего управления расходами, вероятно, не нужно будет менять — вам просто нужно убедиться, что вы соответствуете требованиям.