Как спланировать мероприятие: простое руководство из 8 шагов

Планируете свое первое мероприятие? Мы прикроем твою спину.

Время паники. Ваш начальник поручил вам спланировать мероприятие. В вашей компании нет команды по проведению мероприятий, поэтому все зависит от вас.

Не волнуйся. Вы вполне можете это сделать. И мы здесь, чтобы помочь. В этом восьмиступенчатом руководстве по планированию мероприятия есть все, что вам нужно для начала.

Следуйте ему — и вложите значительные средства в программное обеспечение для управления мероприятиями — и вы должны выйти из этого с мероприятием, на котором ваши посетители уже подтвердят свое приглашение на следующее.

Вот 8 шагов, которые нужно выполнить, чтобы спланировать мероприятие

1. Определите свои цели и сроки проведения мероприятия

Планирование мероприятия – это масштабное мероприятие. Прежде чем углубляться в это, подумайте, почему вы хотите разместить его. Вы хотите расширить свою клиентскую базу? Увеличить доход от продаж? Обучать клиентов? Набрать новых сотрудников?

Возможно, вы даже поймете, что мероприятие — не лучший выбор для достижения вашей цели. В конце концов, только 49% компаний используют событийный маркетинг в качестве канала многоканальной маркетинговой кампании*.

Однако, если вы готовы продолжить мероприятие, расширьте свою цель, указав целевых участников. Например, событие с целью вовлечения будет нацелено на потенциальных клиентов в верхней части воронки.

Эти определения будут определять многие ваши решения позже.

Сейчас также хорошее время, чтобы установить временную шкалу для вашего мероприятия. Это поможет вам выяснить, сколько времени у вас есть на каждый из следующих шагов.

Вы не хотите выбирать дату, когда будет много других конференций в вашей целевой отрасли по нескольким причинам:

• Повышение цен на аренду
• Снижение явки
• Труднее выделиться

Покопайтесь, чтобы узнать, когда происходит большинство событий в вашей отрасли, и выберите дату за пределами этой области.

Вы также должны убедиться, что вы установили дату достаточно далеко, чтобы все было сделано без перегорания.

2. Установите свой бюджет

Это наименее гламурная часть всей этой кутерьмы, но вы должны выяснить, как вы платите за все самое интересное (еда, колонки, сувениры, каноны с конфетти). События могут, в конце концов, стать довольно дорогими.

Bizzabo сообщает, что для компаний, которые проводили мероприятия, 21% их маркетинговых бюджетов был посвящен этим мероприятиям. Важно правильно распределять свои ресурсы.

Вот несколько вещей, которые вы должны учитывать при планировании бюджета вашего мероприятия:

• Логистика мероприятия (размер, продолжительность, место проведения, персонал, доставка)
• Потребности в программном обеспечении (от нишевых инструментов для цифровых вывесок до необходимого программного обеспечения для управления событиями)
• Необходимый опыт (кейтеринг, аудио/видео оборудование, декорации)
• Удобства (например, оздоровительные предложения, усыновление собак, сувенирные сумки и т. д.)
• Дополнительные расходы (всегда хочется места для маневра)

Как только вы точно подсчитаете, сколько все будет стоить, вы будете готовы обосновать экономическое обоснование того, куда уходят все эти деньги.

3. Найдите свое место

Если вы устраиваете более крупное мероприятие, вам нужно будет выбрать город, в котором вы планируете его проводить. Если вы устраиваете небольшое местное мероприятие, это не так важно. В любом случае спланируйте мероприятие, которое будет легко доступно большинству ваших потребителей, лидов и целевой аудитории.

После того, как общее местоположение установлено, пришло время выбрать конкретное место.

Создайте краткий список мест, которые вы хотите изучить, на основе популярных мест проведения мероприятий в этом районе, рекомендаций от других компаний и местных отраслевых изданий. Проверьте место проведения и/или его холдинговую компанию как можно больше самостоятельно, а затем запланируйте экскурсии по местам, которые сохранились в вашем списке.

Вот несколько вопросов, которые следует задать себе и поставщикам, с которыми вы встретитесь во время этих туров:

• Сколько комнат (больших и маленьких) вам понадобится?
• Как близко это к аэропорту?
• Насколько близко это к нескольким отелям?
• У заведения уже есть договор с кейтеринговой компанией?
• Какое аудио/видео оборудование включено в аренду?
• Какова их политика безопасности?
• Какие удобства они предлагают?

4. Выберите свою технологию

Там много софта. Некоторые из них будут полезны для вашего мероприятия, а некоторые могут помочь в будущих мероприятиях.

На самом базовом уровне прочитайте руководство Capterra для покупателей программного обеспечения для управления мероприятиями и выясните, какой инструмент подходит именно вам.

Программное обеспечение для управления мероприятиями может помочь вам с регистрацией, продвижением, организацией и, что наиболее важно на данном этапе, планированием.

Также следует рассмотреть следующие инструменты:

1. Для билетов, рекламных акций и платежей: программное обеспечение для бронирования мероприятий
2. Для вывесок на самом мероприятии: Программное обеспечение для цифровых вывесок
3. Для прямой трансляции конференции: Программное обеспечение для веб-конференций
4. Для маркетинга и продвижения: программное обеспечение для электронного маркетинга и управления социальными сетями.
5. Для посетителей: мобильные приложения для мероприятий
6. Для самого мероприятия: Программное обеспечение для конференций

Если вы инвестируете в несколько инструментов, убедитесь, что все они интегрированы друг с другом, прежде чем тратить деньги. Это обеспечит беспрепятственный пользовательский опыт и ничего не упустит.

Вы также захотите убедиться, что ваши посетители имеют такой же гладкий опыт при регистрации. Сделайте так, чтобы вашей аудитории было как можно проще найти способ нажать эту кнопку покупки.

Один из способов сделать это — убедиться, что различные маркетинговые программные инструменты (например, автоматизация маркетинга, электронный маркетинг и маркетинг в социальных сетях) могут интегрироваться с вашим программным обеспечением для регистрации.

5. Найдите своих партнеров и поставщиков

В зависимости от места, которое вы выберете, они могут предлагать специальные предложения или иметь своих собственных поставщиков общественного питания и предложения аудио / видео. Если вы не можете пригласить сторонних поставщиков, вам следует проверить, предлагают ли они какие-либо конкретные предложения, которыми вы можете воспользоваться (например, они могут предлагать предложения для некоммерческих организаций или скидки, если вы соответствуете определенному порогу посещаемости).

Если вам разрешено привлекать сторонних/внешних поставщиков, присмотритесь к ценам, чтобы убедиться, что вы получаете лучшее предложение.

Помимо еды, достопримечательностей и звуков, вы должны обратить внимание на следующее:

• Транспорт (до места проведения и обратно для проживающих в отелях)
• Оздоровительные предложения (в том числе занятия фитнесом, усыновление собак, уроки рукоделия и т. д.)
• Темпинговое агентство (чтобы убедиться, что ваше мероприятие полностью укомплектовано персоналом)
• Безопасность (чтобы убедиться, что ваше мероприятие полностью безопасно)
• Развлечения (поскольку мероприятия не должны быть связаны только с бизнесом)

Вы также хотите найти любых потенциальных партнеров, которые могли бы помочь финансировать и организовать это мероприятие. Объединяя ресурсы, вы сокращаете свои расходы с точки зрения денег и ресурсов, а также потенциально повышаете посещаемость за счет выхода на неиспользованные рынки, к которым имеет доступ ваш партнер.

Однако по тем же причинам, о которых мы говорили при выборе места проведения, важно правильно проверить своих партнеров и поставщиков.

6. Определите свою главную привлекательность

Что заставит людей посетить ваше мероприятие?
Может, дело в теме, может, в динамиках. Это зависит от мероприятия, и более того, это зависит от ваших посетителей.
Подумайте о своей аудитории. Что их взбодрит? Что будет их мотивировать?
Если, например, вы устраиваете банкет для своей компании, еда может быть частью вечера, но все будут сосредоточены на наградах. Если вы организуете корпоративное мероприятие, подумайте о рынке, на который вы выходите, и о его болевых точках. Что им нужно знать? Найдите спикеров, которые могут говорить об этом.

Постарайтесь сосредоточиться на достопримечательностях с широкой привлекательностью. Если вас привлекает человек/группа людей, найдите кого-то с большим количеством страстных поклонников, кто теперь с большей вероятностью посетит ваше мероприятие.

7. Разработайте свою маркетинговую кампанию

Вы хотите, чтобы люди сидели на этих местах? Это шаг, который делает это.

Вам нужно разработать единое видение темы вашего мероприятия и построить вокруг него свою маркетинговую кампанию. Ваша тема должна быть связана с целями, которые вы поставили в начале, и с аудиторией, которая вам нужна.

Оттуда вам нужно будет задействовать столько каналов, сколько есть в распоряжении вашей маркетинговой команды. Помимо маркетинга по электронной почте, контент-маркетинга, закупок рекламы и маркетинга в социальных сетях, вам следует обратиться к тем, кто заранее ответил на приглашение, чтобы узнать, будут ли они продвигать мероприятие в социальных сетях.

Убедитесь, что весь ваш маркетинг разработан (как графически, так и с точки зрения текста) вокруг этой основной темы. Предлагайте реферальные тарифы участникам, которые привлекают больше зрителей (например, если кто-то убеждает другого человека принять участие, бесплатно повышайте его билет). monday.com — один из самых популярных программных инструментов для управления кампаниями. Если вас интересуют продукты с аналогичными функциями, эти альтернативы monday.com — отличное место для начала.

8. Разработайте план развития ваших новых отношений с посетителями.

Событие еще даже не произошло, но вы уже должны подумать о нем в рамках процесса планирования.

У вас должен быть план развития отношений, которые порождает событие.

На мероприятии заложите основу для будущих отношений, предложив множество бесплатных сувениров с информацией о вашей компании (например, ручки, магниты, папки, сумки и т. д.).

Таким образом, после мероприятия люди по-прежнему будут думать о вашей компании каждый раз, когда будут открывать холодильник или упаковывать продукты.

После мероприятия разошлите участникам опросы, чтобы вы могли как оценить успех, так и получить конкретную информацию (например, какая демографическая группа имела лучший/худший опыт или наибольшее/наименьшее присутствие на мероприятии).

Пришло время начать планировать ваше мероприятие

Теперь, когда пришло время приступить к работе, посмотрите это видео, чтобы узнать о 4 способах успешного планирования вашего мероприятия.

Подумайте о мероприятии, которое вы недавно посетили. Как вы думаете, каковы были их цели? Соответствовал ли результат этим целям?

Теперь начните думать о своих собственных целях. Каков наилучший способ их достижения? Добро пожаловать на первый шаг. Ты можешь это сделать.

Напишите ниже об особенно успешном событии и о том, что, по вашему мнению, сделало его запоминающимся. Бонусные баллы, если вы укажете, как вы можете настроить его, чтобы он работал для вашего собственного мероприятия!

---

*Опрос компании Gartner по многоканальному маркетингу показал, как компании используют подходы, основанные на аналитической информации, для проведения релевантных, персонализированных бесед, а также то, как они используют технологии, методы и сроки, чтобы сделать данные о клиентах действенными, атрибутивными и совместимыми с конфиденциальностью в контексте более широких бизнес-целей. . Опрос был проведен в режиме онлайн внешним партнером в период с ноября 2018 г. по январь 2019 г. среди 381 респондента, в том числе из США (n = 218, 58%), Канады (n = 66, 17%) и Великобритании (n = 97, 26). %); Респонденты должны были участвовать в принятии решений, касающихся многоканальной стратегии управления их компанией и реализации. Респонденты также должны были нести ответственность как минимум за 3 цифровых канала. Семьдесят девять процентов респондентов представляют организации с годовым доходом в 1 миллиард долларов и более. Респонденты представляли различные отрасли: финансовые услуги (82 респондента), высокие технологии (88 респондентов), производство (44 респондента), потребительские товары (32 респондента), средства массовой информации (13 респондентов), розничная торговля (61 респондент), поставщики медицинских услуг. (31 респондент) и путешествия и гостиничный бизнес (30 респондентов). Опрос был разработан совместно группой аналитиков Gartner, которые следят за маркетингом, и был рассмотрен, протестирован и администрирован командой Gartner Research Data Analytics. Отказ от ответственности: результаты этого исследования не отражают глобальные данные или рынок в целом, а представляют собой простое среднее значение результатов для целевых стран, отраслей и сегментов размера компаний, охваченных этим исследованием.