Как оптимизировать оплачиваемое использование в вашем малом и среднем бизнесе

Как владелец бизнеса, вы уже работаете с ограниченной прибылью и ограниченными ресурсами. Поэтому крайне важно оптимизировать существующие ресурсы и максимизировать прибыль за счет сокращения потерь и неэффективности .

Именно здесь на помощь приходят расчет, отслеживание и улучшение оплачиваемого использования .

Если вы не знакомы с этим термином, это просто показатель того, сколько времени ваши сотрудники тратят на работу, которая напрямую приносит доход. Улучшение оплачиваемого использования может повысить общую эффективность вашей компании и помочь вам получать больший доход без инвестирования дополнительных ресурсов .

В этой статье мы подробно объясним, как оплачивается использование, и покажем, как улучшить его для вашего бизнеса.

Что такое платное использование и почему это важно?

Оплачиваемое использование — это процент времени, которое ваши сотрудники и члены команды тратят на работу, приносящую доход. Вы можете рассчитать его для всей своей команды и для отдельных сотрудников.

Другими словами, оплачиваемый показатель использования сотрудника показывает, какая часть общего рабочего времени сотрудника тратится на работу, которая дает бизнес-результаты, приносящие доход.

Высокий процент использования, подлежащий оплате , показывает, что вы эффективно используете свои ресурсы и инвестируете свое время в наиболее важные проекты. С другой стороны, низкий оплачиваемый показатель использования означает, что вам необходимо оптимизировать процессы и пересмотреть планы использования ресурсов с помощью планирования мощности .

Например, предположим, что маркетинговое агентство нанимает дорогого копирайтера для работы над новым проектом . Они хотели бы максимизировать оплачиваемое использование копирайтера, гарантируя, что он работает только над оплачиваемыми клиентскими проектами.

Но если копирайтер проводит большую часть своего времени на встречах, решая узкие места или технические задачи, такие как настройка инструмента целевой страницы или установка WordPress, его оплачиваемые часы уменьшатся, потому что агентство не может взимать с клиента плату за эти часы.

Таким образом, агентство должно гарантировать, что из общего доступного рабочего времени копирайтера практически ничего не тратится на работу вне процесса копирайтинга.

Преимущества измерения оплачиваемого использования

Знание оплачиваемого использования вашей командой имеет несколько преимуществ. Отслеживая этот показатель , вы можете:

• Сравните свою эффективность и функциональность с отраслевыми стандартами и внесите коррективы.
• Обеспечивает выделение правильных ресурсов для правильных рабочих мест.
• Повышайте прибыльность без вложения дополнительных ресурсов
• Получите четкое представление о своих ресурсах для реализации будущих проектов.
• Информируйте о планировании вашего проекта и распределении ресурсов для оплачиваемых проектов.

Каков хороший оплачиваемый коэффициент использования ?

Стопроцентное оплачиваемое использование невозможно и нежелательно. Даже вашим самым эффективным сотрудникам нужно время для обучения, развития навыков и выполнения административных задач , которые не подлежат прямой оплате. Идеальный балл также варьируется в зависимости от характера работы, поскольку некоторые должности больше подходят для прямого выставления счетов, чем другие.

Как правило, компания, предоставляющая профессиональные услуги , должна стремиться к тому, чтобы ставка оплаты превышала 80 процентов. Однако в каждой отрасли существуют разные контрольные показатели, поэтому важно видеть оценку в контексте вашей конкретной отрасли.

Если ваши оценки ниже отраслевых эталонных показателей, вы недостаточно используете доступные ресурсы и должны оптимизировать оплачиваемое использование . С другой стороны, если вы значительно опережаете средние показатели по отрасли, вы чрезмерно используете свои ресурсы, что может привести к выгоранию и снижению производительности и эффективности сотрудников в долгосрочной перспективе.

Оплачиваемое использование и использование ресурсов

Хотя эти два термина часто путают, они отражают разные аспекты вашего бизнеса. Использование ресурсов отражает все задачи и действия вашей команды, включая неоплачиваемые часы . Оплачиваемое использование — это более конкретный показатель, показывающий процент времени, которое ваша команда тратит на оплачиваемые задачи и действия.

Как рассчитать оплачиваемое использование

Рассчитать оплачиваемое использование довольно просто. Вы берете общее количество оплачиваемых часов и делите его на общее количество доступных часов , исключая такие вещи, как праздники и неоплачиваемые виды деятельности .

Затем этот процент умножается на 100, чтобы получить подлежащий оплате коэффициент использования .

Оплачиваемое использование = (оплачиваемые часы/общее количество доступных часов ) x 100.

Например, если в вашем бизнесе 1200 оплачиваемых часов в год, а общее количество доступных часов (за вычетом праздников) составляет 2000, ваше оплачиваемое использование будет (1200 / 2000) x 100 = 60 процентов.

Вы можете использовать ту же формулу для расчета использования отдельных сотрудников.

Как отслеживать оплачиваемые часы

Самый надежный способ отслеживать оплачиваемые часы — использовать централизованную и полностью автоматизированную систему учета рабочего времени , которая регистрирует деятельность вашей команды, управляет подробными табелями учета рабочего времени и дает вам четкое представление об их повседневной деятельности.

Задача, конечно же, состоит в том, чтобы каждый член команды честно и регулярно записывал свое время.

Вот несколько советов, как это сделать:

• Объясните своей команде преимущества отслеживания времени и то, как это помогает вашему бизнесу стать более эффективным.
• Объясните, как ведение журналов помогает подчеркнуть эффективность вашей команды.
• Сделайте отслеживание времени легким и беспроблемным.
• Делитесь напоминаниями.
• Проводите ежедневные или еженедельные проверки на разных уровнях, чтобы ваша команда фиксировала рабочее время и ежедневные задачи.

5 способов повысить оплачиваемый коэффициент использования для вашего бизнеса

Постоянная оптимизация оплачиваемого использования — один из лучших способов повысить прибыльность и ускорить рост бизнеса.

Вот как это сделать.

1. Инвестируйте в инструменты управления проектами и CRM.

Вам нужна интегрированная система управления проектами , которая не только отслеживает время, но и дает вам 360-градусное представление о ваших проектах и ​​выделенных им ресурсах.

Подключив его к такой CRM-системе, как Act! вы можете получить дополнительную прозрачность своих каналов продаж и маркетинга , что позволит вам более эффективно планировать рабочую нагрузку и доступность ресурсов .

Объединение CRM с системой управления ресурсами покажет вам:

• Общее количество доступных часов вашей команды
• Текущее оплачиваемое время и полезность
• Лидеры по продажам и маркетингу, готовые к работе в следующем месяце или квартале.
• Отдельные члены команды с высокими или низкими показателями полезности.

Такая прозрачность и аналитика в режиме реального времени упрощают принятие решений и помогают повысить эффективность.

2. Перенесите или сведите к минимуму неоплачиваемые задачи.

Тщательно оцените рабочую нагрузку вашей команды, чтобы убедиться, что они не задействованы без необходимости в каких -либо неоплачиваемых задачах . Оптимизируйте их оплачиваемую полезность, перенеся непродуктивные задачи на более дешевые ресурсы и сводя к минимуму отвлекающие факторы, которые вредят производительности.

3. Обучайте и повышайте квалификацию своих сотрудников.

Иногда самый простой способ повысить оплачиваемую эффективность — это инвестировать в обучение и развитие вашей команды. При своевременном повышении квалификации они смогут выполнять одни и те же задачи с большей эффективностью, что приведет к более высокой прибыльности .

4. Обновите свою технологию

Оцените свое бизнес-оборудование и технологии, чтобы убедиться, что они находятся в оптимальном состоянии и не вызывают задержек в работе. Если вы видите в этом необходимость, инвестируйте в более совершенные технологии, чтобы помочь вашей команде выполнять те же задачи за меньшее время.

5. Используйте автоматизацию

Каждое предприятие должно оценить задачи и операции, которые оно может автоматизировать . Это может высвободить ваши ресурсы, повысить эффективность и помочь вам добиться лучших результатов с меньшими ресурсами.

Например, Действуй! может автоматизировать ваши рабочие процессы продаж , поддержки и маркетинга с помощью таких инструментов, как автоматизированные целевые страницы, кампании по электронной почте и оценка потенциальных клиентов.

Оптимизация оплачиваемых часов — легкая задача для малого и среднего бизнеса

У предприятий малого и среднего бизнеса не всегда есть ликвидность для инвестирования в рост бизнеса. Оптимизация оплачиваемого времени – отличный способ повысить прибыльность без крупных затрат. Используя интегрированную систему управления ресурсами в сочетании с CRM, такой как Act! вы можете получить всю информацию, необходимую для расчета, отслеживания и увеличения вашей оплачиваемой работы , что приведет к повышению эффективности и роста.

Подпишитесь на бесплатный Акт! испытание и увидеть его в действии.