Как объединить дубликаты в Salesforce и HubSpot

Влияет ли объединение контактов HubSpot на базу данных Salesforce?

Короче говоря, нет.

Объединение контактов в HubSpot не влияет на Salesforce в HubSpot Salesforce Sync. Однако после объединения двух записей с Salesforce продолжит синхронизироваться только основная запись, выбранная в HubSpot. При использовании интеграции HubSpot с Salesforce управление дубликатами может оказаться довольно сложной задачей. Если вы не можете полностью предотвратить дублирование данных (что, честно говоря, не всегда легко), вот руководство о том, как объединить повторяющиеся интересы и контакты в Salesforce при интеграции с HubSpot.

Почему повторяющиеся данные так распространены?

Каждая CRM, с которой я сталкивался, постоянно увеличивала количество записей. Без предотвращения дублирования ввода данных любые усилия по очистке становятся бессмысленными.

Одна из основных причин дублирования данных в Salesforce и низкого качества данных возникает во время импорта данных. Например, несогласованные соглашения об именах или ошибки форматирования данных во время процесса импорта могут привести к дублированию записей. Более того, при импорте данных из разных источников, например, из разных отделов или внешних источников, увеличивается вероятность дублирования.

Если вы вводите данные вручную, вы неизбежно столкнетесь с большим количеством повторяющихся данных. Когда данные вводят несколько пользователей, поддержание единообразия по всем направлениям может оказаться сложной задачей. Кроме того, некоторые пользователи могут непреднамеренно создавать дубликаты записей, если они не знают о существующих данных в системе, особенно когда общение и обучение вводу данных неясны.

Независимо от причины, дублирующиеся данные могут стать головной болью для любого, кто пытается разобраться в своих данных. Это не только приводит к неэффективности и неточностям, но также препятствует способности получать значимую информацию и принимать обоснованные решения на основе надежных данных.

Внедрение эффективных мер по предотвращению дублирования и управлению им имеет решающее значение для поддержания целостности данных и максимизации ценности вашей CRM-системы.

Определите дубликаты для объединения

При управлении дубликатами в интеграции Salesforce-HubSpot пользователи обычно используют сторонние инструменты дедупликации, такие как dedupe.ly или DataGroomr . Однако процесс интеграции имеет определенные ограничения, особенно в отношении уникальных идентификаторов и критериев соответствия.

И в Salesforce, и в HubSpot определенные поля служат критериями сопоставления записей, часто называемыми уникальными идентификаторами. В случае HubSpot адрес электронной почты считается уникальным идентификатором записей контактов.

В отличие от HubSpot, Salesforce использует несколько свойств в качестве уникальных идентификаторов.

При синхронизации Salesforce с HubSpot данные из этих полей сравниваются. Если значения в этих полях совпадают на двух платформах, система распознает записи как представляющие один и тот же контакт или интерес. Именно так дубликаты обычно выявляются и предотвращаются.

Однако если Salesforce настроена на использование других полей (помимо полей по умолчанию) для сопоставления и идентификации дубликатов (возможно, из-за настраиваемых правил сопоставления, установленных вашей организацией), они не обязательно будут распознаваться HubSpot.

Например, предположим, что ваша организация использует настраиваемое поле под названием «Идентификатор клиента» в Salesforce для сопоставления контактов. Вы настроили специальное правило сопоставления в Salesforce, которое идентифицирует дубликаты на основе этого «идентификатора клиента». Однако при синхронизации Salesforce с HubSpot HubSpot не распознает «Идентификатор клиента» как соответствующее поле, если вы специально не сопоставили его с соответствующим полем в HubSpot. В результате, если в Salesforce есть два контакта с одним и тем же идентификатором клиента, но с разными адресами электронной почты, HubSpot может не пометить их как дубликаты.

Внимание перед слиянием

Прежде чем объединять выявленные дубликаты в Salesforce, важно учитывать нюансы интеграции.

Убедитесь, что все поля, которые вы используете для сопоставления в Salesforce, также распознаются и используются HubSpot. В противном случае вы можете получить дубликаты в HubSpot, которые не будут помечены как таковые из-за различий в правилах сопоставления между двумя платформами.

Общие сведения о HubSpot — Salesforce Sync

Прежде чем мы углубимся в этапы объединения дубликатов, важно понять, как интересы и контакты Salesforce соответствуют контактам HubSpot.

Когда в HubSpot создается новый контакт, он инициирует сканирование в Salesforce для выявления потенциальных клиентов или контактов с тем же адресом электронной почты.

Вот что интересно: Salesforce возвращает соответствующие записи в случайном порядке. Это означает, что не существует заранее определенного правила или порядка (например, алфавитного или хронологического), определяющего, какая запись будет возвращена первой. Из-за этой случайности первой записью Salesforce, соответствующей новому контакту HubSpot, может быть любой из существующих интересов или контактов с тем же адресом электронной почты.

Затем HubSpot синхронизируется с этой первой возвращенной записью из Salesforce. Это формирует первоначальную связь между этим конкретным лидом/контактом Salesforce и новым контактом HubSpot.

Однако эта первоначальная ссылка не исправлена. После первой синхронизации HubSpot синхронизируется с последней обновленной записью с тем же адресом электронной почты в Salesforce. Это означает, что если другой интерес или контакт в Salesforce с тем же адресом электронной почты будет обновлен, HubSpot может разорвать первоначальную ссылку и сформировать новую ссылку с этой последней обновленной записью.

Такое поведение гарантирует, что HubSpot всегда будет синхронизироваться с самой актуальной информацией в Salesforce. Но это также означает, что контакт HubSpot может в конечном итоге быть связан с другой записью Salesforce, с которой он изначально синхронизировался.

Объединение потенциальных клиентов или контактов Salesforce с одним и тем же адресом электронной почты

Объединение интересов и контактов в Salesforce включает в себя ряд систематических шагов, обеспечивающих согласованность и точность данных.

Объединение потенциальных клиентов или контактов в Salesforce с помощью HubSpot:

1. Определите повторяющиеся интересы или контакты для объединения. Сначала выясните, какие интересы или контакты являются дубликатами.
   
   
2. Откройте интерес или контакт в HubSpot. Как только вы обнаружите дубликат, перейдите в свою учетную запись HubSpot и откройте сведения об этом интересе или контакте.
   
   
3. Перейдите к свойству «Идентификатор интереса Salesforce» или «Идентификатор контакта Salesforce». В сведениях о лиде или контакте в HubSpot найдите свойство «Идентификатор интереса Salesforce» или «Идентификатор контакта Salesforce». Этот идентификатор уникален для каждого интереса или контакта в Salesforce и служит связующим звеном между двумя платформами.
   
   

4. Найдите интерес или контакт, который соответствует идентификатору Salesforce записи в HubSpot. Теперь вернитесь в Salesforce и используйте этот идентификатор для поиска соответствующего интереса или контакта.
   
   
5. Используйте этот интерес или контакт в качестве основной записи. Как только вы найдете интерес или контакт в Salesforce, который соответствует идентификатору Salesforce в HubSpot, считайте это основной записью для слияния. Основная запись — это та запись, информация о которой будет храниться в HubSpot после слияния.
   
   
6. Объединение записей. В Salesforce выберите повторяющиеся записи и инициируйте процесс объединения, выбрав идентифицированную основную запись. Salesforce позволяет объединять до трех повторяющихся записей для каждого объекта одновременно, и вы сможете выбрать, какие поля сохранить в основной записи из каждой из объединенных записей. Инструмент управления дубликатами в Salesforce показывает список всех полей, содержащих разные значения, и вы можете выбрать, какие значения сохранить в окончательной основной записи. Затем эта информация будет синхронизирована с соответствующей записью в HubSpot.
   

Управление объединенными контактами в HubSpot

В настройках вашей интеграции HubSpot с Salesforce у вас есть возможность настроить действия, которые будут выполняться в HubSpot, когда контакты и интересы будут удалены из Salesforce.

Мы рекомендуем удалить запись из вашей учетной записи HubSpot при ее удалении в Salesforce.

Проверьте этот параметр, перейдя в «Настройки HubSpot» > «Интеграции» > «Подключенные приложения» > «Salesforce» > «Настройки синхронизации» > «Salesforce» > «HubSpot».

Прежде чем объединять записи в Salesforce, важно просмотреть историю активности каждого контакта в HubSpot. Если объединяемый контакт (и впоследствии удаляемый в HubSpot) имеет ценную историю, лучше всего объединить контакты и в HubSpot, чтобы сохранить эти данные.

Например...

Предположим, у вас есть два контакта в Salesforce: «Джейн Фрэнсис» и «Джейн Ф». Оба эти контакта также существуют в HubSpot, и у каждого из них есть история активности.

Джейн Фрэнсис была очень активна: она открыла множество ваших писем, заполнила несколько форм на вашем веб-сайте и несколько раз посещала ваш сайт. Джейн Ф., с другой стороны, не имеет большой истории. Она открыла несколько электронных писем, но больше этим не занималась.

Теперь вы решили объединить эти два контакта в Salesforce, выбрав Джейн Фрэнсис в качестве основной записи, поскольку у нее есть более полная информация.

Если ваши настройки в HubSpot настроены на удаление контакта, объединенного в Salesforce, то при объединении Джейн Фрэнсис и Джейн Ф в Salesforce запись Джейн Ф в HubSpot будет удалена.

Если бы у Джейн Ф не было большой истории в HubSpot, это могло бы не иметь большого значения. Ее минимальное взаимодействие не имеет решающего значения для вашего понимания поведения вашей аудитории или ваших маркетинговых усилий.

Однако, если бы у Джейн Ф действительно была значительная история в HubSpot, как у Джейн Фрэнсис, ее удаление означало бы потерю всей этой ценной информации. Если бы Джейн Фрэнсис и Джейн Ф имели важные истории активности, в идеале вам бы хотелось объединить их записи в HubSpot одновременно с объединением их в Salesforce. Таким образом, вы сохраните историю активности обоих контактов в объединенной записи.

Объединить контакты в HubSpot

Чтобы сохранить историю активности обоих контактов в HubSpot при объединении в Salesforce, вы можете либо отключить настройку автоматического удаления в HubSpot, либо сразу объединить соответствующие контакты в HubSpot после слияния Salesforce.

1. Отключите настройку автоматического удаления: в HubSpot есть настройка, которая автоматически удаляет контакт в HubSpot, если тот же контакт удаляется в Salesforce. Если вы объединяете контакты в Salesforce и не хотите терять связанную историю действий в HubSpot, вы можете отключить этот параметр. Таким образом, даже после слияния в Salesforce «неглавный» контакт в HubSpot (в предыдущем примере — Фред) не будет автоматически удален.
   
   
2. Быстрое объединение в HubSpot. Если вы не можете или не хотите отключать настройку автоматического удаления, другой вариант — быстро объединить контакты в HubSpot сразу после их объединения в Salesforce. Вам придется сделать это до того, как произойдет следующая синхронизация между HubSpot и Salesforce.
   
   

Объединение записей после объединения Salesforce

Завершив процесс слияния в Salesforce, перейдите к основной записи в HubSpot. Выберите Actions > Merge . Теперь найдите и выберите Джейн Ф (контакт, который вы планируете объединить с основной записью) и завершите объединение контактов.

Устранение ошибки HubSpot: контакт больше не синхронизируется с Salesforce

Если вы решили сохранить запись Джейн Ф вместо последней синхронизированной записи в HubSpot, вы столкнетесь с ошибкой синхронизации оставшегося контакта HubSpot. Это сообщение об ошибке указывает на то, что запись Salesforce, с которой ранее синхронизировался HubSpot, больше не существует. Чтобы решить эту проблему, нажмите Resync под ошибкой. Хотя это решение является простым, оно может оказаться трудоемким, если вы имеете дело с сотнями или тысячами дубликатов, в которых была выбрана неправильная основная запись.

Объединение потенциальных клиентов или контактов Salesforce с разными адресами электронной почты

HubSpot не будет идентифицировать контакты с разными адресами электронной почты как дубликаты при их синхронизации с Salesforce. При объединении этих полей в Salesforce или стороннем инструменте откройте записи Джейн Фрэнсис и Джейн Ф в HubSpot и объедините их так же, как вы это сделали в Salesforce.

Альтернативно, если у Джейн Ф нет значительной истории, вы можете объединить контакты или интересы непосредственно в Salesforce и разрешить HubSpot удалить объединенный контакт (Джейн Ф).

Управление дубликатами между HubSpot и Salesforce может показаться сложной задачей, но Six & Flow поможет вам. Как эксперты в области интеграции HubSpot Salesforce, мы глубоко понимаем сложности и тонкости этого процесса.

Мы здесь, чтобы помочь вам сориентироваться в сложной ситуации управления данными, гарантируя точность и хорошее ведение ваших записей. Мы позаботимся о выявлении дубликатов, выборе основной записи и проведении слияний в Salesforce и HubSpot, сохраняя при этом важные истории активности. Таким образом, вы можете сосредоточиться на том, что у вас получается лучше всего — развитии вашего бизнеса, а мы позаботимся обо всем остальном.

Свяжитесь с нами, чтобы получить максимальную отдачу от интеграции с HubSpot Salesforce.