Как найти место для мероприятия: 6 важных пунктов, которые нужно проверить

Посетители ожидают многого от своего мероприятия в эти дни. Конференц-залы в отелях Dreamforce превратились в большие круизные лайнеры, вызывая у посетителей благоговейный трепет. Но эти удивительные места ничто без основополагающих аспектов, которые делают место подходящим для мероприятия.

Выбор места проведения мероприятия — это нечто большее, чем поиск места подходящего размера (хотя это часть процесса).

Есть несколько пунктов, которые вы должны отметить, прежде чем отправиться на место проведения мероприятия: технологические потребности, логистические препятствия и, конечно же, стоимость.

Кто захочет посетить мероприятие в неудобном или дорогом месте только потому, что вы выбрали не то место? Ваш спикер, захватывающий заголовки, не будет иметь большого значения, если не принять во внимание эти факторы.

Я составил список из шести важнейших факторов, которые необходимо учитывать при выборе места, а также инструменты и списки, которые помогут упростить процесс выбора.

1. Удобное расположение для ваших посетителей

Место проведения мероприятия — один из важнейших факторов, который необходимо учитывать на этапе планирования. Потенциальные зарегистрированные лица будут принимать во внимание транспортные расходы и удобство при принятии решения о своем участии.

Если вы все еще находитесь на ранних этапах планирования и не уверены, какой город выбрать для своей конференции, SmartAsset предлагает список из 10 лучших мест для проведения конференций в США по состоянию на 2017 год с учетом доступности, удаленности от аэропортов, насильственных преступлений. цены и наличие жилья:

Список SmartAsset из 25 лучших направлений для конференций (Источник)

После того, как вы определили географическое положение, вы должны основывать свой выбор на следующих критериях:

• Цена
• Удаленность от аэропортов
• Варианты транспортировки (подробнее об этом позже)
• Емкость (об этом позже)
• Доступ к центру города (рестораны, бары, отели и т. д.)

Если вы проводите небольшое местное мероприятие, вам не понадобятся отели для размещения десятков участников из других штатов или легкий доступ к аэропорту. При поиске местных площадок вас больше всего беспокоит размер площадки, стоимость и транспортные возможности.

Поисковые системы Cvent, SocialTables и EventUp — идеальный инструмент для поиска всего, что вам нужно знать о площадках по всей стране.

2. Вместимость зала и дополнительные помещения

При выборе места проведения мероприятия всегда лучше переоценить свои потребности в вместимости, чем недооценить.

Например, если ожидается, что ваше мероприятие соберет не менее 300 посетителей, вместимость вашего зала должна с комфортом вместить от 350 до 400 человек. Это даст вам передышку, необходимую для размещения дополнительных участников, если некоторые из них появятся и зарегистрируются в день.

Это также помогает выбрать места, которые предлагают дополнительные комнаты отдыха. Такая гибкость поможет вам, когда возникнут проблемы с емкостью. Это не идеально, но можно транслировать главное событие в эти комнаты отдыха, чтобы с комфортом разместить больше людей на вашем мероприятии.

Благодаря таким инструментам, как система поиска площадок Cvent, вы можете изучить вместимость площадок, прежде чем связываться с потенциальными площадками. Таким образом, вы можете создать свой краткий список площадок без необходимости фиксировать его до того, как у вас будет вся информация.

3. Возможности WiFi для больших групп

Мы живем во все более взаимосвязанном мире, и подключение к Wi-Fi необходимо для повышения производительности во всех формах бизнеса, включая мероприятия. Важно, чтобы вы, как организатор и организатор мероприятия, имели постоянное подключение к Интернету. Лучшие площадки будут иметь доступ к Wi-Fi для вашего использования в день вашего мероприятия.

Однако стандартного гостиничного соединения, доступного для всех гостей отеля, может быть недостаточно для обработки всего трафика ваших гостей. Вот почему важно узнать о выделенном сигнале WiFi для ваших посетителей. В большинстве отелей есть выделенный сигнал Wi-Fi для проведения мероприятий, но вы должны убедиться в этом.

Скорость Wi-Fi также имеет значение, особенно если вы планируете транслировать потоковое видео или ожидаете интенсивного использования телефона во время мероприятия для живых твитов и других социальных сетей. Вы должны убедиться, что скорость передачи данных остается на уровне от 8 до 12 Мбит/с (мегабит в секунду), чтобы справиться с таким более высоким уровнем трафика. Спросите свое заведение об их скорости и можете ли вы провести тесты скорости в их сети событий, просто чтобы быть уверенным.

Если вам нужно проверить скорость интернета в помещении, для этого есть бесплатные инструменты:

• Тест скорости
• Fast.com
• Тест скорости спектра

Наконец, давайте перейдем к стоимости. Wi-Fi на мероприятиях не бесплатный, но он не должен стоить вам целое состояние. Согласно ASAE, есть несколько способов снизить эти расходы:

• Продать спонсорство WiFi рекламодателю
• Добавьте плату за гостей, использующих Wi-Fi

4. Варианты транспорта и парковки

Что хорошего в мероприятии, если никто не может туда попасть?

При выборе места проведения обязательно уточните все доступные варианты транспорта, такие как:

• Железнодорожные перевозки метро
• Автобусные маршруты
• Шаговая доступность от отелей
• Доступность совместных поездок (Uber, Lyft, Fasten, Sidecar и т. д.)

Предоставьте эту информацию о транспорте своим гостям, а также время в пути и рекомендации для приложений карты общественного транспорта.

Карты метрополитена Вашингтона, округа Колумбия, Нью-Йорка и Бостона (Источник)

Некоторые из этих вариантов транспорта могут даже предлагать специальные предложения и скидки для участников мероприятия. Uber, например, предлагает свою систему UberEvents, которая позволяет вам создавать проездные билеты для ваших посетителей. Эти абонементы покроют транспортные расходы в пределах установленного вами лимита, что облегчит вашим посетителям поездку на ваше мероприятие.

В то время как некоторые могут ходить пешком, пользоваться общественным транспортом или добираться до вашего мероприятия, многие все равно будут водить машину.

При рассмотрении мест проведения мероприятий парковка — еще одна особенность, на которую следует обращать внимание. Если у места проведения нет специальной парковки, какие варианты местной парковки доступны? Есть ли гаражи? Просторная уличная парковка?

Вы можете заключить сделку с местным гаражом, чтобы зарезервировать определенное количество мест и включить эту стоимость в сделку по билету для тех, кто планирует водить машину. Это также относится к платным гаражам, принадлежащим объекту, где стоимость парковки добавляется как услуга либо по полной стоимости, либо со скидкой (предпочтительнее последнее).

Если вы не считаете необходимым заходить так далеко, чтобы охранять парковку, но все же хотите сделать вождение удобным для ваших гостей, попробуйте порекомендовать приложения для парковки на веб-сайте вашего мероприятия, которые помогут им найти доступную парковку вокруг вашего места проведения.

5. Удобства

Что может предложить ваше заведение, кроме пространства для проведения вашего мероприятия? Эти дополнительные удобства могут включать:

• Аудио/видео оборудование . Аренда или покупка аудио/видео оборудования стоит дорого, и это помогает сэкономить деньги, если в месте проведения вашего мероприятия уже есть освещение, динамики, микрофоны и видеооборудование, готовое к использованию. Если это так, то место проведения, скорее всего, предложит оборудование в рамках комплексной сделки.
• Столы и стулья . Как и в случае с аудио- и видеооборудованием, наличие собственных столов и стульев означает больше денег из вашего кармана на аренду. Не говоря уже о транспортных расходах на перемещение всех этих столов и стульев к месту проведения мероприятия. Лучше найти место, где эти удобства уже есть.
• Кейтеринг : если вы планируете кормить своих гостей, вы можете либо заключить договор с службой общественного питания, либо воспользоваться кейтерингом в вашем заведении, если таковой имеется. В зависимости от места проведения их услуги общественного питания могут стоить меньше денег, если они включены в бронирование места проведения. Свяжитесь с вашими местными поставщиками общественного питания, чтобы сравнить цены.

Все эти удобства доступны из внешних источников, но, как упоминалось ранее, если ваши потенциальные заведения предлагают их, лучше всего попытаться выработать комплексную сделку, которая может сэкономить вам деньги в долгосрочной перспективе.

6. Гибкость даты мероприятия

Вещи не всегда встают на свои места, как вы планировали. Случаются чрезвычайные ситуации, погода не всегда благоприятствует, и графики не всегда совпадают.

Вот почему важно выбрать место, которое даст вам некоторую гибкость в планировании вашего мероприятия. Например, если ваше мероприятие может потребовать изменения даты, полезно забронировать место с несколькими открытыми датами примерно в это время, чтобы использовать их в качестве дат дождя.

Поймите, что это сложная задача для любого места, и не следует заключать или нарушать сделку, поскольку для оплаты счетов местам нужны полные графики.

Но если вы встретите место с несколькими пустыми датами, попробуйте поработать над политикой переноса на более позднюю дату со скидкой. Таким образом, заведение не потеряет деньги на проведении для вас дополнительной даты, и вам не придется отменять мероприятие, если возникнут проблемы.

Поскольку крупные мероприятия всегда планируются на месяцы или год вперед, предоставьте вашим потенциальным площадкам список гибких дат, это поможет вам узнать, когда у них непиковые даты, и найти дату, которая сэкономит вам больше всего денег.

Ознакомьтесь с другими ресурсами для планирования мероприятий

Теперь, когда вы выбрали место проведения мероприятия, обязательно выполните остальные шаги из моего «Десятиэтапного руководства по планированию мероприятия», чтобы обеспечить наилучшее впечатление от мероприятия.