Как создать структуру вашего бухгалтерского отдела

Используйте это руководство, чтобы создать свою бухгалтерскую команду.

Когда вы впервые начали свой бизнес, вы, вероятно, немного походили на гаражную группу, живя своей мечтой и решая проблемы на лету.

Но по мере того, как ваш бизнес рос, полагаться на соучредителя Дэйва, который по совместительству является вашим техническим директором и юридическим отделом компании, чтобы продолжать платить поставщикам, и ваша растущая команда сотрудников больше не будет сокращать расходы.

Если вы хотите, чтобы ваш бизнес продолжал расти, вам необходимо создать структуру бухгалтерского отдела, которая может выполнять множество бухгалтерских обязанностей и расширяться вместе с вашим бизнесом.

Давайте рассмотрим пять основных задач бухгалтерского учета в малом бизнесе, как вам следует подходить к подбору персонала для каждой из этих ролей и как определить, когда вам нужна помощь. И поскольку ваш бизнес не может работать только благодаря человеческим усилиям, мы также расскажем, как программное обеспечение для бухгалтерского учета может помочь вашей команде.

Бухгалтерскому учету малого бизнеса нужны люди и технологии

Хотя программное обеспечение для бухгалтерского учета является обязательным для любого малого бизнеса, оно не может делать все. Вам нужен человек, стоящий за вашим программным обеспечением, чтобы перепроверить цифры, проанализировать результаты, координировать работу между неинтегрированными системами и убедиться, что ваш бизнес не ограблен коварными поставщиками или мошенническими сотрудниками.

Как минимум, вам нужен кто-то, кто будет вести расчет заработной платы, кто-то, кто будет платить поставщикам и отправлять счета, и кто-то, кто будет вести бухгалтерские книги каждый месяц, чтобы они были сбалансированы с учетом времени уплаты налогов.

Соучредитель Дейв может делать все это, но это не значит, что он должен делать все это в долгосрочной перспективе. Но как владельцу малого бизнеса бывают случаи, когда вам нужно обходиться меньшими затратами.

Структура вашего бухгалтерского отдела никогда не будет похожа на состав команды вашей компании по софтболу. Это не позиции в карточке состава, которые вам нужно заполнить; это задачи, которые необходимо выполнить с помощью комбинации ролей и ресурсов. Вам, как руководителю организации, придется проявить осмотрительность, чтобы точно определить, как эта комбинация выглядит для вашего бизнеса и ресурсов, которыми вы располагаете.

Вы можете использовать эту статью в качестве плана для создания собственной структуры, но не забывайте ожидать гибкости в зависимости от размера вашего бизнеса (как по персоналу, так и по объему бизнеса) и возможностей вашей команды.

5 основных бухгалтерских задач и способы их решения

В следующих разделах мы рассмотрим пять основных задач бухгалтерского учета, навыки, которые вам следует искать для выполнения этих задач, и признаки того, что вам нужно подкрепление. В конце мы рассмотрим некоторые способы, которыми программное обеспечение для бухгалтерского учета может помочь в решении каждой задачи, и приведем пример базовой структуры бухгалтерского отдела малого бизнеса.

1. Выставление счетов/фактур

Почему это важно: Управление по делам малого бизнеса США сообщает, что низкий объем продаж/денежный поток был основной причиной закрытия малого бизнеса в 2015 году (в прошлом году Бюро переписи населения США собирало такие данные). Какое это имеет отношение к биллингу? Чем больше времени требуется вашим клиентам, чтобы выставить счет, тем больше времени потребуется вам, чтобы получить оплату. Вам нужно платить, чтобы вы могли платить своим сотрудникам и поставщикам. Если вам не платят точно и вовремя, ваш бизнес рискует потерпеть неудачу из-за низкого денежного потока.

Кто должен это делать: вам не нужен CPA для выставления счетов; любой, кто хорошо разбирается в числах и имеет внимание к деталям, должен справиться с этой задачей. Помимо точности, своевременность имеет решающее значение для выставления счетов, поэтому вам нужен кто-то, кто пунктуален и соблюдает сроки.

Признаки, что вам нужна помощь:

• Клиенты не получают свои счета своевременно
• Клиентам выставляется счет на неправильную сумму
• Клиенты не платят нужную сумму или вовремя

2. Платежи/кредиторская задолженность

Почему это важно: Институт финансов и менеджмента сообщает, что в организациях высшего уровня один штатный специалист по работе с кредиторской задолженностью может обрабатывать почти 23 000 счетов в год. Это около 85 счетов за рабочий день. Если вы оплачиваете только несколько счетов за раз, вы, вероятно, не успеваете. И если вы не сделаете своим приоритетом своевременную оплату своим поставщикам, вы будете платить штрафы за просрочку или, что еще хуже, потеряете своих поставщиков. Не стоит откладывать это до тех пор, пока не отключат электричество.

Кто должен это делать: Как и в случае выставления счетов и выставления счетов, точность и своевременность имеют первостепенное значение, когда речь идет о кредиторской задолженности. Если ваша организация невелика, вполне нормально, если один человек или небольшая группа будут заниматься расчетами с кредиторами и дебиторами (выставлением счетов). В то время как ваши поставщики должны быть уверены в том, что они будут выставлять вам точные счета, что делает эту задачу немного менее сложной, чем выставление счетов, эту роль должен выполнять кто-то, кто может перепроверить номера поставщиков, чтобы убедиться, что вы не завысили счет или не взяли плату за товары или услуги, которые не были выставлены. на самом деле не предусмотрено.

Признаки, что вам нужна помощь:

• Продавцы жалуются, что им не платят.
• Несмотря на все усилия, ваша команда по работе с кредиторской задолженностью не успевает и производит просроченные платежи.
• Специалист по работе с кредиторской задолженностью вынужден работать сверхурочно, чтобы не отставать.

3. Заработная плата

Почему это важно: как обсуждалось в нашей статье о передовых методах расчета заработной платы, если вы не платите своим сотрудникам вовремя и не платите им нужную сумму, вы начнете терять сотрудников, а затем больше не нужно беспокоиться о ведении своего бизнеса.

Кто должен это делать: если ваш бизнес очень мал (два-три сотрудника), вам может сойти с рук то, что ваши кредиторы и дебиторы также будут заниматься расчетом заработной платы. Однако, как только ваша компания вырастет намного дальше, вам понадобится либо опытный специалист по расчету заработной платы, либо сторонняя служба расчета заработной платы, которая сделает это за вас. Что отличает хорошего специалиста по расчету заработной платы? В дополнение к пунктуальности и дотошности, ваш сотрудник по начислению заработной платы также должен хорошо работать с другими, чтобы решать неизбежные проблемы.

Признаки, что вам нужна помощь:

• Работникам регулярно задерживают зарплату.
• Сотрудников обсчитывают или переплачивают из-за канцелярских ошибок.
• Сотрудник, ответственный за начисление заработной платы, перегружен и работает сверхурочно, чтобы вовремя получать зарплату.

4. Бухгалтерия

Почему это важно: Сбалансированные книги — это истинный север вашего бизнеса, и они должны помочь вам спокойно спать по ночам, как владельцу малого бизнеса. Хорошая бухгалтерия в основном означает, что все ваши счета были оплачены, и все ваши клиенты заплатили вам то, что они должны, и вы сохранили чистые записи, показывающие эту сумму. Хотя это может показаться не очень захватывающим, это абсолютно необходимо для финансового благополучия вашего бизнеса, точно так же, как температура вашего тела всегда должна быть около приятных, скучных 98 градусов. Если ваши книги выключены, это означает, что что-то пошло не так.

Кто должен это делать: В некотором смысле, все остальные задачи в этом списке связаны с бухгалтерией, поэтому вам нужен кто-то, кто разносторонне развит, точен в цифрах и хорошо работает с другими. В то время как выставление счетов отвечает за отправку счетов, а кредиторская задолженность отвечает за оплату счетов, ваш бухгалтер несет полную ответственность за запись и отслеживание всех этих транзакций и остатков. Ваш бухгалтер также будет работать с бухгалтерским программным обеспечением почти все время, поэтому он должен владеть любой бухгалтерской программой, которую использует ваш бизнес.

Признаки, что вам нужна помощь:

• Ваши бухгалтерские книги не сбалансированы (есть заработанные или потраченные деньги, которые вы не можете отчитаться).
• Когда наступает время уплаты налогов, вам не хватает необходимых отчетов и квитанций.
• В конце года вы должны просеять личные расходы, чтобы найти деловые расходы.

5. Налоговая подготовка

Почему это важно: вам нужно заплатить государству то, что вы должны, но вам также нужно получить кредит на все вычеты, на которые вы имеете право, чтобы вы не платили больше. Вам также необходимо раздать W2 всем своим сотрудникам, чтобы они могли вовремя подавать свои налоги. Если вы не считаете это важным, просто подождите, пока IRS не постучится с длинным списком вопросов, на которые у вас нет ответов.

Кто должен это делать: Профессионал. В идеале либо CPA в штате, либо из сторонней фирмы, которая может представлять ваш бизнес в IRS, если это необходимо. Хотя налоговое время наступает только раз в году, глупо думать, что вам нужно беспокоиться об этом только в течение нескольких дней или недель до крайнего срока. Ведение учета расходов и доходов в течение года и их надлежащая регистрация с точки зрения их налоговых последствий имеет огромное значение, когда придет время налогообложения. Ваш бухгалтер должен работать бок о бок с тем, кто отвечает за подготовку налоговой декларации, чтобы убедиться, что у них есть все необходимое для тщательной и точной подготовки вашей налоговой декларации.

Признаки, что вам нужна помощь:

• Вы пытаетесь самостоятельно платить налоги в конце года и изо всех сил пытаетесь найти правильные отчеты и формы.
• В конце года вы получаете гораздо более высокий возврат или причитающуюся сумму, чем годом ранее, и не можете объяснить, почему.
• После того, как вы подадите налоговую декларацию, вы получите уведомление о проверке от IRS, и вы не будете готовы отвечать на их вопросы.

Чем может помочь бухгалтерское программное обеспечение

Автоматическое выставление счетов. Допустим, у вас есть клиент, который ежемесячно заказывает 10 фунтов кофе. В первый раз, когда они заказывают, вы заполняете шаблон счета со всей их информацией, а затем настраиваете его на отправку в один и тот же день каждого месяца. Если они хотят увеличить или уменьшить свой заказ, пропустить месяц или отменить, все, что нужно сделать вашему специалисту по выставлению счетов, — это войти и изменить настройки. Но в остальное время этот счет идет как по маслу.

Автоматические платежи: любое хорошее бухгалтерское программное обеспечение запомнит счет после того, как вы оплатите его в первый раз, что позволит вашему специалисту по платежам настроить автоматический платеж в следующий раз, когда аналогичный счет будет получен от того же поставщика. Расширенные функции включают в себя отслеживание платежей, чтобы вы могли видеть, когда ваш платеж был получен, и автоматические утверждения, поэтому вам не нужно ставить цифровую подпись в форме каждый раз, когда ваш офис-менеджер заказывает больше газировки для комнаты отдыха.

Заработная плата: программное обеспечение для расчета заработной платы достаточно сложное, поэтому оно является встроенной функцией только для самых популярных программ для бухгалтерского учета, таких как QuickBooks Online (лучший инструмент в нашем списке «20 самых популярных программ для бухгалтерского учета»). Поэтому вместо того, чтобы искать инструмент бухгалтерского учета, который также обрабатывает заработную плату, мы рекомендуем попробовать один из этих инструментов, которые интегрируются с популярными приложениями для расчета заработной платы, чтобы облегчить жизнь вашему специалисту по заработной плате за счет автоматизации таких вещей, как прямой депозит и удержанные налоги.

Автоматизированный бухгалтерский учет: программное обеспечение для бухгалтерского учета Бухгалтерский учет встроен во все бухгалтерские программы, обеспечивая четкий учет всех денег, входящих и исходящих из вашего бизнеса, и отмечая любые расхождения. Это позволяет вашему бухгалтеру действовать скорее как привратник, вводя данные в программное обеспечение и перепроверяя числа, а не тратя час за часом на утомительный ввод данных и простые, повторяющиеся математические операции.

Подготовка налогов: программное обеспечение для бухгалтерского учета не может сделать ваши налоги за вас, но оно может записывать и систематизировать все необходимые данные и предоставлять необходимые налоговые формы, чтобы, когда придет время налогов, вы могли нажать несколько кнопок для создания отчетов для вашего бухгалтера. вместо того, чтобы вывалить на стол коробку чеков из-под обуви.

Базовая структура бухгалтерии малого бизнеса

Теперь, когда мы обрисовали в общих чертах основы, давайте рассмотрим базовую структуру бухгалтерского отдела, с которой может начаться ваш бизнес:

Подобная настройка позволит вам удовлетворить практически все потребности малого бизнеса в области бухгалтерского учета, но при этом есть место для гибкости. Вы можете поручить своему бухгалтеру обрабатывать кредиторскую/дебиторскую задолженность самостоятельно, если ваш бизнес достаточно мал, или вы можете обнаружить, что имеет смысл привлечь стороннюю фирму для расчета заработной платы, если она становится чрезмерной.

Для вас, как руководителя малого бизнеса, важно следить за ростом и при необходимости адаптироваться (не ждите, пока зарплата задержится на три цикла подряд, чтобы получить помощь).

На той же ноте всегда будьте осторожны, когда дело доходит до получения профессиональной помощи. Вы не знаете, чего вы не знаете, и гораздо важнее правильно вести бухгалтерский учет, не сжигая себя, чем сэкономить немного денег.

Какова ваша линейка бухгалтерского учета для малого бизнеса?

Хотя в этой статье были рассмотрены основные должности бухгалтерского отдела, по мере роста вашей компании вам потребуется расширять эти команды и добавлять новые должности, такие как финансовый директор и финансовые аналитики, чтобы сместить акцент с удержания на плаву на рост.

Вам также не нужно быть экспертом во всех областях вашего бизнеса, вы просто должны слушать тех, кто знает больше вас. Если ваш главный бухгалтер говорит вам, что пришло время начать аутсорсинг вашей заработной платы, выслушайте их.