Как создать подпись для электронной почты: первоклассные советы и инструменты

Часто говорят, что важно произвести хорошее первое впечатление, но как насчет последних впечатлений?

Если вы ведете бизнес с помощью электронного маркетинга, ваша электронная подпись обычно является одной из последних точек общения потребителя с вашим брендом.

Хорошая электронная подпись должна быть простой, информативной, профессиональной и размещать информацию на витрине. Однако это не означает, что ваша электронная подпись должна выглядеть скучно.

Есть много ценных советов, чтобы получить максимальную отдачу от дизайна вашей электронной подписи. Итак, в этом руководстве давайте рассмотрим более 16 простых советов и 6 полезных инструментов для подписи электронной почты .

Что такое электронная подпись и зачем она нужна?

Подпись электронной почты — это короткий текст в конце каждого электронного письма, который предоставляет читателю основную информацию об отправителе.

В свою подпись электронной почты люди могут добавлять все, что они считают важным, например свое полное имя, название компании, должность, контактные данные, фотографию или логотип компании и т. д. Как правило, подпись электронной почты считается визитной карточкой в ​​цифровой форме.

Вы можете подумать — зачем мне разрабатывать электронную подпись? Разве другой человек уже не знает, кто я? Ну, это не так просто. Есть несколько веских причин, почему вам это нужно:

• Люди могут легко и быстро найти вашу контактную информацию с помощью вашей электронной подписи.

• Включение названия вашей компании в подпись электронной почты может дать получателям возможность лучше изучить вашу компанию и продукты, прежде чем они вернутся к вам с ответом.

• Подписи электронной почты помогают привлечь трафик на веб-сайт вашей компании и в социальные профили.

• Электронная подпись дает людям возможность связаться с вами, если ваше сообщение было переадресовано . Когда непосредственный получатель наводит курсор на имя отправителя, он может видеть ваше имя и адрес электронной почты. Однако, если они перешлют вашу электронную почту своим деловым партнерам, они не будут знать, как с вами связаться. Добавление подписи электронной почты фактически даст им информацию, необходимую им для связи с вами.

Кроме того, вы должны помнить еще об одном — это стандарт профессиональной электронной переписки . Если вы используете электронные письма для налаживания связей, презентации своих продуктов или любого другого профессионального общения, получатели ожидают увидеть подпись. Отсутствие одного из них может заставить их усомниться в том, насколько серьезно вы относитесь к тому, что делаете.

Связанная тема : Как создать подпись электронной почты в Gmail?

16+ первоклассных советов по созданию электронной подписи

1. Включайте только необходимую информацию

Распространенная ошибка, которую совершают люди, заключается в том, что они относятся к подписям электронной почты как к мини-автобиографии, набивая их информацией, ссылками и цитатами. Включая избыток информации, вы делаете свою подпись длинной и громоздкой, что удерживает большинство людей от просмотра, чтения или перехода по ссылкам.

Таким образом, вместо этого постарайтесь, чтобы ваша электронная подпись соответствовала вашему бренду.

Ниже приведены наиболее популярные сведения, которые следует включать в электронную подпись:

• ФИО
• Название компании
• Место работы
• Адрес офиса
• Номер мобильного/рабочего телефона
• Изображение профиля и/или логотип (или и то, и другое)
• Иконки социальных сетей (необязательно, но рекомендуется)

2. Держите цветовую палитру небольшой

При разработке цветовой палитры обычно используется правило «меньше значит больше». Чтобы быть более конкретным, «старайтесь использовать только 23 цвета», и этот совет особенно актуален для дизайна вашей электронной подписи.

Когда вы используете слишком много цветов, вы увеличиваете риск выбора конфликтующих цветов, и ваш дизайн электронной почты быстро становится перегруженным и отвлекающим. Таким образом, вы должны ограничить свою палитру и быть преднамеренными в отношении того, какие цвета вы используете и когда вы их используете.

Хорошим методом выбора цветовой палитры является выборка из любых графических элементов, которые вы включаете (например, логотипа вашего бренда).

Давайте рассмотрим пример от Zippy Sig . Они используют фирменный зеленый цвет своей торговой марки, чтобы выделить другие элементы подписи. Эта техника не только помогает сделать цветовую палитру простой и небольшой, но и создает гораздо более целостный дизайн. Более того, это усиливает для читателей связь между этим оттенком зеленого и брендом.

3. Держите палитру шрифтов маленькой

Итак, мы упомянули, что цветовая палитра должна быть небольшой, но как насчет шрифтовой палитры? Как вы уже догадались, палитра шрифтов тоже должна быть маленькой.

Распространенная причина, по которой люди используют слишком много шрифтов, заключается в том, что они просто хотят выделить определенные заголовки и фрагменты информации, поэтому они вводят в смесь новый шрифт. Однако простое решение этой проблемы — вместо этого использовать более гибкий шрифт.

Вместо того, чтобы использовать совершенно новый шрифт, найдите себе простой шрифт с несколькими вариантами веса и стиля и при необходимости смешивайте размер шрифта, вес и / или цвета.

После того, как вы нашли подходящий шрифт, вы можете создать множество различных типографских эффектов, используя цвета выделения, разную толщину и размер, сохраняя при этом простой и чистый дизайн.

Конечно, использование более чем одного шрифта не совсем исключено. Если вы решите добавить в свой репертуар более одного шрифта, постарайтесь ограничиться только одним дополнительным шрифтом, чтобы ваш дизайн был аккуратным и цельным.

Читать далее

• Безопасные шрифты для электронного маркетинга и пользовательские шрифты: как правильно их использовать
• Каковы лучшие шрифты для электронного маркетинга?

4. Используйте иерархию дизайна

Наличие сильной иерархии необходимо для передачи важной информации. И поскольку ваша электронная подпись состоит из важных деталей, иерархия дизайна имеет решающее значение.

При разработке подписи электронной почты используйте масштаб, цвет и толщину шрифта, чтобы визуально сигнализировать получателям, какую информацию им следует прочитать в первую очередь. Возможно, это ваше имя или название вашего бренда/компании, в любом случае обязательно поместите эту ключевую информацию в верхнюю иерархическую позицию.

Давайте посмотрим на пример прямо ниже. Оттуда автор электронного письма использовал крупный размер шрифта для своего имени, а затем постепенно уменьшал размер текста, начиная с названия должности и заканчивая контактными данными.

Чтобы увеличить контраст, она сделала свое полное имя более красным цветом, чем название должности. Кроме того, она выделила свою контактную информацию серым цветом, чтобы еще больше увеличить контраст. В довершение всего она использовала разделитель строк, чтобы отделить свою профессиональную информацию от своей контактной информации.

5. Используйте красивые и профессиональные изображения

В некоторых ролях, связанных с продажами (например, в агентах по недвижимости), где вы имеете дело непосредственно с общественностью, добавление изображения вашего лица может добавить индивидуальности вашей электронной подписи. Если вы не слишком любите использовать изображение профиля в своей электронной подписи, вы можете использовать логотип своей компании.

Кроме того, используйте только качественные изображения, сделанные профессионалами.

Используйте форматы PNG или JPEG для максимальной совместимости и обязательно сжимайте их. PNG лучше всего подходят для логотипов, особенно когда вам нужна прозрачность изображений. Между тем, JPEG лучше всего подходит для изображений профиля, где качество цвета должно быть идеальным.

Избегайте использования GIF-анимаций (мы поговорим об этом позже!).

6. Воспользуйтесь преимуществами разделителей пространства

Когда у вас много контента и небольшая площадь, пространство часто становится роскошью. Таким образом, используя разделители, вы можете вместить большое количество информации в компактную область, не усложняя и не перегружая ее.

Использование разделителей пробелов в дизайне электронной почты, как в примере ниже, — отличный способ сделать это. В этом случае вы можете использовать глиф-разделители (символ вертикальной черты).

Используя разделители глифов, вы можете сэкономить много места, избежать неудобных длин строк и повысить читабельность вашего дизайна. Кроме того, это простой способ сократить количество графических элементов, если вы не любитель графических разделителей.

7. Следите за размером изображения

Когда дело доходит до разработки подписи электронной почты, необходимо проверить два размера, включая размер в пикселях и размер в килобайтах (КБ).

Размер в пикселях

Размер в пикселях визуально определяет, насколько велика ваша электронная подпись и подходит ли она для мобильных экранов. Имейте в виду, что подписи электронной почты лучше выглядят на экранах мобильных устройств из-за размеров экрана и масштабирования.

Для настольных компьютеров и больших экранов рекомендуемый максимальный размер подписи составляет 700 (ширина) x 300 (высота) пикселей.

Для мобильных телефонов рекомендуемый максимальный размер подписи составляет 320 (ширина) x 600 (высота) пикселей.

Проверить размер подписи электронной почты очень просто. Откройте свою подпись в веб-браузере, таком как Google Chrome, щелкните ее правой кнопкой мыши и выберите элемент «Проверить». Затем вы можете навести курсор на крайнюю таблицу, и она покажет вам высоту и вес подписи.

Размер в КБ

Это объем дискового пространства, которое займет ваша подпись при хранении на почтовом сервере.

Допустим, если вы отправляете 30 электронных писем в день, ваша подпись будет храниться 30 раз на вашем сервере, что в долгосрочной перспективе может занять значительное место. И это только если вы отправляете электронные письма. Если у вас есть другие сотрудники, отправляющие электронные письма, это может очень быстро сложиться.

Размер вашей электронной подписи не должен превышать 50 КБ. Как правило, нет необходимости иметь большую подпись электронной почты (даже если у вас есть рекламный баннер).

8. Используйте значки социальных сетей для привлечения трафика

Ваш бизнес хорошо разбирается во всех социальных сетях? Что ж, вы должны продемонстрировать свою смекалку, добавив значки социальных сетей с гиперссылками в свою подпись электронной почты. Включение ссылок на ваши страницы в социальных сетях привлекает трафик к вашему онлайн-контенту, помогая вашим получателям найти новые способы связаться с вами и подписаться на вас.

Если вас заинтересовало включение ссылок на ваши страницы в социальных сетях, рассмотрите возможность использования значков вместо гиперссылок или URL-адресов.

Почему?

Как подтверждают исследования, человеческому разуму требуется всего 150 мс (микросекунд), чтобы обработать символ, и 100 мс, чтобы придать ему значение. Так быстро! Кроме того, с помощью значков вы можете сэкономить много места и избежать неуклюжих URL-адресов.

Если вы собираетесь включить в свой дизайн значки социальных сетей, найдите время, чтобы найти те, которые дополнят ваш фирменный дизайн и впишутся в него.

9. Выровняйте свой дизайн

Разница между аккуратной, организованной подписью и подписью, которая выглядит грубо собранной, заключается в выравнивании. Выровняв графику, информацию и значки просто и логично, вы можете мгновенно внести порядок и гармонию в свой дизайн.

Большинство подписей электронной почты выравниваются по левому краю, потому что выравнивание по левому краю часто удобно для навигации и чтения, как в примере ниже.

10. Включите международный префикс в свой номер телефона.

Если вы работаете с людьми по всему миру, не забудьте указать префикс кода вашей страны, когда вы указываете свой контактный номер.

Многие игнорируют это, если сами не привыкли набирать международные префиксы. Тем не менее, вашим международным коллегам и клиентам очень полезно иметь его прямо здесь. Вот список кодов стран на случай, если вы не знаете свой.

11. Сделайте свой дизайн мобильным и дружественным к темному режиму

С течением времени количество людей, открывающих свои электронные письма с мобильных устройств, увеличивается. Исследования показывают, что 85% клиентов используют смартфоны для доступа к электронной почте.

Есть много технических аспектов, которые необходимо учитывать при создании подписи электронной почты, удобной для мобильных устройств и отзывчивой, но давайте поговорим о дизайне.

Первое, что вы должны иметь в виду, это масштаб. Мобильные устройства намного меньше, чем настольные, поэтому убедитесь, что ваша информация и изображения разборчивы при уменьшении масштаба на экранах меньшего размера. Если у вас есть проблемы с вашими собственными товарными знаками, рассмотрите возможность замены логотипа вашего бренда более простой версией или масштабируемой подписью логотипа.

Во-вторых, убедитесь, что ваши ссылки доступны для нажатия. Это означает, что ваши ссылки не должны быть слишком маленькими или расположены слишком близко друг к другу; в противном случае большой палец может попытаться коснуться значка Facebook, но вызвать соседний значок и перейти на страницу Twitter.

В приведенном ниже примере значки социальных сетей расположены аккуратно, чтобы обеспечить удобную навигацию. Торговая марка, информация и графические элементы также масштабируются и легко читаются на небольших экранах.

Это не означает, что вы должны масштабировать каждый элемент в своей электронной подписи, но имейте в виду, что не все будут просматривать ваш дизайн в том же размере, в котором вы его отправляете. Размеры экрана меняются, и всегда полезно предвидеть эти изменения и планировать заранее.

И еще одна важная вещь — это темный режим, который в последнее время широко используется пользователями электронной почты. Для этого следует использовать легкую обводку или свечение шрифта, а также выбирать изображения с прозрачным фоном. Чтобы получить дополнительные полезные советы, ознакомьтесь с нашими рекомендациями по дизайну шаблонов в темном режиме.

12. Не используйте вдохновляющие цитаты

Для них недостаточно места, и на самом деле вы должны содержать свою электронную подпись в чистоте и порядке. Избегайте использования вдохновляющих цитат в подписи электронной почты, если это не что-то вроде цитаты генерального директора, которая улучшает имидж бренда.

13. Проверьте на орфографические ошибки

Это просто здравый смысл. Ошибки в тексте письма могут показаться человеческими, но ошибки в подписи электронной почты показывают, что вы рассеяны.

14. Рассмотрите несколько подписей

Иногда универсальная подпись не работает для всей компании. Различные сотрудники и отделы иногда имеют разные цели и задачи в своих электронных сообщениях.

Таким образом, альтернативный подход заключается в разработке нескольких разных подписей для разных ролей в компании. Отделу продаж может потребоваться другая подпись электронной почты, чем отделу поддержки.

Другая альтернатива — создать свою модную подпись на рабочем столе, предлагая более простую и меньшую подпись электронной почты только для мобильных устройств для сотрудников, отвечающих «на ходу».

15. Предварительный просмотр и проверка подписи электронной почты

Когда вы решите, что ваша электронная подпись готова, обязательно просмотрите ее в контексте «обычного» сообщения в вашем собственном почтовом клиенте. Сделайте шаг назад и подумайте, как средний отправитель и получатель этой подписи увидят ее и отреагируют на нее. Это даст вам лучшие перспективы и поможет вам увидеть слепые зоны.

Кроме того, это отличная идея, чтобы проверить свою электронную подпись на различных платформах. Outlook часто является проблемой, потому что он следует своим собственным правилам, когда дело доходит до интерпретации HTML-кода. Вы также должны проверить свою подпись на мобильных устройствах!

16. Сделайте все проще с помощью инструмента электронной подписи

Мы показали вам несколько примеров подписи электронной почты, из которых вы можете черпать вдохновение. Просмотр того, что другие включили в свои подписи и упорядоченные элементы, — хорошее место для начала.

Однако, если у вас мало или совсем нет навыков проектирования, но вы все же хотите быстро создать профессиональную подпись электронной почты, вам следует попробовать использовать генератор подписи электронной почты. Мы перечислим 6 лучших в следующем разделе!

6 инструментов подписи электронной почты, которые помогут вам в дизайне

1. Дизайнхилл

Designhill предлагает ряд дизайнерских пакетов и услуг по высокой цене, но также бесплатно предлагает эстетичные, профессионально выглядящие подписи электронной почты. Его высоко оценили многие известные бренды, такие как Forbes, HuffPost, Entrepreneur и так далее.

Чтобы создать подпись электронной почты на Designhill, вам просто нужно заполнить форму, которая включает ваше имя, информацию о компании, ссылки на социальные сети и CTA. Как только вы закончите, сохраните и вставьте его в свою учетную запись электронной почты.

Многие из его шаблонов имеют бесплатные и платные версии, которые вы можете выбрать в соответствии с бюджетом для малого или крупного бизнеса.

2. Моя подпись

Этот инструмент подписи электронной почты действительно удобен, прост в использовании, а также имеет приятный и красивый дизайн. MySignature предлагает до 86 вариантов значков социальных сетей!

После регистрации вы сможете разблокировать множество функций, благодаря которым ваша подпись будет выглядеть удивительно профессионально. Все подписи электронной почты оптимизированы для настольных компьютеров, планшетов и мобильных устройств. Кроме того, его шаблоны совместимы с самыми популярными клиентами, такими как Outlook, Gmail, Apple Mail и т. д.

3. Мудрый штамп

WiseStamp — еще один отличный генератор подписи электронной почты на рынке. Вам просто нужно заполнить поля, выбрать поставщика услуг электронной почты, с которым вы собираетесь отправлять, и проверить свою подпись электронной почты.

WiseStamp позволяет добавлять поля для подписи, ссылки и значки профиля в социальных сетях. Вы также можете изменить шрифт, размер фотографии и размеры значков социальных сетей. Если вы перейдете на план Pro, вы сможете воспользоваться многими другими функциями.

Однако, если вы не выполните обновление, брендинг WiseStamp будет отображаться после вашей подписи. Его бесплатный план не рекламируется открыто и распространяется только на очень простую подпись.

4. Новый старый штамп

Это профессиональный генератор подписи электронной почты для крупных и средних компаний. Это позволяет вам легко создавать, управлять и распространять подписи электронной почты по всей организации.

Он предлагает 29 шаблонов, доступных в предварительном просмотре. Вы можете изменить и преобразовать каждый отдельный элемент в своем шаблоне. Дизайн отличный, и есть много вариантов для настройки. Единственная проблема в том, что нет бесплатных планов или пробных версий!

5. ХабСпот

У HubSpot есть несколько замечательных инструментов, и один из них — инструмент для подписи электронной почты. Благодаря простому дизайну HubSpot предлагает 6 шаблонов для начала работы.

Вам необходимо заполнить его информационную форму и добавить необходимые ссылки на ваши социальные сети. Затем вы можете настроить, выбрав шрифты, цвета и тему. Как и многие бесплатные варианты, HubSpot не позволяет вам сохранять свою подпись, чтобы отредактировать ее позже.

6. Си.гнату.ре

Это средство определенно стоит попробовать. Он прост в использовании и предлагает профессиональные дизайны. Вы можете делать что угодно со своей подписью электронной почты, например изменять размер и тип шрифта, загружать свой логотип, добавлять значки социальных сетей, изменять ширину подписи, текст, фон, цвета логотипа и многое другое.

Если вы хотите, чтобы ваша подпись добавлялась автоматически, вам нужно будет заплатить. Однако, если вы не возражаете против ручного копирования и вставки, вы можете обойти это. Его разовая модель оплаты также является большим плюсом, что делает его одним из самых доступных сервисов на рынке.

Нижняя линия

В разработке подписи электронной почты нет сложной науки. Тем не менее, для достижения удовлетворительного результата требуется некоторое время и опыт.

Мы надеемся, что это руководство из 16+ советов и 6 генераторов подписей электронной почты вам очень помогло! Итак, есть ли у вас какие-либо другие ценные советы по разработке профессиональной электронной подписи? Или вы хотите порекомендовать другой инструмент для этого? Мы всегда рады услышать от вас, так что не стесняйтесь обращаться к нам! Спасибо за чтение!